Câu trúc tổ chức qũy tín dụng tiết kiệm phụ nữ xã Yến Mao và Phượng Mao gồm:
Ban quản lý: Ban quản lý đứng đầu chịu trách nhiệm quản lý và điều phối hoạt động của qũy. Ban quản lý quỹ gồm có các thành viên gồm giám đốc, kế toán, thủ quỹ và các tổ trưởng ở các tổ tín dụng cấp thôn bản. Ban quản lý được bầu thông qua đại hội thành viên, nhiệm kỳ của BQL thông thường là 3 năm, tuy nhiên trong trường hợp cần thiết có thể tổ chức bình bầu sớm.
Để là thành viên của BQL cần phải có những tiêu chuẩn nhất định, các tiêu chuẩn này được xây dựng, thảo luận và thống nhất giữa các thành viên và được đưa vào quy chế của quỹ. Tùy thuộc theo từng qũy tín dụng mà tiêu chí này có thể khác nhau, các tiêu chí được xây dựng như độ tuổi, mức độ nhiệt tình, khả năng quản lý.
Nhiệm vụ của BQL là xem xét kết nạp thành viên hoặc khai trừ thành viên, tham gia bình xét thành viên vay vốn, giám sát hoạt động của các tổ tín dụng ở từng thôn bản, chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc hội thảo, và cung cấp thông tin về tình hình hoạt động của quỹ cho các thành viên theo định kỳ hoặc bất thường khi có yêu cầu.
Kế toán quỹ chịu trách nhiệm ghi chép tình hình tài chính của quỹ như tình hình thu gốc, thu lãi của từng thành viên, đóng góp tiết kiệm định mức và tiết kiệm tự nguyện, hoàn thành các báo cáo tài chính cung cấp cho nhà quản lý và thông báo đến các thành viên.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý tiền mặt của quỹ, xuất và thu tiền khi đầy đủ các chứng từ hợp lệ.
Cả hai quỹ tín dụng do số lượng thành viên tham gia nhiều nên được chia thành từng tổ theo vị trí địa lý là thôn bản. Đứng đầu mỗi tổ là tổ trưởng
chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của tổ như thu gốc thu lãi, tiếp nhận đơn vay vốn và thẩm định vay vốn.
Trong 30 thành viên BQL hai QTD thì chỉ có 1 thành viên là giám đốc QTD xã Phượng Mao tốt nghiệp trung học, còn các thành viên khác chỉ là tốt nghiệp phổ thông trung học hoặc thấp hơn. Năng lực của BQL chủ yếu được xây dựng trong quá trình hoạt động của qũy thông qua các khóa đào tạo ngắn hạn, chủ yếu các khóa đào tạo này cung cấp các kiến thức về nghiệp vụ ghi chép sổ sách kế toán, các nguyên tắc kế toán và chuyên môn không hoặc ít được đề cập.
Ban giám sát: Các thành viên bầu ra giám sát các hoạt động của Quỹ. Thông thường ban giám sát được bầu gồm 3 thành viên chịu trách nhiệm giám sát hoạt động kinh doanh của QTD. Thành viên ban giám sát hoạt động tự nguyện và không có phụ cấp.
Thành viên: Thành viên tham gia quỹ tín dụng phải thỏa mãn các tiêu chí do quy chế hoạt động qũy quy định. Các quy định ví dụ như độ tuổi, mức độ nhiệt tình tham gia các hoạt động xã hội, và điều kiện tiên quyết là chấp thuận quy chế hoạt động của QTD.
Bảng 2.2: Biến động thành viên của hai QTD qua các năm
ĐVT: Người
Năm Xã Yến Mao Xã Phượng Mao
Tổng Tviên Người nghèo Người dân tộc Tổng Tviên Người nghèo Người dân tộc 2004 321 81 221 315 102 246 2005 363 96 227 306 114 231 2006 391 120 234 314 130 245
Sơ đồ 2.2: Biến động về thành viên của hai QTD qua các năm
ĐVT: Người
Xã Yến Mao Xã Phượng Mao
Hàng tháng vào ngày 14, tổ tín dụng tổ chức họp định kỳ một buổi tại hội trường thôn với sự tham gia của tất cả các thành viên trong tổ dưới sự điều hành của tổ trưởng. Nội dung cuộc họp là tổ trưởng thông báo về tình hình thực hiện nguồn vốn vay trong tháng, các vấn đề phát sinh và tiến hành thu gốc thu lãi của các thành viên đang vay vốn đến kỳ hạn trả. Sáng ngày 15 hàng tháng sẽ tổ chức họp toàn bộ BQL để báo cáo về kết quả hoạt động trong tháng, thu gốc thu lãi, bình xét thành viên vay vốn. Hoạt động giải ngân vốn vay được thực hiện tại văn phòng của qũy vào chiều ngày 15.
Với cách thức quản lý bình đẳng và minh bạch nên đã thu hút được nhiều thành viên tham gia. Tính minh bạch đã thể hiện trong quản lý tài chính, hệ thống biểu mẫu về quá trình thu chi của qũy được công khai, và được giải trình trong các cuộc họp giao ban cuối tháng và các cuộc sơ tổng kết hoạt động của quỹ hàng năm. Điều này tạo tâm lý tin tưởng của thành viên đối với hoạt động của quỹ.
2.2.2.2 Hoạt động huy động vốn
Nguồn vốn hoạt động tại hai QTD xã Yến Mao và Phượng Mao được hình thành từ ba nguồn vốn là TKĐM, TKTN, và nguồn vốn từ nhà tài trợ
RDSC. Tiết kiệm định mức được Qũy quy định đóng góp theo định mức của mỗi thành viên trong suốt thời gian tham gia, đối với QTD xã Yến Mao là 200 nghìn đồng, và đối với QTD xã Phượng Mao là 150 nghìn đồng cho mỗi thành viên và được đóng trong 6 tháng kể từ khi bắt đầu tham gia hoạt động. Nguồn vốn TKTN của cả hai QTD đều rất ít. Nguồn vốn thứ ba từ nhà tài trợ RDSCđược hỗ trợ trong những năm đầu thành lập, thông thường chỉ 1 đến 2 năm đầu với hình thức đối ứng với tỷ lệ 2:1 trên nguồn TKĐM của thành viên đóng góp.
Bảng 2.3: Nguồn vốn hoạt động của hai QTD năm 2006
ĐVT: Người QTD Nguồn vốn Tài trợ TKĐM TKTN Tổng Xã Yến Mao 80,000 61,670 11,000 152,670 Xã Phượng Mao 137,000 55,220 1,800 194,020 Nguồn: Phỏng vấn cán bộ kế toán QTD
Sơ đồ 2.3: Tỷ lệ nguồn vốn hoạt động của hai QTD năm 2006
ĐVT: %
QTD xã Yến Mao QTD xã Phượng Mao
Trong 3 nguồn vốn trên thì nguồn vốn tài trợ là nguồn vốn chính trong hoạt động của hai QTD, nguồn vốn tài trợ từ RDSC của QTD xã Yến Mao là
Tài trợ 52% TKTN 7% TKĐM 41% TKĐM 28% Tài trợ 71% TKTN 1%
52%, còn của QTD xã Phượng Mao là 72%. Nguồn vốn TKTN chỉ đóng vai trò hỗ trợ, và không ổn định trong thời gian hoạt động của quỹ.
Bảng 2.4: Bảng cân đối tài sản QTD xã Yến Mao tháng 6/2004
ĐVT: đồng
Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền
Tiền mặt tại qũy 546,200 Phải trả lãi TKĐM 4,493,500
Phải thu thành viên
181,610,00 0
Trả gốc, lãi TKTN 28,800,000
Tài sản cố định 1,590,000 Tài trợ bằng hiện vật (quy
tiền)
1,570,000
Lãi phải thu 117,600 Tài trợ bẳng tiền mặt 80,000,000
Cổ phẩn thành viên 49,840,000
Qũy lạm phát 9,257,600
Các quỹ khác 930,000
Lãi chưa phân phối 8,972,700
Tổng tài sản 183,863,80 0
Tổng nguồn vốn 183,863,800
Nguồn: Phỏng vấn cán bộ kế toán QTD xã Yến Mao
Nhìn vào bảng cân đối tài sản của quỹ tín dụng xã Yến Mao thì trong thời gian 2 năm trở lại đây thì nguồn vốn của tổ chức gần như không có sự thay đổi, số vốn tài trợ cố định vì theo cam kết RDSC đã không tài trợ về vốn thêm nữa, QTD lại không tìm thêm được nhà tài trợ khác. Nguồn TKTN và TKĐM có sự biến động nhưng rất ít và không đáng kể, vì vậy khả năng tăng trưởng về nguồn vốn của hai QTD nếu không có chiến lược mới sẽ là bằng không. Khi nguồn vốn không thay đổi, nhu cầu vay vốn cao nhưng khả năng đáp ứng thấp và nguồn vốn cho vay nhỏ lẻ thì khả năng phát triển của QTD là vấn đề cần phải được xem xét.
2.2.2.3 Hoạt động cho vay vốn
Phương pháp cho vay: Hiện tại quy trình vay vốn của các thành viên được thực hiện qua các bước: Làm đơn xin vay vốn: người vay vốn được cung cấp một mẫu đơn vay vốn và điền các thông tin. Khác với các mẫu đơn
khác, các thông tin được cung cấp bao gồm những thông tin cá nhân cần thiết, các thông tin về khoản đầu tư dự kiến thực hiện, có chữ ký của người thừa kế. Sau đó chuyển đơn cho Tổ trưởng tổ chức bình xét trong cuộc họp tổ, nếu được sự đồng ý sẽ chuyển lên BQL QTD, BQL tiến hành thẩm định đơn xin vay vốn và căn cứ vào nguồn tiền tại quỹ sẽ quyết định cho vay vốn, số tiền quyết định cho vay vốn có thể thấp hơn số tiền đề nghị vay. Sau đó thành viên vay vốn làm hợp đồng và nhận vốn vay tại BQL quỹ tín dụng. Các tiêu chí để bình xét thành viên vay vốn được quy định trong quy chế hoạt động là không còn nợ vốn của qũy, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp TKĐM, tích cực tham gia các hoạt động của quỹ.
Với thủ tục vay vốn như trên, người vay vốn không cần phải có nhiều thủ tục hay cần sự xác nhận của các cấp chính quyền địa phương, thủ tục đơn giản hơn so với các dịch vụ cung cấp tín dụng khác. Thẩm định vốn vay có sự tham gia của thành viên, thể hiện tính minh bạch trong quản lý hoạt động của QTD.
Cung cấp vốn một cách kịp thời cho các thành viên vay vốn: đối với các thành viên vay vốn, chỉ cần 1 đơn vay vốn và 1 bản hợp đồng vay vốn và thực hiện theo các bước như trên, người vay vốn có thể nhận được tiền một cách kịp thời. Điều này thực sự quan trọng đối với những người có nhu cầu vay vốn không lớn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhỏ của gia đình.
QTD đã đáp ứng nhu cầu đầu tư với những nguồn vốn nhỏ tại địa phương khi mà những thủ tục vay vốn nhỏ không phải lúc nào cũng thuận tiện. Bởi vì nếu người nghèo tiếp cận được với những nguồn vốn của hệ thống tài chính nông thôn chính thức thì những chi phí của họ bỏ ra để vay được vốn là khá cao. Để đến được NHNo vay vốn thì người dân hai xã cần phải đi với những thủ tục giấy tờ tại xã và thẩm định của cán bộ của ngân hàng, như
vậy chi phí để vay vốn gấp sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí. Ngoài ra, hệ thống tài chính nông thôn chính thức không muốn cho vay vốn nhỏ, vì như vậy lãi suất thu được từ khoản tiền cho vay sẽ không bù đắp được những chi phí về quản lý mà họ phải bỏ ra.
Với những lợi thế như trên, nhu cầu vay vốn của hai QTD là lớn, tuy nhiên khả năng đáp ứng thấp, chỉ đáp ứng được 48% về số người đề nghị và 45% về số tiền đề nghị vay vốn.
Bảng 2.5: Nhu cầu và khả năng đáp ứng vốn của QTD xã Yến Mao năm 2006
Tháng Số người (người) Số tiền (đồng)
Đăng ký vay
Được vay Tỷ lệ % Đang ký vay Được vay Tỷ lệ %
1 46 19 41,3 43,500,000 16,400,000 37,7 2 50 20 40,0 47,500,000 19,700,000 41,4 3 55 24 43,6 54,500,000 22,900,000 42,0 4 58 27 46,5 54,500,000 23,100,000 42,3 5 57 29 50,8 48,500,000 27,900,000 57,5 6 50 25 50,0 49,000,000 26,500,000 54,0 7 50 28 56,0 50,000,000 23,900,000 47,8 8 55 31 56,3 50,000,000 24,800,000 49,6 9 55 26 47,2 53,500,000 25,500,000 47,6 10 51 30 58,8 50,000,000 24,300,000 48,6 11 52 26 50,0 50,400,000 21,300,000 42,2 12 53 24 45,2 52,400,000 20,400,000 38,9 Cả năm 632 309 48,8 603,800,00 0 276,700,00 0 45,8
Nguồn: Phỏng vấn sâu kế toán QTD xã Yến Mao Quy mô món vay: Hiện tại hai QTD cung cấp hai nguồn vốn là nguồn vốn ngắn hạn, và nguồn vốn trung hạn đang được triển khai thí điểm. Với nguồn vốn vay trung hạn có giá trị món vay từ 1,5 đến 3 triệu đồng được vay và hoàn trả trong vòng 24 tháng, gốc được trả bắt đầu từ tháng thứ 5 với số tiền gốc phải trả là 1/20 số tiền vay ban đầu và lãi phải trả được tính theo tỷ lệ
số tiền gốc còn nợ đầu tháng. Nguồn vốn ngắn hạn có quy mô từ 500.000 đến 1.500.000 đồng được vay và hoàn trả trong vòng 12 tháng, gốc được trả bắt đầu từ tháng thứ 3 với số tiền gốc phải trả là 1/10 số tiền vay ban đầu, lãi phải trả được tính theo tỷ lệ số tiền còn nợ đầu tháng và được trả hàng tháng.
Lãi suất: Lãi suất cho vay vốn của hai QTD được xác định theo lãi suất của NHNo và thống nhất của các thành viên thông qua đại hội thành viên. Lãi suất vay vốn hiện tại là 1,2%/thàng và lãi suất gửi tiết kiệm là 0,6%/tháng.
Phân bổ lãi suất: Lãi suất thu được từ nguồn vốn cho vay được phân bổ cho các chi phí hoạt động thường xuyên của quỹ như trả lãi TKĐM, TKTN, phụ cấp BQL, trích quỹ lạm phát và các chi phí khác.
Bảng 2.6: Bảng phân bổ từ nguồn thu từ lãi cho vay vốn của QTD
ĐVT: 1000 đồng
Nội dung Tỷ lệ trích (%) Số tiền trích trung bình
hàng tháng
Yến Mao Phương Mao Tổng lãi thu được từ
vốn cho vay
1.800 2.800
Trích phụ cấp cho BQL
50% tổng lãi cho vay vốn
1.000 1.400
Trích Quỹ lạm phát 0,3% trên tổng tiền
vay vốn từ RDSC 240 411 Trích trả lãi TKĐM và TKTN Theo thực tế 430 340 Trích quỹ khác, VPP, mua sắm tài sản
10% trên tổng lãi thu được (có thể thay đổi)
180 280
Nguồn: Quy chế hoạt động QTD xã
Hoạt động kinh doanh của QTD tuy chưa cao nhưng đã có lãi đều trong các năm, điều này được thể hiện việc trích lãi suất thu được từ hoạt động cho vay vốn cho các hạng mục của quỹ phù hợp, tỷ lệ trích này đã được thảo luận và có sự đồng ý quyết định của các thành viên. Với tỷ lệ trích lãi suất như bảng trên thì sau hơn 10 năm hoạt động, hoạt động của QTD luôn có lãi. Đến
ngày 31 tháng 12 năm 2004, tổng lãi chưa phân phối của QTD xã Yến Mao là 8,972,900 đồng; tổng lãi chưa phân phối của QTD xã Phượng Mao là 12,453,000 đồng.
Tuy việc trích lãi suất theo một tỷ lệ nhất định như trên và đảm bảo hoạt động kinh doanh của qũy có lãi, nhưng việc mua sắm các trang thiết bị cho hoạt động của tổ chức gần như không thực hiện được do nguồn lãi quá thấp, và phần trích lãi suất mua sắm đã chi hết cho mua văn phòng phẩm. Điều này sẽ không bền vững khi các tài sản phục vụ hoạt động QTD đều phải chờ từ nguồn tài trợ bên ngoài.