C = $4 mỗi đơn vị hμng hoá
4.Phát triển vμ triển khai hệ thống máy tính
40
Điều hμnh doanh nghiệp
Nhiệm vụ đầu tiên khi điều hμnh doanh nghiệp lμ việc đặt tên cho doanh nghiệp. Nếu nh− bạn không thμnh lập một thực thể kinh doanh có t− cách pháp nhân đầy đủ thì bạn có thể sử dụng tên của mình vμ không cần phải nộp hồ sơ để xin phép đặt tên doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu bạn lựa chọn một tên khác, bạn phải nộp đơn lên cơ quan có thẩm quyền để xin đặt tên. Nếu bạn thμnh lập doanh nghiệp có t− cách pháp nhân, bạn còn phải nêu rõ địa điểm mμ doanh nghiệp sẽ đặt văn phòng.
Phần lớn các doanh nghiệp đ−ợc thμnh lập bởi vì một ng−ời nμo đó sáng tạo ra sản phẩm hoặc biện pháp marketing một sản phẩm. Cho dù quan điểm nμy lúc đầu rất quan trọng, nh−ng kế hoạch dμi hạn lμ điều cốt yếu liên quan đến sản phẩm, bổ sung tμi chính, tăng vốn, marketing vμ quảng cáo. Điều nμy lμ rất khó khăn đối với các doanh nhân bình th−ờng, bởi vì rất nhiều ng−ời trong số đó không có đủ kỹ năng để xử lý các vấn đề phát sinh. Họ có xu h−ớng né tránh các khó khăn tiềm ẩn cho đến khi khủng hoảng xảy ra vμ họ phải đ−ơng đầu với chúng.
Một lý do khiến cho rất nhiều doanh nghiệp mới rơi vμo khủng hoảng lμ ngay từ đầu lμ, nhμ doanh nhân phải lμ một lãnh đạo thực thụ chứ không phải chỉ lμ ng−ời lμm việc tốt. Nhμ doanh nhân phải biết cách quản lý con ng−ời vμ cùng lμm việc với các nhân viên để vận hμnh doanh nghiệp.
Chủ doanh nghiệp phải có tầm bao quát tốt. Anh ta phải có trách nhiệm giám sát nhân viên, lập hế hoạch định h−ớng cho doanh nghiệp, phát triển sản phẩm mới, kiểm soát chi phí vμ khuyếch tr−ơng hoạt động kinh doanh.
Công việc chỉ đ−ợc thực hiện trôi chảy nếu nh− có nguồn nhân nhân lực có tay nghề cao cùng các thiết bị vμ nguồn nguyên liệu phù hợp. Sự sáng tạo vμ cống hiến lμ yếu tố thiết yếu cho thμnh công của doanh nghiệp.
Quản lý doanh nghiệp. Ng−ời quản lý cần giám sát các thủ tục hμnh chính, phân công công việc, theo dõi kết quả hoạt động vμ việc sử dụng hợp lý nguồn cung cấp, chuẩn bị vμ luân chuyển các loại giấy tờ quan trọng, đảm bảo rằng các thiết bị văn phòng đ−ợc sử dụng phù hợp.
Nhân lực lμ khoản chi phí đắt nhất để vận hμnh một doanh nghiệp. Do đó, tăng hiệu quả sử dụng lao động đồng nghĩa với việc cắt giảm chi phí. Các nghiên cứu về thời gian vμ động lực lμm việc cần đ−ợc tiến hμnh để đảm bảo các công nhân lμm việc hiệu quả về chi phí vμ tiết kiệm thời gian; hoạt động của mỗi doanh nghiệp đều cần đảm bảo tính hiệu quả của các chi phí bỏ ra. Cần tránh xảy ra sự trùng lắp hoặc trì hoãn về công việc. Có thể thuê những ng−ời lμm việc bán thời gian để lμm các công việc ngắn hạn, không đòi hỏi kỹ năng, ví dụ nh− có thể thuê các sinh viên lμm việc ngoμi giờ họ với mức l−ơng tối thiểu.
Tiết kiệm chi phí có thể đ−ợc thực hiện đ−ợc bằng nhiều cách khác nhau. Ng−ời lao động phải tắt đèn vμ hệ thống máy móc sử dụng điện khi ra khỏi phòng đi ăn tr−a hoặc đi họp, các ấn chỉ lỗi thời phải đ−ợc sử dụng thay giấy nháp, liên hệ với các công ty điện thoại để th−ơng l−ợng các hình thức giảm giá điện thoại đ−ờng dμi . Bạn có thể lμm một số công việc sau để giảm chi phí b−u điện:
o Xác định giá vμ thời điểm có thể tiết kiệm chi phí nhất để gửi th− quảng cáo
o Thay vì sử dụng các phong bì ghi sẵn địa chỉ vμ dán tem để ng−ời nhận gửi lại thông tin phản hồi, bạn có thể sử dụng thẻ phản hồi của doanh nghiệp vμ phong bì cho phép áp dụng ph−ơng thức chỉ phải thanh toán c−ớc phí khi thực sự đ−ợc sử dụng để gửi thông tin phản hồi.
Để tiết kiệm thời gian giải quyết việc gửi th−, hãy thực hiện các công việc sau:
o Sử dụng máy in địa chỉ
o Sử dụng máy gấp phong bì
o Sử dụng máy chia thu của b−u điện
o Sử dụng máy đóng gói, phong bì
o Sử dụng máng xếp
Các khoản chi phí phát sinh có hợp lý không? Bạn có thể phải so sánh xu h−ớng quan hệ giữa chi phí đầu vμo so với tổng chi phí, chi phí đầu vμo so với doanh thu, chi phí điện thoại so với doanh thu.
Các tμi liệu, đồ dùng văn phòng, mẫu biểu cần phải đơn giản hóa hoạt động của công ty bạn. Sự chỉ dẫn trên mẫu biểu phải rõ rμng, kể cả mục đích vμ thủ tục. Các ch−ơng trình đ−ợc vi tính hóa có thể đ−ợc sử dụng cho phù hợp với mục đích của riêng công ty. Bạn có thể chuẩn bị các mẫu biểu đ−ợc vi tính hóa, có thể điều chỉnh đ−ợc khi cần thiết.
Trong văn phòng, cần phải lμm tốt việc lập kế hoạch, thực hiện vμ phối hợp các hoạt động khi phát sinh. Rất nhiều khách hμng lần đầu tiên tiếp xúc với bạn tại văn phòng, do đó cần phải tạo ra ấn t−ợng tốt. Việc thiết kế văn phòng vμ kích cỡ văn phòng phải dựa vμo loại hình kinh doanh, nh−ng phải đảm bảo hiệu quả. Khoảng trống văn phòng phải đủ để cho bộ phận lễ tân, kho, hầm ngầm. Phòng họp, hội thảo cũng cần đ−ợc bố trí. Cũng cần phải có phòng nghỉ, phòng treo quần áo vμ máy cμ phê. Cần phải bố trí đèn đủ sáng để hạn chế sự mệt mỏi vμ ảnh h−ớng đến mắt của ng−ời lao động.
Tr−ớc khi mua các thiết bị văn phòng, phải kiểm tra kỹ các tính năng sử dụng. Ngoμi ra, bạn phải xem ng−ời lao động có thuận tiện khi sử dụng các thiết bị đó hay không. Có nên mua các thiết bị đã qua sử dụng với giá thấp hay không? Nếu bạn chỉ sử dụng các thiết bị với c−ờng độ cao tại một số thời điểm trong năm, tốt hơn hết lμ bạn nên thuê. Bμn vμ ghế phải thuận tiện, đủ diện tích để lμm việc vμ đặt các công cụ cần thiết.
Bạn cũng cần có chế độ bảo d−ỡng phù hợp cho các thiết bị vμ cũng nên ký các hợp đồng sử dụng dịch vụ bảo trì, bảo d−ỡng cho các máy móc. Hãy lập báo cáo để theo dõi các công cụ, bao gồm số xeri, nhμ sản xuất, mẫu, chi phí, ngμy mua vμ nơi sử dụng. Nếu chi phí sửa chữa lên đến 20% hoặc hơn giá của thiết bị thì nên xét đến ph−ơng án thay thế.
41 Bảo hiểm Bảo hiểm
Bản có thể phải tham gia bảo hiểm để bảo vệ tr−ớc các rủi ro kinh doanh, bao gồm các tổn thất do hỏa hoạn, bão lụt, ốm hoặc tử vong của nhân sự chủ chốt, đình công của nhân viên, trách nhiệm sản phẩm. Bạn phải xác định các rủi ro có thể xảy ra, đánh giá xác suất xảy ra tổn thất, số tiền có thể bị thiệt hại, số tiền bảo hiểm cần vμ có thể tham gia, phí bảo hiểm của mỗi loại hợp đồng, mức độ rủi ro có thể tự gánh chịu cũng nh− điều khoản của hợp đồng bảo hiểm.
Bạn phải thực hμnh việc phòng chống vμ giảm nhẹ hậu quả của rủi ro, nh− việc sử dụng hệ thống phun n−ớc báo cháy tự động, các dụng cụ đảm bảo an toμn, bảo hộ lao động. Bạn có thể chuyển rủi ro cho đối tác khác để giảm bớt nhu cầu bảo hiểm nh− thuê sản xuất từng bộ phạn của sản phẩm hoặc sử dụng các dịch vụ để chuyển bớt trách nhiệm về các rủi ro có thể phát sinh (nh− rủi ro gây th−ơng tật của công nhân, h− hại tμi sản do ngập n−ớc ). Bạn có thể thuê tμi sản vμ theo đó, chuyển trách nhiệm mua bảo hiểm cho đối tác (ng−ời cho thuê).
Tốt hơn hết lμ bạn nên sử dụng một đại lý để t− vấn cho bạn các nhu cầu về bảo hiểm, vμ do đó tất cả các trách nhiệm sẽ tập trung vμo một ng−ời vμ bạn cũng sẽ có điều kiện để giảm chi phí. Khi bạn sử dụng một đơn bảo hiểm toμn diện, bạn phải yêu cầu chi tiết hóa mức phí của từng loại hình bảo hiểm cụ thể. Hãy l−u giữ đầy đủ thông tin về hợp đồng bảo hiểm, phí bảo hiểm, các thiệt hại vμ bồi th−ờng. Hơn nữa, bạn phải định kỳ đánh giá để xác định giá trị thị tr−ờng hợp lý của các đối t−ợng đ−ợc bảo hiểm. Ví dụ nh− bạn có thể tham gia bảo hiểm riêng cho hμng tồn kho, do đó mức phí bảo hiểm có thể điều chỉnh định kỳ t−ơng ứng số l−ợng hμng tồn kho. Kiểm tra phạm vi bảo hiểm th−ờng xuyên để không phải trả phí bảo hiểm quá cao cho các tại sản đã bị giảm giá.
Để quyết định lựa chọn doanh nghiệp bảo hiểm, bạn phải cân nhắc các yếu tố sau: 1. Khả năng tμi chính của Công ty bảo hiểm. Công ty bảo hiểm có đủ khả năng tμi chính
để thanh toán các rủi ro lớn xảy ra hay không?