C = $4 mỗi đơn vị hμng hoá
8. Xác định điểm hoμ vốn 9 Lựa chọn năm tμi chính
9. Lựa chọn năm tμi chính
19
kiểm soát nội bộ
Vì việc nhân viên trộm cắp trong công ty lμ chuyện thông th−ờng nên bạn phải thẩm tra lý lịch cẩn thận tất cả các ứng cử viên xin việc. Hãy cố gắng giảm đến mức tối thiểu những bất mãn về công ty giữa các nhân viên bằng cách đề bạt, thăng chức cho nhân viên, tạo điều kiện để công việc thêm thú vị, tăng trách nhiệm trong công việc vμ trả l−ơng thỏa đáng. Ngoμi ra, cũng phải quan tâm đến thái độ của nhân viên.
Hμnh vi trộm cắp của nhân viên trong công ty bao gồm ăn trộm hμng hóa, ăn trộm những khoản tiền lặt vặt vμ lμm giả chứng từ, hóa đơn, nhận tiền lại quả , giả mạo chữ
ký trong séc vμ hủy séc khi séc bị ngân hμng trả lại, ăn cắp tiền mặt thanh toán qua b−u điện vμ trả tiền cho tờ séc đ−ợc lập cho hóa đơn giả cho ng−ời bán hμng không tồn tại.
Để một cá nhân chịu trách nhiệm toμn bộ về giao dịch từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dễ dẫn đến khả năng thao túng. Để giảm bớt tỷ lệ trộm cắp của nhân viên, bạn nên:
• Theo dõi những nhân viên bỏ qua các hμng hoá khi giá cả hμng hóa đang lên
• Tiến hμnh kiểm tra giá không báo tr−ớc để xem giá cả có chính xác không.
• Chỉ cho phép những nhân viên có thẩm quyền đ−ợc định giá vμ đánh dấu nhãn hiệu hμng hoá.
• Theo dõi ng−ời bán hμng hoặc ng−ời phục vụ lμ những ng−ời đ−ợc mọi ng−ời −a thích. Liệu có phải bởi vì họ cho không khách hμng một thứ gì đó? Tại sao khách hμng lại thích những ng−ời phục vụ nμy? Có thể họ bán hμng giá rẻ để lấy tiền boa nhiều hơn? Có thể ng−ời bán hμng đang nhận tiền lại quả của khách hμng? Nhân viên có nhiều họ hμng hoặc bạn bè lμ khách hμng không?
• Phải đảm bảo rằng các chuyến hμng đến phải đ−ợc ghi chép lại.
• Hoá đơn bị trả lại phải phù hợp với hμng hoá ở trong kho.
• Không cho phép nhân viên đỗ xe ở gần cửa ra vì dễ tạo điều kiện cho họ ăn cắp hμng hoá.
• Gọi điện cho khách hμng trả lại hμng hóa để đảm bảo rằng họ đã nhận đ−ợc tiền trả lại của công ty.
Một vμi biện pháp kiểm soát nội bộ bao gồm:
• Thuê CPA (Chuyên gia kế toán đ−ợc công nhận ND) để kiểm toán sổ sách vμ chứng từ của công ty.
• Tách riêng phần quản lý tμi sản vμ phần ghi chép chứng từ. Ví dụ, ng−ời giữ tiền hoặc bảng kê hμng hoá tồn kho không đ−ợc trực tiếp trông coi tμi sản.
• Để một nhân viên ghi chép việc bán hμng vμ một ng−ời khác chịu trách nhiệm về tμi khoản của khách hμng.
• Để một nhân viên thu tiền vμ một ng−ời khác ghi sổ tμi khoản khách hμng.
• Để một nhân viên xác nhận hoá đơn thanh toán vμ một ng−ời khác phát hμnh séc.
• Để một nhân viên chuẩn bị trả l−ơng vμ một ng−ời khác phát hμnh séc.
• Đóng dấu rõ rμng vμo hoá đơn đã thanh toán.
• Kiểm tra bất th−ờng hμnh động của nhân viên.
• Cho phép nhân viên chịu trách nhiệm l−u giữ chứng từ định kỳ đ−ợc nghỉ phép để ng−ời thay thế tạm thời có thể phát hiện những việc lμm bất th−ờng.
• Yêu cầu nhiều chữ ký đối với một tấm séc có giá trị lớn.
• Đánh số séc, hoá đơn mua hμng vμ hoá đơn bán hμng theo thứ tự.
• Danh sách những ng−ời trả tiền phải phù hợp với danh sách ng−ời giao hμng đã đ−ợc duyệt.
• Ký hậu séc Chỉ đặt cọc .
• Không bao giờ ký séc để lấy tiền mặt hoặc cho ng−ời cầm séc.
• Không bao giờ đ−ợc ký khống một tờ séc trắng.
• Chuẩn bị đối chiếu chứng từ ngân hμng hμng tháng.
• Kiểm tra chứng từ hoặc hoá đơn tr−ớc khi ký séc.
• Đánh số thứ tự hoá đơn nhận tiền.
• Hạn chế ký hậu séc nhận đ−ợc.
• Trả lại bảng sao kê ngân hμng vμ giấy xác nhận tiền gửi vμo tμi khoản cho nhân viên không phải lμ ng−ời đã đi gửi tiền.
• Điều tra ngay lập tức những khiếu nại của khách hμng về việc đơn đặt hμng không đ−ợc thực hiện dù khách hμng đã thanh toán.
• Kiểm tra định kỳ hμng hóa tồn kho.
• Nhân viên phải ký xác nhận vμo số l−ợng hμng hóa tồn kho.
• Có camera theo dõi trong kho để theo dõi giám sát ngăn chặn việc trộm cắp của nhân viên.
• Sử dụng hệ thống thẻ ra vμo ở khu vực cần theo dõi an ninh đặc biệt.
• So sánh đơn đặt hμng với catalogue của ng−ời chμo hμng.
• Xác định mức độ chính xác của tỷ lệ thanh toán vμ những thay đổi cũng nh− xác nhận lịch lμm việc ngoμi giờ.
• Xác định ghi chép về giờ lμm việc của nhân viên, có thể bằng cách kiểm tra thẻ lμm việc.
• Xác định những thay đổi không đúng về số tiền.
• Lãnh đạo phải duyệt cho việc giảm giá bất th−ờng hoặc việc xóa sổ nợ khó đòi.
Một loại trộm cắp phổ biến của nhân viên lμ sự biển thủ, tham ô, tức lμ nhân viên không ghi lại những lần nhận tiền mặt. Những tình huống sau đây lμ ví dụ cho sự biển thủ:
• Hμng hóa tồn kho bị thiếu hụt
• Chậm thu tiền
• Chậm gửi tiền mặt vμo ngân hμng
• Th−ờng xuyên thiếu tiền mặt giữa các nhân viên
• Số l−ợng tiền mặt hoặc hμng hóa bán chịu giảm hoặc tăng ít một cách không bình th−ờng. Có thể việc bán hμng đã không đ−ợc ghi chép lại.
• Giảm lợi nhuận, việc nμy chứng tỏ rằng tiền mặt có thể bị lấy cắp vμ/hoặc tμi khoản bị thao túng sử dụng.
• Hoạt động không bình th−ờng đối với tμi khoản không hoạt động.
• Xóa sổ nợ khó đòi một cách không bình th−ờng. Có thể tiền đã đ−ợc thu hồi nh−ng khoản nợ lại bị xóa.
• Tăng số l−ợng hμng hóa bị gửi trả lại, có thể lμ dấu hiệu các khoản phải thu đã đ−ợc thanh toán bị che dấu.
Khuyến khích nhân viên nói với bạn về những vấn đề cá nhân vμ tμi chính của họ. Khi đó bạn sẽ biết ai lμ ng−ời đang gặp khó khăn vμ ai dễ bị dụ dỗ.
20
sổ sách kế toán
Bạn không nên để chung các chứng từ của cá nhân lẫn với chứng từ của công ty; bạn cần phải tách tμi khoản ngân hμng cho doanh nghiệp của bạn. Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể đ−ợc khấu trừ khỏi thuế những chi phí liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Phải ghi chép chứng từ sổ sách ngay sau khi bạn bắt đầu ý t−ởng, không đ−ợc chờ đợi cho đến khi doanh nghiệp có đ−ợc giấy phép hoặc khai tr−ơng hoạt động. Có rất nhiều ng−ời có những ý t−ởng tuyệt vời về sản phẩm hoặc dịch vụ nh−ng lại không muốn bực mình vì công việc ghi sổ sách chứng từ nhμm chán doanh nghiệp của những ng−ời nμy phải chịu kết thúc bi đát lμ đóng cửa. Bạn phải thuê một ng−ời chuyên giữ sổ sách chứng từ có năng lực vμ một chuyên gia kế toán đ−ợc công nhận (CPA) để định kỳ kiểm toán lại số liệu của bạn vμ chuẩn bị các báo cáo tμi chính vμ thuế.
Chứng từ l−u giữ phục vụ cho 2 mục đích. Thứ nhất, phục vụ cho mục đích kê khai thuế vμ thứ hai lμ giúp bạn thấy xu h−ớng phát triển của doanh nghiệp vμ đ−a ra những giải pháp hμnh động thích hợp khi cần thiết. Hệ thống chứng từ kế toán giúp bạn kiểm soát điều kiện tμi chính vμ kết quả hoạt động. Các báo cáo kế toán sẽ cho bạn biết doanh nghiệp của mình xét trên ph−ơng diện tμi chính đang hoạt động nh− thế nμo.
Không có các thông tin chính xác vμ kịp thời, bạn không thể đ−a ra những quyết định hợp lý. Khi công ty bạn phát triển, bạn phải chấm dứt việc lệ thuộc vμo trí nhớ vμ những mẩu ghi chép rời rạc của bạn vμ thay vμo đó bạn phải xây dựng một hệ thống l−u trữ vμ phân tích số liệu. Những thông tin kế toán cần thiết cho công ty sẽ rất khác nhau về mức độ, phạm vi vμ số l−ợng giao dịch vμ khả năng ng−ời sử dụng thông tin đó. Không có các chứng từ đ−ợc chuẩn bị vμ l−u trữ đầy đủ, cẩn thận thì một doanh nghiệp nhỏ sẽ không thể quản lý đ−ợc việc mua vμ bán, kiểm soát hμng tồn kho, tín dụng th−ơng mại vμ thu nợ, kiểm soát chi phí, nhân sự, sản xuất vμ các khía cạnh khác trong việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp.
Một hệ thống chứng từ tμi chính đầy đủ sẽ phải cung cấp đ−ợc các thông tin theo yêu cầu hoặc hỗ trợ cho ng−ời điều hμnh doanh nghiệp nhỏ trả lời đ−ợc những câu hỏi cơ bản nh− sau:
• Lợi nhuận năm nay so với năm ngoái nh− thế nμo?
• Tôi phải lμm thế nμo để đối phó với cạnh tranh?
• Lμm thế nμo tôi có thể tăng lợi nhuận? Có phải có nhiều chi phí quá cao hay không?
• Giá trị thuần của doanh nghiệp của tôi lμ gì? Tôi nợ gì? Tôi có cái gì?
• Dòng tiền của tôi nh− thế nμo?
• Khách hμng nợ tôi bao nhiêu? Các khoản nợ quá hạn th−ờng chậm trả trong bao lâu? Doanh nghiệp nhỏ có thể lựa chọn nguyên tắc kế toán thực thu hay phát sinh. Nguyên tắc kế toán thực thu chỉ thừa nhận doanh thu vμ chi phí khi tiền mặt đ−ợc nhận hoặc đ−ợc trả. Vì vậy, sự thừa nhận giao dịch gắn liền với dòng tiền. Tuy nhiên, cơ sở tiền mặt lμ ph−ơng pháp hạch toán không thích hợp khi có nhiều hμng tồn kho. Đối với nguyên tắc kế
toán phát sinh, doanh thu đ−ợc thừa nhận vμ chi phí đ−ợc ghi chép khi phát sinh. Nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng nguyên tắc thực thu bởi vì nó dễ hơn, ít liên quan đến sổ sách chứng từ hơn vμ cũng linh hoạt hơn.
Chứng từ gốc lμ cơ sở để l−u lại giao dịch đã thực hiện trong sổ sách nh− đ−ợc trình bμy d−ới đây. Chứng từ bao gồm giấy bán hμng, hóa đơn bán hμng vμ biên lai chi phí.
Nếu có thể, việc chi tiêu nên thực hiện bằng séc để chứng từ về chi phí có thể đ−ợc l−u trữ lại để phục vụ cho mục đích hạch toán vμ thuế. Nếu thanh toán bằng tiền mặt lμ cần thiết, hóa đơn, hoặc ít nhất lμ chú giải cho khoản tiền đó, bắt buộc phải đ−ợc kèm trong hồ sơ. Tất cả các séc đã bị hủy, hóa đơn đã thanh toán, hóa đơn mua hμng, giấy bán hμng, giấy gửi tiền ngân hμng, đăng ký tiền mặt, vμ các chứng từ khác thuộc chứng từ tμi chính kế toán đều phải l−u trữ tại nơi an toμn.
Giao dịch kinh doanh đ−ợc ghi lại trong sổ nhật ký (còn gọi lμ sổ gốc ND) từ những thông tin trong chứng từ gốc. Sổ nhật ký lμ quyển sổ ghi những giao dịch gốc hμng ngμy theo thứ tự thời gian. Vì vậy, sổ nhật ký kế toán th−ờng phản ánh cùng lúc những thông tin về các giao dịch tμi chính, bao gồm tiền thu về, tiền trả ra, bán hμng, mua hμng, hμng hóa bị trả lại vμ các hoạt động nói chung.
Sổ nhật ký tiền mặt bao gồm danh sách tất cả các khoản tiền mặt đã trả hμng ngμy. Danh sách nμy để bổ sung mμ không thay thế cho các thông tin trong cuống của sổ séc. Thanh toán tiền mặt bao gồm thanh toán chi phí, mua sắm, mua tμi sản, v.v... Danh sách nμy liệt kê tên ng−ời thanh toán, lý do thanh toán vμ số séc.
Sổ nhật ký bán hμng liệt kê những giao dịch bán hμng trả chậm hμng ngμy kể cả tên của khách hμng. Giao dịch phải ghi cụ thể theo phân loại chính theo phân đoạn thị tr−ờng (ví dụ: bán lẻ, bán buôn).
Sổ nhật ký mua hμng liệt kê việc mua hμng vμ tên ng−ời bán hμng. Ngoμi ra còn có sổ nhật ký hμng bán bị trả lại vμ chiết khấu, cũng nh− sổ nhật ký hμng mua trả lại vμ chiết khấu.
Sổ nhật ký chung liệt kê tất cả các giao dịch khác không có trong các sổ trên. Ví dụ, bạn sẽ ghi lại tμi khoản của khách hμng ch−a thu hồi trong sổ nμy.
Dữ liệu đ−ợc chuyển giao từ sổ nhật ký vμo sổ cái bằng cách ghi nợ vμ ghi có đối với từng tμi khoản. Công việc nμy gọi lμ định khoản.
Sổ cái lμ một quyển sổ riêng biệt tập hợp tất cả các tμi khoản của doanh nghiệp. Sổ cái phân loại vμ tóm tắt các giao dịch về tμi chính vμ lμ cơ sở để chuẩn bị bảng cân đối kế toán vμ báo cáo kết quả kinh doanh. Nó cũng rất hữu ích trong việc hỗ trợ đ−a ra quyết định vì nó cung cấp cho chủ sở hữu số d− đối với một tμi khoản cụ thể trong một khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ, nếu tiềm lực doanh nghiệp có vẻ yếu, chủ doanh nghiệp có thể quyết định bán hμng trong khoảng thời gian báo cáo hoặc chấm dứt khối l−ợng hμng tồn kho. T−ơng tự nh− vậy, chủ doanh nghiệp sẽ muốn biết l−ợng tiền mặt còn tại cuối thời điểm báo cáo
lμ bao nhiêu để có thể quyết định xem vốn đầu t− phục vụ cho yêu cầu kinh doanh đã đủ ch−a.
Đối với doanh nghiệp có sử dụng máy tính, có thể l−u trữ hệ thống số liệu kế toán trong đĩa từ thay thế cho quyển sổ cái.
Trong sổ cái chung, phải có đánh giá kiểm soát áp dụng cho các khoản phải trả vμ các khoản phải thu. Phải có tr−ơng mục riêng trong sổ cái đối với từng ng−ời bán hμng vμ ng−ời mua hμng cho các khoản phải trả vμ các khoản phải thu. Phải đảm bảo, ví dụ, tổng số số d− của khách hμng ở sổ cái của các khoản phải thu phải bằng số phải thu của khách hμng ở tμi khoản sổ cái chung.
Sổ cái các khoản phải thu cho phép chủ doanh nghiệp theo dõi đ−ợc những khoản tiền mμ ng−ời khác nợ doanh nghiệp. Nó bao gồm tên tμi khoản, số tμi khoản, ngμy phát hμnh hóa đơn vμ số hóa đơn, giá trị hóa đơn, điều kiện bán hμng, số tiền trả vμ số d−. Tại cuối kỳ, bảng kê đ−ợc gửi bằng đ−ờng b−u điện tới tất cả khách hμng phải thu để đối chiếu vμ xác nhận nợ.
Sổ cái các khoản phải trả liệt kê số d− nợ ng−ời bán hμng vμ thời gian nợ.
Mặc dù hệ thống bút toán đơn không phức tạp bằng hệ thống bút toán kép nh−ng lại hiệu quả đối với doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt trong những năm đầu. Hệ thống bút toán đơn khá đơn giản. Sự dịch chuyển thu nhập vμ chi phí đ−ợc ghi chép lại thông qua tóm tắt về việc nhận vμ trả tiền mặt (nh− trong sổ séc).
Ghi chép về những khoản tiền chi tiêu vặt cũng cần phải đ−ợc l−u giữ nh− đối mua hμng không bằng séc vμ thanh toán cho những khoản chi tiêu lặt vặt, ví dụ nh− tem th− gửi b−u điện, chi phí taxi hoặc khoản chi phí hμnh chính nhỏ. Séc sẽ đ−ợc ký để bổ sung vμo quỹ chi tiêu cho những khoản lặt vặt. Khi tiền đ−ợc chi từ quỹ nμy một hóa đơn sẽ đ−ợc phát hμnh. Cuối mỗi kỳ, quỹ chi tiêu lặt vặt nμy lại đ−ợc bổ sung tiền.
Chứng từ về trả l−ơng cung cấp các thông tin về tên nhân viên, số thẻ bảo hiểm xã hội, địa chỉ, tỷ lệ thanh toán, số giờ lμm, thời gian lμm ngoμi giờ, l−ơng ch−a trừ thuế, khoản các trừ từ l−ơng vμ l−ơng thực tế đ−ợc nhận. Chứng từ nμy lμ cơ sở để chuẩn bị cho việc kê khai thuế của liên bang, bang vμ địa ph−ơng.
21
BáO CáO TμI CHíNH
Báo cáo tμi chính rất quan trọng bởi vì nó lμ cơ sở để ngân hμng quyết định cho bạn vay tiền, ng−ời cung cấp hμng hoá quyết định bán hμng hoá trả chậm cho bạn vμ nhμ đầu t− tiềm năng quyết định đầu t− vμo doanh nghiệp của bạn. Báo cáo tμi chính cũng rất quan trọng trên khía cạnh, dựa vμo báo cáo nμy bạn sẽ biết doanh nghiệp của mình đang hoạt động trên khía cạnh tμi chính nh− thế nμo. Có hai loại báo cáo tμi chính lμ báo cáo kết