Là nhân tố đặc biệt quan trọng của mọi hoạt động quản lý và của mọi hệ thống quản lý, chủ thể quản lý có những đặc trưng cơ bản:
- Chủ thể quản lý là nhân tố tạo ra các tác động quản lý.
Các tác động quản lý tồn tại ở nhiều hình thức và cấp độ khác nhau. Nó có thể là mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý; cũng có thể là các nguyên tắc, phương pháp, phong cách và nghệ thuật quản lý. Hay ở một bình diện khác là các quyết định quản lý. Hiệu quả quản lý của các tổ chức tuỳ thuộc phần lớn vào chất lượng của các tác động quản lý đó. Việc tạo ra các tác động quản lý lại tuỳ thuộc vào điều kiện khách quan và nhân tố chủ quan. Cách thức tạo lập các tác động quản lý quy định tính chất và các mô thức quản lý xác định.
- Chủ thể quản lý có một quyền lực nhất định.
Quyền lực là sức mạnh được thừa nhận. Nó là công cụ và phương tiện không thể thiếu của chủ thể quản lý. Nhờ có quyền lực, chủ thể quản lý mới tạo ra được các tác động quản lý để điều khiển và điều chỉnh hành vi của thuộc cấp. Tuy nhiên, việc sử dụng quyền lực như thế nào là một vấn đề quan trọng, có vai trò quyết định tới việc hình thành văn hoá quản lý và do đó ảnh hưởng tới hiệu quả của quản lý.
- Chủ thể quản lý tồn tại ở nhiều quy mô và tầng nấc khác nhau.
Chủ thể quản lý có thể là một người, một nhóm người hoặc là một tổ chức và tồn tại ở các tầng nấc khác nhau. Với các tổ chức nhỏ, chủ thể quản lý có thể là một người; với tổ chức lớn chủ thể quản lý có thể là một nhóm người; với một
quốc gia, khu vực.v.v. chủ thể quản lý là một tổ chức người. Chủ thể quản lý tồn tại dưới các cấp độ: cấp cao, cấp trung, cấp thấp.
Các hình thức và cấp độ tồn tại của chủ thể quản lý được biểu hiện ở các tuyến quyền lực (ngang - dọc, trên - dưới) và có quan hệ tác động lẫn nhau từ đó tạo nên tính phức tạp của cơ chế quản lý. Việc thiết lập các mối quan hệ quyền lực và phối hợp hoạt động giữa chúng một cách hợp lý là tạo ra cơ chế quản lý khoa học và là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới hiệu qủa hoạt động của các tổ chức.
- Chủ thể quản lý phải có những năng lực và phẩm chất nhất định.
Chủ thể quản lý có thể được phân thành ba cấp độ cơ bản (quản lý cấp cao, cấp trung và cấp thấp) song dù ở cấp nào, chủ thể quản lý cũng cần phải có những năng lực và phẩm chất cơ bản.
Năng lực chuyên môn: Đó là những tri thức cơ bản về chuyên môn liên quan tới lĩnh vực mà người quản lý phụ trách.
Năng lực làm việc với con người: Đó là khả năng tập hợp, quy tụ nhân lực, biết bố trí, sắp xếp và sử dụng con người hợp với khả năng của họ và thừa nhận những giá trị khác biệt.
Năng lực tư duy, bản lĩnh và phương pháp tổ chức công việc khoa học: Đó là khả năng nhìn xa, trông rộng, hay có tầm nhìn chiến lược và hiện thực hoá nó trong thực tiễn. Chủ thể quản lý phải có tính quyết đoán, dám chịu trách nhiệm.
Những nhóm năng lực và phẩm chất trên không phải do bẩm sinh mà chỉ có thể được hình thành thông qua quá trình học tập, nghiên cứu và trải nghiệm trong thực tiễn. Vì vậy, trong quá trình đào tạo để có được các nhà quản lý vừa có tâm, vừa có tầm thì phải lưu ý tới các lĩnh vực tri thức khoa học phù hợp và phải chú trọng tới vai trò của thực tiễn quản lý.
Lợi ích của chủ thể quản lý có thể thống nhất hoặc đối lập với lợi ích của đối tượng quản lý. Điều đó tuỳ thuộc vào những điều kiện kinh tế - xã hội nhất định. Song, tính chất của quan hệ lợi ích đóng vai trò quyết định tới tính chất của hoạt động quản lý và hiệu quả của nó. Thực tiễn quản lý đã chứng minh rằng, khi lợi ích của chủ thể đối lập với lợi ích của đối tượng thì hoạt động quản lý bị “biến dạng” thành hoạt động cai trị hoặc thống trị. Khi lợi ích của chủ thể thống nhất với lợi ích của đối tượng thì hoạt động quản lý mới được biểu hiện theo đúng nghĩa của nó. Tuy nhiên, để có sự thống nhất về lợi ích giữa chủ thể và đối tượng thì phải trải qua một quá trình vận động, biến đổi và phát triển lâu dài của xã hội.