- Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực được chương trình
4. Cơ cấu tổ chức ma trận
9.1.3 Vai trò của thông tin trong quản lý
Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý. Trong mỗi tổ chức, để cho các hoạt động quản lý có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây
dựng hệ thống thông tin tối ưu. Vai trò của thông tin trong quản lý thể hiện ở những nội dung cơ bản sau:
- Vai trò của thông tin trong việc lập kế hoạch và ra quyết định
Lập kế hoạch và ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý. Để có được những kế hoạch và những quyết định đúng đắn, các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin. Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả các vấn đề sau:
+ Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định + Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức
+ Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu. + Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý
- Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức
Trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức, thông tin có vai trò quan trọng ở các phương diện sau:
+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức, phân công phân nhiệm và giao quyền
+ Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực
+ Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ các nguồn lực khác
+ Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức
- Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo
Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý giải quyết đúng đắn và hiệu quả các nội dung sau:
+ Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ chức
+ Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả
- Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra
Trong lĩnh vực kiểm tra, thông tin có vai trò quan trọng trên các phương diện:
+ Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra
+ Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn
+ Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm của chủ thể
Như vậy, có thể thấy rằng thông tin là mạch máu liên kết toàn bộ các chức năng của quy trình quản lý, là nhân tố không thể thiếu để xây dựng, triển khai thực hiện và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý. Thông tin là cầu nối giữa tổ chức với môi trường.