- Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực được chương trình
6.2.1Thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức * Khái niệm cơ cấu tổ chức:
* Khái niệm cơ cấu tổ chức:
Là một khái niệm cơ bản của khoa học quản lý, cơ cấu tổ chức được nhiều tác giả quan tâm đề cập đến. Từ những cách tiếp cận khác nhau mà mỗi tác giả lại có những quan niệm khác nhau về cơ cấu tổ chức.
Tác giả H. Koontz cho rằng: “Cơ cấu tổ chức là cơ cấu chủ định về các vai trò và quyền hạn, nhiệm vụ được hợp thức hoá”2
Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: “Cơ cấu tổ chức quản lý là một chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhất định nhằm đạt mục tiêu định trước”3
Trên cơ sở những quan niệm khác nhau, từ những phân tích và tiếp cận tổ chức với tư cách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể hiểu: Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hoá, có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, được bố trí theo một cách thức nhất định và có mối liên hệ qua lại với nhau nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ đã định trước.
2 H.Koontz: Những vấn đề cốt yếu của quản lý, NXB KHKT, Hà Nội, 1999, trang 2273 Hồ Văn Vĩnh: Giáo trình Khoa học quản lý, NXB CTQG, Hà Nội, 2002, trang 122. 3 Hồ Văn Vĩnh: Giáo trình Khoa học quản lý, NXB CTQG, Hà Nội, 2002, trang 122.
Từ khái niệm trên, chúng ta có thể thấy, cơ cấu tổ chức thường có 4 yếu tố cơ bản:
+ Chuyên môn hoá: mỗi một thành viên được bố trí vào một bộ phận, mỗi bộ phận thực hiện một chức năng và nhiệm vụ xác định.
+ Quyền hạn và trách nhiệm: Mỗi một thành viên, một bộ phận có thẩm quyền thực hiện những công việc được phân công và phải gánh chịu hậu quả đối với nhiệm vụ đã thực hiện.
+ Bố trí theo một cách thức nhất định: Vị trí của mỗi một cá nhân và mỗi một bộ phận tuỳ thuộc vào mô hình cơ cấu tổ chức chung.
+ Mối liên hệ qua lại: Tuỳ thuộc vào tính chất của các mô hình cơ cấu tổ chức mà mối quan hệ giữa các thành viên, các bộ phận có quan hệ xác định với nhau. Mỗi bộ phận có sự độc lập tương đối trong phạm vi nhiệm vụ của mình. Mỗi tổ chức có cách thức phân bố quyền lực không giống nhau. Mức độ uỷ quyền phụ thuộc vào đặc điểm công việc, trình độ của các chủ thể và đặc biệt là phong cách mà nhà quản lý lựa chọn.
* Những quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chức:
Khi bắt tay vào việc thiết kế cơ cấu tổ chức cần phải căn cứ vào những cơ sở thực tiễn và lý thuyết rõ ràng, chính xác. Tuy nhiên, trước khi đưa ra những cơ sở dó thì lý luận quản lý hiện đại cũng gợi mở cho các nhà quản lý một số quan điểm nhất định trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức.
+Quan điểm thứ nhất cho rằng: Bất kể trong tình huống nào cũng có một cách tốt nhất để thiết kế cơ cấu tổ chức. Đây là quan điểm phổ biến khi nó cho rằng không có tính đặc thù trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức.
+Quan điểm thứ hai cho rằng: Việc thiết kế cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào tình huống cụ thể. Đây là quan điểm tuỳ cơ ứng biến với luận điểm mỗi mục đích khác nhau sẽ có một kiểu cơ cấu tổ chức phù hợp.
Từ các quan điểm về việc thiết kế cơ cấu tổ chức, để có được quan điểm hợp lý, chúng ta tìm hiểu nội dung các cơ sở của việc thiết kế cơ cấu tổ chức:
* Cơ sở của việc thiết kế cơ cấu tổ chức
Khi thiết kế cơ cấu tổ chức cần phải căn cứ vào các yếu tố sau: + Mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể
+ Tầm hạn quản lý
+ Số lượng, chất lượng nhân lực
+ Điều kiện vật chất, kĩ thuật và công nghệ + Môi trường bên ngoài tổ chức
* Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản