- Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực được chương trình
5.2.4Xây dựng quyết định quản lý
* Căn cứ để xây dựng quyết định quản lý
- Căn cứ vào mục tiêu:
Mục tiêu mà tổ chức cần thực hiện chính là một căn cứ quan trọng để ra quyết định. Đặc điểm, tính chất và quy mô của mục tiêu (nhiệm vụ) sẽ là căn cứ để lựa chọn hình thức, phương thức ban hành quyết định quản lý.
Các nhà quản lý không thể ra được các quyết định chính xác và hiệu quả nếu như không nắm rõ được mục tiêu của tổ chức. Chúng ta biết rằng, từ nhiều mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể để trở thành mục tiêu chung của tổ chức thì phải thông qua một loạt các quyết định cụ thể. Vì thế, nhà quản lý sẽ không thể tuỳ tiện ban hành các quyết định quản lý nếu như không biết nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu chung.
- Căn cứ thực trạng nguồn lực của tổ chức
Nguồn lực của tổ chức thực chất là sự thể hiện năng lực thực tế của chính tổ chức. Việc lựa chọn phương án nào và coi nó là tối ưu ngoài việc tính tới điều kiện hoàn cảnh thì điều hết sức quan trọng là phải căn cứ vào năng lực của nhân viên. Phải căn cứ vào trình độ kỹ thuật công nghệ và khả năng tài chính. Hay nói cách
khác, nếu thoát ly khỏi thực trạng nguồn lực của tổ chức thì các phương án lựa chọn dù khoa học đi chăng nữa cũng không thể hiện thực hoá được.
- Căn cứ vào điều kiện của môi trường
Trong quá trình ra quyết định, nhà quản lý phải tính tới các yếu tố hoặc là tập hợp các yếu tố của môi trường quản lý. Tuỳ thuộc vào loại hình (vĩ mô, trung mô, vi mô) và tính chất (ổn định hay thường xuyên biến đổi, thuận lợi hay khó khăn) của môi trường quản lý để làm cơ sở cho sự lựa chọn một phương án hoặc một số phương án trong số nhiều phương án.
- Căn cứ vào thời gian
Việc lựa chọn các phương án để thực hiện những công việc cụ thể nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức không chỉ căn cứ vào mục tiêu, nguồn lực, điều kiện môi trường mà còn phải căn cứ vào thời gian của nó. Thực hiện những phương án lớn, mang tính vĩ mô thì phải cần thời gian dài (có thể là trung hạn), còn những phương án để thực hiện những công việc cụ thể, mang tính tác nghiệp thường phù hợp với thời gian ngắn.
* Quy trình xây dựng quyết định quản lý
Bước 1: Xác định vấn đề
Việc xác định vấn đề là công việc khó khăn. Nếu xác định vấn đề sai, thì mọi quyết định được ban hành đều sai.
Để xác định được vấn đề ra quyết định, nhà quản lý dựa vào những chỉ báo sau đây:
+ Sự sai lệch giữa hiện tại với những gì đã xảy ra trong quá khứ. Chẳng hạn, sự khác biệt giữa thành tích hiện tại với những thành tích trong quá khứ hay một sự thay đổi đột ngột về chính sách.v.v. Khi đó, tình huống có vấn đề sẽ xuất hiện và là dấu hiệu cần quan tâm cho việc ra quyết định.
+ Sự sai lệch so với kế hoạch ban đầu. Khi các kết quả không đáp ứng mục tiêu dự kiến hoặc kế hoạch. Những sự cố này báo hiệu rằng kế hoạch đang bị chệch hướng.
+ Vấn đề phát sinh từ bên ngoài: Ví dụ, sự đòi hỏi của thị trường, khách hàng hay sự thay đổi của hệ thống pháp luật.v.v
Việc xác định vấn đề là một công việc khó khăn. Những nguyên nhân cản trở quá trình xác định vấn đề có thể là do nhận thức, thiếu thông tin và từ chính sự phức tạp của vấn đề cần xác định.
Các loại vấn đề thường gặp là: Cơ hội, khủng hoảng và những vấn đề thường lệ của tổ chức. Các nhà quản lý phải tự phát hiện ra các cơ hội còn những khủng hoảng và những vấn đề thường lệ của tổ chức thì tự nó bộc lộ ra. Các tổ chức thường bỏ qua những vấn đề khủng hoảng và thường lệ để tập trung vào những cơ hội và vấn đề lâu dài thông qua những hoạt động lập kế hoạch.
Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin
Khi đã xác định được vấn đề thì công việc tiếp theo của các nhà quản lý là phải thu thập những thông tin liên quan đến nó.
Bước 3: Dự kiến phương án thực hiện
Khi vấn đề đã được xác định thì cần phải xem xét những phương án khả thi cho vấn đề đó. Quá trình xây dựng các phương án chính là quá trình khảo sát và tìm kiếm thông tin bên trong và bên ngoài của tổ chức.
Việc xây dựng các phương án phải được thực hiện trong những giới hạn về các nguồn lực, thời gian và hiệu quả.
Về mặt lý thuyết, càng có nhiều phương án được đưa ra thì càng có nhiều cơ hội lựa chọn. Tuy nhiên, trong thực tế thì không cần xây dựng quá nhiều phương
án mà cần phải nỗ lực xây dựng được các phương án tối ưu nhất. Việc xây dựng những phương án cần phải chi tiết.
Bước 4: Đánh giá các phương án
Khi xây dựng xong các phương án thì cần phải đánh giá và so sánh chúng. Việc lựa chọn một quyết định chính là chọn lựa một phương án hành động được coi là tối ưu nhất.
Khi lựa chọn một phương án, nhà quản lý phải hướng đến những mục đích và mục tiêu đã định trước. Mối quan hệ giữa phương án - kết quả dựa trên cơ sở ba khả năng có thể xảy ra như sau:
Khả năng phương án chắc chắn: Người ra quyết định hoàn toàn biết rõ những kết quả của từng phương án. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khả năng phương án rủi ro: Người ra quyết định ước tính xác suất của những kết quả của từng phương án.
Khả năng phương án thất thường: Người ra quyết định hoàn toàn không biết xác suất của kết quả của từng phương án.
Việc đánh giá các phương án có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau như:
+ Phân tích định lượng và định tính + Phân tích SWOT về các phương án + Phân tích lề (biên duyên)
+ Phân tích chi phí - lợi ích Bước 5: Ra quyết định
Mục đích của việc lựa chọn phương án là nhằm đạt được mục tiêu định trước bằng. Các phương án được lựa chọn thường là phương án tối ưu nhất. Tuy
nhiên, vẫn có những rủi ro xảy ra. Bởi lẽ, việc lựa chọn phương án là ở hiện tại, còn việc thực hiện nó là ở tương lai. Giữa hiện tại và tương lai không phải lúc nào cũng thống nhất với nhau. Vì vậy, việc lựa chọn phương án không phải lúc nào cũng có được những giải pháp tối ưu.
Chính vì những lý do trên, cho nên người lựa chọn phương án (ra quyết định) chỉ là người làm thoả mãn yêu cầu chứ không phải là người tối ưu hoá, khi lựa chọn phương án đáp ứng được một tiêu chuẩn có thể chấp nhận được (đạt yêu cầu).
Việc lựa chọn phương án ra quyết định trong tình huống rủi ro thường là phổ biến hơn cả.
* Các cơ sở ra quyết định quản lý
+ Kinh nghiệm + Trực giác + Thực nghiệm
+ Nghiên cứu và phân tích (vận trù học, cây quyết định, lý thuyết trò chơi) + Phương pháp chuyên gia