- Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực được chương trình
5.1.2 Đặc điểm của kế hoạch
Kế hoạch có những đặc điểm cơ bản sau:
- Tính khách quan
Mặc dù do con người thiết lập nhưng nội dung của kế hoạch phản ánh thực trạng của tổ chức. Quá trình lập kế hoạch chính là quá trình thu thập và xử lý thông tin liên quan về mục tiêu, các nguồn lực, các phương án thực hiện. Vì thế, nội dung của kế hoạch không phải là sản phẩm chủ quan, theo sở thích của nhà quản lý mà là sự chắt lọc thông tin từ thực tế. Tất cả những kế hoạch phản ánh thuần tuý nguyện vọng của nhà quản lý sẽ chỉ là những ý tưởng “viển vông” và không có tính khả thi.
- Tính bắt buộc
Các kế hoạch khi đã được thông qua luôn đòi hỏi các chủ thể có liên quan có nghĩa vụ thực hiện những nội dung của kế hoạch. Đặc biệt, tính bắt buộc của kế hoạch đòi hỏi xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của mỗi chủ thể trong việc thực hiện các mục tiêu. Tính bắt buộc thể hiện tính chất pháp lệnh của các kế hoạch trong quan hệ giữa các chủ thể với mục tiêu. Điều kiện đảm bảo cho các nội dung kế hoạch được thực thi chính là quyền khen thưởng và kỷ luật của nhà quản lý mỗi cấp.
- Tính ổn định
Các kế hoạch thường có sự ổn định tương đối. Nghĩa là, khi hoàn cảnh thực hiện kế hoạch thay đổi thì các kế hoạch cũng phải được điều chỉnh kịp thời. Sự ổn định của kế hoạch cho phép các chủ thể có điều kiện cần thiết để thực hiện mục tiêu của kế hoạch đã đề ra.
- Tính linh hoạt
Các kế hoạch cũng phải có sự cân bằng hợp lý giữa tính ổn định và tính linh hoạt. Khi các điều kiện cho sự tồn tại của kế hoạch thay đổi thì bản thân kế hoạch cũng phải được điều chỉnh.
Do những bất định của tương lai và sai lầm có thể ở ngay cả trong một dự đoán thông thường nhất, cho nên tinh thần của kế hoạch là phải linh hoạt - để có được khả năng thay đổi phương hướng khi những điều kiện thay đổi.
Không có một kế hoạch bất biến trong mọi trường hợp. Vì thế, việc điều chỉnh kế hoạch là một tất yếu để làm cho tổ chức có khả năng ứng phó được với môi trường.
- Tính rõ ràng
Các kế hoạch phải được trình bày rõ ràng và logic. Nó phải cho biết cụ thể ai làm gì? ở đâu? Phối hợp với ai? Quyền hạn đến đâu? Tiêu chuẩn đánh giá là gì? Hay nói một cách khác, một kế hoạch phải rõ ràng về nhiệm vụ của các chủ thể thực hiện mục tiêu.