III I VV VI VII
BÀI 8: VĂN HÓA TỔ CHỨC Nội dung
8.4.2.3. Quá trình hòa nhập vào tổ chức
Cho dù tốt như thế nào, thì những người lao động mới được tuyển chọn cũng không
được truyền bá một cách đầy đủ về văn hóa của tổ chức. Do họ còn xa lạ với văn hóa trong tổ chức nên những người lao động mới được tuyển là những nhân tố tiềm tàng làm đảo lộn các tập quán, niềm tin trong tổ chức hiện tại. Do đó, tổ chức muốn giúp người lao động mới được tuyển vào công ty thích ứng với văn hóa của tổ chức. Quá trình thích nghi này được gọi là sự hòa nhập vào tổ chức. Đây cũng là một cách truyền bá văn hóa tổ chức cho những người lao động mới gia nhập tổ chức.
Mô hình hòa nhập vào tổ chức được minh hoạ bằng sơđồ sau đây:
Hình 8.1: Quá trình hòa nhập vào tổ chức
Ví dụ: Những nhân viên mới của Disneyland có toàn bộ hai ngày làm việc đầu tiên để
xem phim và nghe giảng về việc Công ty Disneyland mong đợi và kỳ vọng như thế
nào về cách nhìn nhận và suy nghĩ của những người lao động trong tổ chức.
Thảo luận về hòa nhập, chúng ta cần chú ý rằng giai đoạn hòa nhập có ý nghĩa quyết
định nhất đó là thời gian người lao động bắt đầu vào công ty. Đây là lúc mà tổ chức cần nỗ lực uốn nắn những người mới vào thành những thành viên vững vàng của tổ chức. Hòa nhập có thểđược xem như là một quá trình gồm 3 giai đoạn:
Giai đoạn trước khi gia nhập: Đó là giai đoạn xảy ra trước khi nhân viên gia nhập tổ chức, do đó, hoặc người lao động này sẽ đến với tổ chức với một tập hợp các giá trị, thái độ, và kỳ vọng đã
được hình thành trong họ về cả công việc sẽ phải làm và về cả tổ chức.
Giai đoạn đương đầu với thực tế: Đó là giai đoạn mà người lao động mới xem xét tổ chức thực sự muốn gì và phải sẵn sàng đối mặt với khả năng rằng, những kỳ
Giai đoạn trước khi vào
tổ chức Giai đoạn phải đối mặt với thực tế Giai đoạn biến đổi về chất Sự cam kết với tổ chức
Sự luân chuyển lao động Năng suất lao động Quá trình hòa nhập Kết quả
vọng của họ và thực tế ở tổ chức có thể rất khác biệt. Nói chung, nếu những kỳ
vọng tỏ ra là hơn hoặc kém chính xác thì giai đoạn đối đầu với thực tế chỉ tái khẳng định những nhận thức mà cá nhân này có trước đó. Nhưng thường thì không như vậy. Trường hợp mà giữa kỳ vọng và thực tế khác biệt nhau, thì những người lao động mới phải trải qua một quá trình hòa nhập để giúp họ giũ bỏ những giả
thuyết ban đầu và thay vào đó là những giả thuyết, những giá trị mà tổ chức cần và mong muốn ở họ. Ở mức độ cao nhất, những người lao động mới có thể hoàn toàn vỡ mộng với thực tếở công ty và thực tế công việc của họ và cuối cùng là họ từ bỏ
làm việc cho công ty. Như vậy, sự tuyển chọn đúng đắn sẽ giảm đáng kể các khả năng xảy ra tình trạng này.
Giai đoạn biến đổi về chất của nhân viên: Đó là giai đoạn mà những người lao
động mới của công ty phải giải quyết tất cả những vấn đề đã được phát hiện trong giai đoạn đối đầu thực tế. Để làm điều này, họ có thể phải trải qua những thay đổi; vì lý do này mà chúng ta gọi giai đoạn này là giai đoạn thay đổi về chất. Người lao
động mới làm chủ các kỹ năng do công việc của họđòi hỏi, và thực hiện tốt vai trò mới của mình và điều chỉnh phù hợp với các chuẩn mực và giá trị trong nhóm làm việc của mình. Giai đoạn này có tác động tới năng suất lao động của người lao
động, và sự cam kết của người đó đối với các mục tiêu của tổ chức, cũng như
quyết định của người đó là sẽở lại với tổ chức hay không.
Chúng ta có thể nói rằng, sự biến đổi và quá trình hòa nhập khi bước vào tổ chức
được cho là hoàn thành khinhững nhân viên mới được tuyển cảm thấy thoải mái với tổ chức và công việc của họ. Những nhân viên mới này đã tiếp thu các chuẩn mực của tổ chức và nhóm làm việc của họ, đồng thời họ cũng hiểu và chấp nhận các chuẩn mực đó. Mặt khác, những người lao động mới cũng cảm thấy họ được các đồng nghiệp chấp nhận, tin tưởng và coi trọng. Họ cũng tự tin rằng, họ có đủ
khả năng để hoàn thành tốt công việc được giao. Họ hiểu về hệ thống – không chỉ
là những nhiệm vụ của bản thân họ, mà còn cả những nguyên tắc, các thủ tục và chấp nhận một cách thoải mái các thói quen của tổ chức. Cuối cùng là, họ biết
được rằng họ sẽđược đánh giá như thế nào, có nghĩa là, họ biết những tiêu chuẩn nào sẽđược áp dụng đểđo lường và đánh giá kết quả thực hiện công việc của họ. Họ biết tổ chức mong đợi ở họ những gì và cần tiếp tục làm gì để thực hiện công việc được tốt. Sự biến đổi thành công sẽ có tác động và ảnh hưởng tích cực đối với năng suất của những nhân viên mới và đồng thời cũng có tác động tích cực đến các cam kết của họ với tổ chức và giảm được xu hướng rời bỏ tổ chức.
Để hòa nhập những người lao động mới vào tổ chức, tổ chức có thể sử dụng các hình thức hòa nhập như sau:
o Chính thức hay không chính thức: Các chương trình đào tạo và định hướng nghề nghiệp là những ví dụđiển hình cho việc hòa nhập chính thức, quá trình hòa nhập không chính thức thì ngược lại, đó là đặt người lao động mới trực tiếp vào vị trí công việc của họ với một chút hoặc không có sự chú ý đặc biệt nào.
o Hòa nhập cá nhân hay hòa nhập tập thể: Những người lao động mới vào công ty có thểđược hòa nhập vào tổ chức một cách riêng rẽ. Hiện nay, có rất nhiều các phòng ban chuyên môn hòa nhập các nhân viên mới theo phương pháp này.
o Đưa ra kế hoạch cố định hoặc kế hoạch năng
động, biến đổi trong quá trình hòa nhập: Khoảng thời gian quá độđể nhân viên mới vào công ty biến đổi từ người ngoài cuộc trở thành người thuộc tổ chức có thể được cố định hoặc thay đổi. Một khoảng thời gian quá độ cố định sẽ hình thành các giai đoạn quá độ chuẩn hóa, các giai đoạn quá độ chuẩn hóa thường được
ứng dụng trong các chương trình đào tạo luân phiên. Thời gian quá độ cốđịnh cũng bao gồm cả những giai đoạn thử thách, như các giáo sư trợ giảng mới ở
các Trường đại học sẽ phải mất 6 năm thử thách mới được bổ nhiệm làm giáo sư chính thức. Kế hoạch năng động thì không chú ý tới về thời gian quá độ,
điều này cho chúng ta thấy đây là một hệ thống đề bạt bổ nhiệm rất tiêu biểu, vì người ta không chú ý tới nên hạn thời gian đểđề bạt một ai đó, mà tiến hành
đề bạt bất cứ khi nào nhân viên đó đủđiều kiện.
o Hòa nhập có hệ thống mâu thuẫn với hòa nhập một cách ngẫu nhiên: Hòa nhập có hệ thống được đặc trưng bởi việc sử dụng những người có vai trò, chức năng chuyên môn để đào tạo và khích lệ những người lao động mới vào công ty. Các chương trình tư vấn và học nghề là những ví dụđiển hình cho mô hình hòa nhập theo hệ thống. Trong quá trình hòa nhập một cách ngẫu nhiên, thì những người có vai trò chức năng chuyên môn không được trưng dụng. Người ta để cho những người lao động mới tự nhận biết mọi vấn đề bằng chính sự suy nghĩ của họ.