I. Khái quát về trạm đón tiếp khách nhà khách bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn
3. Cơ cấu tổ chức củaTrạm đón tiếp khách Nhà khách Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn
nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Hiện nay, Nhà khách có 36 cán bộ - công nhân viên và đợc phân bổ vào các phòng ban, các bộ phận với số lợng phù hợp với nhiệm vụ của từng bộ phận.
Đứng đầu nhà khách là Giám đốc điều hành do Bộ bổ nhiệm, miễn nhiệm và chịu trách nhiệm về các hoạt động của nhà khách trớc Bộ, Văn phòng Bộ và pháp luật. Giúp việc cho Giám đốc là một Phó giám đốc điều hành các hoạt động theo từng lĩnh vực do Giám đốc phân công. Ngoài ra còn có kế toán tr- ởng và tổ trởng các bộ phận giúp Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Nhà khách.
3.1. Giám đốc
Giám đốc nhà khách là ngời đại diện cho nhà khách về đối nội, đối ngoại. Giám đốc do Bộ bổ nhiệm, miễn nhiệm và chịu trách nhiệm về các hoạt động của nhà khách trớc Bộ, Văn phòng Bộ và pháp luật của Nhà nớc.
Giám đốc điều hành nhà khách theo chế độ thủ trởng, có nhiệm vụ quản lý, sử dụng vốn và các nguồn lực khác đợc Văn phòng, Bộ và Nhà nớc giao theo mục tiêu và nhiệm vụ của đơn vị. Giám đốc có trách nhiệm xác định chiến lợc phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của nhà khách, các phơng án, dự án đầu t, liên doanh và các đề án tổ chức quản lý nhà khách trình Chánh văn phòng phê duyệt. Giám đốc nhà khách tổ chức điều hành mọi hoạt động của nhà khách và chịu sự kiểm tra giám sát của các cấp uỷ Đảng và cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền đối với nhiệm vụ đợc giao.
3.2. Phó giám đốc
Phó giám đốc nhà khách là ngời giúp giám đốc điều hành hoạt động theo từng lĩnh vực hoặc khối công việc đợc Giám đốc phân công phụ trách hoặc uỷ quyền và phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật về các lĩnh vực đ- ợc phân công hoặc uỷ quyền.
Trớc kia, Nhà khách Bộ NN & PTNT có 2 Phó giám đốc những bây giờ, do nhà khách chỉ còn một trụ sở, khối lợng công việc không nhiều nên đã bớt xuống chỉ còn một Phó giám đốc, đợc Giám đốc giao trách nhiệm quản lý điều hành hoạt động của bộ phận nhà buồng, nhà ăn và tổ bảo vệ điện nớc.
3.3. Kế toán trởng
Kế toán trởng giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của nhà khách và có nhiệm vụ, quyền hạn theo qui định của pháp luật hiện hành về kế toán thống kê.
3.4. Bộ phận tài vụ - kế toán
Bộ phận tài vụ kế toán có 4 ngời gồm: 1 kế toán trởng, 1 thủ quĩ và 2 kế toán viên.
Bộ phận này có nhiệm vụ tổ chức hoạch toán và theo dõi toàn bộ hoạt động tổ chức của nhà khách, than mu cho Giám đốc về mặt quản lý tổ chức, đề xuất các phơng án về việc phân phối có hiệu quả vật t, tài sản của nhà khách. Bộ phận tài vụ có trách nhiệm thực hiện công tác kế toán, thống kê theo các mô hình hoạch toán, đảm bảo hợp lý, hợp lệ do Bộ tài chính đề ra. Đồng thời, phải thực hiện chế độ báo cáo theo đúng qui định, xây dựng qui trình và kiểm tra thực hiện việc lu trữ chứng từ theo qui định.
3.5. Bộ phận lễ tân
Đây thực sự là bộ mặt của nhà khách, thay mặt nhà khách đón tiếp khách, hớng dẫn sắp xếp chỗ ăn nghỉ và giải quyết các yêu cầu của khách đợc thuận tiện, kịp thời.
Bộ phận lễ tân có 5 ngời gồm: 1 tổ trởng, 1 tổ phó và 3 nhân viên với 3 ca làm việc trong một ngày (ca sáng, ca chiều và ca đêm)
Để nhanh chóng làm thủ tục giao nhận buồng và đáp ứng yêu cầu của khách kịp thời, nhân viên lễ tân phải nắm rõ qui trình nghiệp vụ, thao tác sổ sách chính xác, rõ ràng. Đồng thời nhân viên lễ tân phải có sự kết nối chặt chẽ với bộ phận nhà buồng, bộ phận ăn uống và các dịch vụ khác để nắm rõ tình hình buồng nghỉ, đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách.
3.6. Bộ phận nhà buồng
Cùng với bộ phận lễ tân, bộ phận nhà buồng cũng là khâu then chốt, là x- ơng sống trong hoạt động của nhà khách. Hai bộ phận này có mối quan hệ hữu cơ với nhau, hợp tác hai chiều chặt chẽ cùng phục vụ nhu cầu lu trú, nghỉ ngơi của khách.
Đây là bộ phận có đông nhân viên nhất của nhà khách với 14 ngời , trong đó có 1 tổ trởng trực tiếp phụ trách hệ thống buồng ngủ, hớng dẫn khách nhận phòng, sử dụng trang thiết bị trong phòng và chịu trách nhiệm dới sự điều hành của Phó giám đốc.
Nhân viên nhà buồng phải tổ chức quản lý giữ gìn đồ vật, t trang, tài sản của khách, ghi chép đầy đủ chính xác tình hình khách đến và đi trong ngày, tình hình sử dụng buồng để đối chiếu với sổ sách hoá đơn trong phòng lễ tân, tránh nhầm lẫn làm phiền lòng khách.
Nhân viên nhà buồng cũng là những ngời thờng xuyên tiếp xúc với khách nên phải luôn có thái độ đúng mực, hoà nhã, ân cần niềm nở với khách và phải có tính trung thực, rõ ràng, không t lợi tài sản của khách.
3.7. Bộ phận dịch vụ ăn uống (bếp, bàn, bar...)
Bộ phận này gồm 5 ngời với 1 tổ trởng và đợc chia làm 2 ca thực hiện công việc nấu ăn phục vụ các bữa ăn cho khách.
Bộ phận ăn uống tổ chức chế biến phục vụ chu đáo 3 bữa ăn trong ngày cho khách nghỉ, đoàn tham quan, hội nghị, đám cới... Bảo đảm cơm ngon canh
ngọt, hợp khẩu vị của khách, bảo đảm chất lợng thực phẩm khi mua về vệ sinh sạch sẽ, giá cả hợp lý, tinh thần thái độ phục vụ nhiệt tình niềm nở tạo ấn tợng tốt với khách. Bộ phận ăn uống còn có trách nhiệm duy trì tốt môi trờng vệ sinh xung quanh, chịu trách nhiệm về tài sản và công cụ lao động của bộ phận mình, mở sổ sách theo dõi việc thu chi hàng ngày theo hớng dẫn của kế toán.
3.8. Bộ phận bảo vệ điện nớc
Tổ bảo vệ là đơn vị đợc cơ quan giao nhiệm vụ bảo vệ tài sản của cơ quan và của khách đến nghỉ, đồng thời, bảo vệ trật tự an ninh trong cơ quan, trông giữ xe, bảo đảm đầy đủ điện nớc phục vụ khách, phục vụ cơ quan.
Bộ phận này gồm 6 ngời với 1 tổ trởng, 1 tổ phó và 4 nhân viên chịu trách nhiệm tiếp khách, hớng dẫn khách ra vào nhà khách, trông xe cộ, phơng tiện cho khách, sửa chữa và bảo dỡng kịp thời các trang thiết bị điện, nớc trong cơ quan, cung cấp và quản lý tốt khâu nớc sạch phục vụ cơ quan, phục vụ khách.
Bộ phận bảo vệ điện nớc nằm dới sự điều hành của Phó giám đốc. Sơ đồ bộ máy quản lý của nhà khách:
giám đốc phó giám đốc trởng bộ phận kế toán Nhân viên bảo vệ, sửa chữa điện nớc Nhân viên nhà buồng Nhân viên phục vụ ăn uống nhà hàng Nhân viên lễ tân Trởng phòng bảo vệ điện nớc Trởng bộ phận ăn uống nhà hàng trởng bộ phận buồng trởng bộ phận lễ tân Nhân viên kế toán