Tại chi nhỏnh phỏt hành thẻ:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồsơ khỏch hàng
- GDV hướng dẫn khỏch hàng lập: Giấy yờu cầu phỏt hành thẻ E- Partner; giấy yờu cầu phỏt hành thẻ phụ (Nếu cú, theo mẫu)
- CMND/hộ chiếu của chủ thẻ chớnh; chủ thẻ phụ (Nếu cú).
- Kiểm tra, đối chiếu cỏc thụng tin giữa "Giấy yờu cầu sử dụng thẻ E- Partner " với CMND/hộ chiếu đảm bảo đầy đủ, chớnh xỏc, hợp lệ;
- Hướng dẫn khỏch hàng nộp tiền hoặc thực hiện chuyển khoản số tiền khỏch hàng nộp vào tài khoản (nếu cú); Trường hợp khỏch hàng nộp tiền mặt: Căn cứ vào giấy nộp tiền, giao dịch viờn (GDV) lập chứng từ chuyển tiền về TTT- Vietinbank theo quy định;
- Thu phớ phỏt hành thẻtheo quy định (đối với trường hợp khỏch hàng yờu cầu thu phớ một lần);
- Vào "Sổ phỏt hành và giao nhận thẻ" để theo dừi và viết "Giấy hẹn" theo cho khỏch hàng (thời hạn khụng quỏ 04 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồsơ khỏch hàng đến khi trả thẻ cho khỏch hàng);
- Trường hợp phỏt hành thẻ G-Card:
Chi nhỏnh gửi ảnh của chủ thẻ qua email về TTT ngay trong ngày (trường hợp chủ thẻ yờu cầu in ảnh trờn thẻ);
Nếu chủ thẻ khụng cú nhu cầu in ảnh trờn thẻ, GDV thụng bỏo qua điện thoại cho bộ phận Dịch vụ khỏch hàng tại TTT ngay trong ngày.
Bước 2: Thực hiện phỏt hành thẻ
Sau khi GDV hướng dẫn và hoàn thiện hồ sơ của khỏch hàng. GDV nhập dữ liệu hồ sơ khỏch hàng vào mỏy trạm Mosaic gồm cỏc nội dung bắt buộc: tờn khỏch hàng, ngày sinh, CMND/số hộ chiếu (ngày cấp, nơi cấp), địa chỉ liờn lạc, phương phỏp liờn lạc (email, điện thoại), số tiền nộp ban đầu (nếu cú) để mở tài khoản cho khỏch hàng.
GDV truy cập màn hỡnh “Đăng ký thẻ”, chọn loại thẻ và kiểu phớ theo yờu cầu của khỏch hàng (thu ngay hoặc thu phớ thường niờn) để đăng ký thẻ ngay trong ngày làm việc.
KSV kiểm soỏt, phờ duyệt cỏc thụng tin GDV đó nhập. Sau khi KSV phờ duyệt, dữ liệu sẽđược truyền về TTT;
Bước 3: Nhận thẻ từ TTT
Sau khi hoàn tất thủ tục phỏt hành thẻ cho khỏch hàng (bao gồm phỏt hành thẻ lần đầu, phỏt hành lại trong cỏc trường hợp thẻ hết hạn, thẻ bị mất cắp/thất lạc, đổi hạng, thẻ hỏng, thẻ đó từng tất toỏn), hàng ngày GDV truy cập mỏy trạm Mosaic in bỏo cỏo “Bỏo cỏo phỏt hành thẻ nhanh”.
Tối đa 04 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện đăng ký phỏt hành thẻ E-Partner cho khỏch hàng, GDV nhận được thẻ E-Partner, phiếu gửi thẻ và PIN từ TTT gửi về. GDV đối chiếu bỏo cỏo với số thẻ nhận về từ TTT, nếu khụng khớp đỳng thụng bỏo cho TTT để phối hợp tỡm kiếm và xử lý. Nếu khớp đỳng vào sổ "Phỏt hành và giao nhận thẻ" để theo dừi số lượng thẻ E- Partner nhận về, trước khi trả thẻ cho khỏch hàng theo giấy hẹn. Cuối ngày nếu chưa giao thẻ cho khỏch hàng thỡ niờm phong cả thẻ/PIN, gửi vào kột bảo mật tại chi nhỏnh;
Trường hợp quỏ 04 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện đăng ký thẻ E- Partner cho khỏch hàng mà khụng nhận được thẻ, phiếu gửi thẻ và PIN,
CNPH phải thụng bỏo cho TTT để kiểm tra và xỏc định nguyờn nhõn. Trường hợp thẻ bị thất lạc quy rừ trỏch nhiệm đối với những cỏ nhõn, đơn vị liờn quan để bồi hoàn tổn thất cho khỏch hàng nếu xảy ra
Sau khi nhận được “Biờn bản bàn giao thẻ” của TTT, GDV đối chiếu với số liệu tại chi nhỏnh. Nếu khớp đỳng, ký xỏc nhận gửi vềTTT và lưu 01 liờn làm chứng từ ghi Nợ. Nếu khụng khớp đỳng, thụng bỏo ngay cho TTT để phối hợp tra soỏt;
GDV lập và gửi bỏo cỏo “Tổng hợp giấy chứng nhận bảo hiểm đó phỏt hành trong kỳ” cựng với “Bỏo cỏo thẻ E-partner đó nhận” theo mẫu về Bộ phận Dịch vụ khỏch hàng tại trung tõm thẻ.
Bước 4: Giao thẻ cho khỏch hàng
GDV thực hiện phỏt hành giấy chứng nhận bảo hiểm cho khỏch hàng (nếu cú) và giao cựng với thẻ cho chủ thẻ;
-Trường hợp chủ thẻ trực tiếp đến CNPH nhận thẻ:
GDV yờu cầu chủ thẻ xuất trỡnh CMND/hộ chiếu và "Giấy hẹn". Nếu chủ thẻ bị mất "Giấy hẹn", yờu cầu chủ thẻ cung cấp những thụng tin cỏ nhõn: họ và tờn, CMND, địa chỉ…vv, đối chiếu với hồ sơ khỏch hàng trong mỏy trạm Mosaic nhằm xỏc thực chủ thẻ;
Giao thẻ và giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu cú) cho chủ thẻ: Yờu cầu chủ thẻ ký vào PIN, phiếu giao nhận thẻ, hướng dẫn khỏch hàng giữ bớ mật số PIN, cỏch sử dụng và bảo quản thẻ theo "Hướng dẫn sử dụng thẻ E-Partner" của Vietinbank.
Truy cập màn hỡnh mỏy trạm Mosaic thực hiện kớch hoạt thẻ cho khỏch hàng: GDV cú thể kớch hoạt một thẻ E-Partner hoặc kớch hoạt theo lụ bằng cỏch nhập cỏc số thẻ (hoặc mó khỏch hàng) cần kớch hoạt, chuyển KSV phờ duyệt. Sau khi KSV phờ duyệt, dữ liệu sẽ được truyền về TTT và thẻ được kớch hoạt.
Chủ thẻ uỷ quyền bằng văn bản cho người khỏc đến CNPH nhận thẻ và giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu cú): Người được uỷ quyền phải mang theo CMND; giấy uỷ quyền cú chữ ký của chủ thẻ và xỏc nhận của cơ quan cú thẩm quyền. GDV kiểm tra và giao thẻ, PIN, giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu cú) cho người được uỷ quyền. CNPH chỉ thực hiện kớch hoạt thẻ sau khi nhận được văn bản xỏc nhận cú chữ ký của chủ thẻđó nhận được thẻ và PIN;
Nếu chủ thẻ yờu cầu, CNPH cú trỏch nhiệm gửi thẻ, phiếu gửi thẻ, PIN, giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu cú) tới chủ thẻ theo địa chỉ chủ thẻ đó đăng ký. CNPH chỉ thực hiện kớch hoạt thẻ sau khi nhận được xỏc nhận bằng văn bản cú chữ ký của chủ thẻđó nhận được thẻ, phiếu gửi thẻ và PIN.
Tại trung tõm thẻ Bước 1: Phỏt hành thẻ
- Căn cứ vào danh sỏch thẻ đó đăng ký do chi nhỏnh truyền về, Bộ phận Phỏt hành xuất lụ in thẻ theo CNPH và loại thẻ ngay trong ngày làm việc;
Bước 2: In rập nổi thẻ
Bộ phận In thẻ nhận thẻ trắng từ Bộ phận Quản lý vật tư trờn cơ sở danh sỏch lụ in thẻ;
Căn cứ vào file dữ liệu in rập nổi do Bộ phận Phỏt hành xuất ra, Bộ phận In thẻ tiến hành in thẻ ngay trong ngày làm việc; giao thẻ cho Bộ phận Dịch vụkhỏch hàng. Đối với thẻ vàng cú yờu cầu in ảnh, Bộ phận In thẻ scan ảnh trờn thẻ trắng trước khi in rập nổi thẻ;
Bước 3: Gửi thẻ cho Chi nhỏnh phỏt hành.
Trong vũng 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký phỏt hành thẻ từ chi nhỏnh, Bộ phận Dịch vụ khỏch hàng vào sổ "Phỏt hành và giao nhận thẻ" để theo dừi và gửi thẻ, PIN cho CNPH theo 2 đường thư đảm bảo khỏc nhau. Cuối ngày chưa kịp gửi thẻ thỡ niờm phong và gửi vào kột bảo mật tại TTT.