298 31 12 KC CP SXKDDD để XĐ GVVC quí IV/2008 632VC 2.594.772
2.2.2.4 Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng bao gồm chi phí tiền lương, BHXH,BHYT,KPCĐ, chi phí trích trước ngắn hạn, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài.
a) Chứng từ và thủ tục
− Chứng từ sử dụng + Bảng chấm công
+ Bảng thanh toán lương
+ Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, chi phí trả trước ngắn hạn + Hóa đơn GTGT
− Lưu đồ lưu chuyển chứng từ:
Gần cuối tháng khi kế toán trưởng (kế toán tổng hợp) nhận được bảng chấm công từ các phòng ban sẽ tính ra tiền lương phải trả cho nhân viên và lập bảng phân bổ lương và BHXH. Bảng phân bổ lương và BHXH chuyển sang cho kế toán thanh toán để viết phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên và chuyển sang cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển sang kế toán thanh toán, 1 liên lưu tại đây, 1 liên cùng với bảng phân bổ lương và BHXH đã ký chuyển sang cho thủ quỹ để chi tiền cho nhân viên và thủ quỹ dùng để ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Sau đó 2 chứng từ này được chuyển sang cho kế toán chi tiết để vào sổ chi tiết tài khoản 642.1, 111, 334. Bộ chứng từ được chuyển lại cho kế toán trưởng để lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản 642, 111, 334. Bộ chứng từ Chứng từ ghi sổ, bảng phân bổ lương và BHXH, phiếu chi đã ký được lưu lại.
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Các dịch vụ mua ngoài bao gồm tiền vận chuyển dầu, sửa chữa xe, phí nâng hạ, mua đồ dùng phục vụ bộ phận bán hàng…
Giải thích:
Khi nhận được hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán thanh toán viết phiếu chi gồm 2 liên, chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó 1 liên lưu tại kế toán thanh toán, 1 liên cùng với hóa đơn GTGT chi tiền thanh toán và ghi vào sổ quỹ tiền mặt. 2 chứng từ này được chuyển qua kế toán thanh toán để lên sổ chi tiết tài khoản 111, 642.1, 331 chuyển sang kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ, lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản 111, 642, 331, 133. Bộ chứng từ sau khi dùng để ghi sổ sẽ được lưu lại.
− Chi phí khấu hao TSCĐ bao gồm TSCĐHH và TSCĐ thuê tài chính.
− Chi phí trả trước ngắn hạn bao gồm các công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần, chi phí ban đầu cho TSCĐ thuê tài chính được ghi nhận là chi phí hoạt động phân bổ nhiều kỳ
− Giải thích lưu đồ:
Kế toán tổng hợp (kế toán trưởng) lập bảng phân bổ khấu hao và chi phí trích trước ngắn hạn. Cuối tháng, kế toán hàng tồn kho căn cứ vào đó để ghi vào sổ chi tiết chi phí số khấu hao TSCĐ và chi phí trích trước ngắn hạn rồi chuyển lại cho kế toán trưởng để lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Bảng phân bổ được lưu lại sau khi được ghi sổ xong.
− Tài khoản 142: Chi phí trả trước ngắn hạn − Tài khoản 111: Tiền mặt
− Tài khoản 133: Thuế GTGT đầu vào − Tài khoản 214(1,2): Khấu hao TSCĐ − Tài khoản 334: Phải trả cán bộ CNV − Tài khoản 642.1: Chi phí bán hàng
− Tài khoản 911: Xác định kết quả kinh doanh
c) Định khoản (Số liệu quý IV/2008)
− Căn cứ trên phiếu chi số 25 ngày 15/12/2008 thanh toán phí nâng hạ với số tiền 9.422.353đ, thuế GTGT 473.647đ
Nợ 642.1 9.422.353 Nợ 133 473.647 Có 111 9.896.000
− Căn cứ vào bảng phân bổ chi phí trích trước phân bổ cho chi phí bán hàng trong tháng 12/2008 là 137.701.401đ được kế toán công ty định khoản như sau:
Nợ 642.1 137.701.401 Có 142 137.701.401
− Căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng tháng 12/2008 là 69.420.479đ được công ty định khoản như sau:
Nợ 642.1 69.420.479 Có 214 69.420.479
− Căn cứ vào bảng phân bổ lương cho nhân viên bộ phận bán hàng là 60.750.000đ được công ty định khoản như sau:
Nợ 642.1 60.750.000 Có 334 60.750.000
e) Minh họa chứng từ, sổ sách (Số liệu quý IV/2008) ĐƠN VỊ……… ĐỊA CHỈ……… CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 13 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Mẫu số: S02a-DN Ngân hàng Công Thương
TRÍCH YẾU Số hiệu tài khoản
NỢ CÓ Trích lương tháng 12 642.1 60.750.000 642.2 17.800.000 334 78.550.000 CỘNG x x x Kèm theo:…………chứng từ gốc
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG
CÔNG TY TNHH T&N
10/18 Nguyễn Thiện Thuật - Nha Trang
MST 4200527383 642.1 642.1 142 214 334 419.337.169 208.261.437 176.600.000 4.443.670.236 111 3.639.471.630 911
SỔ CÁI TK: Chi phí bán hàng Chứng từ DIỄN GIẢI TK ĐỐI SỐ TIỀN Số Ngày Tháng Nợ Có SỐ DƯ ĐẦU KỲ ……….. …….. 220 31 10 Chi phí bán hàng 111 707.956.623 224 31 10 Trích lương tháng 10 334 58.195.000 225 31 10 Trích CP KHTSCĐ vào CP SXKD 214 69.420.479 226 31 10 Trích CP trả trước ngắn hạn vào CPKD 142 147.489.749 247 30 11 CP bán hàng 111 800.918.896 248 30 11 Trích lương tháng 11 334 57.655.000 249 30 11 Trích CP trả trước ngắn hạn vào CPKD 142 134.146.019 250 30 11 Trích CP KHTSCĐ vào CP SXKD 214 69.420.479 272 31 12 Chi phí bán hàng 111 2.130.596.111 273 31 12 Trích lương tháng 12 334 60.750.000 274 31 12 Trích CP KHTSCĐ vào CP SXKD 214 69.420.479 275 31 12 Trích CP trả trước ngắn hạn vào CPKD 142 137.701.401 299 31 12 KC CP để XĐ KQKD quý IV/2008 911 4.443.670.236 Tổng phát sinh 11.855.185.386 11.855.185.386
Kế toán Chủ doanh nghiệp
f) Nhận xét
Công tác hạch toán kế toán chi phí bán hàng của công ty rõ ràng, chi tiết. Tài khoản 642.1 được dùng để theo dõi chi phí bán hàng của công ty tuân theo quy định của bộ tài chính đảm bảo tính chính xác, tách biệt giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Công tác hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đúng theo quy định của bộ tài chính.