Trong dịch vụ vận tải hàng không, công việc của khách hàng rất gọn nhẹ, không có nhiều thủ tục rườm rà, còn nhà cung ứng dịch vụ thì cung cấp một dịch
Khách hàng Công ty
(1) KH chuẩn bị vận đơn, đóng gói hàng, ghi nơi nhận chi tiết Sau đó gọi điện đến yêu cầu nhận hàng
(1) Nhân viên nghe thông tin và nhập vào hệ thống
(2) Điều phối viên yêu cầu nhân viên đi nhận hàng
Chuyển thông tin cho tổ nhận hàng (Pick-up)
(2) Khách giao hàng cho người đến nhận hàng
(3) Người nhận hàng phải kiểm tra số gói hàng đúng với vận đơn, sau đó ký vào vận đơn và giao lại 1 bản copy cho KH
(4) Nhân viên nhận hàng về trụ sở. Người giám sát nạp mọi chi tiết cụ thể của lô hàng vừa nhận
(5) Hàng được đưa vào kiểm tra trọng lượng. Tài liệu và hàng hóa được tách riêng. Các lô hàng được sắp xếp thành các khu vực điểm đến khác nhau.
(6) Các giấy tờ hải quan được hoàn thành tại phòng xuất khẩu. Mọi thông tin vận đơn được nạp vào máy tính
(7) Hàng được chuyển ra khu vực làm việc của sân bay. Nhân viên chuyển hàng vào khoang hàng (hoặc các container)
(8) Hàng hóa được thông quan tại cơ quan hải quan của nước đến. Khi thông quan xong, hàng được đưa đến trụ sở của TNT
(9) Tại khu vực nhận hàng ở trụ sở, hàng được phân loại theo khu vực chuyên chở và phương tiện chuyên chở thích hợp. Bản copy vận đơn cho nơi nhận được giữ lại
(10) Nhân viên vận tải chuyển hàng đến nơi nhận. Người nhận ký vào tờ vận đơn và phiếu chuyển hàng của nhân viên vận tải.
(3) Khách hàng gọi đến Dịch vụ khách hàng để hỏi Bằng chứng nhận hàng (POD) gồm các thông tin về thời gian vận chuyển, ngày nhận và tên của người nhận
(11)Nhân viên vận tải nộp lại phiếu chuyển hàng để bộ phận dịch vụ khách hàng đưa vào hệ thống thông tin Bằng chứng nhận hàng (POD)
Hình 2.7: Quy trình cung ứng dịch vụ của công ty TNT-Vietrans
vụ trọn gói cho đến nơi nhận. Mỗi lô hàng có điểm đến khác nhau, có các yêu cầu vận chuyển khác nhau, do đó để đảm bảo mọi lô hàng đều đến nơi đúng hạn và thực hiện đúng yêu cầu của khách hàng, quy trình dịch vụ cần phải linh hoạt và khoa học.
Quy trình dịch vụ chuyển phát nhanh của công ty TNT-Vietrans gồm 11 bước công việc được phối hợp với nhau một cách liên tục, thống nhất (Hình 2.7). Công ty TNT-Vietrans là công ty có quy trình dịch vụ chuyên nghiệp mà không phải công ty chuyển phát nhanh nào cũng có được, là lợi thế cạnh tranh lớn của công ty. Tuy nhiên trong mỗi bước của quy trình đều có tiềm ẩn những rủi ro hoặc lãng phí vì quy trình vẫn do con người vận hành. Do vậy công ty muốn có năng lực cạnh tranh tốt cần có biện pháp để quản lý tốt hai vấn đề: đó là rủi ro và lãng phí.