I. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA TỔNG CÔNG TY 1 Mục tiêu tổng quát:
2. Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý: 1 Phân cấp quản lý rõ ràng:
2.1. Phân cấp quản lý rõ ràng:
- Quản lý chất lượng công tác lập dự án luôn là một vấn đề đặt ra hàng đầu trong đầu tư xây dựng công trình của Ban đầu tư nói riêng và Tổng công ty nói chung. Nếu tổ chức quản lý tốt thì có thể đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí. Do đó, trước hết là việc tổ chức phân công công việc một cách hợp lý, tận dụng tối đa khả năng của từng cán bộ, phòng ban.
- Thực hiện cơ chế phân cấp, giao quyền hạn và trách nhiệm sâu trong quản lý điều hành. Đảm bảo về chất lượng quy chế dưới dạng văn bản pháp quy, sổ tay chất lượng, biểu mẫu, tiêu chuẩn quy trình thực hiện phân công giữa các phòng ban. Thực hiện chế độ “Một thủ trưởng” trong toàn Tổng công ty.
- Cần lập ra một ban chuyên trách kiểm tra và quản lý các nội dung, nên lập ra nhóm soạn thảo dự án và cử ra người có trình độ chuyên môn nhằm giải quyết mâu thuẫn giữa ba mục tiêu là nâng cao chất lượng lập, giảm chi phí và giảm thời gian. Tiếp đến, với mỗi một dự án cụ thể cần soạn thảo, sau khi đã phân công phân nhiệm cho các thành viên trong nhóm soạn thảo thì cần tổ chức một nhóm thanh tra làm
thảo; kiểm tra tiến độ của công tác lập dự án; kiểm tra tính đầy đủ về nội dung của dự án; kiểm chứng và đánh giá tính chính xác, mức độ tin cậy của các số liệu, thông tin trong dự án được soạn thảo. Việc kiểm tra này cần được tiến hành thường xuyên trong suốt quá trình lập dự án; người được giao nhiệm vụ kiểm tra giám sát phải là những người am hiểu về dự án, về những nội dung cần phân tích của dự án. Hơn thế, để việc kiểm tra đánh giá được chính xác, các thành viên trong nhóm thanh tra cần khảo sát thực tế, thậm chí nếu cần thiết phải cùng đi khảo sát với những người trực tiếp nghiên cứu số liệu liên quan đến dự án trong tổ soạn thảo, nhằm xác minh nguồn gốc, độ tin cậy của dự án.
- Xác định cơ cấu tổ chức hợp lý, như đổi mới nâng cao hiệu quả chỉ đạo điều hành của Tổng công ty; bồi dưỡng năng lực quản lý cho bộ phận lãnh đạo; kiện toàn công tác tổ chức đối với đội ngũ làm công tác đầu tư, hoàn chỉnh các quy định, quy chế phù hợp với yêu cầu.
2.2. Phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban:
- Phối hợp chặt chẽ giữa các công ty thành viên với Tổng công ty trong quá trình triển khai dự án đầu tư để tranh thủ sự hỗ trợ của các Sở, ban, ngành thành phố Hà Nội, tập trung đầu tư tránh dàn trải các khu vực, địa bàn, dự án. Thực hiện tốt công tác cung cấp thông tin, báo cáo, tranh thủ sự chỉ đạo của các cấp ngành thành phố và trung ương.
- Mỗi phòng ban trong Tổng công ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng của mình, cùng với đặc thù là lập dự án trong lĩnh vực xây dựng khu đô thị, cao tầng, khu trung tâm dịch vụ...cần vốn đầu tư, chuyên môn khác nên giữa các phòng lại có mối quan hệ như: để lập dự án tại Ban đầu tư cần có nghiên cứu thị trường do đó cần liên hệ thông tin của phòng nghiên cứu thị trường, phòng nhân sự, trong quá trình thực hiện các chỉ tiêu tính toán liên quan trực tiếp tới phòng tài chính, phòng kế toán....Trong quá trình làm việc cần tạo không khí làm việc thoải mái do đó cần giao lưu giữa các phòng ban để các thành viên trong mỗi phòng hiểu nhau hơn từ đó phối hợp nhịp nhàng công việc với nhau.
- Đồng thời cũng thường xuyên giữ mối quan hệ qua lại với tư vấn phụ do Tổng công ty thuê, với tư cách là chủ đầu tư giúp cho việc trao đổi những nội dung
nhất mục tiêu, yêu cầu đặt ra.