III. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CÀ PHÊ TẠI CÔNG TY
1. Đối với công ty
Qua nghiên cứu quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê của công ty XNK Intimex ta thấy rằng, tuy công ty đã hoàn thành khá tốt các hợp đồng nhưng kết quả thật sự chưa cao do đó công ty vẫn không ngừng hoàn thiện và nâng cao các nghiệp vụ trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng cho các năm sau. Những giải pháp này đưa ra nhằm mục đích có thể giúp công ty nâng cao hơn nữa khả năng xuất khẩu của mình tránh các rủi ro không đáng có.
1.1.Nâng cao chất lượng giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng
Công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng là một nghiệp vụ quan trọng trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng vì công ty giám sát công việc thật tốt thì mới mang lại kết quả cao, đảm bảo cho hợp đồng thực hiện đúng tiến độ, giảm bớt các thiệt hại rủi ro không đáng có. Công việc này thực hiện tốt sẽ giúp cho công ty chủ động hơn trong việc thực hiện hợp đồng và giải quyết nhanh hơn các vướng mắc phát sinh. Để làm được khâu này thật tốt thì công ty cần:
- Phân bổ nguồn lực thật hợp lý, cụ thể hơn là phân công từng người nắm giữ các thông tin và tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đối với từng thị trường đặc biệt là những thị trường và bạn hàng lớn. Làm được điều này thì công ty sẽ kiểm soát chặt chẽ hơn việc thực hiện hợp đồng.
- Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu thì mỗi phòng kinh doanh đều phải lên kế hoạch cụ thể cho từng công việc, từng khâu, từng giai đoạn trong quá trình thực hiện. Các cán bộ nghiệp vụ phải báo cáo cụ thể tình hình thực
hiện từng khâu, từng công đoạn về cho người giám sát hợp đồng tại công ty để họ có thể giải quyết các trường hợp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện hợp đồng là điều cần thiết. Chẳng hạn như bộ phận thu mua hàng xuất khẩu, bộ phận vận chuyển, bộ phận thanh toán…
- Sau khi thực hiện xong một hợp đồng xuất khẩu hay sau mỗi giai đoạn kinh doanh nhất định thì các phòng kinh doanh nên tổ chức đánh giá lại kết quả đã đạt được và những mặt chưa hoàn thành. Việc chỉ ra những sai sót sẽ giúp cho doanh nghiệp rút ra được kinh nghiệm và thực hiện những hợp đồng sau tốt hơn.
1.2.Chú ý công tác kiểm tra L/C
Kiểm tra L/C là một khâu đặc biệt quan trọng trong việc thực hiện phương thức thanh toán bằng chứng từ vì nếu công ty không kiểm tra được sự phù hợp giữa hợp đồng và L/C thì công ty sẽ không được thanh toán. Như vậy việc kiểmn tra kỹ L/C trước khi thực hiện hợp đồng sẽ giúp cho công ty tránh được rủi ro trong việc thanh toán. Do đó công ty cần có những chú ý sau:
Cán bộ kinh doanh của công ty phải nắm vững hợp đồng mà mình đang thực hiện để tiến hành kiểm tra sự phù hợp của L/C một cách chắc chắn hơn về nội dung lẫn hình thức. Khi phát hiện có sự sai sót thì cán bộ phải tiến hành thông báo ngay cho bên nhập khẩu và đề nghị sữa chữa ngay để đảm bảo cho hai bên đều có lợi. Việc kiểm tra L/C phải tiến hành nhanh chóng, chính xác và cán bộ phải là người có trình độ nghiệp vụ cao để công tác kiểm tra L/C được thực hiện một cách tốt nhất.
Kết quả kinh doanh xuất khẩu nói chung và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê nói riêng của công ty XNK Intimex chưa cao vì còn nhiều hạn chế trong thu mua, tạo nguồn hàng xuất khẩu. Nguyên nhân là do công ty chưa thật sự chủ động trong công tác thu mua nguồn hàng xuất khẩu, việc đầu tư trong khâu chế biến dự trữ mặt hàng cà phê xuất khẩu còn chưa được quan tâm thích đáng, do đó chất lượng và số lượng cà phê xuất khẩu chưa được đảm bảo và vì vậy nó hạn chế đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương của công ty. Vậy nên việc hoàn thiện và nâng cao công tác thu mua hàng xuất khẩu là một trong các giải pháp cần thiết nhằm khắc phục các tồn tại trên. Ngoài ra công ty đã và đang xây dựng một hệ thống các nhà máy chế biến nông sản, trạm thu mua với mục đích chế biến, nâng cao chất lượng cà phê xuất khẩu đồng thời tôn trữ sản phẩm đã qua chế biến để xuất khẩu.
* Hoàn thiện và phát triển nguồn hàng xuất khẩu: là giải pháp đánh giá khả năng cung cấp hàng của các đơn vị sản xuất-kinh doanh dựa trên nguồn nội lực và việc cung ứng thực tế nguồn hàng của các đơn vị này. Việc đánh giá này sẽ giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn khác khách quan về việc chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu của mình để từ đó chủ động hơn trong việc thu mua nguồn hàng đúng về chất lượng, đủ về số lượng và mức giá thì hợp lý, đảm bảo cho việc thực hiện hợp đồng đạt kết quả tốt.
* Vấn đề lựa chọn nguồn hàng đối với Công ty là rất quan trọng, do đó để lựa chọn nguồn hàng phù hợp, Công ty cần căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của mình, tình hình thị trường và yêu cầu của khách hàng. Các nguồn hàng mà công ty có thể khai thác đó là:
- Nguồn hàng thu mua qua đại lý: nguồn hàng này số lượng nhỏ nên chỉ phù hợp cho các hợp đồng với số lượng nhỏ. Nguồn hàng này thường đảm bảo được về số lượng, thời gian giao hàng và giá cả tương đối rẻ. Tuy
nhiên nó có hạn chế là chất lượng hàng thường không ổn định và công ty thì không kiểm soát được chất lượng hàng vì đã giao toàn quyền lựa chọn hàng cho các đại lý, ngoài ra các công ty kiểm nghiệm hàng hóa như CAFECONTROL lại không có hình thức kiểm nghiệm nào nên chất lượng hàng không được đảm bảo. Từ sự bất cập này thì công ty cần xây dựng hệ thống thu mua bao gồm mạng lưới các đại lý, hệ thống kho hàng ở các địa phương có hàng. Tùy theo khả năng cung ứng hàng ở các khu vực mà công ty đặt tại các đại lý cho phù hợp, ngoài ra công ty có thể bố trí thêm các đơn vị thu mua cấp thấp hơn, tiến hành thu mua từ các hộ gia đình cá thể.
- Nguồn hàng thu mua qua các Công ty, cơ sở sản xuất chế biến: nguồn hàng này tuy về số lượng và chất lượng đều được đảm bảo nhưng giá cả thì thường cao hơn từ nguồn hàng mua từ các đại lý. Hợp đồng ngoại thương có khối lượng hàng lớn thường lấy nguồn hàng từ đây.
- Nguồn hàng liên doanh, liên kết: nguồn hàng này có nhiều thuận lợi nhất vì với hình thức này thì công ty chủ động hơn trong việc gom hàng. Với hình thức này công ty có tham gia đầu tư vào khâu chuẩn bị nguồn hàng nên chất lượng hàng và số lượng hàng được đảm bảo ở mức cao, bên cạnh đó bao bì, mẫu mã, giá cả và thời hạn giao hàng công ty đều kiểm soát được.
Để phát huy hơn nữa khả năng xuất khẩu cà phê của mình công ty nên chú trọng đầu tư vào nguồn hàng liên doanh, liên kết, ngoài ra việc chủ động xây dựng các cơ sở sản xuất, các kho hàng, các trạm thu mua… cũng giúp công ty có nguồn hàng xuất khẩu dồi dào, tập trung, có chất lượng cao. Để nâng cao công tác tạo nguồn hàng công ty cần quan tâm đến các vấn đề:
+ Lựa chọn nguồn hàng hợp lý, có khả năng tài chính và năng lực sản xuất, đảm bảo việc tiến hành tốt cho hợp đồng thu mua hàng đã ký kết.
+ Thiết lập mạng lưới thu mua hàng linh hoạt đồng thời bố trí các kho hàng một cách hợp lý, khoa học để đảm bảo chất lượng, số lượng cho hàng, đầu tư hơn nữa vào cơ sở vật chất cho việc thu mua, đặc biệt là các phương tiện vận chuyển, các thiết bị nhà kho, thiết bị dùng trong kiểm nghiệm hàng hóa.
+ Trong công tác kiểm nghiệm hàng hóa nên cử nhân viên theo sát công việc kiểm tra cùng cơ quan kiểm nghiệm hàng để đảm bảo cho việc thu mua hàng đạt kết quả tốt như hợp đồng đã ký kết.
+ Hoàn thiện nâng cao kỹ thuật thu mua, phân loại, sơ chế, bảo quản hàng xuất khẩu cũng là giải pháp thiết yếu, làm thế nào để đảm bảo sau các khâu thu mua thì hàng vẫn giữ được chất lượng và mùi vị đặc trưng của nó. Để làm được điều này thì công ty cần có đội ngũ nhân viên kỹ thuật có trình độ chuyên môn cao.
* Có thể nói giải pháp để tổ chứa thu mua cà phê cho xuất khẩu là giải pháp then chốt và quan trọng nhất. Nó giúp cho công ty làm chủ được nguồn hàng, nâng cao được hiệu quả cho các khâu khác trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng.
- Tăng cường đầu tư khâu chế biến: Doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty XNK Intimex nói riêng đều yếu kém trong khâu chế biến hàng xuất khẩu vì công nghệ chế biến còn quá lạc hậu và thực tế sự đầu tư vào đây chưa được thỏa đáng, do đó nó làm giảm khả năng cạnh tranh của hàng xuất khẩu của công ty. Hiện nay công ty đang nỗ lực đưa tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong quá trình chế biến nhằm mục đích giảm tổn thất, hao hụt sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm. Với mặt hàng cà phê thì việc chế biến cần được chú trọng hơn vì đây là mặt hàng xuất khẩu chủ lực cả công ty. Để cải tiến, nâng cao chất lượng cà phê thì trong những năm tới công ty cần đầu tư đồng bộ từ khâu trồng cho đến khâu thu hoạch, chế biến
và bảo quản, đồng thời chuyển từ xuẫt khẩu cà phê thô sang xuất khẩu cà phê chế biến.
Việc thu hoạch cà phê là công đoạn quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cà phê. Hiện nay việc thu hoạch cà phê đang được áp dụng phổ biến hiện nay là thu hoạch cà phê hạt xanh nhưng chính điề này là nguyên nhân gây nên nấm mốc, lên men vá hạt đen, bên cạnh đó việc phơi khô cà phê vẫn còn phụ thuộc vào điều kiện thời tiết nên chất lượng cà phê xuất khẩu bị gảm đáng kể. Do đó để nâng cao hiệu quả trong khâu chế biến thì công ty cần phải đầu tư thêm kiến thức thu hoạch, cơ sở vật chất cho quá trình phơi và sấy khô cho các nguồn hàng. Và đặc biệt công ty phải tổ chức được một hệ thống phục vụ thu mua rộng rãi để tạo thuận lợi cho người nông dân.
- Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu và bao bì cho hàng hóa
Việc kiểm tra cà phê chưa được công ty quan tâm đúng mức do đó chất lượng cà phê không được đảm bảo như trong hợp đồng. Nghiẹp vụ kiểm tra chủ yếu dựa vào sản phẩm mẫu và kinh nghiệm cả người kiểm tra, dựa theo phương pháp cảm quan và so sánh mẫu hàng nên mang đậm tính chủ quan cao. Kiểm tra hàng là hoạt động phức tạp, tốn thời gian và công sức mà lại rất dễ xảy ra các sai sót. Do đó giải pháp chung để giải quyet khó khăn và tồn tại này là công ty cần phân cáp trách nhiệm cho các cán bộ để họ tiến hành cẩn thận hơn, mặt khác trong điểu khoản chất lương quy định chi tiết, thống nhất một tiêu chuẩn.
Việc kiểm tra được tiến hành ở hai cấp nhưng cấp cơ sở là quan trọng vậy nên coông ty phải quan tâm để tiêu chuẩn cà phê phải thoả mãn nhu trong hợp đồng đã ký kết. Trước khi giao hàng lên phương tiện vận tải thì công ty phải mời đầy đủ cơ quan kiển dịch, cơ qan chứng nhận chất
định hàng hoá để có thể tránh các trường hợp khiếu nại. Việc kiểm nghiệm phải được lập thành văn bản để hoàn thiện bộ chứng từ tạo thận lợi cho quá trình thanh toán.
Tóm lại, để làm tốt các công tác này công ty cần có đội ngũ thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, Thường xuyên tiếp xúc với khách hàng để tìm hiểu yêu cầu của họ cũng như học tập kỹ thuật kiểm tra hàng.
1.4.Hoàn thiện công tác tổ chức thuê phương tiện vận chuyển và giao nhận hàng cho phương tiện vận chuyển
Cho đến nay hình thức xuất khẩu của công ty vẫn là hình thức FOB nên trách nhiệm thuê phương tiện vận tải là của bên mua. Điều nay đồng nghĩa với việc công ty đã bỏ lỡ cơ hội một khoản lợi nhuận trong nghiệp vụ này. Trong tương lai công ty có thể ký được những hợp đồng theo điều kiện giao hàng khác và giành được quyền thuê phương tiện vận tải nên công ty cần chú ý nâng cao nghiệp vụ này.
* Tổ chức vận chuyển hàng tới địa điểm giao hàng cho phương tiện vận tải: Việc đưa hàng từ kho tới địa điểm giao hàng cho phương tiện vận tải là một khâu quan trọng trong tổ chức thực hiện hợp đồng vì nó ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng nên công ty thường lựa chọn phương tiện vận chuyển có uy tín như Vietrans để giúp công ty vận chuyển hàng đến địa điểm giao hàng cho người vận tải. Công ty giao hàng theo điều kiện FOB nên ít xảy ra rủi ro nhưng trong việc giao hàng công ty cần phải chú ý đến tập kết hàng hóa sao cho đúng thời điểm để tránh lãng phí do việc đến sớm hoặc muộn quá. Đồng thời trong quá trình bốc dỡ xếp hàng hóa công ty phải cử người theo dõi, giám sát để giao hàng đúng số lượng tránh thừa hay thiếu.
* Tổ chức thuê phương tiện vận chuyển: Các hợp đồng xuất khẩu cà phê của công ty thường là theo hình thức FOB (90%) nên công ty không có
nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải cũng như mua bảo hiểm cho hàng hóa. Tuy nhiên trong một số trường hợp công ty xuất theo điều kiện CIF hay CFR thì việc thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm là trách nhiệm của công ty nhưng do thực tế công ty hay xuất theo điều kiện FOB nên kinh nghiệm của cán bộ về vấn đề này không nhiều. Công ty thường bị động trong việc giao hàng cho phương tiện vận tải. Lợi nhuận công ty thu về từ việc xuất khẩu theo điều kiện FOB không cao nên trong tương lai công ty cần chuyển sang xuất theo điều kiện khác để được lợi nhuận cao hơn. Công ty nên đàm phán với đối tác để được giao hàng theo phương thức CIF. Nếu phải thuê tàu thì công ty phải đảm bảo tàu thuê là tàu đủ tiêu chuẩn chất lượng. Khi ký hợp đồng thuê phương tiện vận tải cần làm rõ trách nhiệm của người vận chuyển (nếu có thể thì yêu cầu hãng vận tải đặt cọc để họ có trách nhiệm hơn trong vận chuyển). Công ty xuất FOB nên không có trách nhiệm mua bảo hiểm nhưng trong một số trường hợp công ty mua bảo hiểm với điều kiện C (vì giữa bên mua và bên bán có mối liên hệ chặt chẽ, phương tiện vận tải thì đảm bảo do bên mua thuê nên rủi ro ít) và tuỳ theo quá trình vận chuyển, địa điểm giao hàng mà mua thêm bảo hiểm phụ.
1.5.Làm tốt hơn các thủ tục 1.5.1.Làm thủ tục hải quan
Hiện nay thủ tục hải quan đã được đơn giản hóa đặc biệt là đối với xuất hàng nông sản. Bây giờ doanh nghiệp tự đóng gói hàng vào container và khai báo vào tờ khai hải quan sau đó nộp cho cơ quan hải quan. Doanh nghiệp hoàn toàn chịu trách nhiệm khi có sai sót. Công ty Intimex có kinh nghiệm kinh doanh xuất nhập khẩu lâu năm nên hàng xuất khẩu cà phê của