II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
3. Giám sát và điều hành hợp đồng
3.1.Khái niệm, vai trò của giám sát và điều hành hợp đồng
Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo rằng mỗi bên thực hiện các nghĩa vụ của mình như đã quy định (hay ngầm quy định) trong hợp đồng.
Cần phải thiết lập một hệ thống nhắc nhở về các nghĩa vụ hợp đồng tại các thời điểm thích hợp đểc các bên có thể thực hiện đúng các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng. Việc thiết lập hệ thống thu nhập các thông tin về thực hiện hợp đồng của bên đối tác cũng cần phải thực hiện để thông qua đó theo dõi tiến độ và thời gian biểu của các công đoạn để có thể nhắc nhở đối tác ở các thời điểm thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hóa quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng.
Như vậy, giám sát hợp đồng là một hệ thống báo cáo sớm, cảnh tỉnh về các giai đoạn mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cho hai bên tránh được sự chậm trễ hoặc sai sót trong thực hiện hợp đồng.
Khi cả hai bên thực hiện trung thực các nghĩa vụ hợp đồng thì kết quả hợp đồng sẽ được nâng cao, đem lại lợi ích cho cả hai bên. Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà lúc xây dựng hợp đồng không dự đoán trước được. Có một số nguyên nhân chính như: một là các bên hiểu các điểu khoản hợp đồng theo hướng khác nhau; hai là có những sự cố mà không thể khắc phục để có thể trung thành với các nghĩa vụ đã ký như trong hợp đồng; ba là có một số các điều khoản trong hợp đồng có khi còn để “mở” mà các bên phải quyết định trong quá trình thực hiện hợp đồng. Một số các tình huống trên có thể là thứ yếu, nhưng một số khác lại rất quan trọng điều đó yêu cầu mỗi bên phải có sự điều hành trước những thay đổi đó để hợp đồng được tiến hành thuận lợi.
Điều hành hợp đồng là tất cả các quy định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề không tính được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, thường xuyên có các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được.
Giám sát hợp đồng liên quan đến việc nhận dạng và theo dõi các sự kiện. Nó cũng lưu ý đến việc quản lý ở những điểm mấu chốt của vấn đề đang được đặt ra và tổ chức hàng loạt hoạt động giám sát xung quanh các sự kiện đó nhằm phòng ngừa những rủi ro. Hoạt động giám sát còn tạo ra những dữ liệu thông tin quan trọng cho hoạt động điều hành hợp đồng.
Giám sát và điều hành hợp đồng là hoạt động không thể thiếu được trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng.
3.2.Nội dung, phương pháp giám sát và điều hành hợp đồng
Việc giám sát và điều hành hợp đồng đòi hỏi phải xác định những thành phần chủ yếu trong hợp đồng có tính chất sống còn đối với việc thực hiện hợp đồng thành công. Các điều khoản hợp đồng cần giám sát chặt chẽ là: Khối lượng hàng hóa, Chất lượng hàng hóa, Bao bì hàng hóa, Lịch giao hàng, Chỉ định tàu, cảng,Chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác, Giá và thanh toán, Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
Để tiến hành giám sát hợp đồng người ta thường sử dụng các phương pháp: Hồ sơ theo dõi hợp đồng, Phiếu giám sát hợp đồng, Phiếu chỉ số giám sát hợp đồng, các phương pháp sử dụng máy điện toán. Trong đó phiếu giám sát hợp đồng được sử dụng nhiều nhất. Điều hành hợp đồng thường tập trung giải quyết các vấn đề: Sự thay đổi về quy định chất lượng hàng hóa trong hợp đồng, các giải quyết khi giao hàng không phù hợp với quy định trong hợp đồng, lịch giao hàng, điều chỉnh giá, các điều khoản thanh toán, hợp đồng vận tải, bảo hiểm và giải quyết các trường hợp khiếu nại, tranh chấp (nếu có).