III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CÀ PHÊ TẠI CÔNG TY XNK INTIMEX.
7. Làm thủ tục thanh toán.
Thanh toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng vì đó là kết quả cuối cùng của một chuỗi công việc: Giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng. Do vậy công ty luôn tiến hành kiểm tra cận thận, chu đáo, từng công việc trong khâu thanh toán.
Phương thức thanh toán mà công ty Intimex thường sử dụng là thư tín dụng không huỷ ngang (Irrevocable letter ò credit). Phương thức này áp dụng đối với các đối tác mới có quan hệ buôn bán, những người nhập khẩu không có đại diện ở Việt Nam để đảm bảo quyền lợi cho công ty. Với các khách hàng quen thuộc và có đại diện ơ Việt Nam thì công ty thường sử dụng phương thức đổi chứng từ trả tiền ngay (Cash Against Document- CAD). Phương thức CAD đơn giản, giao hàng xong là công ty có thể lấy tiền ngay vì chỉ khi nhập khẩu chuyển đủ tiền ký quỹ thì ngân hàng mới thông báo cho công ty để công ty tiến hành giao hàng. Bộ chứng từ xuất trình cũng đơn giản hơn, ngân hàng thanh toán cho người xuất khẩu chủ yếu dựa vào
phương thức L/C. Tuy nhiên hình thức này cỏ rủi ro là nếu người mua không nhận hàng nữa sẽ không cần chứng từ trong khi chuyển hàng rồi. Còn thanh toán L/C thì việc mở L/C có nhiều tập quán ở nước nhập khẩu mà công ty không thoã mãn được, mặt khác thời gian giao dịch cần nhiều thời gian do đó chi phí lớn.
* Các bước tiến hành thanh toán L/C:
Khi đã chấp nhận L/C thì công ty phải lập bộ chứng từ thanh toán gồm:
- Chứng từ hàng hóa: Hóa đơn thương mại (Conmercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight) và chất lượng (Certificate of Quality) do cafecontrol cấp (Theo thoả thuận của hợp đồng).
- Chứng từ vận tải: Vận đơn đường biển (Bill of Loading)
- Chứng từ hải quan: Tờ khai hải quan (Customer Declaration), Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original), Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Certificate of Phytosanitory).
* Các bước thanh toán CAD:
Khi được các ngân hàng thông báo đã ký quỹ đủ 100% giá trị hợp đồng thì công ty tiến hành giao hàng, đồng thời chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán (Bộ chứng từ này là do thỏa thuận của hai bên và được ghi rõ trong hợp đồng) bao gồm:
- Thư xác nhận đã giao hàng cho người mua do người mua có đại diện ở Việt Nam cấp.
- Bản sao vận đơn là hóa đơn thương mại có xác nhận của người nhập khẩu có đại diện ở Việt Nam.
- 3 Bản vận đơn gốc. - Hóa đơn thương mại.
- Chứng nhận trọng lượng, số lượng. - Chứng nhận trọng lượng.
Sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng công ty sẽ xuất trình cho ngân hàng thanh toán bộ chứng từ như quy định của hợp đồng để được thanh toán.