III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CÀ PHÊ TẠI CÔNG TY XNK INTIMEX.
2. Chuẩn bị và kiểm tra hàng xuất khẩu
Vì công ty không phải là nhà sản xuất ra mặt hàng cà phê mà chỉ là đơn vị thuần túy tiến hành hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa cho nên trong quá trình chuẩn bị hàng cho xuất khẩu công ty phải thực hiện công việc sau:
* Tập trung hàng hóa
Căn cứ vào điều khoản được quy định trong hợp đồng xuất khẩu, công ty sẽ tiến hành hợp đồng mua cà phê của các đơn vị cung ứng cà phê trong nước như: Thanh Kiều, Hưng Bình, Trung Thành…chủ yếu ở Đắc Lắc và Lâm Đồng. Hợp đồng mua bán và hợp đồng ngoại thương diễn ra đồng thời. Ưu điểm của nớ là diễn ra nhanh chóng, chi phí sử dụng vốn thấp, không mất chi phí bảo quản, lưu kho hàng hóa. Điều kiện thanh toán, công ty sẽ tiến hành thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng 80% giá trị hợp đồng, 20% còn lại trả sau khi hàng được đóng gói vào container.
* Bao bì, đóng gói hàng hóa
Cà phê là mặt hàng nông sản nên dễ bị ảnh hưởng tới chất lượng, do vậy việc đóng gói bao bì là điều rất cần thiết và bắt buộc. Thông thường Công ty đóng cà phê vào bao đay đơn mới, mỗi bao 60kg tịnh. Loại bao bì này sẽ tránh cho cà phê không bị ẩm hoặc nấm mốc làm ảnh hưởng tới chất lượng.
* Kẻ ký mã hiệu hàng hóa
Khi cà phê được đóng vào bao, Công ty sẽ tiến hành kẻ mã hiệu lên bao bì nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ, bảo quản. Nội dung trên bao bì sẽ ghi: Tên người gửi và người nhận, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bao bì, thành phần đăng ký chất lượng…Sau đó, cà phê được xếp vào container, trên container sẽ ghi đầy đủ: Tên nước và
địa điểm hàng đến, tên nước và địa chỉ hàng đi,hành trình chuyên chở, tên tàu,số hiệu của chuyến đi.
* Kiểm tra chất lượng cà phê
Mặt hàng cà phê của công ty thường được xuất khẩu sang thị trường khó tính như: Thụy Sỹ, Đức, Nga, Anh…Vì vậy, yêu cầu về chất lượng, số lượng, độ ẩm…của cà phê được công ty chú trọng. Công ty luôn kiểm tra chặt chẽ, nghiêm ngặt cà phê trước khi giao hàng. Nội dung kiểm tra như: kiểm tra về phẩm chất, trọng lượng, độ ẩm, phần trăm vỡ…dựa theo hợp đồng đã ký. Ngoài ra, mặt hàng cà phê còn phải được qua khâu kiểm tra dịch thực vật, việc kiểm dịch thực vật được tiến hành bởi phòng thực vật địa phương và được cấp chứng thư. Việc kiểm tra chất lượng cà phê được thực hiện hai lần. Lần thứ nhất, tổ chức kiểm tra tại nơi cung ứng trong quá trình thực hiện hợp đồng nội, thông thường do kỹ thuật viên của công ty cử đến để tiến hành. Lần thứ hai, được tiến hành trước khi cà phê được đóng vào container và kẹp chì; trong lần kiểm tra này công ty thường thuê Cafecontrol (do hợp đồng quy định) kiểm tra và cấp chứng thư. Chứng thư là một loại giấy tờ quan trọng trong việc thanh toán và giải quyết tranh chấp có thể xảy ra sau này.