II. Những giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hoạt động phân phối máy
5. Hoàn thiện các dòng chảy qua kênh
5.1. Xây dựng hệ thống thông tin hoàn chỉnh trong kênh, đảm bảothông tin trong suất từ Công ty đến ngời tiêu dùng cuối cùng. thông tin trong suất từ Công ty đến ngời tiêu dùng cuối cùng.
Ngày nay công nghệ thông tin phát triển với tốc độ chóng mặt, nó đợc ứng dụng rỗng rãi trong tất cả các ngành. Đặc biệt trong các doanh nghiệp,
công cụ này làm cho việc quản lí có hiệu quả và đơn giản hơn, cung cấp kịp thời các thông tin cho các nhà quản lí ra quyết định
Công ty Sản xuất & Thơng mại Châu á cần phải thực hiện tin học hoá, công nghệ hoá một cách kịp thời ngay trong quản lí kênh để tạo ra các dòng chảy thông tin có hiệu quả.
Để làm đợc điều này ngoài việc trang bị hệ thống máy tính tại Công ty và các chi nhánh, Công ty cần tài trợ cho các đại lí, các trung gian bán buôn, bán lẻ ít nhất 1 máy tính nối mạng và phần mềm quản lí của Công ty, ngoài ra các nhân viên thị trờng khi đi công tác tại các khu vực thị trờng phải có máy tính cá nhân để liên lạc bất cứ khi nào cần thiết và tận dụng triệt để thời gian làm việc.
Hệ thống thông tin này giúp cho các thành viên của kênh nhanh chóng nắm bắt đợc nhu cầu của khách hàng, tình hình cung ứng và tồn kho sản phẩm, thông tin về đối thủ cạnh tranh, các quyết định của ban lãnh đạo và chính sách kinh doanh của Công ty.
5.2. Đổi mới dòng phân phối vật chất dựa trên dòng thông tin và cácphơng tiện vận tải, lu kho hiện đại phơng tiện vận tải, lu kho hiện đại
Trong thời gian tới khi Công ty mở rộng và xâm nhập sâu vào các khu vực thị trờng thì việc phân phối sản phẩm không thể đơn giản nh hiện nay đợc. Ngoài việc trang bị thêm xe trở hàng nh đã giới thiệu ở trên Công ty phải mở rộng diện tích và nâng cấp các kho chứa hàng hiện nay của Công ty, việc mở thêm kho chứa hàng phải đợc xem xét cẩn thận khi nhu cầu tăng lên nhiều so với hiện nay. Trong thời gian tới Công ty cần phải học cách quản lí của các Công ty Nhật Bản để giảm tối đa chi phí dự trữ và lu kho. Công ty cần phải cử nhân viên đi học các lớp quản lí theo mô hình quản lí của các Công ty Nhật Bản, sau đó về huấn luyện cho các nhân viên còn lại của Công ty. Kết hợp kiến thức học đợc từ mô hình quản lí mới và hệ thống thông tin đã đợc trang bị nh đã nói ở trên để giảm tối đa thời gian từ lúc nhận đợc đơn đặt hàng cho đến khi
khách hàng nhận đợc hàng hoá, giảm tối đa lợng hàng dữ trữ trong các kho lu trữ của Công ty nhng vẫn đảm bảo phục vụ kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Công ty cần xây dựng lịch trình và lộ trình vận chuyển sản phẩm phù hợp với từng thời kì. Lịch trình và lộ trình này cần phải hết sức linh hoạt tuỳ theo nhu cầu về sản phẩm của các thành viên kênh, và tuỳ theo số lợng các thành viên kênh tại mỗi khu vực thị trờng. Khi thiết kế lịch trình và lộ trình vận chuyển hàng hoá nhất thiết phải có sự tham gia của các nhân viên bán hàng, đội xe, và cả theo yêu cầu của các thành viên trong kênh. Công ty phải biết kết hợp nhiều mục tiêu để việc vận chuyển hàng hoá vừa tiết kiệm về chi phí và thời gian đi lại cho các nhân viên đồng thời tăng khả năng thoả mãn yêu cầu của các thành viên kênh.
5.3. Đổi mới dòng đàm phán
Đàm phán giữa các thành viên trong kênh cần có sự thay đổi khi Công ty đã áp dụng các kĩ thuật thông tin hiện đại. Công ty phải tự động hoá dần dần các chức năng Marketing để giảm chi phí cho các công việc giấy tờ. Mặt khác, nhờ có đủ thông tin nên cả hai bên mua và bán đều có thể xác lập những hợp đồng đầy đủ và chính xác. Tuy nhiên, để thiết lập các quan hệ hợp tác có hiệu quả, bản thân Công ty phải nâng cao năng lực đàm phán để phân chia công việc phân phối cho hợp lí. Phạm vi các điều khoản trong hợp đồng phải bao gồm các hoạt động dài hạn và toàn diện của kênh chứ không chỉ quan tâm đến quan hệ trao đổi trực tiếp. Công ty cần nhanh chóng chuyển từ đàm phán theo từng thơng vụ buôn bán sang đàm phán nhằm đảm bảo quan hệ kinh doanh của cả hệ thống.
5.4. Hoàn thiện dòng thanh toán
Công ty cần phải có cơ chế thanh toán rõ ràng, hợp lí với nguồn lực và khả năng của Công ty. Khi thiết lập cơ chế thanh toán này cần có sự tham gia của tất cả các thành viên trong kênh, dĩ nhiên ban lãnh đạo trong Công ty vẫn
viên kênh là vì trong hệ thống phân phối của Công ty Sản xuất & Thơng mại Châu á nói riêng và của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung thờng xảy ra tình trạng chiếm dụng vốn của nhau, đây là một trong những nhân tố chủ yếu làm suy yếu hiệu quả hoạt động của kênh thậm chí có thể dẫn đến phá vỡ kênh. Với sự tham gia của tất cả các thành viên kênh khi thiết lập cơ chế thanh toán sẽ làm cho cơ chế trở nên khách quan và các thành viên đều phải thực hiện cơ chế do chính mình thiết lập.
Hình thức thanh toán của Công ty cũng nh phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là thanh toán bằng tiền mặt, trong khi đó các nớc trên thế giới đã áp dụng nhiều hình thức thanh toán hiện đại và có hiệu quả hơn rất nhiều. Công ty cần chuyển nhanh phơng thức thanh toán bằng tiền mặt sang thanh toán bằng chuyển khoản và các phơng thức thanh toán hiện đại qua mạng máy tính. Công việc này đợc chia làm 2 giai đoạn
- Giai đoạn đầu: Công ty cần khuyến khích các thành viên kênh chuyển sang thanh toán bằng chuyển khoản
- Giai đoạn sau: Khi các thành viên kênh đã tiếp cận đợc hệ thống tin qua mạng máy tính một cách có hiệu quả thì kết hợp phơng thức thanh toán qua mạng và chuyển khoản.
Sở dĩ phải chia làm 2 giai đoạn nh vậy vì các thành viên của kênh kinh doanh hàng hoá vật chất chứ không phải các dịch vụ ngân hàng hay cung cấp dịch vụ thông tin nên không thể tiếp cận ngay với các phơng thức thanh toán hiện đại. Các phơng thức này chỉ đợc áp dụng khi các thành viên kênh đã hiểu rõ về nó, tránh các tranh chấp xảy ra do không hiểu kĩ.
áp dụng các phơng thức thanh toán này sẽ làm giảm chi phí và rủi ro trong hoạt động thanh toán. Chi phí và rủi ro trong hoạt động thanh toán sẽ giảm nhờ sử dụng hệ thống đặt hàng và thanh toán điện tử ở trong kênh