Đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB) là hình thức cơ bản nhất. Việc thông báo phải thực hiện trên tờ "Cơ hội kinh doanh của ADB" (ADB'S business opportunities). Ngôn ngữ tiếng Anh được sử dụng chủ yếu kể cả trong quảng cáo, hồ sơ mời thầu và các tài liệu có liên quan khác. Trong trường hợp có nhiều ngôn ngữ được sử dụng thì bản tiếng Anh có ưu thế sử dụng hơn.
Ngân hàng châu á đã thông qua và yêu cầu áp dụng bốn phương thức đấu thầu [30]. Dựa vào đó bên mua có thể lựa chọn áp dụng một hay nhiều phương pháp nào đó cho phù hợp với tính chất và yêu cầu của từng trường hợp mua sắm riêng biệt. Các phương thức đấu thầu đó là [26].: (1) Một giai đoạn - một phong bì; (2) Một giai đoạn - hai phong bì; (3) Hai giai đoạn - hai phong bì; (4) Hai giai đoạn (khái niệm đã được nêu ở phần Phân loại trong Chương I).
Một giai đoạn: Một phong bì
Trong phương thức đấu thầu Một giai đoạn - một phong bì, nhà thầu nộp đề xuất giá và kỹ thuật trong cùng một phong bì. Các phong bì được mở công khai tại một thời điểm và địa điểm được thông báo trước trong hồ sơ mời thầu. Tại buổi mở thầu này chỉ có điều kiện về thương mại được đọc ra để các nhà thầu tham dự cùng biết và ký vào biên bản. Các đề xuất về kỹ thuật cũng như các nội dung khác về pháp lý, kinh nghiệm… được bên mời thầu xem xét sau để báo cáo các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Một giai đoạn: Hai phong bì
Trong phương thức này, các nhà thầu được yêu cầu đồng thời nộp một phong bì to trong đó tách riêng hai phong bì một cái là đề xuất tài chính, cái kia là đề xuất kỹ thuật. Ban đầu chỉ đề xuất về kỹ thuật được mở vào ngày giờ, địa điểm đã được thông báo trong hồ sơ mời thầu. Đề xuất về giá vẫn được niêm phong và do bên mời thầu giữ.
đề xuất kỹ thuật khác. Mục đích của phương thức này là cho phép Bên mua đánh giá các đề xuất kỹ thuật mà không xem xét đến giá. Các hồ sơ dự thầu không đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật sẽ bị loại bỏ. Chỉ các nhà thầu có hồ sơ đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và được ngân hàng thông qua mới được mời đến dự buổi mở giá công khai. Nhà thầu nào chào giá thấp nhất sẽ được đề xuất trao hợp đồng với sự không phản đối của ngân hàng.
Hai giai đoạn: Hai phong bì
Trong phương thức đấu thầu này, ở giai đoạn đầu, các nhà thầu nộp cùng lúc hai phong bì niêm phong gồm đề xuất về kỹ thuật và đề xuất giá. Ban đầu chỉ đề xuất về kỹ thuật được mở vào ngày giờ, địa điểm đã được thông báo trong hồ sơ mời thầu. Đề xuất về giá vẫn được niêm phong và do bên mời thầu giữ. Đề xuất kỹ thuật được bên mua đánh giá và nếu Bên mua sửa đổi các đề xuất kỹ thuật thì các sửa đổi được đưa ra để bàn luận với Nhà thầu. Nhà thầu được điều chỉnh các đề xuất kỹ thuật để đáp ứng các yêu cầu của Bên mua. Mục đích của của việc này là đảm bảo sao cho mọi đề xuất kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật có thể chấp nhận được và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của Bên mua đưa ra. Hồ sơ của nhà thầu nào không có khả năng hoặc không muốn bổ sung phù hợp với yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật của Bên mời thầu sẽ bị loại bỏ như các hồ sơ không đạt yêu cầu với sự không phản đối của Ngân hàng. Sau khi ngân hàng phê chuẩn đánh giá đề xuất kỹ thuật, các nhà thầu được mời ở giai đoạn 2 sẽ nộp các đề xuất kỹ thuật được sửa đổi và đề xuất về tài chính bổ sung trên cơ sở tiêu chuẩn kỹ thuật đã được thống nhất. Đề xuất về giá gốc và đề xuất về giá bổ sung được mở công khai tại địa điểm và thời gian nhất định do Bên mời thầu thông báo. Khi ấn định thời gian, Bên mua cân nhắc thời gian đủ để Nhà thầu sửa đổi những điểm cần thiết trong các đề xuất kỹ thuật cần được xem xét sửa đổi lại để đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật đã được chấp thuận và các đề xuất giá bổ sung tương ứng với những thay đổi đó. Các đề xuất về giá gốc, đề xuất về giá bổ sung và các đề xuất kỹ thuật sửa đổi được đưa ra đánh giá sau khi có ý kiến không phản đối của ngân hàng. Hợp đồng được đề xuất trao cho nhà thầu có giá chào thầu thấp nhất và cơ bản đáp ứng những yêu cầu kỹ thuật đã đặt ra.
(i) Phương thức hai phong bì là một biến thể của phương thức hai giai đoạn. Theo định nghĩa trong hướng dẫn, phương thức hai phong bì chỉ thích hợp trong đấu thầu các hợp đồng khi có khả năng ít nhất một số hồ sơ có thể đáp ứng hoàn toàn với hồ sơ mời thầu và vì thế không phải tiến hành điều chỉnh. Nếu đánh giá có khả năng không nhận được hồ sơ dự thầu nào như vậy hoặc nếu hồ sơ mời thầu chỉ nêu qui cách vận hành chung có thể được đáp ứng bằng nhiều phương án và thiết kế khác nhau mà Bên mua dự kiến sẽ thẩm tra thông qua tư vấn của nhà thầu thì nên vận dụng phương thức hai giai đoạn hơn là phương thức hai phong bì. Vì vậy, phương thức hai phong bì chỉ phù hợp trong rất ít trường hợp.
(ii) Trong phương thức hai phong bì, đề xuất kỹ thuật và đề xuất giá được đựng trong hai phong bì riêng được nộp đồng thời. Trước hết chỉ có phong bì đựng đề xuất kỹ thuật được mở và xem xét.
(iii) Nếu đề xuất kỹ thuật nào cần điều chỉnh để so sánh được thì sẽ tiến hành trao đổi với nhà thầu đó. Nhà thầu sau đó được đề nghị phải nộp đề xuất kỹ thuật sửa đổi và đề xuất giá sửa đổi.
(iv) Nếu nhà thầu nộp đề xuất giá sửa đổi thì đề xuất giá gốc sẽ được trả lại cho nhà thầu mà không được mở và chỉ có đề xuất kỹ thuật và đề xuất giá sửa đổi được xem xét.
Ví dụ: Vấn đề liên quan nguyên tắc thứ ba ở trên nảy sinh trong trường hợp sau:
Phương thức hai phong bì được vận dụng trong đấu thầu dây chuyền sản xuất ximăng. Đề xuất giá gốc không được trả lại cho nhà thầu sau khi nhà thầu nộp đề xuất giá sửa đổi. Cả đề xuất giá gốc và đề xuất giá sửa đổi đều được mở và đọc công khai tại lễ mở thầu. Trong quá tình xét thầu, Bên mua cố gắng xác định mối quan hệ tương ứng giữa đề xuất kỹ thuật và đề xuất giá sửa đổi. Một vài nhà thầu đã khiếu nại về thời hạn hiệu lực của đề xuất giá sửa đổi của các nhà thầu khác, cho rằng những thay đổi về giá không tương ứng với những thay đổi kỹ thuật và vì thế phải bác bỏ đề xuất do những điều chỉnh về giá không chấp nhận được.
(i) Bên mua đã sai khi giữ lại và mở các phong bì đựng đề xuất giá gốc. Những phong bì này phải được trả lại mà không được mở.
(ii) Trong thực tế, việc xác định mối quan hệ tương ứng giữa những thay đổi do nhà thầu tiến hành về kỹ thuật và đề xuất giá là công việc không thể thực hiện được. Tức là Bên mua hay tư vấn không thể đánh giá được chính xác các tác động về giá từ những thay đổi kỹ thuật và không thể xem xét đầy đủ mọi yếu tố mà nhà thầu đã cân nhắc khi tính giá dự thầu.
(iii) Quan trọng hơn là Bên mua không nên liên quan đến việc tính giá dự thầu của nhà thầu. Điều này đúng với phương thức đấu thầu hai phong bì cũng như với đấu thầu cạnh tranh. Bên mua chỉ nên yêu cầu có giá dự thầu thấp nhất phù hợp với chủng loại, quy cách thiết bị đã được phê duyệt và không nên liên quan đến động cơ của nhà thầu hay phương pháp được áp dụng để tính giá dự thầu.
(iv) Cuối cùng, mục đích của phương thức hai phong bì là tạo cơ hội cho nhà thầu để sửa đổi giá, có nghĩa là điều chỉnh giá dự thầu. Trong khi đấu thầu cạnh tranh không cho phép điều chỉnh giá dự thầu. Việc điều chỉnh giá lại là một đặc điểm quan trọng của phương thức đấu thầu hai phong bì.
Hai giai đoạn
Trong phương thức này, các nhà thầu nộp toàn bộ các đề xuất kỹ thuật mà không có giá. Đề xuất kỹ thuật được bên mua đánh giá và nếu Bên mua sửa đổi các đề xuất kỹ thuật thì các sửa đổi được đưa ra để bàn luận với Nhà thầu như khiếm khuyết, những quy định ngoại lệ và những điểm kỹ thuật chưa được thỏa đáng. Nhà thầu được điều chỉnh các đề xuất kỹ thuật để đáp ứng các yêu cầu của Bên mua. Mục đích của việc này là đảm bảo sao cho mọi đề xuất kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật có thể chấp nhận được và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của Bên mua đưa ra. Sau khi ngân hàng phê chuẩn đánh giá đề xuất kỹ thuật, các nhà thầu được mời ở giai đoạn 2 sẽ nộp đề xuất kỹ thuật được sửa đổi và đề xuất về giá trên cơ sở tiêu chuẩn kỹ thuật đã được thống nhất và được mở công khai tại địa điểm và thời gian nhất định do Bên mời thầu thông báo. Khi ấn định thời gian, Bên mua cân nhắc thời gian đủ để Nhà thầu sửa đổi những điểm
cần thiết trong các đề xuất kỹ thuật cần được xem xét sửa đổi lại, để đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật đã được chấp thuận và các đề xuất giá tương ứng với tiêu chuẩn kỹ thuật đó. Các đề xuất về giá và các đề xuất kỹ thuật sửa đổi được đưa ra đánh giá sau khi có ý kiến không phản đối của ngân hàng. Hơp đồng được đề xuất trao cho nhà thầu có giá chào thầu thấp nhất và cơ bản đáp ứng những yêu cầu kỹ thuật đã đặt ra.
Nguyên tắc áp dụng:
(i) Trong phương thức đấu thầu hai giai đọan, nhà thầu trong giai đoạn một chỉ nộp đề xuất kỹ thuật chứ không nộp đề xuất giá.
(ii) Sau khi xem xét đề xuất kỹ thuật, Bên mua trao đổi với các nhà thầu để sửa đổi và xác định lại qui cách kỹ thuật. Mục đích chính là xây dựng một cơ sở so sánh các phương án kỹ thuật khác nhau. Sau đó, qui cách được sửa đổi sẽ được chuyển cho nhà thầu dưới hình thức phụ lục của hồ sơ mời thầu gốc. Ngoài ra, Bên mua có thể cung cấp cho các nhà thầu bản sao nội dung các giao dịch với các nhà thầu khác liên quan đến qui cách kỹ thuật.
(iii) Nếu hồ sơ mời thầu gốc đã nêu các tiêu chuẩn và phương pháp được áp dụng để xét thầu, việc giữ nguyên thông báo này phải được xác nhận lại trong phụ lục đi kèm với hồ sơ mời thầu. Nếu tiêu chuẩn hay phương pháp đánh giá bị thay đổi hay chưa được nêu trong hồ sơ mời thầu gốc thì phải được qui định lại trong phụ lục. Ngoài ra, phải qui định thời gian và địa điểm nộp đề xuất kỹ thuật sửa đổi và đề xuất giá và phải công bố rộng rãi.
(iv) Những đề xuất kỹ thuật không đáp ứng về cơ bản đối với những qui cách sửa
đổi sẽ bị loại bỏ và những đề xuất còn lại sẽ được xem xét để xác định giá dự thầu đáp
ứng và thấp nhất.
(v) Về phương thức đấu thầu hai giai đoạn được thiết kế cho phép sửa đổi đề xuất kỹ thuật và không có đề xuất giá nào được nộp trong giai đoạn một nên không có ràng buộc cho đến khi nhà thầu nộp đề xuất kỹ thuật sửa đổi và đề xuất giá trong giai đoạn hai. Vì thế, bảo lãnh dự thầu nộp cùng đề xuất giá không có giá trị gì với Bên mua.
và nhà thầu luôn có thể rút lui với lý do không thể đáp ứng qui cách sửa đổi. Nhà thầu cũng không đầu tư đáng kể vào việc chuẩn bị đề xuất kỹ thuật. Trong mọi trường hợp, Bên mua không thể buộc nhà thầu đó nộp đề xuất giá là cơ hội để xác định hồ sơ dự thầu đáp ứng kỹ thuật và có giá chào sau này thấp nhất. Vì vậy, chỉ phải qui định nộp bảo lãnh dự thầu khi nộp đề xuất kỹ thuật sửa đổi và đề xuất giá.
Nguyên tắc áp dụng chung [31]: cả hai phương thức đấu thầu hai phong bì và hai
giai đoạn đều được dùng trong các trường hợp sau:
- Hợp đồng chìa khóa trao tay;
- Hợp đồng lắp đặt dây chuyền với các qui trình sản xuất khác nhau;
- Hợp đồng lớn và phức tạp mua sắm các thiết bị của nhà máy.
Tóm lại, trong các phương thức đấu thầu trên, thì phương thức đấu thầu Một giai đoạn - một phong bì là phương thức chính được áp dụng cho hầu hết các hoạt động mua sắm hàng hóa sử dụng nguồn vốn tài trợ của ngân hàng. Về quy trình áp dụng cũng giống quy định của pháp luật Việt Nam tại Điều 26 Luật đấu thầu 2005;
Đối với các ngân hàng, nhà tài trợ quốc tế, phương thức đấu thầu Một giai đoạn - hai phong bì cho phép các hồ sơ thầu được đánh giá thuần túy về mặt kỹ thuật và pháp lý mà không xem xét ngay đến giá cả. Đây là phương thức mà pháp luật Việt Nam không quy định trong mua sắm hàng hóa, mà chỉ áp dụng cho đấu thầu dịch vụ tư vấn;
Phương thức mua sắm hai giai đoạn - hai phong bì được sử dụng cho việc mua sắm hàng hóa khi muốn lựa chọn những đề xuất, giải pháp về mặt kỹ thuật như một số thiết bị máy móc phức tạp hoặc nhà máy sản xuất. Đây là phương thức mua sắm được các nhà tài trợ quy định rất phổ biến cho mua sắm hàng hóa. Tuy nhiên, Việt Nam chỉ coi đây là hình thức biến thể của phương thức đấu thầu hai giai đoạn và không tách ra để quy định trong luật;
Phương thức mua sắm Hai giai đoạn thường được lựa chọn để áp dụng trong các trường hợp là hợp đồng lớn, phức tạp trong đó có thể gặp những đề xuất không đồng nhất kỹ thuật, hoặc Bên mua ý thức được những sự lựa chọn của mình. Đối với phương
thức này, luật Việt Nam nói chung là quy định giống các nhà tài trợ quốc tế. Tuy nhiên, về mặt từ ngữ có một điểm khác biệt quy định tại Điều 26, khoản 3, điểm a là nhà thầu nộp "đề xuất tài chính" ở giai đoạn 1 thay vì quy định của các nhà tài trợ quốc tế là nhà thầu nộp "đề xuất thương mại" không kèm theo giá dự thầu. Tuy nhiên trong thực tế áp dụng thì "đề xuất tài chính" ở đây phải được hiểu là "đề xuất thương mại không kèm theo giá chào thầu".
b) Hồ sơ mời thầu
ADB quy định phải tạo điều kiện để đảm bảo sự cạnh tranh thực sự. Do vậy, hồ sơ mời thầu phải mô tả rõ ràng và chính xác về công trình được thực hiện hoặc loại hàng hóa cần được cung cấp, cùng với địa điểm và thời gian giao hàng hoặc lắp đặt, phải nêu đầy đủ các yêu cầu về bảo lãnh, bảo hành, bào trì, và những yêu cầu cụ thể khác. Các mô tả chi tiết về đặc tính hoặc thông số kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu được coi là yêu cầu bắt buộc đối với hồ sơ dự thầu nếu muốn đánh giá là đáp ứng và ngược lại. Các bản vẽ trong hồ sơ mời thầu phải phù hợp với thuyết minh, việc cho phép chào phương án phụ phải được nêu trong hồ sơ mời thầu. Tương tự như vậy, tiêu chuẩn danh giá cũng phải được nêu rõ. Các yêu cầu về kỹ thuật phải dựa trên yêu cầu về vận hành mà không được chỉ định về nhãn hiệu, mã hiệu, catalogue, trừ khi cần thiết phải bảo đảm có những đặc điểm chủ yếu nhất định. Khi đó về sự tham chiếu phải sử dụng từ
