- Ghi chộp lại sự việc vào sổ ý kiến hàng ngày để rỳt kinh nghiệm cho những lần sau.
2.2.4.5. Cỏc thủ tục thanh toỏn và tiễn khỏch
Thụng thường việc này diễn ra vào ca sỏng, dự một ngày khỏch được tớnh từ 24h ngày hụm trước đến 4h ngày hụm sau.
Lễ tõn thường dựa vào danh sỏch khỏch dự định rời khỏch sạn, hoặc thụng bỏo trực tiếp từ phớa khỏch, để xỏc định khỏch sắp thanh toỏn và trả buồng .
Sau khi nắm được thụng tin chắc chắn về việc khỏch trả buồng, lễ tõn thụng bỏo cho cỏc bộ phận liờn quan tập hợp hoỏ đơn chi dựng của khỏch. Lễ tõn
lập tức thụng bỏo cho bộ phận buồng kiểm tra mini bar và cỏc đồ dựng khỏc để yờu cầu khỏch thanh toỏn dọn phũng chuẩn bị đún khỏch khỏc.
Sau khi đó cú dủ cỏc chứng từ, thụng tin tiờu dựng của khỏch lễ tõn lập hồ sơ thanh toỏn cho khỏch, gồm những thụng tin sau:
- Phiếu đăng ký khỏch sạn .
- Thư khẳng định đặt buồng .
- Cỏc loại hoỏ đơn dịch vụ chưa thanh toỏn
- Phiếu chuyển buồng nếu cú .
- Hoỏ đơn tổng hợp.
- Thư cảm ơn của chủ nhiệm Nhà Khỏch .
Nếu cụng ty thanh toỏn thỡ yờu cầu khỏch ký xỏc nhận và lưu lại hoỏ đơn để thanh toỏn với cụng ty. Nếu khỏch thanh toỏn bằng voucher thỡ phải kẹp voucher với hỏo đơn để làm cơ sở thanh toỏn sau này. Nếu là khỏch đoàn thường lễ tõn sẽ thanh toỏn trực tiếp với trưởng đoàn .
Hoỏ đơn đó thanh toỏn giao lại cho khỏch. Giao thẻ thanh toỏn cho khỏch, để khỏch chuyển cho nhõn viờn khuõn vỏc chuyển hành lý .nhận lại chỉa khỏo từ phớa khỏch .
Tam biệt và chỳc khỏch lờn đường may mắn.
Đõy là giai đoạn quan trọng, là bước để tạo ra ấn tượng tốt hay khụng tốt của mỡnh với khỏch hàng. Nhất là khỏch nội bộ cú chức vụ cao trong ngành. Chớnh vậy bộ phõn lễ tõn đó thự hiện rất nhanh gọn, chớnh xỏc làm hài lũng khỏch .