2.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Tháng 9 năm 2004 thì Công ty cổ phần khách sạn du lịch Đại Dương đã tiến hành cổ phần hóa xong. Từ cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu chức năng thì hiện nay khách sạn Đại Dương tổ chức bộ máy theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Các bộ phận hoạt động có sự hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau nhằm đem lại hiêu quả công việc cao nhất.
-Đứng đầu Hội đồng quản trị là chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc có quyền điều hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn.
-Hai phó giám đốc đồng thời là phó chủ tịch Hội đồng quản trị có nhiệm vụ giúp đỡ hỗ trợ cho giám đốc trong công việc.
-Ở mỗi bộ phận đều có trưởng bộ phận phụ trách công việc và quản lý nhân viên của bộ phận mình.
(thuộc Công ty cổ phần khách sạn du lịch Đại Dương)
(Nguồn: phòng Tài chính kế toán-KS Đại Dương)
Ghi chú: Quan hệ trực tiếp: 2.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ các bộ phận HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC 2 PHÓ GIÁM ĐỐC 1 Tài chính kế toán Bộ phận nhà hàng Bộ phận buồng Bộ phận bếp Lễ tân Thị trường và lữ hành Bảo dưỡng và Bảo vệ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ
(thuộc Công ty cổ phần khách sạn du lịch Đại Dương)
+Ban kiểm soát
Thay mặt cho cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động của Công ty. Ban kiểm soát chỉ chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông, kiểm tra các hoạt động của Công ty như tổ chức quản lý, lao động trong Công ty.
+ Hội đồng quản trị là cơ quan lãnh đạo cao nhất của công ty, có quyền nhân danh công ty quyết định mọi việc liên quan đến quyền lợi của công ty.
Chủ tịch hội đồng quản trị có quyền triệu tập họp Hội đồng quản trị và có quyền làm chủ tọa, lập kế hoạch và chương trình, giám sát việc thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, thay mặt Hội đồng quản trị kí các quyết định.
+Giám đốc
Giám đốc điều hành kiêm chủ tịch Hội đồng quản trị là người chỉ đạo quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty, kiểm tra giám sát các bộ phận cấp dưới.
Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Giám đốc thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực vì lợi ích hợp pháp của công ty.
+Phó giám đốc 1
Phụ trách bộ phận kế toán, bộ phận buồng, nhà hàng, nhà bếp. Quản lý đôn đốc và hướng dẫn cho các bộ phận thực hiện công việc một cách tốt nhất. Tham mưu giúp việc cho giám đốc trong chiến lược kinh doanh và quản lý ngân sách.
+Phó giám đốc 2
Phụ trách bộ phận lễ tân, thị trường và lữ hành, bảo dưỡng và bảo vệ, có nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc công việc của nhân viên cấp dưới, chịu trách nhiệm về bộ phận mình quản lý, báo cáo các vấn đề phát sinh, tham mưu cho giám đốc trong công tác thị trường.
+Phòng tài chính kế toán
Tổ chức chỉ đạo hạch toán tới từng tổ, hạch toán tổng hợp đến toàn công ty. Có kế hoạch huy động mọi nguồn vốn để đảm bảo mọi hoạt động sản suất kinh doanh của công ty. Thanh kiểm tra giám sát mọi chứng từ, sổ sách các bộ phận của
(thuộc Công ty cổ phần khách sạn du lịch Đại Dương)
toàn công ty để điều chỉnh theo đúng quy định pháp lệnh kế toán thống kê và đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính của công ty. Ghi chép và phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cân đối thu chi, thực hiện báo cáo theo đúng quy định, tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản theo định kỳ và đột xuất. Tính toán lập định mức vật tư, nguyên vật liệu, đơn giá tiền lương và quỹ lương theo kế hoạch của công ty.
+Bộ phận lễ tân
Đảm nhiệm việc đón tiếp khách và làm các thủ tục cho khách và bố trí cho khách các phòng phù hơp, giải đáp các yêu cầu, thắc mắc của khách trong quá trình ở tại khách sạn.
Nếu khách có yêu cầu về các dịch vụ thì bộ phận lễ tân sẽ kết hợp với các bộ phận khác để phục vụ khách. Giữ đồ của khách gửi, thanh toán tiền phòng cho khách, tiễn khách và cùng với các bộ phận phòng giám sát kiểm tra các trang thiết bị, mức độ an toàn của phòng ngủ trước khi khách đến và sau khi khách đi. Có kế hoạch nắm bắt tình hình đặt ăn, ngủ và khả năng thực tế của khách sạn. Mở sổ sách theo dõi danh sách khách đến ăn nghỉ tại khách sạn hàng ngày. Đăng ký khách nghỉ với các cơ quan chức năng. Nộp tiền thu hàng ngày cho kế toán theo đúng quy định.
+Phòng thị trường và lữ hành
Nghiên cứu thị trường du lịch trong và ngoài nước,xây dựng các chiến lược Marketing, quảng cáo và chiếm lĩnh thị trường.
Tổ chức điều động bố trí hướng dẫn cho các chương trình du lịch, xây dựng duy trì và phát triển đội ngũ hướng dẫn viên, cộng tác viên đáp ứng nhu cầu hướng dẫn của công ty.
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận của công ty để thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ theo quy định của công ty.
+Bộ phận buồng
Bố trí điều động nhân viên, đảm bảo các buồng sẽ có khách trong ngày đều sạch sẽ và sẵn sàng trước khi khách tới.
(thuộc Công ty cổ phần khách sạn du lịch Đại Dương)
có các biện pháp nắm bắt được tình hình khách đi và khách ở tại khách sạn.
Phải thường xuyên tuyên truyền giới thiệu để khách hiểu rõ và thực hiện đúng nội quy của khách sạn.
Nâng cao tinh thần trách nhiệm và làm chủ trong việc bảo vệ tài sản của khách. Bảo vệ an toàn tính mạng giữ gìn sự yên tĩnh của khách và bảo vệ tài sản của họ trong phạm vi phòng ngủ. Đồng thời nhân viên của bộ phận buồng phải nắm vững quy trình sử dụng các trang thiết bị trong buồng ngủ.
Phối hợp với các bộ phận có liên quan một cách hiệu quả, đảm bảo mọi yêu cầu của khách, thường xuyên phản ánh các ý kiến khách hàng đến các bộ phận liên quan.
+Bộ phận nhà hàng
Tổ chức nhận khách và phục vụ khách theo đúng yêu cầu, quản lý tài sản trang thiết bị phục vụ trong phòng ăn và quầy bar.
Tổ chức nhân viên chuẩn bị phòng ăn chu đáo, đảm bảo vệ sinh, thông thoáng mát mẻ,âm thanh ánh sáng hợp lý, phục vụ bữa ăn theo đúng quy trình kỹ thuật chu đáo kịp thời. Phục vụ ăn uống đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Phối hợp chặt chẽ với bộ phận bếp để phục vụ khách tốt nhất. Thực hiện đủ chức năng nhiệm vụ theo đúng quy đinh của khách sạn.
+Bộ phận bếp
Xác định và thực hiện các quy định, chế độ tại nhà bếp, lập kế hoạch và tổ chức lên thực đơn
Nghiêm chỉnh chấp hành pháp lệnh vệ sinh an toàn thực phẩm, làm tốt công tác vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường và vệ sinh nhà bếp, lắng nghe ý kiến của đề nghị của cán bộ, cán bộ công nhân viên, không ngừng thay đổi món ăn, nâng cao chất lượng món ăn.
Làm tốt công tác hạch toán giá thành, thống kê và công khai bảng biểu hàng tháng.Đảm bảo mua hàng kịp thời, thực phẩm tươi sống đảm bảo chất lượng.
(thuộc Công ty cổ phần khách sạn du lịch Đại Dương)
Tổ bảo dưỡng có nhiệm vụ kiểm tra bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa các trang thiết bị trong khách sạn,đảm bảo hoạt động của khách sạn được bình thường. Đảm bảo phát hiện nhanh chóng và sửa chữa kịp thời khi nhận được thông báo về tình trạng trang thiết bị tại khách sạn.
Tổ bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ an toàn cho khách sạn, trông coi các phương tiện đi lại của nhân viên khách sạn và của khách. Ngoài ra tổ bảo vệ còn phối hợp với các bộ phận khác như lễ tân để mang hành lý cho khách vì khách sạn không có nhân viên khuân vác riêng. Các nhân viên bảo vệ ở đây luôn giữ thái độ tôn trọng khách vì vậy đã để lại ấn tượng tốt cho khách khi đến khách sạn vì ngoài bộ phận lễ tân thì bảo vệ chình là người đầu tiên tiếp xúc với khách.
Tổ bảo dưỡng và bảo vệ phải phối hợp với bộ phận lễ tân, bộ phận buồng giải quyết các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng, hiệu quả để đáp ứng được yêu cầu của khách một cách cao nhất.
Qua sơ đồ cơ cấu trên cho thấy cơ cấu tổ chức của khách sạn Đại Dương rất phù hợp với mục tiêu kinh doanh của khách sạn, đảm bảo sự phân quyền cụ thể rõ ràng, chính xác tới từng bộ phận và cá nhân tạo điều kiện thuận lợi cho họ hoàn thành tốt các công việc được giao, nâng cao năng suất lao động. Cơ cấu gọn nhẹ có khả năng ứng phó một cách linh hoạt với các biến động của môi trường kinh doanh.
(thuộc Công ty cổ phần khách sạn du lịch Đại Dương)