I NVL chớnh 1 Quặng sắt 8-45 Tấn 33.587,
2.7 Đỏnh giỏ về cụng tỏc quản trị cung ứng NVL tại nhà mỏy 1 Điểm mạnh
2.7.1 Điểm mạnh
1. Về chớnh sỏch NVL
Chớnh sỏch NVL là kim chỉ nam cho mọi hoạt động NVL, là định hướng cho mọi hoạt động SXKD của một doanh nghiệp do đú cụng tỏc xõy dựng và thực hiện chớnh sỏch là rất quan trọng.
Một chớnh sỏch đỳng đắn là chớnh sỏch được đưu ra mang tớnh định hướng và đặc biệt phải phự hợp với tỡnh tỡnh thực tế của doanh nghiệp.
Hiện nay chớnh sỏch NVL của nhà mỏy là tương đối phự hợp với tỡnh hỡnh sản xuất thực tế về thị trường NVL cũng như bản thõn nhà mỏy. Với chớnh sỏch mua NVL trong quý này dự trữ cho quý sau, đồng thời với chớnh sỏch linh hoạt mua NVL cả vào trong khỏng thời gian nhu cầu về NVL khụng lớn đó giỳp nhà mỏy tương đối đảm bảo được nguồn nguyờn liệu phục vụ cho hoạt động SXKD.
Tuy nhiờn với chớnh sỏch này yờu cầu cụng tỏc lập kế hoạch NVL, cụng tỏc nghiờn cứu thị trường NVL, cụng tỏc quản lý kho tàng phải tổ chức một cỏch khoa học thỡ mới phỏt huy được tỏc dụng của chớnh sỏch. Ngược lại nếu cụng đoạn này thực hiện khụng đồng đều sẽ dẫn đến tỡnh trạng lỳc thừa, lỳc thiếu NVL khụng đảm bảo cho hoạt động SXKD của nhà mỏy.
Với chớnh sỏch này cũng yờu cầu một đội ngũ cỏn bộ NVL cú trỡnh độ chuyờn mụn am hiểu thị trường và xõy dựng được cỏch thức thực hiện một cỏch hiệu quả nhất. Tuy nhiờn một thực tế hiện nay của nhà mỏy là chưa cú một phũng ban chuyờn trỏch đảm nhận cụng việc này, chưa cú sự phõn cụng nhiệm vụ rừ ràng dẫn đến tỡnh trạng một vài khõu trong hoạt động quản trị NVL cũn yếu kộm.
2. Tổ chức hoạt động vận chuyển
Mục tiờu của hoạt động vận chuyển là đảm bảo đỳng thời gian, chất lượng vận chuyển với chi phớ vận chuyển thấp nhất. Muốn đạt được mục tiờu này cỏc doanh nghiệp đều phải tổ chức quản trị vận chuyển NVL.
Quản trị hoạt động vận chuyển bao gồm những vấn đề chủ yếu là lựa chọn phương thức và phương tiện vận chuyển; xõy dựng kế hoạch vận chuyển; kiểm tra, đỏnh giỏ và điều chỉnh hoạt động vận chuyển.
Muốn đạt được mục tiờu của hoạt động vận chuyển toàn bộ cỏc quyết định, lựa chọn phương thức, phương tiện vận chuyển, kế hoạch vận chuyển, kiểm tra giỏm sỏt phải phự hợp với doanh nghiệp về chủng loại, đặc tớnh của đối tượng vận chuyển và cõn đối với chi phớ của hoạt động vận chyển đú.
Nhỡn chung cụng tỏc tổ chức hoạt động vận chuyển của nhà mỏy được thực hiện cũng khỏ tốt, phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế của nhà mỏy. Với phương thức tự vận chuyển nhà mỏy sẽ chủ động hơn trong quỏ trỡnh vận chuyển, khai thỏc triệt để nguồn nhõn lực về con người và mỏy múc thiết bị.
Phương tiện vận chuyển được lựa chọn cũng khỏ phự hợp với hỡnh hỡnh thực tế, cú chi phớ tương đối thấp.
Cụng tỏc lập kế hoạch vận chuyển chuẩn xỏc và được giỏm sỏt chặt chẽ vỡ vậy đảm bảo đưa nguyờn liệu về kho đỳng thời điểm và đỳng nhu cầu sản xuất. Tỷ lệ sai lệch về thời gian vận chuyển so với dự định là rất ớt. Với việc tổ chức tốt cụng tỏc mua sắm NVL giỳp nhà mỏy giảm bớt được chi phớ NVL như chi phớ vận chuyển, chi phớ cơ hội,…đảm bảo hoạt động sản xuất đỳng tiến độ và chất lượng.
3. Hệ thống kho tàng, tiếp nhận, quản lý và xuất dựng NVL
Về hệ thống kho tàng của nhà mỏy: Cú sức chứa tương đối lớn, rộng.Kho bói của nhà mỏy đỏp ứng đủ cho nhu cầu dự trữ khụng xảy ra tỡnh trạng phải đi thuờ kho bói.
Mặc dự xu hướng hiện nay khụng sử dụng hệ thống kho bói ngoài trời nhưng với đặc trưng nguyờn liệu của nhà mỏy và đặc biờt với tỡnh hỡnh tài
chớnh của nhà mỏy (nhà mỏy cú quy mụ vừu, nguồn vốn cũn ớt) hỡnh thức kho bói ngoài trời đó giảm thiểu chi phớ lưu kho nguyờn liệu.
Cụng tỏc tiếp nhận NVL: Diễn ra nhanh chúng và đảm bảo đầy đủ thủ tục yờu cầu về tiếp nhận NVL. Khi NVL được vận chuyển tới kho sẽ được kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại hợp đồng đó ký kết, xỏc nhận và thực hiện nhập kho. Qỳa trỡnh này diễn ra rất nhanh chúng khụng mất nhiều thời gian. Tạo điều kiện thuận lợi NVL chuyển vào kho bói phục vụ cho hoạt động sản xuất của nhà mỏy.
Về cụng tỏc quản lý NVL: Hoạt động kiểm kờ thường xuyờn được tiến hành 3 ngày /1 lần đó đảm bảo cú sự thống kờ theo dừi về tỡnh hỡnh NVL. Nhanh chúng đưa NVL vào khai thỏc sử dụng đồng thời giảm được chi phớ hao hụt NVL của nhà mỏy, nõng cao năng lực sử dụng NVL của nhà mỏy. Tuy nhiờn hoạt động quản lý NVL tại phõn xưởng lại khụng được quan tõm, quản lý khụng cú số liệu thống kờ về tỡnh hỡnh NVL tại cỏc phõn xưởng sản xuất của nhà mỏy.
Về cụng tỏc xuất dựng NVL: Được thực hiện khỏ nhanh chúng, cỏc thủ tục khụng phức tạp rườm rà chỉ cần cú lệnh xuất kho cú xỏc nhận của phú giỏm đốc sản xuất lượng NVL sẽ được xuất khỏi kho của nhà mỏy, tạo sự thuận tiện linh hoạt cho quỏ trỡnh sử dụng NVL của nhà mỏy.
Bờn cạnh những mặt đó làm được, cụng tỏc quản trị cung ứng NVL tại nhà mỏy Luyện Gang cũn nhiều hạn chế cần cú biện phỏp khắc phục.
2.7.2 Điểm yếu
1 Xỏc.định nhu cầu NVL:
Trước khi lập kế hoạch NVL cần phải đỏnh giỏ cỏc yếu tố ảnh hưởng: Thứ nhất, đú là kế hoạch sản xuất trờn cơ sở cầu thị trường; Thứ hai, là định mức tiờu dựng của nhà mỏy; Thứ ba, là tỡnh hỡnh thị trường NVL, giỏ cả, chủng loại NVL; Thứ tư, là tỡnh hỡnh tài chớnh của nhà mỏy; Thứ năm, là năng lực kho bói của nhà mỏy.
Đồng thời kế hoạch NVL được xõy dựng phải cõn đối giữa cỏc bộ phận quản trị khỏc nhau trong doanh nghiệp: Bộ phận tiờu thụ, bộ phận sản xuất, bộ phận tài chớnh, bộ phận quản trị…
Trờn cơ sở cỏc yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu NVL và thoả món tốt nhất mong muốn của cỏc bộ phận quản trị khỏc nhau trong doanh nghiệp. Nhà mỏy cần cú cỏch thức xõy dựng kế hoạch NVL hợp lý.
Tuy nhiờn cụng tỏc xõy dựng kế hoạch NVL của nhà mỏy hiện nay chưa thực sự chuẩn xỏc. Theo cụng thức xỏc định khối lượng NVL:
W = Q*M – TK +DT
Trong đú: Q: là khối lượng sản phẩm cần sản xuất (đơn vị tớnh theo tấn) M: Định mức tiờu dựng NVL của nhà mỏy (đơn vị tấn) TK: Lượng tồn kho (đơn vị tấn)
DT: Lượng dự trữ thờm (đơn vị tấn)
Thụng qua cụng thức này cú thể xỏc định chớnh xỏc nhu cầu NVL. Tuy nhiờn việc xỏc định cỏc chỉ tiờu cụ thể trong cụng thức chưa chuẩn xỏc dẫn đến việc dự bỏo nhu cầu về NVL bị sai lệch.
Về cụng tỏc xỏc định nhu cầu sản phẩm (Q): Cầu sản phẩm của nhà mỏy bao gồm trong cụng ty và ngoài cụng ty. Cầu bờn trong cụng ty do chỉ tiờu của tổng cụng ty giao xuống, cầu bờn ngoài cụng ty được nhà mỏy sản xuất theo cỏc đơn đặt hàng hoặc dựa vào sản lượng bỏn hàng của cỏc kỳ trước đú. Hàng năm phũng kinh doanh cú thụng bỏo số lượng cụ thể tỡnh hỡnh tiờu thụ sản phẩm cho nhà mỏy. Đõy là một luồng thụng tin quan trọng để xỏc định nhu cầu về sản phẩm. Tuy nhiờn kết quả dự bỏo của nhà mỏy về cầu sản phẩm cũn mang tớnh phỏng đoỏn, chưa cú một cỏch thức, cụng cụ xỏc định một cỏch cụ thể dựa vào những số liệu của năm cũ và xu hướng biến động của năm dự bỏo. Dẫn đến kết quả dự bỏo nhu cầu sản phẩm chưa được chớnh xỏc do đú ảnh hưởng đến cụng tỏc xỏc định nhu cầu NVL.
Về cỏch thức xỏc định lượng dự trữ(DT): Mang tớnh chủ quan, khụng cú một căn cứ cụ thể lấy ước lượng bằng 20% khối lượng nhu cầu NVL tớnh toỏn
(Q*M) trong khi việc xỏc định Q*M khụng chớnh xỏc. Chớnh vỡ vậy cú sự sai lệch giữa nhu cầu thực tế và nhu cầu tớnh toỏn của nhà mỏy.
Về cụng tỏc xỏc định lượng đặt hàng tối ưu: Nhà mỏy khụng xỏc định lượng hàng tối ưu, khối lượng đặt hàng được xỏc định khụng dựa trờn cỏc căn cứ về chi phớ mua hàng và chi phớ lưu kho mà chỉ được căn cứ trờn tỡnh hỡnh NVL của nhà mỏy tại thời điểm đú, tỡnh hỡnh thiếu hụt NVL so với kế hoạch và chớnh sỏch giỏ mà nhà cung ứng đặt ra. Việc cõn nhắc xỏc định khối lượng đặt hàng mang tớnh chủ quan phụ thuộc vào quyết định của ban giỏm đốc chưa cú một căn cứ khoa học xỏc đỏng nào. Chớnh vỡ vậy ảnh hưởng đến chi phớ NVL của nhà mỏy trong đú tỏc động lớn nhất là chi phớ lưu kho, nhà mỏy khụng đỏnh giỏ được hiệu quả của cỏc đơn đặt hàng đối với nhà mỏy.
Muốn dự bỏo chớnh xỏc nhu cầu NVL, và giảm thiểu chi phớ NVL thỡ cụng tỏc xỏc định cầu (Q), xỏc định định mức sử dụng NVL (M) phải thực sự được chỳ trọng và được tỏch biệt rừ ràng, cụ thể theo từng loại NVL. Cụng tỏc xỏc định lượng dự trữ (DT) phải cú cỏch tớnh cụ thể căn cứ vào cỏc yếu tố về sự biến động của thị trường NVL cũng như tỡnh hỡnh thực tế của nhà mỏy về lượng NVL tồn kho, về tỡnh hỡnh tài chớnh của nhà mỏy,… Đồng thời phải xỏc định lượng đặt hàng tối ưu cho nhà mỏy để cú thể tiết kiệm được chi phớ đặt hàng, đảm bảo về kho tàng cũng như đảm bảo về chi phớ NVL (chi phớ lưu kho).
2. Nghiờn cứu thị trường NVL và lựa chọn nhà cung ứng
Đối với nhà mỏy Luyện Gang giỏ trị NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giỏ thành sản phẩm (khoảng từ 50%-70%) vỡ vậy việc tỡm kiếm được nhà cung ứng cú giỏ cả nhỏ nhất sẽ ảnh hưởng khụng nhỏ tới giỏ thành sản phẩm và làm tăng lợi nhuận của nhà mỏy. Muốn vậy cụng tỏc nghiờn cứu thị trường, tỡm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng cần được chỳ trọng.
Tuy nhiờn hiện nay cụng tỏc nghiờn cứu về thị trường chưa thực sự được chỳ trọng. Hoạt động nghiờn cứu được thực hiện dựa vào xu hướng về tỡnh hỡnh NVL, thụng tin từ cỏc nhà cung ứng truyền thống hoặc thụng tin từ
bỏo đài, khụng cú hoạt động tiến hành kiểm tra đỏnh giỏ thụng tin. Về cụng tỏc tỡm kiếm nhà cung ứng của nhà mỏy chưa chủ động chủ yếu dựa vào mối quen biết hoặc do cỏc nhà cung ứng chủ động mời chào. Hơn nữa do chưa thực sự chỳ trọng hoạt động nghiờn cứu thị trường NVL nờn luồng thụng tin về thị trường là khụng nhiều.
Về cụng tỏc lựa chọn quyết định nhà cung ứng mặc dự đó so sỏnh những ưu và nhược điểm của nhà cung ứng này so với nhà cung ứng khỏc tuy nhiờn những nhận định so sỏnh này chủ yếu mang tớnh cỏ nhõn chưa xõy dựng hệ thống cỏc chỉ tiờu đỏnh giỏ, cho điểm dựa theo mức độ quan trọng của từng chỉ tiờu, cũng như khụng cú bảng thống kờ, đỏnh giỏ ưu nhược điểm của từng nhà cung ứng. Vỡ vậy quyết định lựa chọn nhiều khi mang tớnh chủ quan, cỏ nhõn và chưa chớnh xỏc.
Đa dạng hoa cỏc hỡnh thức cung ứng (với nhà cung ứng truyền thống và nhà cung ứng mới) mang lại một vài ưu và nhược điểm cho nhà mỏy. Ưu điểm đú là với số lượng nhà cung ứng lớn sẽ giảm được rủi ro, trỏnh được sức ộp về giỏ của cỏc nhà cung ứng. Tuy nhiờn nú cú một vài nhược điểm như khụng tạo lập được mối quan hệ lõu dài, khú trở thành bạn hàng truyền thống của nhà cung ứng, tớnh ổn định về giỏ cả và chất lượng là khụng cao, khụng được hưởng chớnh sỏch giảm giỏ do là khỏch hàng truyền thống,… Do đú cú thể đưa ra quyết định chuẩn xỏc lựa chọn nhà cung ứng cần xõy dựng một phương phỏp đỏnh giỏ lựa chọn khoa học và khỏch quan nhất.
Một khõu rất quan trọng sau khi lựa chọn được nhà cung ứng là tạo lập, củng cố mối quan hệ với cỏc nhà cung ứng. Tuy nhiờn hiện nay nhà mỏy chưa chỳ trọng cụng tỏc này. Cỏc hoạt động trao đổi giữa hai bờn chỉ được thực hiện khi phat sinh hoạt động trao đổi mua bỏn NVL vỡ vậy cần chỳ trọng và quan tõm hơn nữa mối quan hệ với cỏc nhà cung ứng.
Túm lại hiện nay cụng tỏc nghiờn cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng của nhà mỏy cũn nhiều bất cập và hạn chế nờn cần cú cỏc biện phỏp khắc phục để cú thể đảm bảo tốt nhất nguồn cung ứng NVL.
3. Cụng tỏc sắp xếp NVL trong kho, cụng tỏc quản lý NVL và quản trị chi phớ NVL.
Thụng thường mỗi doanh nghiệp đều lưu kho rất nhiều loại hàng hoỏ khỏc nhau để quản trị chất lượng hàng hoỏ đú cần phải tỡm cỏch phõnloại chỳng.
Mặc dự hiện nay nhà mỏy đó tổ chức sắp xếp NVL thành từng khu riờng biệt theo chủng loại khỏc nhau tuy nhiờn cựng cú chế độ bảo quản và quản lý giống nhau. Trong khi mỗi chủng loại NVL cú giỏ trị khỏc nhau cũng như cú những đặc tớnh về kỹ thuật khỏc nhau. Do đú yờu cầu về điều kiện bảo quản, quản lý tốt đối với từng loại NVL phải khỏc nhau. Vỡ vậy cần sắp xếp cũng như tổ chức bảo quản quản lý theo từng nhúm phõn loại riờng, cú thể phõn loại theo giỏ trị hoặc tớnh chất NVL.
Cụng tỏc quản trị chi phớ NVL: Quản trị chi phớ NVL là quản lý toàn bộ cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh mua sắm,dự trữ và bảo quản NVL. Số liệu phản ỏnh về chi phớ NVL sẽ đỏnh giỏ được mức độ quan trọng của cỏc yếu tố cũng như so sỏnh với kết quả SXKD để đỏnh giỏ được năng lực sử dụng NVL. Tuy nhiờn cụng tỏc quản trị chi phớ NVL của nhà mỏy chưa rừ ràng. Một số chi phớ NVL khụng được xỏc định như chi phớ cơ hội do bỏ lỡ đơn hàng, khụng tỏch bạch và phản ỏnh đầy đủ những chi phớ NVL (giữa chi phớ vận chuyển với giỏ mua NVL khụng tỏch bạch rừ ràng) vỡ vậy chư thực sự xỏcđịnh được năng lực sử dụng NVL của nhà mỏy.
Túm lại để hoạt động SXKD của nhà mỏy được diễn ra một cỏch cú hiệu quả thỡ trước hết phải làm tốt cụng tỏc quản trị cung ứng NVL. Muấn vậy nhà mỏy phải phỏt huy những mặt đó làm được đồng thời khắc phục, giải quyết những mặ cũn hạn chế và yếu kộm.