II. THỰC TRẠNG CễNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NVL CỦA NHÀ MÁY LUYỆN GANG
2.1.1 Cụng tỏc xõy dựng chớnh sỏch
Chớnh sỏch mua sắm, dự trữ NVL của nhà mỏy thường là những quy định mang tớnh lõu dài, ớt thay đổi, nú được xõy dựng dựa trờn yờu cầu về NVL trong sản xuất, dựa trờn cỏc mối quan hệ của nhà mỏy với cỏc nhà cung ứng NVL và quy trỡnh mua sắm, dự trữ NVL...
Do tớnh chất hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà mỏy là đơn vị thành viờn trong Cụng ty. Nờn sản lượng sản phẩm sản xuất phụ thuộc vào tỡnh hỡnh hoạt động của cỏc đơn vị thành viờn. Do đú nhu cầu về NVL trong cỏc thời kỳ là khụng giống nhau dẫn đến chớnh sỏch về dự trữ mua sắm NVL khỏc nhau vào những thời điểm khỏc nhau trong năm.
+Quý I
Đõy là thời kỳ nhu cầu về sản phẩm của nhà mỏy là khụng nhiều. Do khỏch hàng của nhà mỏy mới tổng kết một năm tài chớnh, bắt đầu bước vào một năm kinh doanh mới và bắt đầu bắt tay vào thực hiện cỏc kế hoạch kinh doanh. Do vậy mà cường độ sản xuất của nhà mỏy trong thời kỳ này thường thấp vỡ vậy nhu cầu về NVL là khụng cao.
Hoạt động mua sắm NVL ớt, nhà mỏy chủ yếu sử dụng NVL tồn kho của năm trước. Tuy nhiờn với đặc trưng NVL của nhà mỏy cú thể dự trữ được trong thời gian lõu dài nờn nhà mỏy vẫn chủ trương mua NVL trong giai đoạn này nếu nguồn nguyờn liệu đảm bảo cỏc yếu tố giỏ cả, chất lượng, số lượng và chủng loại NVL.Quy trỡnh mua sắm NVL của giai đoạn này được rỳt ngắn và cỏc hợp đồng mua sắm NVL được thực hiện chủ yếu với cỏc nhà cung ứng
truyền thống nhằm đảm bảo tớnh ổn định, khắc phục tớnh bất ổn định của nhu cầu NVL.
Chớnh sỏch dự trữ trong giai đoạn này là dự trữ đủ để cú thể đảm bảo hoạt động SXKD của nhà mỏy trong quý II và quý III. Cỏc hoạt động quản lý NVL, kho tàng trong giai đoạn này cũng khụng cú nhiều. Trong thời gian này tận dụng thời gian kho tàng, phõn xưởng sản xuất rảnh rỗi để thực hiện việc sửu chữa nõng cấp chuẩn bị cho thời kỳ sản xuất với cường độ sản xuất lớn trong cỏc quý tiếp theo.
Về hoạt động vận chuyển, nhà mỏy tự vận chuyển bằng phương tiện vận tải hiện cú nhằm khai thỏc và sử dụng hết nguồn lực hiện cú
Như vậy trong giai đoạn này chớnh sỏch mua sắm, vận chuyển và dự trữ NVL của nhà mỏy là cú tổ chức cỏc hoạt động mua sắm, dự trữ nhưng số lượng ớt.
+ Quý II + Quý III
Đõy là giai đoạn nhu cầu về sản phẩm của nhà mỏy bắt đầu tăng.Từ thời điểm đầu quý II nhà mỏy dự bỏo nhu cầu tiờu thụ sản phẩm (trong Cụng ty và ngoài Cụng ty) từ đú xõy dựng kế hoạch sản xuất của nhà mỏy làm cơ sở cho việc xõy dựng kế hoạch NVL.
Chớnh sỏch mua sắm NVL của nhà mỏy: trong giai đoạn này nhà mỏy xỏc định được nhu cầu sản phẩm từ lượng cầu sản phẩm của cỏc đơn vị thành viờn và hoạt động nghiờn cứu thị trường cầu sản phẩm bờn ngoài Cụng ty. Đõy là cơ sở để nhà mỏy tổ chức mua sắm NVL đảm bảo lượng dự trữ tối thiểu cần thiết cho hoạt động SXKD trong quý và trong quý IV. Đồng thời hoạt động nghiờn cứu tỡm kiếm nhà cung ứng NVL vẫn tiếp tục được tiến hành để đỏp ứng nhu cầu đột xuất của cỏc đơn hàng trong thời gian tiếp theo.
Chớnh sỏch dự trữ NVL: Trong giai đoạn này lượng sử dụng NVL bắt đầu tăng cao. Lượng NVL được dự trữ với khối lượng lớn để đảm bảo cho hoạt động sản xuất của nhà mỏy cũng như cú khả năng đỏp ứng số lượng lớn cỏc đơn hàng đột xuất trong quý tiếp theo. Tuy nhiờn chớnh sỏch dự trữ cũng
cần phải cõn đối với cỏc yếu tố như khả năng tài chớnh của nhà mỏy, sức chứa của hệ thống kho bói và cỏc chi phớ phỏt sinh khỏc.
Về hoạt động kho tàng: Trong thời gian này phải thường xuyờn kiểm kờ số lượng, chất lượng NVL cựng cụng tỏc bảo quản NVL cũng như cỏch thức tổ chức sắp xếp nguồn nguyờn liệu sao cho phự hợp đảm bảo được sự thuận tiện nhanh chúng khi xuất NVL đưa vào sử dụng.
Khối lượng cụng việc cụng tỏc quản trị cung ứng NVL là tương đối lớn đặc biệt là hoạt động mua sắm dự trữ NVL cũng như quản lý cụng tỏc vận chuyển, hệ thống kho tàng và đảm bảo cõn đối về mặt chi phớ NVL của nhà mỏy.
+Quý IV
Đõy là giai đoạn nhu cầu về sản phẩm gang tăng cao. Nhà mỏy Luyện Thộp trong Tổng Cụng ty và cỏc khỏch hàng ngoài Cụng ty mua sản phẩm với số lượng lớn. Nhu cầu về sản phẩm trong giai đoạn này rất biến động vỡ vậy phải sẵn sàng khả năng cung ứng NVL trỏnh tỡnh trạng khụng đỏp ứng được đơn hàng do thiếu NVL. Điều này đũi hỏi cỏc cỏn bộ NVL phải chuẩn bị sẵn sàng nguồn NVL đồng thời phải cú mối quan hệ đối với nhà cung ứng. Tuy nhiờn cũng cần lưu ý cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh mua sắm và dự trữ NVL vỡ đõy là những chi phớ khụng nhỏ.
Về chớnh sỏch vận chuyển: Cũng giống như cỏc giai đoạn trước, quỏ trỡnh vận chuyển là do nhà mỏy đảm nhận
Chớnh sỏch mua sắm, vận chuyển và dự trữ NVL của nhà mỏy được thống nhất trong toàn nhà mỏy, phổ biến từ trờn xuống dưới nờn mọi cỏ nhõn cú trỏch nhiệm liờn quan đều phải tuõn thủ nghiờm ngặt. Chớnh sỏch mua sắm, vận chuyển và dự trữ NVL là những quy định mang tớnh tổng quỏt và sẽ là kim chỉ nam cho toàn bộ hoạt động quản trị cung ứng NVL.