Qua 2 năm thực hiện chiến l−ợc tạo nguồn hàng cho xuất khẩu, hoạt động tạo nguồn hàng nông sản cho xuất khẩu của Công ty đã thực hiện đ−ợc các nội dung sau:
Nhận thức đ−ợc tầm quan trọng của công tác thu thập thông tin, nghiên cứu thị tr−ờng, Phòng Khu vực thị tr−ờng ở ngoài Bắc và Phòng Đối ngoại tại chi nhánh phía Nam của Công ty đã cử cán bộ chuyên trách công tác tìm hiểu thị tr−ờng thực hiện việc thu thập thông tin về tình hình cung, cầu, giá cả, sự thay đổi trong tiêu dùng mặt hàng nông sản, thông tin về đối thủ cạnh tranh một cách đầy đủ nhất và nhanh nhất trên từng thị tr−ờng qua đài báo, thông tin từ việc tham gia các hội chợ triển lãm trong và ngoài n−ớc, thông tin từ các cán bộ công nhân mà Công ty cử đi khảo sát thị tr−ờng n−ớc ngoài, qua mạng Internet, qua các đại lý chi nhánh của Công ty, qua những khách hàng quen thuộc, qua các tổ chức của Nhà n−ớc nh− Sở Th−ơng Mại, Cục xúc tiến th−ơng mại. Hàng năm Công ty đã cử các phái đoàn đi thâm nhập, tìm hiểu thị tr−ờng n−ớc ngoài. Tuy đây là hoạt động khá tốn kém song Công ty vẫn duy trì để đảm bảo thông tin về thị tr−ờng đ−ợc cụ thể và sát với tình hình thực tế hơn. Năm 2001, Công ty đã tổ chức 8 đoàn cán bộ, năm 2002 là 23 đoàn cán bộ, năm 2003 là 35 đoàn cán bộ ra n−ớc ngoài nghiên cứu thị tr−ờng, tiếp xúc khách hàng, tham gia hội chợ quảng bá hàng hoá tại nhiều n−ớc. Kết quả là Công ty đã giữ vững đ−ợc các thị tr−ờng truyền thống nh− Châu á, Tây Bắc Âu, Nhật Bản đồng thời khảo sát, mở rộng đ−ợc các thị tr−ờng mới ở Châu Mỹ, Đông Âu, Nam Phi ...Đặc biệt là thị tr−ờng Mỹ tuy mới thâm nhập nh−ng các sản phẩm của Công ty đã đ−ợc thị tr−ờng rộng lớn này chấp nhận, ngày càng có nhiều khách hàng lớn từ Mỹ đến với Công ty, trong t−ơng lai gần giá trị xuất khẩu sang thị tr−ờng này sẽ tăng nhanh.
Trên cơ sở những thông tin thu thập đ−ợc về thị tr−ờng n−ớc ngoài, Công ty tiến hành sàng lọc phân tích thông tin, đ−a ra những đánh giá và nhu cầu hiện tại của thị tr−ờng. Từ đó Ban lãnh đạo và các phòng xuất nhập khẩu lập các ph−ơng án kinh doanh xem nên xuất khẩu mặt hàng gì, sang thị tr−ờng nào, số l−ợng cần dự trữ cho xuất khẩu là bao nhiêu.
Không chỉ tìm hiểu xác định nhu cầu hiện tại của thị tr−ờng xuất khẩu mà Công ty còn tiến hành dự báo những nhu cầu thị tr−ờng trong t−ơng lai, đ−a ra những ph−ơng án dự phòng tr−ớc những biến đổi sắp diễn ra trên thị tr−ờng. Kết quả hiện tại kết hợp với dự báo về nhu cầu thị tr−ờng xuất khẩu trong t−ơng lai
chính là căn cứ để Công ty đề ra các chỉ tiêu kế hoạch năm cho các phòng ban, đơn vị sản xuất, kinh doanh trong Công ty.
Ngoài ra, Công ty cũng rất chú trọng nghiên cứu các dự báo kinh tế ngành, hệ thống chính sách của Nhà n−ớc về xuất khẩu nông sản và các điều kiện cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động tạo nguồn và mua hàng nông sản của n−ớc ta.
Lựa chọn ph−ơng án tạo nguồn và thực hiện tạo nguồn theo ph−ơng án đã chọn:
Dựa vào các nghiên cứu trên cùng với việc đánh giá chính xác tiềm lực của doanh nghiệp mà quan trọng nhất là việc UBND thành phố Hà Nội có quyết định số 1757/QĐ-UB ngày 20/3/2002 bàn giao Xí nghiệp giống cây trồng Toàn Thắng với 66 ha đất sáp nhập vào Công ty, Công ty đã lập đ−ợc dự án đầu t− phù hợp để thực hiện chiến l−ợc tạo nguồn hàng nông sản cho xuất khẩu của mình. Đó là dự án thành lập Cụm công nghiệp thực phẩm Hapro với các Xí nghiệp sản xuất hàng hoá: Xí nghiệp chế biến thực phẩm Hà Nội, Xí nghiệp chè... Chỉ sau ch−a đầy 6 tháng, Công ty đã chỉ đạo triển khai một khối l−ợng lớn công việc bao gồm:
+ Quy hoạch tổng thể đền bù, giải phóng mặt bằng, khảo sát địa chất, đo đạc và vẽ bản đồ quy hoạch cụm công nghiệp, thoả thuận kỹ thuật hạ tầng, san lấp mặt bằng, xây dựng cơ sở hạ tầng cho Liên hiệp chế biến thực phẩm Hà Nội (tổ chức 3 đoàn đi khảo sát về máy móc, thiết bị tại Trung Quốc, Thái Lan, Đài Loan phục vụ cho dự án Xí nghiệp Liên hiệp Chế biến Thực phẩm).
+ Xây dựng và lắp đặt xong máy móc thiết bị cho một số nhà máy, Xí nghiệp thuộc Xí nghiệp Liên hiệp Chế biến Thực phẩm, Xí nghiệp chè.
+ Xúc tiến xây dựng hệ thống cung cấp nguyên liệu bằng công tác quy hoạch vùng nguyên liệu, ký hợp đồng cung cấp nguyên liệu cho Xí nghiệp Liên hiệp Chế biến Thực phẩm Hà Nội.
Đến tháng 10 năm 2002, các xí nghiệp này đã đi vào hoạt động và đạt hiệu quả nhất định.
Các sản phẩm rau quả chế biến của Xí nghiệp rau quả thuộc Xí nghiệp Liên hiệp Chế biến Thực phẩm Hà Nội nh−: ngô bao tử, dứa, d−a chuột bao tử, sung, cà,
măng dầm ớt... đóng hộp đã và đang đ−ợc có mặt rộng rãi và đ−ợc −a chuộng trên thị tr−ờng trong và ngoài n−ớc.
Xí nghiệp chè với các sản phẩm chè Bách Niên, chè đắng... đã đáp ứng đ−ợc nhu cầu của thị tr−ờng và làm phong phú chủng loại sản phẩm th−ơng hiệu Hapro.
Sang năm 2003, Công ty vẫn tiếp tục hoàn chỉnh các nhà máy, xí ngiệp thuộc Xí nghiệp Liên hiệp Chế biến Thực phẩm Hà Nội nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động tạo nguồn hàng xuất khẩu.
Ngoài ra, trong năm 2002, Công ty cũng đã lập và thực hiện dự án xây dựng Xí nghiệp dịch vụ kho vận và chế biến hàng xuất khẩu tại xã Dị Sử, huyện Mỹ Hào, tỉnh H−ng Yên. Công ty cũng đầu t− với số vốn giải ngân lên tới 2 tỷ đồng cho các hạng mục san lấp, xây t−ờng rào bảo vệ cho diện tích 35 nghìn m2. Đây là dự án phát triển sản xuất, nâng cao chất l−ợng hàng XK khu vực phía Bắc, đ−a hoạt động XNK cả 2 khu vực của Công ty phát triển mạnh vào những năm tới. Sang năm 2003, Xí nghiệp này đã đi vào hoạt động và b−ớc đầu đạt hiệu quả.
Mặt khác, Công ty cũng đem nguyên liệu gia công sản phẩm tại một số doanh nghiệp để đảm bảo các tiêu chuẩn cần thiết cho việc xuất khẩu.
2.3.2.3 Nội dung hoạt động mua hàng nông sản xuất khẩu
Để thích ứng với môi tr−ờng kinh doanh, Công ty đã thiết lập đ−ợc một mạng l−ới chân hàng, các đại lý mua hàng rộng khắp cả n−ớc. Công ty cũng đã chọn đ−ợc những địa điểm tối −u để thu mua từng loại sản phẩm, cụ thể: Công ty đã tiến hành mua lạc chủ yếu tại các cơ sở miền Trung (Nghệ An, Thanh Hoá), miền Bắc (Vĩnh Phúc...); mua tiêu chủ yếu ở Tây Nguyên, Quảng Trị; mặt hàng chè Công ty mua ở Sơn La, Lai Châu, Lào Cai, Phú Thọ, Cao Bằng...; gạo mua ở Thái Bình, Phú Thọ; mặt hàng nghệ mua ở Đồng Nai; quế ở Yên Bái, Bắc Ninh.
Công ty cũng luôn coi trọng việc củng cố những bạn hàng lâu đời, đáng tin cậy, nhờ vậy đảm bảo đ−ợc nguồn hàng ổn định, phục vụ tốt cho xuất khẩu.
Mặt khác, với định h−ớng sớm, Công ty th−ờng xuyên cử cán bộ nghiệp vụ tới khảo sát tr−ớc tại các địa bàn đ−ợc phân công nhằm chuẩn bị tr−ớc các ph−ơng án mua hàng và xây dựng uy tín tốt với các cơ sở cung cấp.
Trong quá trình mua hàng, Công ty luôn cử cán bộ nghiệp vụ theo dõi, giám sát không kể thời gian tại các cơ sở tái chế, cố gắng nhất để đảm bảo số l−ợng, chất l−ợng và thời gian giao hàng. Tr−ớc và sau mỗi hợp đồng, cán bộ nhân viên của Công ty th−ờng xuyên tổ chức họp mặt nhằm nghiên cứu tỉ mỉ, đ−a ra các tình huống có thể xảy ra và những biện pháp xử lý, đồng thời đúc rút kinh nghiệm kịp thời để chuyến hàng sau tốt hơn chuyến hàng tr−ớc, tránh những rủi ro chủ quan.
Do đó, mặc dù phải chịu sức ép cạnh tranh mua hàng nội địa từ một số công ty th−ơng mại khác: Haprosimex Hà Nội, Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I..., hoạt động mua hàng của Công ty vẫn hoàn thành kế hoạch và đạt hiệu quả cao.
Ngoài ra, do tính chất th−ờng xuyên biến động mạnh mẽ của mặt hàng nông sản về cung, cầu, giá cả... , tuỳ từng điều kiện cụ thể, Công ty đã thực hiện những biện pháp mua hàng hợp lý. Ví dụ năm 2003, ở trong n−ớc, do hạn hán, mất mùa ở những vùng nguyên liệu xuất khẩu, thêm nữa do sự cạnh tranh quyết liệt của những đơn vị mua hàng đã khiến cho hàng hoá càng trở nên khan hiếm. L−ờng tr−ớc tình hình đó, ngay từ những tháng đầu năm, Công ty đã chỉ đạo phòng Đối ngoại, phòng Khu vực thị tr−ờng, phòng Phát triển thị tr−ờng bám sát các thị tr−ờng quốc tế, theo dõi biến động về cung, cầu và giá cả các mặt hàng nông sản từng ngày, tập trung tài chính, triển khai lực l−ợng cắm chốt tại các vùng nguyên liệu để mua hàng nông sản trên diện rộng ở cả 3 miền Bắc-Trung-Nam, thực hiện chủ tr−ơng xuất khẩu tăng về số l−ợng đề bù vào giảm giá. Ngoài những mặt hàng quen thuộc của những năm tr−ớc hiện đang bị cạnh tranh gay gắt, Công ty đã mở rộng mua các mặt hàng: d−ợc liệu, hành đỏ... để phục vụ cho xuất khẩu. Do vậy, giá trị nguồn hàng từ hoạt động mua hàng của Công ty không giảm mà còn tăng cao so với năm 2002 và kế hoạch giao.
Hiện nay, vốn có ảnh h−ởng trực tiếp đến quy mô sản xuất hàng hóa, chất l−ợng hàng hóa, đến công tác tạo nguồn, đến quá trình nghiên cứu và tìm kiếm thị tr−ờng tiêu thụ hàng hóa của bất kỳ một công ty nào. Đối với công ty HAPRO cũng thế. Để có nguồn vốn phục vụ cho hoạt động kinh doanh, đặc biệt là nguồn vốn dùng để mua hàng nông sản xuất khẩu đòi hỏi một l−ợng vốn lớn nên công ty đã thực hiện huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau:
- Vốn vay từ các ngân hàng.
Hiện nay việc vay vốn tại các ngân hàng đã thuận lợi hơn. Công ty th−ờng vay vốn ngắn hạn hoặc dài hạn với các mức lãi suất khác nhau. Công ty có tài khoản và có mối quan hệ tốt với Ngân hàng Ngoại th−ơng Việt Nam, Ngân hàng Th−ơng Mại Cổ Phần Đông á, Ngân hàng đầu t− và phát triển Hà Nội, sắp tới công ty sẽ mở thêm tài khoản ở một số ngân hàng lớn khác nh−: Ngân hàng th−ơng mại cổ phần Quân đội, Ngân hàng Kỹ th−ơng Việt Nam. Nhờ vậy công ty đã có những khoản vay lớn từ ngân hàng này để đáp ứng nhu cầu về vốn cho việc thực hiện các hợp đồng. Với mỗi hợp đồng công ty đã tính toán kỹ l−ỡng, lập ph−ơng án kinh doanh khả thi nên vay nh− thế nào để phục vụ cho công tác kinh doanh một cách có hiệu quả nhất. Hoạt động tạo nguồn và mua hàng xuất khẩu của công ty mang tính thời vụ nên công ty th−ờng vay các nguồn vốn ngắn và trung hạn.
- Huy động vốn từ cán bộ công nhân viên trong công ty.
Đây là l−ợng vốn nhàn rỗi khá lớn trong đội ngũ cán bộ công nhân viên. Đây là nguồn vốn hỗ trợ đóng vai trò khá quan trọng đồng thời thời hạn thanh toán nợ cho các cán bộ công nhân viên không bị khắt khe nh− tại các ngân hàng, công ty có thể chủ động hơn trong kinh doanh. Hơn thế nữa với hình thức vay vốn này công ty đã huy động đ−ợc một cách tối đa năng lực và lòng nhiệt của cán bộ công nhân viên.
- Huy động vốn từ chính lợi nhuận tích luỹ đ−ợc của công ty:
Đây là nguồn vốn cơ bản lâu dài để mở rộng phạm vi kinh doanh của công ty. Những năm gần đây công ty đạt đ−ợc kết quả kinh doanh tốt nên lợi nhuận hàng năm thu đ−ợc trên 1 tỷ đồng nên tạo điều kiện thuận lợi cho thúc đẩy hoạt động tạo nguồn và mua hàng xuất khẩu nói chung và hoạt động tạo nguồn và mua hàng nông sản xuất khẩu nói riêng.
Ngoài việc huy động vốn từ các nguồn trong n−ớc thì công ty còn tiến hành vay vốn n−ớc ngoài.
- Tận dụng nguồn vốn của các bạn hàng thông qua thanh toán trả chậm hoặc xin ứng tr−ớc vốn tr−ớc khi xuất hàng. Do công ty đã tạo đ−ợc uy tín đối với khách