2.2.1 Toơ chức cođng tác kê toán
2.2.1.1 Boơ máy kê toán
Cơ câu phòng kê toán có moơt Kê toán trưởng kieđm trưởng phòng và hai phó phòng. Chức naíng nhieơm vú cụa từng boơ phaơn phòng kê toán như sau:
- Kê toán trưởng: toơ chức đieău hành boơ máy kê toán, giám sát tài chính, yeđu caău các boơ phaơn lieđn quan trong cođng ty cung câp tài lieơu kịp thời lieđn quan đên cođng vieơc kê toán. Phađn tích và cô vân tài chính cho ban lãnh đáo.
Sơ đoă 5: Boơ máy kê toán
- Kê toán toơng hợp: đoăng thời giữ chức vú phó phòng kê toán, kieơm tra vieơc laơp và luađn chuyeơn các chứng từ kê toán, kieơm tra tính chính xác cụa các nghieơp vú do kê toán vieđn ghi chép, thực hieơn các bút toán đieău chưnh, laơp báo cáo tài chính naím.
- Kê toán cođng nợ phại trạ: quạn lý sô phại trạ cụa toàn boơ khách hàng, leđn kê hốch trạ nợ trong kỳ, đôi chiêu cođng nợ với khách hàng, ghi soơ các giao dịch phát sinh. Cuôi tháng kêt hợp với nghieơp vú cụa kê toán tieăn maịt, thực hieơn báo cáo thuê giá trị gia taíng cho cơ quan nhà nước.
- Kê toán thanh toán: kieơm soát tài khoạn tieăn maịt, tài khoạn tieăn gửi ngađn hàng, dựa tređn bạng lương được tính toán từ boơ phaơn nhađn sự, hách toán các khoạn tieăn lương và các khoạn phại trạ khác cho nhađn vieđn, laơp báo cáo thuê thu nhaơp cá nhađn hàng tháng. Kê toán trưởng Kê toán toơng hợp – Phó phòng Kê toán cođng nợ phại trạ
Kê toán giá
thành thanh toánKê toán Kê toán kho Thụ quỹ
Kê toán quạn trị – Phó phòng Nhađn vieđn kêtoán quạntrị
- Kê toán giá thành: taơp hợp chi phí theo từng khoạn múc và theo từng boơ phaơn sạn xuât, tính toán giá thành sạn phaơm thực tê hoàn thành vào cuôi moêi tháng. Theo dõi các khoạn chi phí bán hàng và chi phí quạn lý doanh nghieơp.
- Kê toán kho: chịu trách nhieơm kieơm soát các thụ túc và hách toán các nghieơp vú lieđn quan đên tình hình nhaơp xuât toăn kho cụa nguyeđn vaơt lieơu, thành phaơm.
- Thụ quỹ: thực hieơn vieơc thu chi hàng ngày cho mĩi hốt đoơng sạn xuât kinh doanh và các khoạn chi noơi boơ khi được ký duyeơt cụa ban giám đôc. Laơp báo cáo toăn quỹ hàng ngày báo cho Kê toán trưởng.
- Phú trách kê toán quạn trị: đoăng thời giữ chức vú phó phòng kê toán, phôi hợp với các boơ phaơn có đeơ thu thaơp thođng tin laơp các báo cáo kê toán quạn trị, dự toán ngađn sách, đưa ra các đeă xuât phúc vú cođng tác quạn lý doanh nghieơp.
- Kê toán kê toán quạn trị: thu thaơp, xử lý thođng tin từ các kê toán phaăn hành và laơp báo cáo chi phí bạo đạm chât lượng phát sinh trong kỳ, đánh giá giữa kêt quạ thực hieơn với múc tieđu đeă ra, xađy dựng các dự toán, định mức chi phí cho các kỳ sau.
Toàn boơ nhađn vieđn phòng kê toán đeău có trình đoơ đái hĩc. Moêi kê toán vieđn được trang bị moơt máy tính, phòng kê toán sử dúng phaăn meăm kê toán, cuôi moêi ngày nghieơp vú kê toán tài chính được chuyeơn veă máy cụa kê toán toơng hợp và kê toán trưởng, kê toán vieđn chư được đĩc chứ khođng được chưnh sửa nghieơp vú trong quá khứ đeơ đạm bạo các nguyeđn taĩc sửa chữa soơ kê toán thực hieơn đúng.
2.2.1.2 Hình thức kê toán
Doanh nghieơp áp dúng hình thức kê toán Nhaơt ký chung, goăm các lối soơ kê toán chụ yêu như: Soơ Nhaơt ký chung; Soơ Cái; Các soơ, thẹ kê toán chi tiêt.
Theo yeđu caău kieơm soát các nhóm nguyeđn vaơt lieơu, cođng cú, dúng cú, hàng hóa, kê toán mở soơ Nhaơt ký đaịc bieơt là Nhaơt ký mua hàng đeơ theo dõi các nghieơp vú mua hàng theo hình thức trạ tieăn sau.
Ghi hàng ngày Ghi cuôi tháng Quan heơ đôi chiêu
Kê toán mở soơ và thẹ kê toán chi tiêt như: + Soơ tài sạn cô định
+ Soơ quỹ tieăn maịt + Soơ tieăn gửi ngađn hàng
+ Thẹ kho
+ Thẹ tính giá thành sạn phaơm + Soơ chi phí sạn xuât, kinh doanh
+ Soơ chi tiêt thanh toán với Ngađn sách nhà nước
+ Soơ chi tiêt thanh toán với người bán, người mua, noơi boơ… + Soơ chi tiêt tieăn vay
Heơ thông báo cáo tài chính áp dúng tái cođng ty: 1. Bạng cađn đôi kê toán
2. Báo cáo kêt quạ hốt đoơng kinh doanh 3. Báo cáo lưu chuyeơn tieăn teơ
4. Thuyêt minh báo cáo tài chính Chứng từ gôc
Soơ nhaơt ký đaịc bieơt
Soơ nhaơt ký
chung Soơ, thẹ kê toán chi tiêt
Soơ Cái Bạng toơng hợp
chi tiêt Bạng cađn đôi sô
phát sinh
Báo cáo tài chính
2.2.1.3 Chê đoơ kê toán áp dúng tái doanh nghieơp
Doanh nghieơp hieơn đang áp dúng chê đoơ kê toán theo quyêt định
15/2006/QĐ-BTC.
(1)Heơ thông tài khoạn
Phù hợp với đaịc đieơm sạn xuât kinh doanh và yeđu caău quạn lý cụa cođng tác kê toán quạn trị, doanh nghieơp mở theđm các tài khoạn chi tiêt:
- Theo đôi tượng:
131: Phại thu cụa khách hàng
1311: Khách hàng Perry Ellis International 1312: Khách hàng EAG
….
331: Phại trạ cho người bán 3311: Khách hàng Suntex 3312: Khách hàng Paiho …..
- Theo từng boơ phaơn: 511: Doanh thu bán hàng
5111: Maịt hàng áo sơ mi 5112: Maịt hàng áo thun 5113: Maịt hàng quaăn ađu 5114: Maịt hàng áo jacket 627: Chi phí sạn xuât chung
62711: Chi phí nhađn vieđn phađn xưởng cụa maịt hàng áo sơ mi 62721: Chi phí vaơt lieơu cụa maịt hàng áo sơ mi
62731: Chi phí dúng cú sạn xuât cụa maịt hàng áo sơ mi 62741: Chi phí khâu hao TSCĐ cụa maịt hàng áo sơ mi 62771: Chi phí dịch vú mua ngoài cụa maịt hàng áo sơ mi 62781: Chi phí baỉng tieăn khác cụa maịt hàng áo sơ mi
(2)Chê đoơ chứng từ kê toán
Phúc vú cho cođng tác quạn lý chi phí, cođng ty sử dúng các chứng từ sau: - Tieăn teơ: Phiêu thu, phiêu chi, giây đeă nghị tám ứng, giây thanh toán tieăn tám ứng, giây đeă nghị thanh toán.
- Lao đoơng tieăn lương: Thẹ bâm giờ làm vieơc, giờ làm theđm, bạng thanh toán tieăn lương, tieăn thưởng;
- Hàng toăn kho: Thẹ kho, phiêu nhaơp/ xuât kho, bieđn bạn kieơm tra vaơt tư, cođng cú, hàng hóa.
- Đôi với tài sạn cô định: Bieđn bạn giao nhaơn tài sạn cô định, bạng tính và phađn boơ khâu hao tài sạn cô định.
2.2.2 Thực tráng cođng tác kê toán quạn trị
2.2.2.1 Các noơi dung cụa kê toán quạn trị tái cođng ty
Theo múc tieđu và yeđu caău quạn lý cụa ban lãnh đáo, kê toán quạn trị thu thaơp, xử lý và truyeăn đát thođng tin phúc vú cođng tác quạn lý tređn từng boơ phaơn cho đên từng cá nhađn có lieđn quan. Với các noơi dung kê toán quạn trị như sau:
+ Kê toán chi tiêt nguyeđn vaơt lieơu, cođng cú, thành phaơm theo sô lượng và giá trị cụa từng nhóm maịt hàng;
+ Kê toán chi tiêt tình hình cođng nợ phại thu, phại trạ theo từng khách hàng, theo dõi kỳ hán thanh toán nợ, hách toán chi tiêt các khoạn nợ baỉng ngối teơ và baỉng đoăng Vieơt Nam;
+ Kê toán chi phí phát sinh theo khoạn múc giá thành. Xác định giá thành sạn xuât cho các đôi tượng tính giá thành;
+ Kê toán chi phí và thu nhaơp theo từng boơ phaơn trong doanh nghieơp, từng khách hàng;
+ Laơp các báo cáo noơi boơ hàng quý;
+ Laơp dự toán ngađn sách cho hốt đoơng sạn xuât kinh doanh chụ yêu là dự toán tieăn maịt, dự toán sạn xuât, dự toán tieđu thú sạn phaơm;
+ Laơp và phađn tích các chư sô tài chính vào cuôi moêi tháng;
2.2.2.2 Toơ chức vaơn dúng những noơi dung cụa kê toán quạn trị (1) Laơp dự toán: (1) Laơp dự toán:
Vieơc laơp dự toán giúp nhà quạn trị xác định được múc tieđu và lường trước được những khó khaín tieăm aơn veă tài chính, veă hốt đoơng kinh doanh đeơ đưa ra phương hướng thực hieơn hieơu quạ cho kỳ kê hốch.
+ Dự toán tieđu thú sạn phaơm: với múc đích dự báo veă doanh thu xuât khaơu, sô lieơu dự toán được laơp bởi trưởng boơ phaơn kinh doanh, dựa vào kêt quạ cụa sô lượng sạn phaơm và đơn giá cụa các đơn hàng đã xuât trong naím, vào tình hình kinh tê cụa Mỹ là thị trường xuât khaơu chính cụa doanh nghieơp và những dự đoán veă tác đoơng
đôi với ngành may từ các thị trường cánh tranh như Trung Quôc, Bangladesh… (phú lúc 2.1)
+ Dự toán sạn xuât: được laơp bởi giám đôc sạn xuât cụa từng boơ phaơn, với múc đích xác định được sô lượng sạn phaơm caăn sạn xuât, cađn đôi naíng lực sạn xuât nhaỉm đáp ứng được dự toán tieđu thú sạn phaơm. (phú lúc 2.2)
+ Dự toán nguyeđn vaơt lieơu trực tiêp: được laơp bởi trưởng boơ phaơn chuaơn bị, dựa tređn dự toán sạn xuât, với múc đính đạm bạo đaăy đụ nhu caău nguyeđn vaơt lieơu lieơu caăn thiêt phúc vú cho quá trình sạn xuât. (phú lúc 2.3)
+ Dự toán nhađn cođng trực tiêp: được laơp bởi giám đôc sạn xuât cụa từng boơ phaơn, dựa tređn dự toán sạn xuât đeơ ban lãnh đáo biêt được lực lượng lao đoơng có đáp ứng được nhu caău sạn xuât hay khođng. Chi phí lao đoơng trực tiêp dự kiên được tính baỉng toơng sô lượng sạn phaơm caăn xuât ra trong kỳ x định mức thời gian lao đoơng trực tiêp caăn thiêt cho moơt đơn vị sạn phaơm x đơn giá cụa moơt giờ lao đoơng trực tiêp. (phú lúc 2.4)
+ Dự toán chi phí sạn xuât chung: được laơp bởi phòng kê toán, chi phí sạn xuât chung được laơp dự toán theo định phí và biên phí sạn xuât chung, dựa tređn đơn giá phađn boơ và thời gian lao đoơng trực tiêp. (phú lúc 2.5)
+ Dự toán vôn baỉng tieăn: được laơp bởi phòng kê toán, với múc đích dự toán lưu lượng tieăn phát sinh hàng quý, giúp ban giám đôc có kê hốch vay mượn theđm vôn ở ngađn hàng nêu toơng sô chi lớn hơn toơng sô thu hoaịc trạ bớt nợ vay cụa kỳ trước hay đem đaău tư ngaĩn hán nêu toơng sô thu lớn hơn toơng sô chi. (phú lúc 2.6)
+ Dự toán báo cáo kêt quạ hốt đoơng kinh doanh theo phương pháp sô dư đạm phí: được laơp bởi phòng kê toán, với múc đích phạn ánh lợi nhuaơn dự kiên trong naím kê hốch đeơ so sánh, đánh giá quá trình thực hieơn sau này cụa doanh nghieơp (phú lúc 2.7)
Các sô lieơu dự toán cụa các boơ phaơn rieđng lẽ trong toơ chức sẽ được ban lãnh đáo kêt hợp lái đeơ táo thành moơt dự toán toơng theơ mang tính thông nhât trong toàn cođng ty.
(2) Heơ thông chi phí tieđu chuaơn
Doanh nghieơp xađy dựng định mức chi phí nguyeđn vaơt lieơu trực tiêp, lao đoơng trực tiêp và chi phí sạn xuât chung đeơ sạn xuât moơt đơn vị sạn phaơm và so sánh
cheđnh leơch giữa chi phí thực tê và chi phí tieđu chuaơn đeơ kieơm soát chi phí. Moêi khi có đơn hàng mới, phòng kê toán phôi hợp boơ phaơn sạn xuât đeơ phađn tích và xađy dựng định mức chi phí.
+ Định mức chi phí nguyeđn vaơt lieơu trực tiêp: dựa vào kêt quạ đi sơ đoă định mức và nghieđn cứu cụa boơ phaơn may mău, xađy dựng định mức nguyeđn vaơt lieơu tieđu hao. Định mức lượng nguyeđn lieơu chính là vại chính, vại lót, bo.. được nhaơp từ Trung Quôc, Thái Lan goăm lượng nguyeđn lieơu tieđu hao ước tính đeơ sạn xuât moơt sạn phaơm coơng theđm tỷ leơ hao hút là 2% đeơ đeă phòng trường hợp caĩt vại đaău bàn, vại loêi phại thay thađn. Đôi với phú lieơu như dađy kéo, nút, chư, keo dựng, móc khóa… moơt sô phại nhaơp từ Trung Quôc theo chư định cụa khách hàng, moơt sô mua trong nước như dađy kéo YKK, chư Phong Phú, keo dựng ISA, móc quaăn tađy…. coơng theđm tỷ leơ hao hút là 1% trong quá trình sạn xuât. Định mức veă giá nguyeđn lieơu trực tiêp dựa vào báo giá trực tiêp từ các nhà cung câp nguyeđn vaơt lieơu coơng với chi phí vaơn chuyeơn veă đên kho nhà máy. Haău hêt các nhà cung câp nguyeđn phú lieơu cụa nhà máy hieơn khođng còn áp dúng hình thức mua sô lượng nhieău thì giá rẹ, mua sô lượng ít thì giá đaĩt.
+ Định mức lao đoơng trực tiêp: dựa vào quy trình cođng ngheơ boơ phaơn sạn xuât phađn chia thành các cođng đốn sạn xuât, định mức lao đoơng trực tiêp được tính baỉng định mức giá cụa moơt giờ lao đoơng trực tiêp tái moêi cođng đốn nhađn với định mức lượng thời gian lao đoơng trực tiêp đeơ sạn xuât moơt cođng đốn. Toơng hợp đơn giá cụa tât cạ cođng đốn sạn xuât đeơ xác định định mức lao đoơng trực tiêp cho moơt đơn vị sạn phaơm. (phú lúc 2.8)
Hàng quý, cođng ty laơp báo cáo tình hình naíng suât lao đoơng.
+ Định mức chi phí sạn xuât chung: được xađy dựng theo đơn giá phađn boơ sạn xuât chung biên đoơi và sạn xuât chung cô định, với tieđu thức được chĩn là sô giờ lao đoơng caăn thiêt đeơ sạn xuât moơt đơn vị sạn phaơm.
Kê toán toơng hợp các định mức chi phí nguyeđn vaơt lieơu trực tiêp, lao đoơng trực tiêp và chi phí sạn xuât chung thành vào thẹ tính giá thành định mức.
(3) Heơ thông kê toán chi phí và tính giá thành sạn phaơm
Cođng ty quạn lý phađn xưởng sạn xuât theo từng boơ phaơn như: boơ phaơn caĩt, chuaơn bị, may, ụi, đóng gói....
Phađn lối chi phí: Phúc vú cho kê toán quạn trị, chi phí sạn xuât, kinh doanh được phađn lối theo các tieđu thức sau:
+ Chi phí trực tiêp: Goăm chi phí câu thành đơn hàng, gaĩn lieăn với đơn hàng nhât định hoàn thành (chi phí nguyeđn lieơu, vaơt lieơu trực tiêp; chi phí nhađn cođng trực tiêp...)
+ Chi phí gián tiêp: Goăm chi phí lieđn quan đên nhieău đơn hàng (chi phí quạn lý hành chính, chi phí lương nhađn vieđn quạn lý....) được phađn boơ vào từng đơn hàng.
Đôi tượng taơp hợp chi phí:
Chi phí nguyeđn lieơu, vaơt lieơu và chi phí nhađn cođng trực tiêp được taơp hợp theo phương pháp trực tiêp. Chi phí cụa đơn hàng nào, cụa boơ phaơn nào thì được taơp hợp trực tiêp cho đơn hàng, boơ phaơn đó. Caín cứ vào hóa đơn, phiêu nhaơp kho và các chứng từ có lieđn quan như bieđn lai thuê nhaơp khaơu… và thođng tin từ các cođng đốn caĩt, cođng đốn chuaơn bị sạn xuât, kê toán laơp “Báo cáo tình hình nguyeđn lieơu, vaơt lieơu” taơp hợp vào tài khoạn chi phí nguyeđn vaơt lieơu trực tiêp (TK 621) cho từng boơ phaơn theo từng đơn hàng, ví dú chi phí vại làm cho boơ phaơn áo sơ mi, hách toán vào TK 621.SRT chi tiêt cho đơn hàng BK157.
Cođng ty hieơn đang sử dúng “Phiêu hành trình may chi tiêt” đeơ theo dõi và taơp hợp chi phí nhađn cođng trực tiêp. Caín cứ vào bạng châm cođng, bạng châm cođng làm theđm giờ, phiêu hành trình may chi tiêt… kê toán taơp hợp vào tài khoạn chi phí nhađn cođng trực tiêp (TK 622) cho từng boơ phaơn theo từng đơn hàng, ví dú chi phí nhađn cođng trực tiêp làm cho boơ phaơn quaăn ađu, hách toán vào TK622.BT chi tiêt cho đơn hàng SU352..
Chi phí nhađn vieđn quạn lý phađn xưởng, chi phí vaơt lieơu đeơ sữa chữa máy móc, thiêt bị, nhà xưởng, chi phí cođng cú dúng cú sạn xuât, chi phí khâu hao tài sạn cô định, chi phí lao vú, chi phí đieơn nước và các chi phí khác được taơp hợp vào tài khoạn chi phí sạn xuât chung (TK627) theo từng boơ phaơn và phađn boơ cho từng đơn hàng dựa vào chi phí nhađn cođng trực tiêp cụa từng đơn hàng. Tài khoạn chi phí sạn xuât chung được phađn lối thành biên phí và định phí:
- Chi phí nhađn vieđn phađn xưởng (TK6271): tieăn lương nhađn vieđn quạn lý, BHXH, BHYT, BHTN, tieăn cơm, tieăn trợ câp.. được coi là định phí, tieăn lương ngoài giờ được coi là biên phí
- Chi phí vaơt lieơu phúc vú sạn xuât (TK6272): là biên phí do khoạn chi phí này biên đoơng với sô lượng sạn phaơm đaău ra.
- Chi phí dúng cú sạn xuât (TK6273); chi phí khâu hao TSCD (TK6274): là