Thứ nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán, Công ty nên tổ chức lại cơ cấu bộ máy theo từng phần hành kế toán. Theo đó cơ cấu của phòng sẽ gồm trởng phòng, 01 phó phòng kiêm kế toán tổng hợp, một kế toán thanh toán, một thủ quỹ, các kế toán viên còn lại phân công phụ trách từng phần hành nh kế toán vốn bằng tiền, kế toán tài sản cố định, kế toán hàng tồn kho, kế toán bán hàng Việc phân công mỗi nhân viên kế… toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế có bản chất nh nhau sẽ phát huy đợc khả năng của từng ngời, tăng tiến độ và chất lợng hạch toán đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm trong hạch toán phần hành phụ trách. Nên sắp xếp lại khối lợng công việc cho phù hợp mỗi nhân viên kế toán, tránh tình trạng mất cân đối về thời gian, sổ sách đảm bảo việc phản ánh thông tin kịp thời, có hiệu quả tránh dồn dập việc quyết toán vào cuối quý.
Chú trọng việc bồi dỡng, đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có năng lực tác phong làm việc khoa học. Đặc biệt trong thời đại công nghệ thông tin phát triển nh hiện nay thì việc tăng cờng khả năng ứng dụng phần mềm kế toán cho nhân viên nhằm đứng vững trong cạnh tranh và phát triển đòi hỏi Công ty phải chú trọng việc bồi dỡng, đào tạo đội ngũ nhân viên khá vững vàng về sử dụng phần mềm kế toán, văn phòng, thành thạo internet. Nh thế mới nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, phát huy vai trò của thông tin kế toán.
Thứ ba, các khoản thanh toán với ngời bán trả tiền ngay và thanh toán với ngời mua thu tiền ngay không hạch toán qua tài khoản trung gian 331- phải trả ngời bán, tài khoản 131- phải thu khách hàng nh cũ mà hạch toán nh sau:
- Mua hàng trả tiền ngay Nợ TK 152, 153,156
Nợ TK 133- Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Có TK 111, 112- Tổng giá thanh toán
Nợ TK 111, 112: tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế gtgt phải nộp
Thứ t, kế toán mở các tài khoản chi phí khi phát sinh các nghiệp vụ trong phân xởng sản xuất kế toán hạch toán vào các tài khoản nh sơ đồ dới đây.
Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp chi phí vật liệu trực tiếp TK 151, 152, 111, TK 621 TK 154 112, 331…
Kết chuyển chi phí vật liệu trực tiếp cuối kỳ
Vật liệu dùng trực TK 152
tiếp chế tạo sản phẩm Vật liệu dùng không hết nhập kho
Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp TK 334 TK 622 TK 154
Tiền lơng và phụ cấp lơng phải trả cho CN trực tiếp
Kết chuyển chi phí
TK 338 nhân công trực tiếp Các khoản đóng góp theo tỷ lệ với tiền
lơng thực tế của NC trựctiếp phát sinh
Chi phí sản xuất chung là những chi phí cần thiết còn lại để sản xuất sau chi phí vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Kế toán tập hợp những chi phí phát sinh trong phân xởng vào tài khoản 627 và cuối kỳ kết chuyển tính giá thành sản phẩm theo bút toán: Nợ TK 154
Có TK 627. Thứ năm, với các khoản tiền đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nớc hoặc đã gửi vào bu điện để chuyển cho ngân hàng hay đã làm thủ tục
cha nhận đợc giấy báo của ngân hàng Công ty mở tài khoản 113 để theo dõi vì nghiệp vụ thanh toán diễn ra thờng ngày và đa dạng. Bỏ qua tài khoản 113 có thể dẫn đến khó khăn trong việc lên báo cáo nhanh hàng ngày.
Cần chấn chỉnh lại tình trạng số liệu không kịp thời bằng cách phân công rõ trách nhiệm của từng ngời trong phòng. Nâng cao thái độ làm việc nghiêm túc, có hình thức kỷ luật với những cán bộ không làm tròn trách nhiệm đợc giao. Vì chất lợng nguồn nhân lực luôn là yếu tố quyết định đến hiệu quả của công tác kế toán, đòi hỏi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, có trình độ năng lực chuyên môn.
Thứ bảy, khi có phát sinh trong kỳ cần phản ánh lên tài khoản 007 để nhà quản lý có thể thấy rõ đợc sự biến động thực tế của các loại nguyên tệ mà nếu chỉ căn cứ vào các tài khoản chi tiết của 111, 112 sẽ không thấy đợc hết sự biến động của nó mà việc hạch toán nh thế cũng sẽ không đầy đủ.
Thứ tám, để tránh hiện tợng chữa sổ sách không đúng quy định, kế toán Công ty nên áp dụng các phơng pháp chữa sổ theo đúng qui định khi có sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi chép.
Trờng hợp sai sót trong phần diễn giải hoặc sai số liệu nhng không sai quan hệ đối ứng tài khoản và không ảnh hởng đến số tổng cộng (cha cộng sổ) thì dùng bút đỏ gạch ngang phần ghi sai (không làm mất số ghi sai), sau đó ghi đúng bằng bút thờng ghi lên phía trên dòng bị gạch, sau đó ngời chữa sổ hoặc kế toán trởng ký xác nhận bên cạnh phần sửa chữa.
Trờng hợp ghi sai nhng không sai quan hệ đối ứng tài khoản và đợc phát hiện sau khi cộng sổ thì ghi bổ sung một dòng sau phần cộng sổ theo nội dung nghiệp vụ phát sinh đã ghi sai. Số liệu ghi là số chênh lệch giữa số phải ghi và số đã ghi sai theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản và tiến hành cộng lại sổ.
Trờng hợp ghi sót nghiệp vụ thì ghi bổ sung nghiệp vụ ghi sót theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản với số liệu là số ghi sót.
Trờng hợp ghi trùng nghiệp vụ: Ghi sau phần cộng sổ theo đúng nội dung đã ghi trùng bằng bút toán đỏ.
Trờng hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản: Ghi sau phần cộng sổ theo đúng nội dung nghiệp vụ đã ghi sai bằng bút toán đỏ. Sau đó ghi lại bút toán đúng bằng bút thờng và cộng lại sổ.
Hệ thống tài khoản đợc mở nhìn chung đã đáp ứng đợc yêu cầu của công tác hạch toán, thuận lợi cho việc lên báo cáo tài chính. Tuy nhiên các tài khoản đợc mã hoá, cha đáp ứng đợc đòi hỏi thuận lợi cho việc hạch toán và xử lý thông tin cũng nh thu thập thông tin. Đơn cử việc mở chi tiết tài khoản thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ nhiều và không rõ ràng. Các tài khoản chi tiết đều mang tên chung là thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá. Vì vậy, Công ty cần phải khắc phục việc mở, mã hoá và đặt tên cho tài khoản chi tiết đảm bảo sự cần thiết và nâng cao hiệu quả. Đa số các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty diễn ra theo phơng thức thanh toán bằng chuyển khoản, thực hiện qua ngân hàng, mở LC hoặc thông qua bù trừ công nợ. Tuy nhiên trên thực tế có rất nhiều khoản chi có giá trị tiền lớn, nh chi trả tiền hàng đã đề cập ở phần trên lại đợc thanh toán trực tiếp. Công ty nên áp dụng các hình thức thanh toán kể trên để giảm thiểu đợc số lợng các giao dịch bằng tiền mặt, đảm bảo an toàn trong thanh toán. Còn các giao dịch có giá trị nhỏ cần tính linh hoạt trong hoạt động thì sử dụng phơng thức thanh toán trực tiếp. Một điều cần lu ý ở nghiệp vụ mở th tín dụng LC thanh toán tiền hàng cho ngời bán. Qua trao đổi với kế toán thanh toán khoản thì chi phí mở LC hạch toán vào tài khoản 642- chi phí quản lý doanh nghiệp. Nh- ng thực chất khoản chi phí đó phát sinh trong quá trình mua hàng nên phải đợc hạch toán vào tài khoản 156- hàng hoá.
Chứng từ vừa là cơ sở hạch toán vừa là cơ sở pháp lý cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhìn chung hệ thống chứng từ kế toán đã đợc kiểm tra chặt chẽ, hợp lý đảm bảo đúng đắn của số liệu. Tuy nhiên việc luân chuyển chứng từ ở Công ty vẫn còn nhiều vấn đề gây ảnh hởng đến công tác hạch
toán cũng nh công tác quản lý. Công ty có văn phòng đại diện ở thành phố Hồ Chí Minh cho nên việc thanh toán chứng từ của văn phòng đến Công ty bị chậm trễ là điều không tránh khỏi. Nh vậy chứng từ không chuyển về kịp thời sẽ làm chậm trễ của tiến độ hạch toán đặc biệt gây khó khăn trong việc tập hợp chi phí và kê khai thuế cuối kỳ. Do đó để khắc phục hạn chế này Công ty nên quy định thời gian luân chuyển chứng từ để việc hạch toán đợc kịp thời chính xác.
Hiện nay ở Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1, công tác tính lơng do phòng hành chính đảm nhiệm và tính một cách thủ công. Hơn nữa toàn bộ việc chấm công đều do các trởng phòng thực hiện chấm. Khối lợng công việc theo đó giảm đi đợc đáng kể nhng Công ty chỉ nắm bắt đợc tổng số và không thể kiểm tra chính xác trong việc tính lơng và các khoản trích theo tiền lơng. Do đó có thể có sai sót mà kế toán không nắm bắt và phát hiện kịp thời. Vậy để công tác hạch toán lơng cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, tránh sai sót mà kế toán có thể không nắm bắt và phát hiện đợc Công ty nên chuyển phần tính lơng về phòng Tài chính- Kế toán để khai thác hiệu quả của phần mềm kế toán FAST. Đồng thời Công ty phải có sự kiểm tra chặt chẽ sát sao, có biện pháp khắc phục tình trạng nhân viên không đi làm nhng vẫn đợc chấm công. Nên chăng nên thu bảng chấm công có chữ ký của ngời lao động sau mỗi ngày làm việc. Vì lơng là khoản chi phí chiếm tỷ lệ cao trong các khoản mục và ảnh hởng nhiều đến kết quả kinh doanh trong kỳ của Doanh nghiệp.
Việc lập dự phòng phải thu khó đòi đảm bảo đợc sự ổn định tình hình tài chính. Tuy nhiên cần tuân thủ thời hạn lập dự phòng theo chế độ quy định. Khi khoản nợ phải thu khó đòi quá hạn thanh toán thời gian theo quy định mới tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Không đợc lập dự phòng khi cha vợt quá thời hạn thanh toán theo quy định vì việc lập dự phòng ảnh hởng tới thu nhập của Doanh nghiệp và số thuế phải nộp Nhà nớc.
Hình thức sổ kế toán sử dụng theo hình thức nhật ký chung là hợp lý khoa học. Tuy nhiên áp dụng hình thức này phải đảm bảo việc thực hiện lên tất cả các sổ để công tác kiểm tra đối chiếu số liệu đợc dễ dàng.
Để phát huy u điểm của phơng pháp tính giá hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh đòi hỏi Công ty phải phát triển hệ thống kho bãi đảm bảo việc quản lý hàng theo từng lô tránh nhầm lẫn giữa các lô hàng với nhau.
Bên cạnh các báo cáo tài chính đợc lập cuối kỳ, các báo cáo chi tiết khác cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính. Kế toán nên lập bảng tính toán các chỉ tiêu phản ánh tình hình thanh toán, phân tích tình hình thanh toán để thấy đợc sự quay vòng của vốn. Vốn hoạt động kinh doanh của Công ty không nhiều, phần lớn phải vay ngân hàng. Nếu không thấy đợc nắm bắt đợc tình hình thanh toán ở Công ty, để cho vốn bị chiếm dụng quá nhiều sẽ gây ra khó khăn do lãi suất vay ngân hàng cao, chi phí lãi vay lớn ảnh hởng tới hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Đặc thù của Công ty là dịch vụ thơng mại cho nên khối lợng các nghiệp vụ thanh toán diễn ra nhiều và phức tạp. Công ty nên lập ra ban kiểm toán nội bộ thờng xuyên kiểm tra các nghiệp vụ. Ngoài ra có thể mời công ty kiểm toán độc lập hoặc kiểm toán Nhà nớc đến kiểm toán Công ty mình. Kết quả của kiểm toán sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện xác đáng về hiệu quả của kiểm soát nội bộ và hiệu năng hiệu quả của các nghiệp vụ.
Có thể tham khảo vận dụng các kiến nghị xây dựng của sinh viên thực tập nếu phù hợp với đặc điểm công ty và thực sự nâng cao hiệu quả hạch toán kế toán.
Tuy nhiên để thực hiện đợc những kiến nghị trên đòi hỏi phải có sự hợp tác ở chính Ban lãnh đạo Công ty. Các nhà lãnh đạo Công ty phải thấy rõ đợc vai trò quan trọng của kế toán thanh toán. Bởi vì phần lớn vốn hoạt động của Doanh nghiệp là đi vay vốn ngân hàng, lãi suất cao. Nếu không
chú trọng đến công tác kế toán thanh toán, không có những biện pháp tác động thì khách hàng sẽ thanh toán không đúng hạn sẽ gây ra khó khăn cho việc quay vòng nguồn vốn và làm ảnh hởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Vì thế đòi hỏi các cấp lãnh đạo phải tạo mọi điều kiện cho việc phát triển ứng dụng phần mềm kế toán cũng nh các lĩnh vực khác không ngừng nâng cao hiệu quả của kế toán trong Công ty. Riêng đối với các nhân viên kế toán cần không ngừng trau dồi học hỏi nâng cao kiến thức chuyên môn và nâng cao khả năng tiếp cận sự phát triển của công nghệ thông tin. Luôn cập nhật để biết những sự thay đổi mới trong công việc để đảm bảo hạch toán chuẩn xác, đúng chế độ.
Kết luận
Thực hiện tốt việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán không những tăng cờng củng cố nề nếp tài chính mà còn cung cấp thông tin quan trọng cho công tác quản lý.
Trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt nh hiện nay, một doanh
nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải biết phát huy lợi thế của mình. Hạch toán đúng, đủ và chính xác các nghiệp vụ thanh toán là công cụ đắc lực cho quản lý kinh tế tạo điều kiện để doanh nghiệp xác định đúng kết quả tài chính của mình. Trong thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 em nhận thấy công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty đã phần nào đáp ứng đợc yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trờng. Xuất phát từ quan điểm đổi mới và những vấn đề tồn tại trong công tác hạch toán nghiệp vụ ở Công ty kết hợp với những kiến thức đã học, em mạnh dạn đa ra một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty.
Mặc dù đã rất cố gắng nhng do hạn chế về thời gian thực tập và kiến thức nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót và không trình bày đợc tất cả các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong công ty. Vì vậy em rất mong nhận đợc sự góp ý chỉ bảo của các Thầy, cô giáo cùng bạn bè quan tâm đến đề tài này để em có thể nâng cao kiến thức của mình và phục vụ tốt hơn trong công tác thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của Thầy giáo Trần Đức Vinh và toàn thể các anh chị trong phòng Tài chính- Kế toán Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1, cũng nh các thầy cô trong trờng và bạn bè đã giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành bài viết này.
Danh mục tài liệu tham khảo
1. Giáo trình Kế toán tài chính trong các Doanh nghiệp- ĐHKTQD 2. Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán
3. Giáo trình Lý thuyết Hạch toán kế toán- NXB Tài chính 4. Công báo
5. Tạp chí kế toán- kiểm toán 6. Tạp chí thuế- Cục thuế
7. Luận văn chuyên ngành kế toán khoá 43
8. Quy chế tài chính của Tổng Công ty Dệt may Việt Nam
9. Báo cáo tổng kết quá trình hoạt động của Công ty, biên bản kiểm toán Nhà nớc và kiểm toán độc lập năm 2005.