31/12 PKT 88TH Trích KP nộp Q4/05 VINATEX- 1V01 6425 107.500.000 88TH Trích KP nộp Q4/05 VINATEX- 1V01 6425 107.500.000 Tổng phát sinh nợ: 967.500.000 Tổng phát sinh có: 430.000.000 Số d có cuối kỳ: 248.675.382 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Kế toán trởng
(Ký, họ tên) Ngời ghi sổ(ký, họ tên)
Biểu 42: Sổ cái tài khoản 336
6. Hạch toán nghiệp vụ thanh toán tạm ứng
Là nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong nội bộ Công ty, giữa Công ty với cán bộ công nhân viên khi Công ty tạm ứng trớc một số tiền cho công nhân viên để thực thi công vụ trong kỳ kế toán.
Các chứng từ phát sinh ở nghiệp vụ thanh toán tạm ứng đợc sử dụng là giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, phiếu chi, phiếu thu.
6.1 Hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán tạm ứng.
Trên cơ sở các chứng từ phát sinh của nghiệp vụ tạm ứng kế toán sẽ thực hiện theo dõi các khoản tạm ứng trên Sổ chi tiết công nợ, Bảng cân đối công nợ. Việc theo dõi này đợc thực hiện bằng máy vi tính, kế toán nhập số liệu vào máy và máy tự động xử lý số liệu.
Sau khi ngời nhận tạm ứng viết đơn xin tạm ứng có ghi rõ lí do, số tiền tạm ứng và thời hạn thanh toán, khi đợc duyệt tạm ứng kế toán sẽ cập nhật chứng từ liên quan để máy tính vào Sổ chi tiết thực hiện việc theo dõi các khoản tạm ứng cho từng ngời xin tạm ứng và từng lần tạm ứng từ khi phát sinh đến khi thanh toán theo thực chi.
Sau khi nhận chứng từ, kế toán sẽ thực hiện cập nhật các chứng từ về phát sinh công nợ để máy tính tự động vào Sổ chi tiết công nợ theo từng mã cán bộ công nhân viên đã đợc mã hoá trớc.
Cuối tháng máy tính tự tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ lấy số liệu tổng phát sinh Nợ, Có và chỉ tiêu d đầu kỳ của báo cáo trớc để tính ra d cuối kỳ của từng công nhân viên để lập Bảng cân đối phát sinh công nợ cho từng phòng kinh doanh và toàn Công ty.
Khi đến hết thời hạn cho một khoản tiền tạm ứng, kế toán thanh toán lập phiếu yêu cầu thanh toán và chuyển hồ sơ cho kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để làm thủ tục thanh toán với công nhân viên. Ngời nhận tạm ứng phải thanh toán dứt điểm từng lần nợ, nếu dây da sẽ không đợc phép xin tạm ứng tiếp.
Khi nhận đợc các chứng từ về thanh toán với ngời tạm ứng nh giấy thanh toán tạm ứng, phiếu thu, kế toán tiến hành nhập phiếu kế toán về… việc thanh toán, lên Sổ chi tiết công nợ của ngời tạm ứng.
* Trình tự hạch toán chi tiết
Ví dụ 6: Ngày 18/10 Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 chi tạm ứng cho nhân viên Trần Thu Thảo phòng hành chính về khoản mua vé máy bay A.Thuật KD nội địa TPHCM theo phiếu chi số 1291 là 3.050.000 đồng.
Công ty Dịch vụ Thơng mại Số 1 Mẫu số: 03-TT Số 20, Lĩnh Nam, Mai Động, Hà nội