Tiền lơng là nguồn thu nhập chủ yếu của ngời lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền lơng làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suât lao động. Đối với các doanh nghiệp, tiền lơng phải trả cho ngời lao động là một yếu tố cấu thành giá trị cuả sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sáng tạo ra. Do vậy doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí tiền lơng.
Quản lý lao động và tiền lơng là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh. Tổ chức tốt công tác hạch toán này giúp quản lý tốt quỹ lơng, bảo đảm việc trả lơng và trợ cấp BHXH theo đúng nguyên tắc, đúng chế độ…
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tình hình thanh toán với CNV, kế toán sử dụng tài khoản 334, 338 và các chứng từ liên quan: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lơng, giấy chứng nhận nghỉ ốm hởng BHXH, bảng thanh toán tiền thởng, hợp đồng giao khoán, và các chứng từ về thanh toán…
3.1 Hạch toán chi tiết thanh toán với công nhân viên
Để phục vụ cho công tác hạch toán chi tiết, kế toán thực hiện hạch toán trên số lợng lao động và thời gian lao động . Trong đó hạch toán theo số lợng lao động là sự theo dõi sự biến động tăng giảm về mặt số lợng trong từng bộ phận, từng phòng ban và trong phạm vi toàn Công ty. Chỉ tiêu số l- ợng lao động của doanh nghiệp đợc phản ánh trên Sổ danh sách lao động do phòng lao động tiền lơng lập. Cơ sở ghi Sổ danh sách lao động là chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc, Mỗi… sự biến động về số lợng lao động đều phải đợc ghi chép đầy đủ vào Sổ danh sách lao động để trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lơng phải trả và các chế độ khác cho ngời lao động đợc kịp thời.
Hạch toán sử dụng thời gian lao động là sự ghi chép, phản ánh kịp thời chính xác số giờ công, ngày công làm việc thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng ngời lao động trong phân xởng sản xuất và từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Để hạch toán thời gian lao động Công ty sử dụng bảng chấm công. Đây là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động. Bảng này lập cho từng phòng ban trong Công ty nhằm theo dõi số ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ phép vắng mặt của ngời lao động theo từng ngày. Bảng là căn cứ để tính lơng phải trả, BHXH phải trả, tính thởng và tổng hợp thời gian lao động trong Doanh nghiệp.
*Trình tự hạch toán chi tiết
Trên cơ sở các chứng từ thanh toán với công nhân viên, kế toán sẽ thực hiện theo dõi các khoản phải trả, các khoản đã trả và còn phải trả cho ngời lao động trên Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ. Việc theo dõi này đ- ợc thực hiện bằng máy vi tính, kế toán nhập số liệu vào máy và máy tính tự xử lý số liệu.
Khi có phát sinh chứng từ về công nợ kế toán sẽ thực hiện cập nhật chứng từ để lên Sổ chi tiết công nợ. Khi thanh toán cho công nhân viên từ chứng từ thanh toán kế toán cũng cập nhật số liệu để ghi giảm trừ khoản còn phải trả công nhân viên.
Cuối tháng máy tính tự tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ lấy số liệu Tổng phát sinh nợ, có và các chỉ tiêu số d cuối kỳ trớc để tính ra số d cuối kỳ này để lập Bảng cân đối công nợ cho từng loại lơng toàn Doanh nghiệp. Số liệu trên bảng đợc dùng đối chiếu với số liệu trên Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp 334.
Để hiểu rõ quá trình hạch toán chi tiết em xin đi vào ví dụ cụ thể. Ví dụ 3: Nghiệp vụ tính lơng cơ bản cho nhân viên trong toàn Công ty. Sau khi trừ đi các khoản nh BHXH,BHYT, kế toán tính ra số thực lĩnh… của mỗi nhân viên và khi thanh toán trả bằng tiền mặt.
Căn cứ vào chứng từ bảng chấm công do trởng phòng các phòng ban chấm công cho mỗi nhân viên trong phòng chuyển về, kế toán tính ra lơng cơ bản của các nhân viên. Sau đây là Bảng chấm công của các nhân viên phòng tổ chức hành chính tháng 11/2005.
Công ty dịch vụ thơng mại số 1 Bộ phận: Phòng tổ chức hành chính Bảng chấm công Tháng 11 năm 2005 ST T
Họ và tên Ngày trong tháng Quy ra công
1 2 3 4 5 6 … 24 25 26 27 28 29 30 SC nghỉ việc SC h- ởng l- ơng SC hởng BHXH 1. Đỗ Văn Châu x x x x x x x x x x 23 2. Hoàng Văn Lép x x x x x 9 14 3. Trần Thu Thảo x x x x x x x x x x 23 … … … … 8. Ng. Trọng Cảnh x x x x x x x x x x 23
9. Bùi Minh Phơng x x x x x x x x x x 2 21
10. Ng. Tố Uyên x x x x x x x x x x 23 11. Ngô Tiến Đặng x x x x x x x x x x 23 12. Ng. Kim Hoa x x x x x x x x x x 23 Cộng 13 264 Ngời chấm công (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phân
(Ký, họ tên) Ngời ký duyệt
(Ký, họ tên)
Công ty dịch vụ thơng mại số 1