Cơ cấu bộ máy kế toán cha thật hợp lý. Việc phân công mỗi nhân viên kế toán theo dõi tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong một phòng kinh doanh sẽ không phát huy đợc khả năng của từng ngời. Cùng một lúc các nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm nhiều công việc làm hạn chế tới tiến độ và chất l- ợng công tác hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là vào lúc cuối kỳ.
Việc ứng dụng phần mềm FAST vào công tác kế toán đã làm giảm bớt khối lợng công việc khá lớn tuy nhiên muốn phát huy đợc lợi ích của công nghệ thông tin đòi hỏi sự thành thạo trong khi sử dụng. Các cán bộ kế toán nhìn chung vẫn cha tiến kịp với sự phát triển của công nghệ thông tin và ch- a thực sự thành thạo trong việc sử dụng và kinh nghiệm xử lý khi có sự cố xảy ra. Điều đó làm giảm đi đáng kể hiệu quả của phần mềm kế toán.
Các nghiệp vụ liên quan đến quá trình mua hàng dù là thanh toán ngay hay trả chậm đều hạch toán thông qua TK 331- Phải trả ngời bán. Các nghiệp vụ liên quan quá trình bán hàng dù là thu tiền ngay hay bán chịu đều hạch toán thông qua TK 131- Phải thu khách hàng. Điều đó sẽ làm tăng khối lợng công việc hạch toán mà Công ty DVTM số 1 với chức năng chủ yếu là thơng mại thì quan hệ phát sinh với nhà cung cấp và khách hàng là rất lớn, thờng xuyên liên tục. Công việc hạch toán riêng các nghiệp vụ đó cũng đã chiếm khối lợng rất lớn, đòi hỏi phải đợc hạch toán chính xác, đúng bản chất hạn chế tối đa chi phí hạch toán, bảo đảm việc theo dõi đợc sát sao, chặt chẽ. Trong khi đó việc hạch toán nh thế là không có ý nghĩa, vì thực chất đó là các nghiệp vụ ảnh hởng trực tiếp tới vốn bằng tiền. Vì là hình thức thanh toán ngay nên chỉ phát sinh trực tiếp ở TK 111, 112.
Công ty không mở các tài khoản chi phí nh tài khoản 621, 622, 627 để hạch toán các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung phát sinh trong phân xởng sản xuất. Tất cả các chi phí đó đều đợc hạch toán thẳng vào tài khoản 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Điều đó không đúng với quy định và không thể hiện đ- ợc các khoản mục chi phí cấu thành sản phẩm. Mặc dầu hoạt động sản xuất không phải là thế mạnh và không chiếm tỷ trọng lớn, việc hạch toán nh vậy giảm đợc đáng kể khối lợng công việc nhng kế toán chỉ có thể nắm bắt đợc tổng số và không kiểm tra tính chính xác trong việc tập hợp chi phí. Do đó có thể có sai sót và gian lận mà kế toán không thể phát hiện và nắm bắt kịp thời.
Công ty bỏ qua tài khoản 113 để theo dõi tiền đang chuyển. Đó là các khoản tiền của Công ty không qua quỹ mà nộp thẳng tại ngân hàng, kho bạc hoặc Công ty đã làm thủ tục chuyển từ TK ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhng cha nhận đợc giấy báo hay bảng sao kê cho đơn vị.
Công tác thống kê kế toán mặc dù có nhiều chuyển biến tích cực đặc biệt trong việc phối hợp các phòng kinh doanh trong công tác thu hồi công nợ.
Tuy nhiên vẫn còn một số mặt cần lu ý khắc phục nh tình trạng số liệu cha kịp thời chính xác. Một số cán bộ kế toán đã đợc phân công cụ thể theo dõi các phòng cha nắm đợc phần việc của mình nh: theo dõi đối chiếu công nợ, theo dõi phối hợp trong việc thanh lý hợp đồng, thậm chí còn tình trạng thiếu hợp tác trong việc thực hiện nhiệm vụ Giám đốc giao.
Công ty có nhiều khách hàng trong nớc và quốc tế nên phát sinh nghiệp vụ liên quan ngoại tệ. Việc theo dõi số nguyên tệ bằng việc mở tài khoản 007 sẽ cho phép theo dõi số phát sinh của nguyên tệ trong quá trình giao dịch của Công ty một cách chi tiết mặc dù quá trình mua bán hàng hoá với nớc ngoài thanh toán ngay. Qua các bảng báo cáo tài chính của Công ty em thấy kế toán không phản ánh số phát sinh lên tài khoản này.
Mặc dù công việc ghi sổ bằng tay là không thờng xuyên nhng vẫn phải đảm bảo đúng nguyên tắc trong việc ghi và sửa chữa sổ. Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là phải đảm bảo tính trung thực và khách quan, số liệu kế toán phải ghi rõ ràng nhng khi xem sổ sách kế toán của đơn vị, em thấy hiện tợng tẩy xoá, gạch bỏ không đúng nguyên tắc ghi sổ.
Ngoài những tồn tại nêu trên còn một số tồn tại khác em xin đợc trình bày đồng thời với việc nêu ra phơng hớng hoàn thiện ở dới.