Là nghiệp vụ thanh toán phát sinh giữa Công ty với ngời mua về vật t, hàng hoá dịch vụ. Quan hệ thanh toán có thể diễn ra theo phơng thức trả chậm hoặc thu tiền ngay hoặc khách hàng ứng trớc tiền.
Việc tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán là rất quan trọng đối với cả nhà quản lý và các đối tợng quan tâm.
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quá trình giao dịch với ngời mua, kế toán sử dụng các chứng từ sau:
- chứng từ về bán hàng nh hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, …
- chứng từ về thanh toán gồm phiếu thu, giấy báo có,… Các chứng từ này đợc mã hoá tự động trong máy.
2.1 Hạch toán chi tiết với khách hàng
Trên cơ sở các chứng từ thanh toán với ngời mua, kế toán thanh toán mở Sổ chi tiết thực hiện việc theo dõi công nợ với từng khách hàng theo từng lần phát sinh nợ và số còn phải thu qua quá trình thu hồi nợ. Sổ chi tiết tài khoản này đợc mở theo từng mã khách hàng của từng bộ phận kinh doanh.Việc theo dõi này đợc thực hiện bằng máy vi tính, kế toán nhập số liệu vào máy và máy tự động xử lý số liệu.
Với mỗi khách hàng có quan hệ thanh toán thờng xuyên kế toán theo dõi trên một cuốn sổ.
Với khách hàng có quan hệ thanh toán không thờng xuyên (vãng lai), kế toán theo dõi chung trên một cuốn sổ cùng với các khách hàng vãng lai khác.
Sau khi nhận chứng từ thanh toán công nợ của ngời mua kế toán thanh toán sẽ thực hiện cập nhật các chứng từ về phát sinh công nợ để máy tính tự động vào Sổ chi tiết công nợ theo từng mã khách hàng đã đợc mã hoá trớc.
Cuối tháng máy tính tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ lấy số liệu tổng phát sinh Nợ, Có và chỉ tiêu d đầu kỳ của báo cáo trớc để tính ra d cuối kỳ của từng khách hàng và lập Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng cho từng phòng kinh doanh và toàn Công ty.
Hàng ngày, kế toán kiểm tra trên báo cáo tuổi nợ của khách hàng xem khách hàng nào đã đến hạn thanh toán để tiến hành thanh toán với khách hàng.
Khi đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán lập phiếu yêu cầu thanh toán và chuyển hồ sơ cho kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để làm thủ tục thanh toán với khách hàng.
Khi nhận đợc các chứng từ về thanh toán của ngời mua nh phiếu thu, giấy báo có, kế toán thanh toán tiến hành nhập phiếu kế toán về việc thanh… toán với ngời mua, lên Sổ chi tiết công nợ của khách hàng đó. Cuối tháng
máy tính tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp thanh toán với ngời bán theo nguyên tắc không đợc bù trừ.
* Trình tự hạch toán chi tiết
Để thấy đợc rõ hơn quá trình hạch toán chi tiết em xin đi vào ví dụ thực tế cụ thể.
Ví dụ 2: Ngày 30/12/2005 Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1 theo hợp đồng 45859 bán mặt hàng chỉ màu 60/3- 5000m, 1000 chiếc với đơn giá cả VAT là 8729 đồng/ chiếc cho Công ty Việt An –2V02. Công ty Việt An thanh toán luôn số tiền hàng bằng tiền mặt khi nhận hàng.
Chứng từ phiếu xuất kho trong bán hàng nh sau:
Đơn vị:
Điện thoại: Mẫu số: 03PXK-3LL Mã số thuế: AB/2004B
phiếu xuất kho 0045859
Ngày 30 tháng 12 năm 2005
Căn cứ lệnh điều động số: .ngày tháng năm của… … … … …
……….về việc ………
Họ tên ngời vận chuyển: Chị Mai…………Hợp đồng số 45859 Phơng tiện vận chuyển:……… Xuất tại kho: Công ty DVTM số 1
Nhập tại kho: Công ty TNHH Hồ Tây –XN SX XNK Việt An S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t. Mã số Đơn vị tính Số lợng thực nhập Đơn giá cả VAT Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Chỉ màu 60/3 5000m Chiếc 1.000 8.729 8.729.000 Cộng 8.729.000
Xuất, ngày 30 tháng12 năm2005
Ngời lập phiếu
(Ký, họ tên) Thủ kho xuất
(Ký, họ tên) Ngời vận chuyển
(Ký, họ tên) Thủ kho nhập
(Ký, họ tên)
Biểu 10: Phiếu xuất kho
Cùng ngày kế toán thanh toán lập phiếu thu số 1583, chuyển chứng từ cho kế toán trởng kí. Sau khi thủ quỹ thu tiền, kế toán thanh toán ghi sổ số tiền trên và đa chứng từ vào bảo quản lu trữ.
Công ty Dịch vụ Thơng mại số 1
Số 20, Lĩnh Nam, Mai Động, Hà Nội Tài khoản nợ: 1111Số phiếu:1583