Là nghiệp vụ phát sinh giữa Công ty với đối tác chủ yếu là các Ngân hàng trong việc ký quỹ mở th tín dụng L/C để thanh toán cho nhà cung cấp khi nhập khẩu hàng hoá. Ngân hàng mở L/C sẽ là ngời trả tiền cho ngời bán trên cơ sở kiểm tra mức độ phù hợp của chứng từ với L/C đã mở.
Các chứng từ kế toán sử dụng là phiếu chi, giấy báo Có, phiếu nhập kho,…
* Hạch toán trên sổ chi tiết.
Trên cơ sở các chứng từ phát sinh trong quá trình ký quỹ, kế toán sẽ theo dõi từng sự thay đổi trên Sổ chi tiết công nợ, Bảng cân đối phát sinh công nợ. Việc theo dõi này đợc thực hiện bằng máy vi tính. Kế toán nhập số liệu vào và máy sẽ tự xử lý số liệu.
Nguyên tắc tổ chức hạch toán chi tiết: Từ hệ thống chứng từ sử dụng trong quá trình ký quỹ, kế toán theo dõi công nợ cho từng ngân hàng theo từng lần phát sinh và thanh toán nợ. Kế toán mở đủ Sổ chi tiết theo dõi tất cả các khoản đã ký quỹ với ngân hàng.
Sổ chi tiết công nợ của Công ty đợc mở chi tiết cho từng ngân hàng. Sau khi nhận chứng từ phát sinh về công nợ, kế toán sẽ thực hiện cập nhật chứng từ để máy tính lên Sổ chi tiết công nợ.
Cuối tháng máy tính tự động tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết để tính ra các chỉ tiêu số d và số phát sinh để lập Bảng cân đối phát sinh công nợ. Số liệu trên bảng này đợc đối chiếu với số liệu trên Sổ cái tổng hợp 144.
*Trình tự hạch toán chi tiết
Để thấy đợc rõ hơn quá trình hạch toán chi tiết em xin đi vào ví dụ .
Ví dụ 7: Ngày 22/11/05 Công ty thanh toán tiền hàng cho Trung Quốc bằng L/C đã mở tại Ngân hàng công thơng HN (12/11/05) là 104.450.000 đồng.
Ngày 12/11/05 kế toán vào Sổ chi tiết công nợ khoản tiền đã ký quỹ là 104.450.000 đồng.
Ngày 22/11 kế toán thực hiện vào Sổ chi tiết công nợ khoản tiền ngân hàng đã thanh toán cho ngời bán 104.450.000 đồng.
Hình thức Sổ chi tiết và Bảng Cân đối phát sinh công nợ đợc sử dụng trong nghiệp vụ này có kết cấu nh sau:
Sổ chi tiết công nợ
Tài khoản: 144-NH1 Ký quỹ tại Ngân hàng Công thơng HN Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005
Chứng từ Diễn giải TK đ/ Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
1.Số d đầu kỳ 86.188.420
12/11 UN 06 Mở L/C cho nhập khẩu hàng Sợi từ Trung
Quốc 11221Q 104.450.000
22/11 UN