Trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh do cú nhiều nguyờn nhõn khỏc nhau thường tồn tại một khoản vốn trong quỏ trỡnh thanh toỏn : cỏc khoản phải thu, phải trả. Tỷ lệ cỏc khoản phải thu phải trả trong cỏc doanh nghiệp cú thể khỏc nhau, thụng thường chỳng chiếm từ 15%-20% trờn tổng tài sản của doanh nghiệp.
Cỏc nhõn tố ảnh hưởng đến quy mụ cỏc khoản phải thu thường là : - Khối lượng sản phẩm, hàng hoỏ dịch vụ bỏn chịu cho khỏch hàng trong một số trường hợp để khuyến khớch người mua, doanh nghiệp thường ỏp dụng phương phỏp bỏn chịu (giao hàng trước, trả tiền sau) đối với khỏch hàng. Điều này cú thể làm tăng thờm một số chi phớ do việc tăng thờm cỏc khoản nợ phải trả
- Thu của khỏch hàng (chi phớ quản lý khoản phải thu, chi phớ thu hồi nợ, chi phớ rủi ro...). Đổi lại doanh nghiệp cú thể tăng thờm được lợi nhuận nhờ mở rộng số lượng sản phẩm tiờu thụ.
- Sự thay đổi theo thời vụ của doanh thu: Đối với cỏc doanh nghiệp sản xuất cú tớnh chất thời vụ, trong những thời kỳ sản phẩm của doanh nghiệp cú nhu cầu tiờu dựng lớn, cần khuyến khớch tiờu thụ để thu hồi vốn. Giới hạn của lượng vốn thu hồi: Nếu lượng vốn phải thu quỏ lớn thỡ khụng thể tiếp tục bỏn chịu vỡ sẽ làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp.
- Thời hạn bỏn chịu và chớnh sỏch tớn dụng của mỗi doanh nghiệp, đối với cỏc doanh nghiệp cú quy mụ lớn, cú tiềm lực tài chớnh mạnh, sản phẩm cú đặc điểm sử dụng lõu bền thỡ kỳ thu tiền bỡnh quõn thường dài hơn cỏc doanh nghiệp ớt vốn, sản phẩm dễ hư hao, mất phẩm chất, dễ bảo quản.
- Một điều dễ nhận thấy, hầu như cỏc doanh nghiệp lõm vào tỡnh trạng phỏ sản đều mắc một sai lầm nghiờm trọng là quỏ dễ dói trong vấn đề bỏn chịu.
- Trong thương mại, hỡnh thức bỏn chịu khụng thể bị loại bỏ mà buộc cỏc doanh nghiệp phải chấp nhận sự tồn tại của nú song song với cỏc hỡnh thức tiờu thụ sản phẩm khỏc doanh nghiệp muốn cú nhiều cơ may phỏt triển thỡ phương thức bỏn “đồng trả đồng chịu” phải được coi như là một chớnh sỏch, một điều tất yếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhưng cú điều bỏn hàng thiếu chịu cho ai đều phải được xử lý thận trọng.
- Doanh nghiệp chỉ nờn cho thiếu chịu những người xột thấy cú khả năng được hưỏng sự tớn dụng, đú là những người “tõm huyết với nghề” đều trả những khoản nợ đỳng hẹn. Họ khụng thuộc những thành phần hay khuyếch trương về doanh thu và đặc biệt họ khụng bao giờ chấp nhận giỏ cả một cỏch tuỳ tiện.
- Khụng ớt doanh nghiệp cho bạn hàng thiếu chịu, sau đú khụng thể thu hồi được vốn, mà trong số cỏc lý do khụng chỉ đơn thuần là việc tin tưởng khỏch hàng ngay lần gặp gỡ đầu. Cú những khỏch hàng thời gian đầu thanh toỏn rất đỳng hẹn nhưng đến một lỳc nào đú số nợ tăng lờn quỏ lớn, với tốc độ gia tăng rất nhanh và chủ doanh nghiệp buộc phải tới ngõn hàng để vay tiền vỡ số tiền thu về đó ớt lại chậm khụng đủ để trang trải những chi phớ cần thiết. Trong trường hợp này chủ doanh nghiệp là người phải chịu trỏch nhiệm trước nhất. Cỏc doanh nghiệp rơi vào tỡnh trạng thiếu vốn trầm trọng chủ yếu do những nguyờn nhõn sau:
- Cả nể và dễ tin vào lời hứa hẹn của khỏch hàng. - Sợ mất bạn hàng.
- Khuyếch trương thực lực của mỡnh.
- Trong trường hợp này, phớa khỏch hàng thường đưa ra những nguyờn nhõn dẫn đến chậm thanh toỏn:
-Chưa thu được nợ của bạn hàng. - Biến cố bất ngờ.
- Và để kết thỳc cuộc trao đổi thụng tin phớa bờn cho nợ sẽ tự biện hộ cho mỡnh:
- Cứ xuất hàng để kịp giao cho khỏch rồi ngày một ngày hai sẽ thu số tiền cũn lại.
- Số nợ như vậy khụng đỏng kể gỡ so với thực lực tài chớnh của doanh nghiệp đang cho nợ.
- Để giỳp doanh nghiệp cú thể nhanh chúng thu hồi được cỏc khoản phải thu, hạn chế việc phỏt sinh cỏc chi phớ khụng cần thiết hoặc rủi ro, doanh nghiệp phải đặc biệt coi trọng cỏc biện phỏp xử lý sau đõy: - Phải mở sổ theo dừi chi tiết cỏc khoản nợ phải thu trong và ngoài doanh nghiệp và thường xuyờn đụn đốc để thu hồi nợ đỳng hạn.
- Cú cỏc biện phỏp phũng ngừa rủi ro khụng được thanh toỏn (lựa chọn khỏch hàng, giới hạn giỏ trị tớn dụng, yờu cầu đặt cọc, tạm ứng hay trả trước một phần giỏ trị đơn hàng, bỏn nợ...)
- Cú chớnh sỏch bỏn chịu đỳng đắn với từng khỏch hàng. Khi bỏn chịu cho khỏch hàng phải đỏnh giỏ kỹ khả năng thanh toỏn trờn cơ sở hợp đồng kinh tế đó ký kết.
- Cú sự ràng buộc chặt chẽ trong hợp đồng bỏn hàng, nếu vượt quỏ giới hạn thanh toỏn theo hợp đồng thỡ doanh nghiệp được thu lói suất tương ứng như lói suất quỏ hạn của ngõn hàng.
- Phõn loại cỏc khoản nợ quỏ hạn: Tỡm nguyờn nhõn của từng khoản nợ ( khỏch quan, chủ quan) để cú biện phỏp xử lý thớch hợp như gia hạn nợ, thoả ước xử lý nợ, xoỏ một phần nợ cho khỏch hàng hoặc yờu cầu toà ỏn kinh tế giải quyết theo thủ tục phỏ sản doanh nghiệp.