Hoạt động tổ chức và quản lý nền kinh tế quốc dân, tổ chức và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, muôn đạt đợc hiệu quả cao, cần thiết phải có đợc những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác và có hệ thống. Nghĩa là cần phải có thông tin của hạch toán kế toán. Thông tin của hạch toán kế toán có độ tin cậy cao, mô tả đợc thực trạng hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, giúp các cơ quan quản lý Nhà nớc, những nhà kinh tế, quản lý có cơ sở để hoạch định các chính sách đờng lối phát triển kinh tế xã hội, phơng hớng hoạt động của doanh nghiệp phù hợp trong phạm vi xã hội và trong từng doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán của Công ty Rợu Hà Nội nhìn chung là hợp lý, bộ máy kế toán gọn nhẹ đợc hình thành dựa trên đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm quy trình công nghệ, yêu cầu quản lý và trình độ kế toán cụ thể của từng cán bộ kế toán. Bộ máy kế toán cảu Công ty gồm 7 ngời và 5 nhân viên kinh tế ở các xí nghiệp thành viên, đợc tổ chức nh sau:
- Kế toán tr ởng (Trởng phòng kế toán tài chính): Làm nhiệm vụ bao quát chung, chỉ đạo điều hành công tác kế toán của toàn Công ty, điều phối và quản lý sử dụng vốn có hiệu quả, theo dõi các phần hành kế toán của Công ty dới góc độ tổng hợp (tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính…)
- Kế toán tiền l ơng và các khoản trích theo l ơng (Phó phòng tài chính kế toán): Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lợng, chất lợng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách, chế độ các khoản tiền lơng, tiền thởng, các khoản trợ cấp phải trả cho ngời lao động. Tính toán và phân bổ chính xác các khoản trích BHXH, BHYT, KPCD vào CPSXKD.
- Kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm: Tính toán và phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình phát sinh chi phí sản xuất ở các bộ phận sản xuất cũng nh trong phạm vi toàn Công ty, gắn liền các loại chi phí sản xuất khác nhau theo từng loại sản phẩm đợc sản xuất. Lập báo cáo về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Tham gia phân tích tình hình thực hiện kế hoạchgiá thành đề xuát biện pháp để tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ thấp giá thành sản phẩm.
- Kế toán thành phẩm, hàng hoá tiêu thụ và xác định kết quả: Kiểm tra giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình mua hàng, bán hàng. Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hoá. Đông thời chấp hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách nhập, xuất, bán hàng hoá và tính thuế. Cung cấp thông tin tổng hợp va thông tin chi tiết cần thiết về hàng hoá kịp thời phục cho quản lý hoạt động kinh doanh và tính thuế của Công ty.
- Kế toán vốn bằng tiền, các khoản thu nhập khác và hoạt động tài chính: Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền, theo dõi phản ánh kiểm tra các khoản thu nhập, chi phí hoạt động tài chính. Trên cơ sở đó tính toán đầy đủ kịp thời và chính xác kết quả hoạt động tài chính của Công ty. Theo dõi số hiện có và tình hình tăng giảm giá trị các khoản đầu t tài chính và kinh doanh về vốn khác một cách thờng xuyên liên tục và chính xác, chi tiết theo từng lĩnh vực đầu t và theo từng đối tác mà Công ty đã đầu t.
- Kế toán vật liệu: Phản ánh và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp chất lợng trên mặt số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đối tợng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu. Thực hiện kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo về vật liệu. Tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu. Theo dõi chặt chẽ và thờng xuyên các khoản thanh toán công nợ về vật liệu.
- Thủ quỹ: Thực hiện thu chi tiền mặt theo chứng từ thu - chi khi đã đủ điều kiện theo nguyên tắc. Hàng ngày cùng kế toán vốn bằng tiền kiểm kê tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các khoản thu, chi và tồn quỹ, thực hiện kiểm kê tiền mặt theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về thu chi tiền mặt.
- Nhân viên thống kê nhà máy: thực hiện hạch toán ban đầu nh lập chi phí tiền lơng theo các bảng chấm công, tính giá thành phân xởng..., thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và gửi những chứng từ đó về phòng kế toán Công ty.
Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
Kế toán trưởng (trưởng phòng tài chính kế toán )
Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật liệu Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (phó phòng) Kế toán CPSX và giá thành Kế toán thành phẩm và xác định KQKD Thống kê Thủ quỹ
+ Hình thức tổ chức công tác kế toán:
Là một doanh nghiệp có quy mô vừa, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu tập trung tại địa bàn Hà Nội, Công ty Rợu Hà Nội thực hiên tổ chức công tác kế toán theo quy mô tập trung, toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện tại phòng kế toán, không chia thành bộ phận kế toán riêng biệt, chỉ bố trí các nhân viên kinh tế ở các xí nghiệp thành viên làm công việc hạch toán đơn giản.
+ Hình thức kế toán:
Để phù hợp với điều kiện sản xuất, tổ chức quản lý và chuyên môn của các nhân viên kế toán, hiện nay Công ty Rợu Hà Nội đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ” áp dụng theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/CDKT:
* Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01/N đến 31/12/N * Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ
* Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ: theo tỷ giá công bố tại thời điểm phát sinh của Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam.
* Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thờng xuyên Phơng pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ: theo giá vốn
Giá mua + chi phí (vận chuyển, bốc xếp bảo quản) + thuế nhập khẩu (nếu có)+ chi phí khác.
* Phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu: phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
* Đánh giá nguyên vật liệu xuất dùng: theo giá thực tế bình quân gia quyền. * Sổ sách sử dụng trong kế toán vật liệu:
+ Thẻ kho
+ Bảng kê mua nhập vật t + Báo cáo kho
+ NKCT số 5
+ Sổ chi tiết vật liệu + Bảng phân bổ NVL + NKCT sô 10
+ Sổ cái TK 152, 153…
Việc ghi sổ theo hình thức NKCT đợc khái quát theo sơ đồ sau
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ KT chi tiết Bảng kê
2.2- tình hình thực tế về tổ chức kế toán vật liệu ở Công ty rợu Hà Nội