a. Thủ tục nhập kho
ở Công ty Rợu Hà Nội, nguyên vật liệu mua ngoài là chủ yếu, vật liệu mua ngoài do phòng kế hoạnh vật t tiến hành thu mua theo kế hoạch đề ra. Bên cung cấp viết hoá đơn cho nhân viên thu mua. Vật liệu khi về đến Công ty, trớc khi nhập kho sẽ đợc kiểm tra chất lợng, quy cách, phẩm chất, số lợng thực nhập đúng tiêu chuẩn. Sau đó phòng kế hoạch vật t căn cứ vào hoá đơn của ngời bán (hoặc hợp đồng), biên bản kiểm nghiệm vật t, và số lợng thực nhập để viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký thủ kho, ngời giao hàng, phụ trách cung tiêu, thủ trởng đơn vị.
Liên 1: Phòng kế hoạch vật t giữ
Liên 2: Giao cho thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán vật liệu
Trớc khi cho nhập kho thủ kho phải xem xét cụ thể nếu số vật liệu nhập về đúng chủng loại, chất lợng…đã ghi trong phiếu nhập kho và đã kiểm nghiệm (có biên bản kiểm nghiệm vật t) thì đồng ý cho nhập kho.
Vật liệu sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho, đợc thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định, đảm bảo tính khoa học, hợp lý cho việc bảo quản vật liệu, thuận tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu.
Ví dụ: Ngày 8/1 Công ty mua đờng kính của Công ty đờng Biên Hoà, các
chứng từ liên quan để đờng kính đợc phép nhập kho bao gồm: Hoá đơn GTGT (Mẫu 1), Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu 2), Phiếu nhập kho (Mẫu 3)
Mẫu 2
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Số 156/3 ngày 10 tháng 01 năm 2005
Của Công ty đờng biên hoà
Theo hợp đồng số 1357 ngày 6 tháng 1 năm 2005 Ban kiểm nghiệm gồm có:
Ông, bà: KH - VT Đại diện cung tiêu: Trởng ban Ông, bà: KCS Đại diện kỹ thuật : Uỷ viên
Ông, bà: Thủ kho : Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau đây: Phơng thức kiểm nghiệm
STT Tên nhãn hiệu, qui cách vât t
Số lợng Theo chứng từ Thực tế kiểm nghiệm Đúng qui cách PC Không đúngqui cách PC A B C 1 2 3 4 1 Đờng kính Kg 8.000 8.000 8.000
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt nhập kho
Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban
Tuy nhiên đối với một số vât liệu có giá trị nhỏ, hàng tháng tạm ứng cho xí nghiệp phân xởng khi có yêu cầu các nhân viên tiếp liệu có thể trực tiếp đi mua. Hàng mua về có thể nhập kho hoặc xuất thẳng xuống nơi sản xuất, cuối tháng tập hợp hoá đơn chứng từ phòng kế hoạch vật t mới viết một phiếu nhập kho.
Ngoài các nghiệp vụ nhập vật liệu chủ yếu từ nguồn mua ngoài, còn có nghiệp vụ nhập vật liệu do gia công chế biến. Trờng hợp này chỉ xảy ra khi Công ty xuất sắn lát đi xay sát thành sắn bột. Nghiệp vụ này khá phức tạp, trình tự tiến hành nh sau: Ban đầu Công ty nhập sắn lát khô mua ngoài vào kho Lĩnh Nam. Sau đó xuất kho đê xay sát thành sắn bột rồi nhập lai kho Lĩnh Nam. Công việc tiến hành dàn đều trong tháng nên Công ty không thực hiện viết phiếu nhập kho, xuất kho cho mỗi lần nhập, xuất mà thủ kho lập các bảng kê nhập, xuất sắn hàng ngày, cuối tháng tính ra tổng số lợng nhập, xuất. Khi đó, phòng kế hoạch vật t mới ghi một phiếu xuất kho cho toàn bộ số lợng sắn lát xuất trong tháng, một phiếu nhập kho cho tổng lợng sắn bột nhập trong tháng. Sản phẩm sắn bột đợc lu tại Lĩnh Nam, khi nào xí nghiệp cồn cần sử dụng thì lập “Phiếu xin lĩnh vật t” ghi số lợng sắn bột cần sử dụng. Lúc này, sắn bột mới đợc tiến hành xuất từ kho Lĩnh Nam sang kho nguyên liệu. Trong quá trình vận chuyển, Công ty sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” nhng không theo dõi chi tiết trên sổ sách kế toán mà chỉ dùng để đối chiếu trên báo cáo kho cuối tháng. Khi sắn bột đã nhập kho Nguyên liệu, phòng kế hoạch vật t sẽ lập một phiếu xuất kho cho toàn bộ số sắn bột đó ở kho nguyên liệu.
Tóm lại, toàn bộ các chứng từ đợc lập cho quá trình từ khi mua sắn lát về đến khi đa sắn bột vào trực tiếp sản xuất ở các xí nghiệp bao gồm
- Phiếu nhập kho (sắn lát) - Phiếu xuất kho (sắn lát) - Phiếu nhập kho (sắn bột)
-Phiếu xin lĩnh vật t (do xí nghiệp cồn lập) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất kho (sắn bột)
Vật liệu ở Công ty chủ yếu xuất kho cho sản xuất rợu, cồn ngoài ra còn phục vụ cho sản xuất bao bì và văn phòng.
Đối với các vật liệu chủ yếu nh sắn lát, sắn bột là các loại vật liệu nằm trong quy trình gia công chế biến nên thủ tục xuất kho đã đợc trình bày ở trên nghĩa là viết một phiếu xuất kho cho số sắn lát xuất trong một tháng và một phiếu xuất sắn bột mỗi khi có yêu cầu của xí nghiệp cồn và nhập kho nguyên liệu. Sau đó hàng ngày các nhân viên của xí nghiệp trực tiếp xuống kho lĩnh để đa vào sản xuất. Vì đây là những vật liệu chính thờng đợc lĩnh với số lợng lớn, nhiều lần theo từng đợt sản xuất nên việc này làm giảm khối lợng ghi chép, giảm bớt thủ tục, nhng nó không phản ánh tức thời lợng vật liệu hiện có trong các kho một cách chính xác mà phải đợi đến cuối tháng.
Đối với phần lớn vật liệu còn lại, khi có nhu cầu sử dụng các bộ phận lập phiếu xin lĩnh vật t, cán bộ phòng kế hoạch vật t căn cứ phiếu này để lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đợc lập thnàh 3 liên:
Liên 1: Phòng kế hoạch vật t giữ.
Liên 2: Thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán vật liệu. Liên 3: Ngời lĩnh vật t chuyển về bộ phận sử dụng.
Khi xuất kho vật liệu, thủ kho và ngời nhận vật liệu phải ký xác nhận về số l- ợng thực xuất vào phiếu xuất kho (Mẫu 5).
Ngày 15 tháng 01 năm 2001
Họ tên ngời giao hàng : Xí nghiệp rợu mùi Số :
Lý do xuất : Sản xuất rợu mùi Nợ TK621.2
Xuất tại kho : Nguyên liệu Có TK152.1
Tên nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền B C D 1 2 3 4 Đờng kính Kg 14.700 14.700 Cộng 14.700 14.700
Xuất ngày 15 tháng 01 năm 2001
Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)