a. Tại kho.
Việc ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng. Thẻ kho do kế toán lập, ghi vào sổ đăng ký thẻ kho và giao cho thủ kho giữ. Thẻ kho đợc sắp xếp theo loại, nhóm, thứ vật liệu để tiện sử dụng, dễ dàng trong ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý.
Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ kế toán về nhập, xuất kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế nhập kho, xuất kho với số liệu ghi trên phiếu nhập, phiếu xuất sau đó ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ đợc ghi 1 dòng, cuối ngày tính ra lợng tồn kho để ghi thẻ kho. Các chứng từ nhập, xuất hàng ngày đợc thủ kho phân loại thành các phiếu nhập, phiếu xuất riêng theo từng loại vật liệu để chuyển cho phòng kế toán.
Cuối tháng căn cứ vào số lợng nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu, thủ kho lập báo cáo kho (Mẫu 8,9) gửi lên phòng kế toán để thuận tiện cho việc theo dõi và ghi sổ. Trên báo cáo kho, mỗi loại vật liệu đợc ghi trên một dòng, số liệu trên dòng tổng cộng của thẻ kho chính là cơ sở cho thủ kho ghi vào các cột tơng ứng trên báo cáo kho.
Mẫu 8
Báo cáo kho nguyên liệu
Tháng 1/2001 STT Tên vật t Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Ghi chú 1 Đờng kính Kg 9.500 8.000 14.700 2.800 2 Bột sắn Kg 0 137.8000 137.800 0 Ngày 31/1/2001
b. Tại xí nghiệp, phân xởng
Công ty hiện có 3 xí nghiệp sản xuất chính: xí nghiệp cồn, xí nghiệp rợu mùi, xí nghiệp tổng hợp. Hàng ngày mỗi xí nghiệp gửi 1 “Báo cáo sử dụng vật t” trong
tháng chuyển lên phòng kế hoạch. Công việc này do các nhân viên kinh tế tại các xí nghiệp. Cuối tháng các xí nghiệp gửi “Báo cáo sử dụng vật t” lên phòng kế toán làm căn cứ đối chiếu và ghi sổ sách kế toán.
c. Tại phòng kế toán
Kế toán mở “Sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo từng loại vật liệu dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển theo dõi vật liệu trên cả 2 chỉ tiêu số lợng và giá trị, giá vật liệu ghi sổ là giá thực tế.
Vào cuối mỗi tháng, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất vật liệu còn các xí nghiệp gửi “Báo cáo sử dụng vật t” lên phòng kế toán. Các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng vật liệu. Kế toán tiến hành tổng hợp số lợng vật liệu nhập, xuất (trên chứng từ nhập xuất) và số lợng vật liệu thực sử dụng (trên báo cáo sử dụng vật t) từ đó tính ra giá trị vật liệu nhập kho và xuất kho cho sử dụng trong kỳ. Thực tế, tại Công ty việc tổng hợp phiếu xuất kho chỉ nhằm mục đích đối chiếu với “Báo cáo sử dụng vật t” ở phần nhập trong kỳ, còn việc phản ánh và ghi chép số lợng vật liệu xuất trên sổ sách lại căn cứ tình hình sử dụng của các xí nghiệp. Còn một số trờng hợp xuất khác (xuất gia công chế biến, xuất bán…), vật liệu không đợc theo dõi trên “Báo cáo sử dụng vật t” thì kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất, tính ra trị giá vật liệu xuất và ghi sổ kế toán.
Sổ đối chiếu luân chuyển
Tháng 1 năm 2001
STT TKSD Tên vật t Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ