a. Về tổ chức quản lý vật liệu:
Công tác quản lý vật liệu đợc thực hiện ở phòng kế hoạch vật t và phòng kế toán. Phòng kế hoạch vật t chỉ quản lý vật liệu về mặt số lợng và chủng loại. Do vật liệu sử dụng ở Công ty là các loại vật liệu theo mùa vụ không phải lúc nào cũng có. Vì vậy khi mùa vụ tới Công ty phải tiến hành thu mua ngay, một số nguyên liệu nh cam, mơ, táo, chanh không lu kho đợc nên khi vận chuyển về doanh nghiệp phải đa vào xử lý ngay. Căn cứ vào định mức về vật liệu và phiếu yêu cầu vật liệu đã đợc giám đốc xét duyệt, phòng kế hoạch sẽ tổ chức từ khâu thu mua vận chuyển đến bảo quản tại kho. Định kỳ mỗi tháng một lần sẽ tổ chức kiểm kê các kho để kịp thời phát hiện các vật liệu mất phẩm chất. Tại phòng kế toán, kế toán vật liệu đảm nhiệm công tác quản lý vật liệu cả về số lợng và giá trị của từng thứ, từng loại vật liệu. Việc theo dõi tổng hợp từng loại vật liệu đợc phản ánh trên sổ cái TK152 - Nguyên vật liệu.
b. Về tổ chức thu mua và vận chuyển vật liệu
Nguồn vốn sử dụng để mua vật liệu của Công ty gồm vốn tự có của Công ty, vốn vay ngắn hạn ngân hàng hoặc huy động vốn của cán bộ công nhân viên.
Nguồn vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài, mà hầu hết là mua trong nớc (ngoại trừ một số vật liệu nh hơng cốm của Pháp, nút chai của Inđonêxia…). Thông thờng Công ty mua với số lợng lớn nên đối với những nguyên liệu nh hoa quả, Công ty phải cho ngời đến tận nơi thu mua để nghiệm thu sản phẩm đảm bảo chất lợng đúng yêu cầu.
Việc tổ chức thu mua vật liệu do phòng kế hoạnh vật t thực hiện. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của quý, tháng và trên cơ sở nhu cầu vật t đợc xét duyệt, phòng kế hoạch vật t sẽ chủ động tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đảm bảo thu mua vật t đúng chất lợng, đủ về số lợng, hơp lý về giá cả để đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh và luân chuyển vật t liên tục, tránh ứ đọng về vốn trong các vật liệu tồn kho. Các vật liệu chính Công ty thờng mua chủ yếu ở các Công ty nh: Công ty phát
triển công nghệ Việt - Pháp, Công ty Thực phẩm nông sản Thanh Hoá, Công ty TNHH Hoàng Anh, còn vật liệu chai thì hay mua của Công ty Thuỷ tinh Hải Phòng, Công ty Thuỷ tinh Phú Thọ…Mỗi khi Công ty có nhu cầu nhập vật t thì báo trớc cho bên cung cấp về số lợng, chủng loại thậm chí là giá có thể mua. Bên cung cấp sẽ báo lại cho Công ty bàng giấy báo giá để Công ty có thể lựa chọn. Công ty thờng ký hợp đồng dài hạn từng năm với các Công ty trên về tình hình cung cấp vật liệu cho Công ty. Còn các vật liệu phụ trợ khác khi cần thu mua Công ty sẽ cử ngời thuộc phòng kế hoạch vật t thông thạo thị trờng về mặt hàng đó đi mua. Hoặc cử ngay các nhân viên trực thuộc bộ phận sử dụng đi mua (đối với những vật liệu có giá trị nhỏ, số lợng ít).
Vật liệu mua xong để vận chuyển về Công ty có thể do bên bán vận chuyển (tính vào giá bán) hoặc Công ty tự vận chuyển hoặc Công ty thuê vận chuyển.
c. Về tình hình bảo quản sử dụng vật liệu.
Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình cũng nh những đòi hỏi về điều kiện đảm bảo kỹ thuật cho bảo quản, Công ty đã phân ra các nhóm vật liệu quản lý ở 5 kho chính:
+ Kho nguyên liệu: Là kho chứa sắn bột, đờng kính.
+ Kho Lĩnh Nam: Là kho chứa sắn lát, sắn bột, các loại chai: Chai nếp mới 0,651, chai vang Hà Nội, chai lúa mới, chai nếp mới, chai nếp cẩm...
+ Kho cơ khí: kho này chủ yếu chứa các vật liệu phụ trợ cho quá trình sản xuất, bao gồm: axít, đạm, vali, phẩm màu các loại, hơng chanh, cao hoa, cao viên, vật liệu sắt, thép các loại, công cụ dụng cụ nhỏ...
+ Kho bao bì: kho bảo quản các laọi nút chai, vỏ hộp, giấy gói, can rợu, nhãn rợu...
+ Kho chai: là kho bảo quản các loại vật liệu chai các loại, xi măng, két gỗ, cát, VLXD, phế liệu...
Vật liệu của Công ty giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất sản phẩm rợu. Hầu hết các loại vật liệu đều cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Chi phí vật liệu
chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm. Khối lợng sử dụng rất khác nhau, có những loại vật liệu sử dụng với số lợng lớn nh: sắn, gạo, đờng, hoa quả...có những loại vật liệu sử dụng ít nh muối axít, phẩm màu công nghiệp...
Bên cạnh đó giá cả của vật liệu cũng chênh lệch nhau rất nhiều, vì vậy chi phí vật liệu của từng loại trong tổng chi phí vật liệu cũng chênh lệch nhau rất lớn.