2013 và COSO 2016
2.2. Thực trạng hệ thống KSNB theo hướng quản trị rủi ro tại các doanh
biến gỗ tỉnh Bình Định.
2.2.1. Giới thiệu về quá trình khảo sát và thu thập dữ liệu
2.2.1.1 Mục tiêu khảo sát
Mục tiêu của việc khảo sát nhằm tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ nhận diện những ưu nhược điểm và nguyên nhân dẫn đến những tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó tìm ra những giải pháp giúp doanh nghiệp phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ một cách có hiệu quả trước những biến động của nền kinh tế thế giới, giá cả nguồn nguyên
vật liệu đầu vào tăng, giá xăng dầu, than, điện tăng, chi phí vận chuyển cũng biến động theo, lãi suất cho vay, nguồn nhân lực, thiết bị công nghệ, tỷ giá hối đoái, chính sách của chính phủ làm cho rủi ro của các doanh nghiệp chế biến gỗ ngày càng trở nên khó lường. Để hiểu rõ hơn tình hình nhận diện rủi ro và KSNB theo hướng quản trị rủi ro tại các doanh nghiệp chế biến gỗ tỉnh Bình Định, tác giả đã tiến hành khảo sát tại 50 doanh nghiệp tập trung chủ yếu ở các khu công nghiệp.
2.2.1.2 Đối tượng và phạm vi khảo sát
Đối tượng: Tác giả đã tiến hành khảo sát 50 doanh nghiệp tập trung chủ yếu ở khu công nghiệp Phú Tài, khu công nghiệp Long Mỹ và khu công nghiệp Nhơn Hòa tỉnh Bình Định (danh sách doanh nghiệp được khảo sát chi tiết
ở phụ lục 2).
Phạm vi khảo sát: Các doanh nghiệp chế biến gỗ tỉnh Bình Định.
Kết cấu và nội dung của phiếu khảo sát - Số phiếu phát ra: 100 phiếu
- Số phiếu thu về: 100 phiếu
- Số phiếu thu về đủ tiêu chuẩn xử lý: 100 phiếu
2.2.1.3 Phương pháp khảo sát và thu nhập dữ liệu
Nhằm tìm hiểu về thực trạng hệ thống KSNB tại doanh nghiệp chế biến gỗ tỉnh Bình Định, tác giả tiến hành gửi bảng câu hỏi đến 50 doanh nghiệp và phỏng vấn 50 đối tượng có liên quan. Bảng câu hỏi gồm 102 câu (phụ lục 1) nhằm thu thập thông tin kết hợp với khảo sát thực tế về hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp cụ thể là: Môi trường nội bộ: 33 câu, xác định các mục tiêu: 13 câu, nhận diện biến cố: 13 câu, đánh giá rủi ro: 5 câu, đối phó với rủi ro: 8 câu, hoạt động kiểm soát: 16 câu, thông tin và truyền thông: 10 câu, giám sát: 4 câu.
Dựa vào kết quả khảo sát và phỏng vấn kết hợp với việc quan sát và tham gia vào các quy trình kiểm soát thực tế tại 50 doanh nghiệp, tác giả tiến hành đánh giá tổng thể về thực trạng hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp chế biến gỗ tỉnh Bình Định.
Tổng sổ bảng câu hỏi gửi đi là 100 bảng (đã bao gồm 50 bảng câu hỏi phỏng vấn đối tượng có liên quan), số bảng nhận lại là 100 bảng. Câu hỏi khảo sát được xây dựng liên quan đến tám thành phần cấu thành của hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 2004 và dựa vào nhận định của tác giả.
2.2.2 . Thực trạng hệ thống KSNB theo hướng quản trị rủi ro tại các doanh nghiệp chế biến gỗ tỉnh Bình Định
2.2.2.1 Thực trạng về môi trường nội bộ
a. Triết lý QTRR Bảng 2.1:Triết lýQTRR Stt Nội dung Trả lời Có Không Không có ý kiến Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ 1
Doanh nghiệp có phổ biến các rủi ro có thể xảy ra trong sản xuất kinh doanh cũng như cách thức xử lý rủi ro cho các nhân viên không?
72 72% 28 28% 0 0%
2 Ban quản lý có yêu cầu báo cáo tất cả
các rủi ro phát sinh trước khi xử lý? 64 64% 36 36% 0 0% 3
Quy trình làm việc của các phòng ban có được quản lý kiểm soát nhằm hạn chế các rủi ro trong sản xuất kinh doanh?
62 62% 38 38% 0 0%
(Nguồn: Khảo sát của tác giả, tháng 6/2019)
Các cấp quản lý đặc biệt là các quản lý cấp cao rất quan tâm đến việc QTRR do điều đó ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu doanh nghiệp. Vì vậy, ban quản trị luôn nỗ lực truyền tải các vấn đề liên quan đến rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh cho nhân viên của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng mong muốn nhân viên chủ động báo cáo về các rủi ro mà họ phát hiện trong quá trình làm việc nhằm bổ sung, cập nhật vào hồ sơ rủi ro của doanh nghiệp.
Qua kết quả khảo sát tại các doanh nghiệp, có 72% ý kiến đồng ý rằng ban quản trị có thực hiện phổ biến các rủi ro và cách thức xử lý đối với hoạt động cho
nhân viên, 64% người tham gia khảo sát trả lời là có nhận được yêu cầu từ ban quản lý về vấn đề báo cáo các rủi ro phát sinh trong quá trình làm việc.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp yêu cầu các trưởng phòng thực hiện kiểm soát quy trình làm việc nhằm hạn chế các rủi ro có thể xảy ra và nâng cao chất lượng dịch vụ. Kết quả khảo sát cho thấy 62% người tham gia trả lời có khi hỏi về vấn đề trưởng phòng có thực hiện kiểm soát quy trình làm việc tại các phòng ban.
b. Rủi ro có thể chấp nhận được. Bảng 2.2: Rủi ro có thể chấp nhận được Stt Nội dung Trả lời Có Không Không có ý kiến Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ 4
Doanh nghiệp có quy định mức lợi nhuận (lãi hoặc lỗ) tối thiểu đối với các sản phẩm cung cấp cho khách hàng không?
16 16% 69 69% 15 15%
5
Đối với các trường hợp lô hàng lợi nhuận âm, ban quản lý có đồng ý cho anh/chị thực hiện sau khi anh/chị đã giải trình?
34 34% 61 61% 5 5%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 6/2019)
Khi đề cập đến rủi ro có thể chấp nhận được, doanh nghiệp thường chú ý đến các vấn đề như tổng thể rủi ro tác động (tích cực hoặc tiêu cực) đến mục tiêu dài hạn, những ranh giới của rủi ro mà khi vượt quá doanh nghiệp sẽ không mạo hiểm theo đuổi mục tiêu và tổng số tiền doanh nghiệp chấp nhận mất đi để theo đuổi mục tiêu. Theo như kết quả khảo sát, 69% ý kiến cho rằng doanh nghiệp không có quy định cụ thể mức lợi nhuận tối thiểu đối với các sản phẩm. Đối với các lô hàng bị lỗ, ban quản trị yêu cầu nhân viên kinh doanh phải thực hiện giải trình. Kết quả cho thấy trong trường hợp này chỉ có 34% người tham gia khảo sát
trả lời là dịch vụ được thực hiện và 61% trả lời là không. c. HĐQT. Bảng 2.3: HĐQT Stt Nội dung Trả lời Có Không Không có ý kiến Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ 6 Các thành viên HĐQT có đủ kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn không?
100 100% 0 0% 0 0%
7
HĐQT có tổ chức họp định kỳ để thông qua những chính sách, xem xét đánh giá hoạt động của doanh nghiệp không?
76 76% 24 24% 0 0%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 6/2019)
Qua bảng khảo sát cho thấy 100% người tham gia đồng ý rằng HĐQT có đủ kiến thức và kinh nghiệm, phối hợp với ban giám đốc và các trưởng ban, trưởng phòng các bộ phận điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
Việc HĐQT tổ chức họp định kỳ nhằm đảm bảo việc tham gia vào công tác điều hành và quản lý tại doanh nghiệp một cách hợp lý. 76% ý kiến cho rằng HĐQT đã duy trì các cuộc họp định kỳ để xem xét những chính sách, đánh giá và góp ý các hoạt động của doanh nghiệp. Với 24% ý kiến trả lời là không, có thể ban quản trị thực hiện trao đổi qua email hoặc do không lập biên bản họp.
d. Giá trị đạo đức và liêm chính.
Bảng 2.4: Giá trị đạo đức và liêm chính Stt
Nội dung Trả lời
Có Không Không có ý
Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ 8
Ban quản lý có yêu cầu nhân viên tính chính trực và đạo đức trong công việc không?
100 100% 0 0% 0 0%
9
Doanh nghiệp/phòng ban của anh/chị có chuẩn mực đạo đức chung và khung chế tài không?
47 47% 53 53% 0 0%
10
Doanh nghiệp/phòng ban của anh/chị có khuyến khích báo cáo các hành vi sai trái không?
46 46% 54 54% 0 0%
11
Nhà quản lý có tạo áp lực khiến anh/chị phải làm trái quy định không?
22 22% 76 76% 2 2%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 6/2019)
Việc thiết lập những giá trị đạo đức và tính liêm chính trong doanh nghiệp không chỉ góp phần tạo nên văn hóa riêng của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu đã được đề ra.
Qua kết quả khảo sát tại các doanh nghiệp cho thấy 100% ý kiến đồng ý rằng ban quản trị luôn khuyến khích tính chính trực và đạo đức đối với nhân viên. Tuy nhiên, 53% ý kiến cho rằng doanh nghiệp chưa xây dựng được chuẩn mực đạo đức chung và 47% ý kiến cho rằng doanh nghiệp có chuẩn mực đạo đức chung. Nguyên nhân có thể là do các phòng ban tự thiết lập ra các quy tắc đạo đức cho nhân viên nhằm phục vụ cho việc đánh giá nhân sự và đảm bảo chất lượng sản phẩm được cung cấp. Bên cạnh đó, 46% người tham gia khảo sát đồng ý rằng doanh nghiệp khuyến khích nhân viên báo cáo các hành vi sai trái xảy ra trong quá trình làm việc. Các hành vi sai trái của nhân viên có thể xuất phát từ lý do cá nhân hoặc do áp lực từ cấp quản lý, với 22% ý kiến trả lời có bị nhà quản lý gây áp lực nên làm trái quy định trong khi đó 76% ý kiến trả lời không, từ đó có thể thấy, doanh nghiệp chú trọng giá trị đạo đức và tính liêm chính dù vẫn còn một số ít tiêu cực tồn tại.
e. Sự cam kết về năng lực. Bảng 2.5: Sự cam kết về năng lực St t Nội dung Trả lời Có Không Không có ý kiến Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượn g Tỷ lệ 12
Phòng nhân sự có yêu cầu các phòng ban cung cấp yêu cầu đối với vị trí cần tuyển không?
100 100% 0 0% 0 0%
13
Doanh nghiệp có kiểm tra kiến thức và kĩ năng của ứng viên không?
100 100% 0 0% 0 0%
14
Việc phân công nhiệm vụ trong doanh nghiệp có phù hợp với yêu cầu của công việc không?
69 69% 31 31% 0 0%
15
Doanh nghiệp có tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp ý kiến cải tiến hiệu quả làm việc?
60 60% 40 40% 0 0%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 6/2019)
Theo kết quả khảo sát, 100% ý kiến đồng ý rằng việc tuyển nhân viên mới đều dựa theo yêu cầu của công việc thực tế do các trưởng phòng của các phòng ban gửi về phòng nhân sự. Các ứng viên khi tham gia ứng tuyển sẽ phải thực hiện các bài kiểm tra về kiến thức và kĩ năng nhằm đảm bảo phù hợp với công việc, 100% ý kiến đồng ý về vấn đề này.
Về vấn đề phân công nhiệm vụ, có 69% ý kiến cho rằng doanh nghiệp phân công đúng người đúng việc và 31% ý kiến cho rằng việc phân công phân nhiệm vẫn chưa phù hợp, lý do có thể xuất phát từ vấn đề điều chuyển nhân sự qua các vị trí khác với chuyên môn ban đầu của họ.
Bên cạnh việc phân công, phân nhiệm do ban quản trị thực hiện, doanh nghiệp cũng chú trọng vấn đề nhân viên chủ động đóng góp ý kiến nhằm cải tiến
hiệu quả làm việc. Theo kết quả khảo sát cho thấy có 60% ý kiến đồng ý rằng doanh nghiệp khyến khích về vấn đề này.
f. Cơ cấu tổ chức. Bảng 2.6: Cơ cấu tổ chức Stt Nội dung Trả lời Có Không Không có ý kiến Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ
16 Doanh nghiệp có xây dựng sơ đồ
tổ chức chính thức hay không? 100 100% 0 0% 0 0%
17
Khi môi trường kinh doanh thay đổi, doanh nghiệp có tiến hành điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp hơn không?
89 89% 0 0% 11 11%
18 Sơ đồ tổ chức có được cập nhật
kịp thời khi có sự thay đổi không? 82 82% 18 18% 0 0% 19
Cơ cấu tổ chức hiện tại có gây khó khăn cho công việc của anh/chị không?
73 73% 27 27% 0 0%
20
Anh/chị có gặp khó khăn khi làm việc với các chi nhánh trong cùng doanh nghiệp không?
71 71% 29 29% 0 0%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 6/2019)
Khảo sát cho thấy 100% ý kiến đồng ý rằng doanh nghiệp có xây dựng sơ đồ tổ chức chính thức. 89% người tham gia khảo sát đồng ý về vấn đề doanh nghiệp điều chỉnh sơ đồ tổ chức khi môi trường kinh doanh thay đổi nhằm đảm bảo cơ cấu phù hợp và hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, có 18% ý kiến đã trả lời là không về việc doanh nghiệp cập nhật sơ đồ tổ chức kịp thời cho nhân viên và 82% ý kiến trả lời là có.
gia khảo sát đồng ý rằng cơ cấu tổ chức khiến họ gặp khó khăn trong công việc và có 71% ý kiến cho rằng họ gặp khó khăn khi làm việc với các chi nhánh khác của doanh nghiệp.
g. Phân quyền và trách nhiệm.
Bảng 2.7: Phân quyền và trách nhiệm
Stt Nội dung Trả lời Có Không Không có ý kiến Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ 21
Việc phân quyền và trách nhiệm trong doanh nghiệp có được công bố rõ ràng cho từng bộ phận bằng văn bản (giấy ủy quyền) không?
100 100% 0 0% 0 0%
22
Anh/chị có thực hiện đối chiếu các chứng từ cần phê duyệt với giấy ủy quyền của doanh nghiệp không?
35 35% 65 65% 0 0%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 6/2019)
Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm được doanh nghiệp cụ thể hóa thông qua giấy ủy quyền, có 100% ý kiến đồng ý về vấn đề này. Tuy nhiên, có đến 65% ý kiến trả lời là không thực hiện đối chiếu giấy ủy quyền đối với các chứng từ cần phê duyệt tại các bộ phận, phòng ban. Theo quan sát thực tế của tác giả, các chứng từ liên quan đến thanh toán hoặc các chứng từ điều chỉnh nội bộ thường được yêu cầu bổ sung do ngừi phê duyệt không đủ thẩm quyền hoặc không được ủy quyền.
Bảng 2.8: Những tiêu chuẩn về nguồn nhân lực Stt Nội dung Trả lời Có Không Không có ý kiến Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ 23
Khi tuyển dụng , doanh nghiệp có chú trọng đến việc xem xét đạo đức của ứng viên không?
97 97% 3 3% 0 0%
24 Việc tuyển dụng của doanh nghiệp
có được công khai không? 100 100% 0 0% 0 0%
25
Doanh nghiệp có tổ chức đào tạo các nghiệp vụ cần thiết cho nhân viên mới không?
92 92% 8 8% 0 0%
26
Doanh nghiệp có tổ chức các lớp tập huấn nhằm nâng cao kỹ năng và trình độ chuyên môn cho nhân viên không?
65 65% 35 35% 0 0%
27
Doanh nghiệp có chú trọng đào tạo nghiệp vụ cần thiết cho các nhân viên được điều sang vị trí mới không?
58 58% 42 42% 0 0%
28
Doanh nghiệp có khuyến khích nhân viên đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau không?
66 66% 34 34% 0 0%
29
Doanh nghiệp có quy định cụ thể về việc khen thưởng, kỷ luật hoặc sa thải nhân viên không?
14 14% 86 86% 0 0%
(Nguồn: khảo sát của tác giả, tháng 6/2019)
Khảo sát cho thấy 97% ý kiến đồng ý rằng vấn đề đạo đức của ứng viên được doanh nghiệp xem xét như một thành phần của tiêu chuẩn nguồn nhân lực. Bên cạnh đó, có 100% ý kiến đồng ý rằng việc tuyển dụng của doanh nghiệp luôn được công khai nhằm tìm kiếm các ứng viên phù hợp.
Các vấn đề như đào tạo, thăng tiến và định hướng nghề nghiệp cũng là các thành phần của chính sách về nguồn nhân lực. Kết quả khảo sát chỉ ra rằng 92% ý kiến trả lời là doanh nghiệp có tổ chức đào tạo các nghiệp vụ cần thiết để nhân viên mới nhanh chóng thích nghi được với công việc và văn hóa doanh nghiệp.Có
65% ý kiến đồng ý rằng doanh nghiệp có tổ chức các lớp tập huấn nhằm nâng cao năng lực cho nhân viên trong khi 35% ý kiến trả lời là không. Bên cạnh đó, việc điều chuyển nhân sự sang vị trí khác nhằm mục tiêu định hướng lại nghề nghiệp cho nhân viên nhưng có 42% ý kiến cho rằng doanh nghiệp chưa chú trọng đào