2013 và COSO 2016
2.2.3Đánh giá ưu, nhược điểm trong hệ thống KSNB theo hướng quản trị
tại doanh nghiệp chế biến gỗ tỉnh Bình Định
2.2.3.1 Đánh giá về môi trường nội bộ
Ưu điểm:
Triết lý QTRR
Các doanh nghiệp xây dựng triết lý QTRR rõ ràng bằng cách tích cực truyền tải và chia sẻ các vấn đề liên quan đến rủi ro như: Nguồn gốc và bản chất của rủi ro, cách thức phản ứng với rủi ro, việc lựa chọn các thành tố QTRR,… từ đó, nâng cao hiệu quả của hệ thống QTRR.
HĐQT
Các thành viên trong HĐQT đều có kinh nghiệm, điều này hỗ trợ tốt cho việc đánh giá các cũng như hoàn thiện các chiến lược của đơn vị.
Giá trị đạo đức và liêm chính.
Các doanh nghiệp đề cao tính trung thực và tuân thủ mang lại một môi trường làm việc lành mạnh. Các phòng ban chủ động xây dựng chuẩn mực đạo đức riêng đáp ứng được yêu cầu đặc trưng của công việc và hạn chế được những ứng xử không phù hợp với môi trường làm việc.
Ban quản lý tại các doanh nghiệp chủ động thực hiện tốt các yêu cầu như đi làm đúng giờ, không làm việc cá nhân trong giờ làm việc, quan tâm giúp đỡ các nhân viên có hoàn cảnh khó khăn, chủ động tham gia các công tác từ thiện,…
Sự cam kết về năng lực.
Các doanh nghiệp thực hiện công khai và minh bạch về quá trình tuyển dụng nhân viên. Ứng viên thực hiện các bài kiểm tra về kiến thức và kỹ năng liên quan đến vị trí cần tuyển nhằm đảm bảo phân đúng người đúng việc.
Cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức tại các doanh nghiệp đáp ứng được yêu cầu kiểm soát và giám sát hoạt động của doanh nghiệp. Các phòng ban liên quan đến tài chính và hành chính đều phối hợp chặt chẽ với nhau, đảm bảo việc kiểm soát về nguồn lực của doanh nghiệp.
Phân quyền và trách nhiệm.
Các doanh nghiệp thực hiện phân quyền và trách nhiệm công khai, chính thức bằng văn bản ủy quyền đối với các phó giám đốc, các trưởng ban và các trưởng phòng, góp phần tạo nên hiệu quả cho việc kiểm soát do họ nắm vững được hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế và quản lý các hoạt động theo mục tiêu đã được đề ra.
Những tiêu chuẩn về nguồn nhân lực.
Các doanh nghiệp có chính sách đào tạo các nghiệp vụ cần thiết cho nhân viên, công nhân mới cũng như chính sách bồi dưỡng đối với các nhân viên thâm niên lâu năm. Đồng thời, ban quản lý luôn khuyến khích nhân viên bày tỏ nguyện vọng về định hướng và thăng tiến trong nghề nghiệp để doanh nghiệp có hướng đào tạo và phát triển họ.
Triết lý quản trị và phong cách hoạt động.
Ban quản trị chấp nhận các rủi ro là một phần không thể tách rời với hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, họ rất chú trọng đến việc xây dựng hệ thống QTRR hiệu quả. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng yêu cầu các trưởng phòng kiểm soát chặt chẽ các hoạt động trong phòng ban của mình phụ trách nhằm đảm bảo việc đạt được mục tiêu đã đề ra.
Nhược điểm:
Rủi ro có thể chấp nhận được.
lượng được mức độ rủi ro có thể chấp nhận được của mình, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cung cấp ra bên ngoài.
- Giá trị đạo đức và liêm chính.
Các doanh nghiệp chưa xây dựng được chuẩn mực đạo đức chung cho toàn bộ tổ chức. Mỗi phòng ban có một chuẩn mực đạo đức riêng dẫn đến mâu thuẫn giữa các phòng ban với nhau, tổ chức thiếu tính nhất quán và không thấy được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, có một số nhà quản lý gây áp lực khiến nhân viên thực hiện các hành vi sai trái, tác động tiêu cực đến lòng tin của nhân viên và gây ảnh hưởng cho uy tín của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức.
Cơ cầu tổ chức hiện tại khá cồng kềnh, quyền hạn và trách nhiệm của trưởng phòng và trưởng ban có sự trùng lắp, tác động đến chi phí của doanh nghiệp.
Những tiêu chuẩn về nguồn nhân lực.
Các cá nhân được điều chuyển sang vị trí mới khác chuyên môn thường gặp nhiều khó khăn và phát sinh nhiều sai sót trong công việc.
Các doanh nghiệp khuyến khích nhân viên đảm nhiệm nhiều công việc dẫn đến trường hợp giải quyết công việc qua loa không hiệu quả.
Quy trình khen thưởng, kỷ luật và sa thải nhân viên chưa được xây dựng chính thức. Mặc dù nhân viên nghỉ việc hầu hết đều phải theo quy định trong hợp đồng (nộp đơn trước 30 – 45 ngày), nhưng các phòng ban liên quan như hành chính nhân sự và kế toán không nhận được thông báo nhằm mục đích thu hồi các khoản công nợ liên quan (như công nợ tạm ứng, công nợ khách hàng nhân viên đã thu hồi nhưng chưa nộp về doanh nghiệp) và các khoản trừ lương (như thuế thu nhập cá nhân). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Triết lý quản trị và phong cách hoạt động.
Ban quản trị thường triển khai các kế hoạch và quyết định kinh doanh cho các phòng kinh doanh và phòng nghiệp vụ, nhưng rất ít khi thông báo cho các
phòng ban thuộc khối sản xuất, văn phòng kịp lúc.
2.2.3.2. Đánh giá về xác định các mục tiêu.
Ưu điểm:
Mục tiêu chiến lược.
Mục tiêu chiến lược của các doanh nghiệp gắn liền với tầm nhìn và sự mệnh, thể hiện được giá trị mà doanh nghiệp muốn đạt đến.
Mục tiêu hoạt động.
Hàng năm, các doanh nghiệp xây dựng các mục tiêu hoạt động cụ thể cho các phòng ban, từ đó định hướng mục tiêu cho mỗi cá nhân trong tổ chức. Theo đó, các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp sẽ nhất quán, rõ ràng, được kiểm soát chặt chẽ và điều chỉnh hướng theo mục tiêu.
Mục tiêu báo cáo.
Các doanh nghiệp tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán và quy định của Bộ tài chính về việc lập và trình bày báo cáo tài chính. Đối với các báo cáo nội bộ, số liệu luôn được yêu cầu thực hiện đối chiếu và kiểm tra chéo giũa các phòng ban nhằm đảm bảo số liệu trung thực và hợp lý.
Mục tiêu tuân thủ.
Các doanh nghiệp luôn chú trọng việc tuân thủ pháp luật trong hoạt động của mình, yêu cầu các phòng ban khi nhận thấy có dấu hiệu vi phạm pháp luật, cần phải thông báo cho các đối tượng liên quan hoặc ngừng cung cấp sản phẩmcho đến khi sự việc được xử lý.
Các doanh nghiệp luôn tạo điều kiện cho các phòng ban liên quan tham gia tập huấn về luật mới ban hành. Các quy định nội bộ doanh nghiệp được cụ thể hóa thông qua các quy trình và hướng dẫn công việc nhằm đảm bảo việc tuân thủ của nhân viên.
Mục tiêu hoạt động.
Các doanh nghiệp chưa linh hoạt trong vấn đề điều chỉnh các mục tiêu hoạt động khi môi trường kinh doanh thay đổi cũng như chưa truyền đạt những thay đổi của mục tiêu đến toàn thể nhân viên trong đơn vị.
Mục tiêu báo cáo.
Các mẫu báo cáo nội bộ vẫn sử dụng mẫu cũ, không đáp ứng được nhu cầu phát triển hiện tại của doanh nghiệp.Các doanh nghiệp chưa chú trọng thiết kế mẫu báo cáo phù hợp với các dự án mới được triển khai thực hiện.
Mục tiêu tuân thủ.
Các doanh nghiệp chưa triển khai việc đưa các yêu cầu tuân thủ quy định nội bộ vào mục tiêu cá nhân của các nhân viên cũng như chưa xây dựng được chế tài đối với các trường hợp nhân viên vi phạm yêu cầu tuân thủ.
2.2.3.3.Đánh giá về nhận dạng biến cố.
Ưu điểm:
Các doanh nghiệp chủ động trong việc phân tích các sự kiên xảy ra trong môi trường kinh doanh như chính sách pháp luật, biến động kinh tế, các đối tượng hữu quan,… để kịp thời điều chỉnh các mục tiêu chiến lược cho phù hợp với tình hình kinh doanh.
Hàng tháng, bên cạnh việc báo cáo tình hình kinh doanh trong kỳ, các trưởng phòng còn được yêu cầu phân tích tình hình hoạt động của các phòng ban bao gồm về nhân sự, phân bổ công việc, thuận lợi và khó khăn, các vi phạm về quy định,… nhằm để ban quản trị có thể nắm rõ và đánh giá các sự kiện có thể tác động đến mục tiêu hoạt động đã đề ra.
Đối với các sự kiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật, các doanh nghiệp có yêu cầu các phòng ban liên quan phải tiến hành tìm hiểu và phân tích, đảm bảo rằng các dịch vụ và hoạt động của doanh nghiệp không trái với quy định của pháp luật. Đồng thời, các phòng nghiệp vụ còn tiến hành cập nhật các thông tin nhằm cảnh
báo về gỗ lậu, hàng cấm cho phòng kinh doanh, nhằm giúp các nhân viên kinh doanh thực hiện kiểm tra đơn hàng tốt hơn.
Nhược điểm:
Các doanh nghiệp chưa xem xét các sự kiện liên quan đến môi trường nội bộ. Máy móc thường hỏng hóc và không được sửa chữa kịp thời. Do e ngại về vấn đề rò rỉ thông tin nội bộ ra bên ngoài và chi phí đầu tư cao, doanh nghiệp vẫn chưa áp dụng công nghệ phù hợp với tốc độ phát triển hiện tại, dẫn đến tình trạng thiếu nhân lực, quá tải công việc. Nhân sự cấp thấp thường có nhiều biến động, nhân sự mới không được tuyển kịp thời.
Các doanh nghiệp chưa chú trọng vấn đề an ninh mạng và sự an toàn của dữ liệu điện tử. Các hộp thư điện tử của doanh nghiệp thường xuyên nhận được thư rác (spam mail) dẫn đến rủi ro mất dữ liệu máy tính do virus hoặc cập nhật thông tin sai lệch (như thông tin thanh toán cho các đại lý nước ngoài). Thông tin về các lô hàng trên phần mềm thiếu kiểm soát nên không khai thác tối đa được chức năng của phần mềm này.
Về vấn đề tuân thủ các quy định nội bộ, doanh nghiệp chưa thực hiện các biện pháp phù hợp để nhân viên chủ động tuân thủ nội quy cũng như chưa có chế tài cho những hành vi vi phạm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.3.4. Đánh giá về đánh giá rủi ro.
Ưu điểm:
Các doanh nghiệp đã xây dựng được quy trình đánh giá các rủi ro sau khi thực hiện nhận diện biến cố.
Nhược điểm:
Các doanh nghiệp chưa xác định được khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của các rủi ro cũng như thiếu các công cụ phù hợp để xác định các rủi ro vốn có và rủi ro còn lại. Từ đó, các doanh nghiệp không có những đánh giá phù hợp (như khả năng xuất hiện thấp và ít tác động đến các doanh nghiệp thì không cần phải tiếp tục xem xét; các sự kiện với khả năng xuất hiện cao và tác động
lớn cần phải được xem xét kỹ càng; các sự kiện nằm giữa hai thái cực này cần phải phân tích kỹ lưỡng và hợp lý).
2.2.3.5. Đánh giá về đối phó với rủi ro.
Ưu điểm:
Các doanh nghiệp đã sử dụng các chiến lược đối phó với rủi ro phù hợp với các mục tiêu của mình. Các cách thức đối phó với rủi ro của doanh nghiệp bao gồm:
Loại bỏ rủi ro: Thực hiện dự báo về nhu cầu khách hàng đối với các sản phẩm mới trước khi quyết định triển khai, nếu kết quả dự báo không tốt các doanh nghiệp sẽ loại bỏ dự án; tiến hành đánh giá và loại bỏ các nhà cung cấp không đạt yêu cầu.
Chuyển giao rủi ro: Tiến hành mua bảo hiểm cho các xe đầu kéo tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh và các kho hàng; thực hiện giao thầu phụ có loại hình kinh doanh phù hợp với mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp (thầu phụ kinh doanh một hay nhiều loại hình sản phẩm)
Giảm thiểu rủi ro: Thực hiện các hoạt động giám sát độc lập và kiểm tra chéo nhằm ngăn ngừa nhân viên gian lận số liệu, chiếm đoạt tài sản; Các chỉ tiêu không được ủy quyền cũng như số tiền cần được phê duyệt lớn hơn quy định trong giấy ủy quyền đều phải có sự phê duyệt có Giám đốc; Phòng kế toán thực hiện khóa sổ tài khoản tiền mặt cuối mỗi ngày và kiểm quỹ cuối mỗi tháng để kịp thời phát hiện và xử lý khi xảy ra chênh lệch.
Nhược điểm:
Các doanh nghiệp thực hiện chiến lược chấp nhận rủi ro một cách thụ động, chưa phát triển các kế hoạch nhằm giảm thiểu chi phí của một hành động cần phải thực hiện nếu rủi ro xảy ra (kế hoạch phòng bất ngờ).
Khi xem xét lựa chọn chiến lược đối phó rủi ro, doanh nghiệp chỉ tập trung vào rủi ro hiện có mà chưa xem xét các cơ hội và rủi ro mới.
Ưu điểm:
Hoạt động kiểm soát chung.
Các doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kiểm soát bao trùm lên mọi cấp độ trong tổ chức. Các hoạt động kiểm soát bao gồm:
Kiểm tra ngăn ngừa: Mỗi kế toán viên có mật khẩu riêng đăng nhập và hạch toán trên phần mềm kế toán; khuyến khích nhân viên dùng mật khẩu cho máy tính của mình; xây dựng quy trình và hướng dẫn công việc cho từng vị trí cụ thể.
Kiểm tra bảo vệ: Thực hiện đối chiếu số liệu báo cáo của các các phòng ban với số liệu phòng kế toán và giải trình nếu có sự khác biệt; đối chiếu công nợ với khách hàng theo từng lô, theo từng tháng hoặc cuối năm.
Kiểm tra quản trị: Cách thức phân chia nhiệm vụ trong các doanh nghiệp đảm bảo được vấn đề kiểm tra chéo giữa các vị trí với nhau, phát hiện nhanh chóng các trường hợp sai phạm.
Kiểm soát quy trình bán hàng.
Các đơn hàng đều được kiểm tra thông tin thận trọng, được trưởng phòng kinh doanh phê duyệt đầy đủ và các thông tin của đơn hàng đều được triển khai đến các phòng sản xuất, đảm bảo cung cấp sản phẩm đúng yêu cầu của khách hàng.
Kiểm soát quy trình thanh toán công nợ nước ngoài.
Quy trình thanh toán công nợ nước ngoài kiểm soát được các phát sinh công nợ phải trả là có thật do có sự phê duyệt của trưởng phòng phụ trách, các sai lệch đều được các phòng ban liên quan kiểm tra và phản hồi.
Bộ hồ sơ thanh toán đính kèm theo tất cả các chứng từ liên quan (bao gồm các chứng từ công nợ của các phòng ban và chứng từ hạch toán kế toán) được Giám đốc phê duyệt đầy đủ.
Công nợ được các doanh nghiệp phân loại theo tiêu chí: Công nợ chưa đến hạn, công nợ đến hạn và công nợ quá hạn. Việc phân loại này giúp cho công tác nhắc nhở và thu hồi công nợ hiệu quả.
Nhược điểm:
Hoạt động kiểm soát chung.
Các doanh nghiệp vẫn chưa chú trọng kiểm soát những vấn đề như: Nhiều nhân viên sử dụng chung tên đăng nhập khi thao tác trên phần mềm; chưa thực hiện kiểm tra tự động các hạn mức nợ của khách hàng (kiểm tra bằng máy tính); chưa thực hiện đánh giá việc thực hiện quy trình của các nhân viên (kiểm tra quản trị). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chưa thực hiện đồng bộ việc sử dụng phần mềm cho tất cả các phòng ban hoạt động trong đơn vị.
- Kiểm soát quy trình bán hàng.
Các doanh nghiệp chưa xây dựng được quy trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại của khách hàng theo từng đơn hàng nhằm kịp thời khắc phục hoặc giảm thiểu ảnh hưởng do sự cố gây ra.
Kiểm soát quy trình thanh toán công nợ đại lý nước ngoài.
Các doanh nghiệp không thực hiện ký hợp đồng với hầu hết các đại lý nước ngoài, vì vậy thông tin thanh toán qua ngân hàng của những đối tượng này thiếu cơ sở để đối chiếu và kiểm tra.
Kiểm soát quy trình thu hồi công nợ.
Các doanh nghiệp chưa xác định được hạn mức chi hộ cho các khách hàng nhằm đảm bảo việc sử dụng vốn lưu động hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, nhân viên bỏ sót một vài đơn hàng, không tổng hợp và đối chiếu công nợ kịp lúc, khách hàng từ chối thanh toán do nhận chứng từ trễ.
2.3.3.7. Đánh giá về thông tin và truyền thông.
Ưu điểm:
thế mạnh của từng phần mềm trong hoạt động kinh doanh và hoạt động quản lý về kế toán. Trong đó, doanh nghiệp hướng đến khai thác phần mềm kế toán