Hoàn thiện hoạt động kiểm soát

2013 và COSO 2016

3.2.6.Hoàn thiện hoạt động kiểm soát

Các doanh nghiệp cần xây dựng những nguyên tắc để thực hiện các thủ tục kiểm soát hợp lý. Công tác kiểm tra, kiểm soát phải được thực hiện trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp chứ không đơn thuần ở từng bộ phận riêng lẻ, lấy ngăn chặn, phòng ngừa rủi ro là chính. Doanh nghiệp cần phân chia trách nhiệm hợp lý, tổ chức một cơ cấu nhân sự cho việc kiểm tra và giám sát các hoạt động của doanh nghiệp và phối hợp với bộ phận KSNB, kiểm toán nội bộ để tăng cường các biện pháp thực thi hiệu quả.

Với quy mô nhỏ, phạm vi hoạt động giới hạn, chủ sở hữu doanh nghiệp có thể đồng thời đảm nhận một số vai trò trong chính sách quản trị rủi ro như: vừa là người xác định chiến lược quản trị rủi ro của doanh nghiệp, vừa triển khai các nội dung quản trị rủi ro hằng ngày, gắn kết việc nhận thức và tuyên truyền về quản lý rủi ro trong toàn doanh nghiệp. Để tạo cơ chế đánh giá khách quan công tác quản trị rủi ro có được thực thi đúng chiến lược đề ra không, chủ doanh nghiệp có thể thuê các tổ chức tư vấn, kiểm toán tiến hành kiểm tra, đánh giá theo định kỳ.

Kế toán là một chức năng quan trọng trong doanh nghiệp. Mặc dù hệ thống kế toán không giống với hệ thống quản trị rủi ro, nhưng hai hệ thống này không được mâu thuẫn nhau. Hệ thống kế toán định kỳ cung cấp số liệu cho kiểm toán nhưng không vì thế mà chúng có thể thay thế cho quản trị rủi ro.

Công tác kiểm toán cũng chỉ xác định rằng số liệu các sổ sách tài chính có phù hợp với chính sách do kế toán thiết lập hay không. Kiểm toán là một tiến trình thực hiện theo định kỳ, trong quản trị rủi ro là một chiến lược liên tục. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần thiết bổ sung chức năng của bộ phận kế hoạch- nguyên vật liệu: chức năng thực hiện hòng ngừa rủi ro về biến động giá gỗ nguyên liệu, bổ sung chức năng cho bộ phận tài chính: chức năng kiểm soát rủi ro về tỷ giá và lãi suất, chức năng cho bộ phận kế toán: kế toán phòng ngừa và kiểm soát rủi ro.

3.2.7. Hoàn thiện thông tin và truyền thông

Doanh nghiệp nên đa dạng hóa và cải thiện kênh thông tin để thông tin về các rủi ro và biện pháp ứng phó được truyền thông đến các bộ phận chức năng và toàn thể doanh nghiệp. Các kênh thông tin là phương tiện để các cấp quản lý truyền đạt mong muốn xuống các cấp dưới và thu nhận các ý kiến phản hồi. Kênh thông tin đối với các đối tượng bên ngoài giúp các đối tượng liên quan hiểu đúng rủi ro mà doanh nghiệp đang phải đối mặt và xử lý, mặt khác cũng là phương tiện để đánh giá đúng các rủi ro phát sinh từ đối tượng bên ngoài.

Hệ thống thông tin hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận hết rủi ro, từ đó có thể xây dựng cách thức quản lý hiệu quả. Để các kênh thông tin hữu ích cho các cấp quản lý, cần đa dạng và cải thiện theo hướng sau:

+ Kết quả của hoạt động nhận diện hay đánh giá rủi ro cần được truyền thông trong toàn tổ chức theo cả hai hướng từ Ban quản lý cấp cao truyền thông rộng rãi xuống các bộ phận chức năng có liên quan và ngược lại để triển khai thành những hành động thích hợp.

+ Đa dạng hóa cách thức truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp. Ngoài những cách thức truyền thống như trao đổi trực tiếp, họp giao ban, thông báo ở các bản tin hoặc văn bản…các doanh nghiệp cần xây dựng thêm cách thức truyền thông mới để người nhận có thể nhận được thông tin kịp thời hơn như xây dựng mạng thông tin điện tử nội bộ, gửi email, thăm dò nội bộ qua mạng…

+ Thông tin phải được cập nhật kịp thời. Thông tin chỉ hữu ích cho người quản lý trong việc nhận dạng và đánh giá rủi ro khi được cung cấp kịp thời. Vì vậy, các thông tin phản hồi hoặc các thông tin thu nhận được từ bên ngoài phải được cung cấp cho nhà quản lý theo cách thức nhanh nhất có thể. Chỉ có như vậy thì nhà quản lý mới có thể đưa ra những cách thức đối phó hữu hiệu và hiệu quả với rủi ro cũng như tận dụng các cơ hội phát sinh đối với doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp liên kết với nhau xây dựng kênh thông tin mở để hỗ trợ, phối hợp hoạt động. Hình thành các diễn đàn để giao lưu, học hỏi tham quan rút kinh nghiệm lẫn nhau về tổ chức sản xuất, trao đổi cởi mở với nhau về kỹ xảo ngành nghề nhằm xây dựng mối liên hệ chặt chẽ, tương tác hiệu quả giữa các doanh nghiệp, tạo nên một cộng đồng có quyền lợi chính đáng trong việc đàm phán cung ứng với các nhà cung cấp nguyên, phụ liệu, dịch vụ; để giảm việc chèo kéo, giảm việc để khách hàng đang lợi dụng doanh nghiệp nào giá thấp thì mời chào đưa đơn hàng, giảm việc lấy mẫu doanh nghiệp A sang làm với doanh nghiệp B. Nếu xây dựng được kênh thông tin này thì có thể hỗ trợ nhau về các nhà cung cấp, để khi các doanh nghiệp mua nhiều, thường xuyên, ổn định ở một vài nhà cung cấp chuyên nghiệp thì sẽ có giá tốt và chất lượng hàng được kiểm soát, giao hàng đúng lịch vì nguồn nguyên liệu gỗ có rất nhiều rủi ro.

3.2.8. Hoàn thiện giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống theo thời gian. Hệ thống nhận diện và KSRR dù được thiết kế tốt nhưng vẫn phải được kiểm tra, giám sát vì nếu không kiểm tra, giám sát thì sẽ mất dần tính hữu hiệu. Giám sát để xác định hệ thống kiểm soát rủi ro có vận hành như đúng thiết kế không và có cần phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị không.

Doanh nghiệp chế biến gỗ nên giám sát theo nguyên lý ‘‘đẩy ngược”. Bộ phận sau đánh giá chất lượng của bộ phận trước bằng báo cáo. Lãnh đạo phải đánh giá báo cáo để kịp thời tổ chức khắc phục, chuẩn hóa lại công đoạn bị sự

cố.

Giám sát không lạm dụng vào: Chế tài hành chính - khẩu hiệu hô hào - lòng tin chủ quan của cá nhân. Các nhà máy chế biến gỗ tỉnh Bình Định đang quản lý theo lối hành chính, giáo dục. Đây là phương pháp truyền thống, rất cổ điển, và đang bị các doanh nghiệp lạm dụng. Giám sát chặt có hiệu quả tức thời nhưng không bền vững. Các doanh nghiệp nên vận dụng hệ thống giám sát theo nguyên lý kiểm soát ngược, có nghĩa là bộ phận sau kiểm soát bộ phận trước. Chẳng hạn, trong việc kiểm tra, giám sát các công việc hàng ngày của các công nhân sản xuất, người quản lý nên áp dụng phương pháp này vì khi bộ phận trước làm tốt bao nhiêu, thì bộ phận sau nhẹ nhàng bấy nhiêu, khi đến bộ phận cuối cùng sản phẩm không còn bị lỗi, người làm sau kiểm tra chất lượng của người làm trước, và công nhân chính là người kiểm tra để giảm thiểu chi phí, thời gian.

Ngoài ra, cần phải có bên thứ ba độc lập là kiểm toán nội bộ tham gia vào quá trình giám sát này để đảm bảo đúng chất lượng và kịp thời của hệ thống kiểm soát rủi ro.

Nhìn chung, các doanh nghiệp căn cứ vào quy mô, tính chất công việc, phạm vi hoạt động, nguồn lực, mức độ rủi ro doanh nghiệp gặp phải mà có thể triển khai xây dựng đầy đủ các yếu tố cấu thành nên hệ thống KSRR một cách toàn diện hay từng phần cho phù hợp. Hệ thống này không phải được xây dựng và hoàn thiện trong thời gian ngắn mà phải được kiểm tra, giám sát, sửa đổi cho phù hợp với tình hình nền kinh tế luôn luôn biến động.

3.3 Các kiến nghị hoàn thiện hệ thống KSNB theo hướng quản trị rủi ro cho doanh nghiệp chế biến gỗ tỉnh Bình Định nghiệp chế biến gỗ tỉnh Bình Định

3.3.1 Về phía Nhà nước, Chính phủ:

- Nhà nước cần điều hành hợp lý nền kinh tế vĩ mô, tạo văn hóa quản trị

rủi ro cho toàn xã hội:

Các rủi ro trong doanh nghiệp thường gắn liền với hiện tượng lạm phát trong nền kinh tế. Lạm phát xảy ra do rất nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là những nguyên nhân khách quan từ thị trường thế giới, từ việc điều hành kinh tế

vĩ mô của Nhà nước. Hơn nữa, các doanh nghiệp là những tế bào của nền kinh tế quốc dân, là nơi tạo ra của cải vật chất, là lực lượng chủ yếu trong việc đóng góp vào ngân sách nhà nước. Do đó, khi lạm phát xảy ra, các doanh nghiệp phải đối mặt với tất cả các rủi ro thì nhà nước không thể đứng ngoài cuộc.Chính phủ cần phải có giải pháp điều hành kinh tế vĩ mô phù hợp để ngăn chặn lạm phát, chống suy thoái kinh tế. Trước tình hình khó khăn của doanh nghiệp chế biến gỗ trong năm 2017 và năm 2018, cần có các giải pháp cấp bách và hữu hiệu giúp doanh nghiệp chống đỡ được với những rủi ro do lạm phát, do suy thoái kinh tế đang diễn ra như: thực hiện miễn, giảm, giãn các khoản thuế phải nộp, hỗ trợ vay vốn,...

Nguyên nhân khiến doanh nghiệp chưa quan tâm đến quản trị rủi ro còn do nhiều doanh nghiệp vẫn còn tồn tại tâm lý ỷ lại vào Nhà nước; về phía Nhà nước trong nhiều trường hợp vẫn còn duy trì phong cách điều hành theo kiểu bao cấp, can thiệp trái quy luật thị trường. Để chính bản thân các doanh nghiệp quan tâm đến quản trị rủi ro, Nhà nước cần phải tạo ra một văn hóa quản trị rủi ro cho toàn xã hội, bằng các biện pháp sau:

+ Hạn chế sử dụng các biện pháp can thiệp trái với quy luật của thị trường. Đối với các chính sách điều hành tỷ giá, lãi suất, thuế suất đối với hàng hóa xuất, nhập khẩu... cần phải tuân thủ quy luật thị trường. Mọi doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh để tìm kiếm lợi nhuận thì phải tự gánh chịu rủi ro (nếu có). Chỉ khi doanh nghiệp phải tự gánh chịu rủi ro thì mới quan tâm đến quản trị rủi ro.

+ Tăng cường giáo dục, tuyên truyền về các giải pháp, các công cụ phòng ngừa rủi ro cho các doanh nghiệp cũng như toàn thể xã hội; xác định trách nhiệm gánh chịu rủi ro, trách nhiệm quản trị rủi ro thuộc về các chủ thể khi tham gia kinh doanh trên thị trường.

+ Xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật về phát triển các công cụ phòng ngừa rủi ro để các doanh nghiệp, các nhà đầu tư tự bảo vệ mình đồng thời tạo cho các doanh nghiệp thói quen phòng ngừa rủi ro.

- Chính phủ cần thông qua các hiệp định song phương giữa Việt Nam và

các nước có rừng:

Các doanh nghiệp chế biến gỗ cần nâng cao năng lực cập nhật và phân tích thông tin về tình trạng pháp lý để tránh rủi ro trong giao kết hợp đồng xuất khẩu và nhập khẩu gỗ nguyên liệu, nhất là ở những quốc gia đang chịu ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Nhà nước cần tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trực tiếp hợp tác liên kết với chủ rừng để khai thác nguyên liệu gỗ một cách chắc chắn và đảm bảo hiệu lực thực thi thông qua các hiệp định song phương đã ký kết giữa Việt Nam và các nước có rừng.

- Ban hành các hướng dẫn và chuẩn mực về KSRR:

Tại Việt Nam, Chính phủ và các tổ chức nghề nghiệp chưa ban hành các quy định, hướng dẫn và chuẩn mực về rủi ro và KSRR một cách đầy đủ và chính thức.

Các chuẩn mực về KSRR là cơ sở để phát triển các quy trình KSRR. Ngoài ra, các chuẩn mực còn đưa ra những công cụ để chuẩn hóa những thông lệ quản lý của doanh nghiệp, hỗ trợ xác định các phương pháp tốt nhất có thể nhằm tổ chức các quy trình KSRR tốt hơn, nhờ đó có thể tối ưu hóa các lợi thế chiến lược và hoạt động. Các chuẩn mực cũng cho phép các phương pháp đo lường nhằm giám sát việc áp dụng các quy trình QTRR. Do đó, việc xây dựng chuẩn mực về KSRR đóng một vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao tính khả thi và hiệu quả của KSRR tại các doanh nghiệp chế biến gỗ.

Bên cạnh việc ban hành những hướng dẫn và chuẩn mực về KSRR, cần phải quy trách nhiệm cụ thể của Ban lãnh đạo trong việc quản lý các rủi ro, cụ thể như công bố các rủi ro quan trọng mà doanh nghiệp có khả năng gặp phải và cách thức mà doanh nghiệp phải đối phó.

3.3.2. Về phía Hiệp hội sản xuất, xuất nhập khẩu gỗ và lâm sản Việt Nam và Bình Định

vào nguyên liệu gỗ nhập khẩu. Không chủ động về nguồn hàng, các doanh nghiệp này đều phải tuân theo sự trồi sụt của thị trường gỗ thế giới. Các doanh nghiệp chế biến gỗ đều chủ động nhập khẩu gỗ nguyên liệu theo nhu cầu. Do vậy số lượng các đơn hàng thường nhỏ lẻ, phụ thuộc vào thời gian giao hàng của đối tác, tốn nhiều công sức, tiền bạc để làm thủ tục hải quan. Chưa kể, các doanh nghiệp nhỏ thường gặp rủi ro trong giao dịch mua bán vì không thông hiểu luật lệ nước ngoài. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp còn cạnh tranh nguồn nguyên liệu tạo điều kiện cho đối tác nâng giá, gây thiệt hại chung cho cả ngành gỗ. Hiệp hội Gỗ và Lâm sản nên lập 3 trung tâm giao dịch gỗ tại 3 miền Bắc, Trung, Nam. Theo đó, các doanh nghiệp chế biến gỗ xem xét, đặt mua các loại gỗ nguyên liệu tại các sàn giao dịch này thay vì tự tìm kiếm nguồn hàng như trước.Bên cạnh đó, để khắc phục việc phụ thuộc hoàn toàn vào nguyên liệu nhập khẩu, vừa qua Thủ tướng đã phê duyệt đề án thành lập sàn giao dịch gỗ điện tử với tổng vốn đầu tư khoảng 5 tỷ đồng. Dự kiến, sàn giao dịch sẽ cung cấp thông tin giá cả thị trường gỗ trong nước và thế giới, các vấn đề về pháp luật khi các doanh nghiệp xuất khẩu gỗ ra nước ngoài.

Hiệp hội gỗ và Lâm sản Bình Định nên củng cố lại hệ thống quản lý thông tin một cách khoa học hơn và toàn diện hơn. Xây dựng kho dữ liệu để phân tích các biến động về giá cả sản phẩm bán ra, giá cả gỗ nguyên liệu, phụ liệu, đưa ra các dự báo biến động của giá gỗ nguyên liệu, các quy định về Luật pháp có ảnh hưởng đến sản phẩm đồ gỗ của từng thị trường, đặc biệt là các thị trường khó tính như: Mỹ, Nhật Bản, EU…. Hệ thống thông tin phải được cập nhật thường xuyên, liên tục những thay đổi từ môi trường sản xuất, chế biến, xuất khẩu sản phẩm, thị trường thế giới và những đặc tính của từng thị trường về nhu cầu, tiêu chuẩn chất lượng, xu hướng tiêu dùng sản phẩm của ngành. Các doanh nghiệp cần thiết lập website cho riêng mình với đa ngôn ngữ của các nước là thị những trường lớn cho đồ gỗ xuất khẩu như: Hoa Kỳ, EU, Nhật Bản, Trung Quốc để giới thiệu sản phẩm, thương hiệu sản phẩm gỗ Việt Nam, đồng thời trang web này cần phải kết nối trực tiếp với trang web Bộ Công

thương.

Hiệp hội gỗ và Lâm sản Việt Nam phải thể hiện tốt hơn nữa vai trò đầu mối liên kết các doanh nghiệp với nhau nhằm xây dựng thương hiệu “chất lượng đồ gỗ Việt Nam”, minh bạch và công khai trong hoạt động của các doanh nghiệp chế biến gỗ, giúp doanh nghiệp nắm được tầm quan trọng của việc kiểm soát nội bộ và quản lý chặt chẽ những rủi ro phát sinh trong toàn ngành.

Thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo giữa doanh nghiệp với nhau và các chuyên gia tư vấn công tác quản trị rủi ro doanh nghiệp nhằm giao thương, học hỏi kinh nghiệm.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Trên cơ sở lý luận ở chương 1 và phân tích từ chương 2 thực tiễn những