Định dạng văn bản
Xem trước văn bản
Preview. Cửa sổ Print Preview hiển thị chớnh xỏc cỏc trang giống như khi chỳng được in ra và chỗ ngắt trang sẽ xuất hiện ởđõu. Nếu chưa hài lũng với bố cục, bạn cú thểđiều chỉnh trước khi in. Việc dựng Print Preview cú thể giỳp nhận diện cỏc thay đổi định dạng mong muốn mà khụng tốn phớ giấy in.
Cỏc bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn xem trước một văn bản trước khi in nú.
1. Nhỏy nỳt Print Preview trờn thanh cụng cụ chuẩn.
2. Trờn thanh cụng cụ Print Preview, nhỏy nỳt Multiple Pages và nhỏy nỳt thứ hai trong hàng trờn cựng để xem hai trang một lỳc.
3. Nhỏy nỳt One Page để trở về cỏch hiển thị một trang.
4. Nhỏy nỳt Close trờn thanh cụng cụ Print Preview đểđúng chếđộ xem trước khi in. Print Preview đúng lại và Word trở về cỏch hiển thị trước. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.
Định dạng văn bản 51 In văn bản
Cú thể sử dụng hai phương phỏp để in văn bản trong Word. Một cỏch là dựng nỳt lệnh Print trờn thanh cụng cụ chuẩn để in tất cả cỏc trang trong văn bản hiện thời bằng việc dựng mỏy in mặc định. Phương phỏp này thuận tiện khi muốn in toàn bộ văn bản. Phương phỏp thứ hai là dựng lệnh Print trong bảng chọn File để hiển thị hộp thoại Print. Cỏch này cho phộp in nhiều bản sao của văn bản, in từ mỏy in khỏc, in văn bản được chọn, hay in một số trang nhất định. Chẳng hạn, thay vỡ việc in ra toàn bộ văn bản để duyệt và soạn thảo trang 6, bạn cú thể dựng hộp thoại Print để chỉ in mỗi trang 6.
Cỏc bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn thực hành in văn bản bằng việc dựng cả nỳt lệnh Print và hộp thoại Print, sau đú in theo một vài tựy chọn.
1. Nhỏy nỳt lệnh Print trờn thanh cụng cụ chuẩn. Văn bản hiện thời được in ra trờn mỏy in mặc định.
2. Nhỏy vào bất kỳđõu trờn trang đầu của văn bản này. Trờn bảng chọn File, nhỏy Print. Hộp thoại Print hiện ra.
3. Trong phần Page range, nhỏy tựy chọn Current page và sau đú nhỏy OK. Chỉ trang thứ nhất của văn bản được in ra.
52 Cơ bản về soạn thảo văn bản
4. Chọn một đoạn bất kỳ. Trờn bảng chọn File, nhỏy Print. Hộp thoại Print hiện ra.
5. Trong phần Page range, nhỏy tựy chọn Selection và nhỏy OK. Chỉ phần văn bản được chọn sẽđược in.
Lưu ý
Bạn cũng cú thể in một trang khỏc trang hiện tại bằng cỏch gừ số trang muốn in vào ụ Pages trong hộp thoại Print. Để in nhiều trang, nhưng khụng phải toàn bộ văn bản, bạn cú thể gừ cỏc số trang, chốn thờm dấy phẩy giữa cỏc số trang cho cỏc trang khụng tuần tự hay dựng dấu gạch ngang để chỉ ra miền liờn tục cỏc trang tuần tự. Chẳng hạn: 1,3,5 hay 4-6.
Tổng kết bài học
Trong bài này, bạn đó học cỏc cỏch định dạng văn bản cơ bản. Bạn cũng đó biết cỏch cắt hay sao và dỏn văn bản, cỏch dựng Clipboard để dỏn nhiều lựa chọn. Ngoài ra, bạn cũng nắm được cỏch ỏp dụng kiểu, xem trước văn bản và in văn bản.
Cõu hỏi kiểm tra
1. Tổ hợp phớm nào cho phộp ỏp dụng kiểu cho nhiều đoạn khụng liờn tiếp?
2. Cỏc phương phỏp để cắt và dỏn một phần văn bản đó chọn là gỡ?
3. Trước khi in văn bản, làm thế nào để chắc chắn rằng văn bản đó được trỡnh bày đỳng như bạn mong muốn?
4. Kiểu là gỡ?
5. Nờu hai cỏch cú thể ỏp dụng định dạng đậm cho văn bản được chọn?
Định dạng văn bản 53 Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản cú tờn Invitation 04 từ thư mục Lesson04. Căn giữa tất cảđoạn trong văn bản. Thay đổi từ đoạn thứ hai đến phần cuối thành cỡ phụng 20 điểm, theo chữ hoa nhỏ, màu xanh da trời và đậm. Chọn cỏc dũng văn bản Xin trõn trọng kớnh mời cỏc thành viờn tới dự…, Thời gian, Địa điểm
và đổi phụng thành 16 point và đậm. Đổi tất cả văn bản thành phụng Garamond. Cuối cựng, chuyển ba đoạn cuối lờn đầu văn bản. In hai bản sao của văn bản. Lưu giữ văn bản với tờn Invitation 04 Edited vào thư mục Lesson04.
Bài tập 2: Mở một trong cỏc văn bản đó làm việc trong bài học này và xem trong chế độ Print Preview. Dựng thước để điều chỉnh lề, dựng nỳt Magnifier và sử dụng ụ để phúng to và thu nhỏ văn bản. Xem bản in trước khi in theo khổ toàn màn hỡnh và sau đú trở về màn hỡnh xem trước khi in. Dựng cỏc thụng tin Trợ giỳp của Word để xỏc định mục đớch của nỳt Shrink to Fit . Tớnh năng đú cú ớch trong văn bản đang được mở khụng? Nếu cú, hóy sử dụng nỳt Shrink to Fit .
Bài tập 3: Chọn và sao vài đoạn trong văn bản (nếu cần, mở Office Clipboard). Khi sao văn bản, lưu ý tới thứ tự cỏc nội dung được sao vào Clipboard. Nội dung nào ở trờn đỉnh của danh sỏch? Nếu nhỏy vào mũi tờn bờn cạnh nội dung này, ta thấy cú cỏc tựy chọn gỡ? Tựy chọn Paste All trờn Office Clipboard cú ớch khi nào?
Bài tập 4: Trong bài học này ta đó khỏm phỏ sơ lược ngăn Reveal Formatting. Mở lại ngăn này và nhỏy vào cỏc liờn kết để xỏc định cú thể mở cỏc hộp thoại nào qua ngăn này. Hóy suy nghĩ về lợi ớch sử dụng ngăn này khi soạn thảo văn bản với Word. Dựng cỏc thụng tin Trợ giỳp của Word để biết thờm về Reveal Formatting. Viết giải thớch túm tắt về cỏc tớnh năng cú sẵn qua ngăn này và cỏch sử dụng chỳng. Đúng văn bản đó mở cho cỏc Bài tập này mà khụng lưu bất kỳ thay đổi nào.
54
Định dạng đoạn văn
Sau khi hoàn thành bài học này, bạn cú thể:
Thiết lập thụt lề và khoảng cỏch giữa cỏc đoạn văn bản.
Thiết đặt và xúa điểm dừng.
Tạo cột, điều chỉnh độ rộng cột và khoảng cỏch cột.
Chốn dấu ngắt cột.
Thay vỡ sử dụng cỏc thiết lập ngầm định do Word cung cấp, bạn cú thể sử dụng những thiết đặt và cụng cụ khỏc để thay đổi hỡnh thức hiển thị của cỏc văn bản. Một trong những cỏch thức để nhanh chúng tựy chỉnh một văn bản là thay đổi hỡnh thức hiển thị của văn bản trờn trang bằng cỏch thay đổi cỏc lề trang, thiết lập lại căn chỉnh của đoạn, thay đổi thiết lập của tab và tạo cỏc đầu trang và chõn trang. Khi bạn tạo một văn bản, bạn khụng chỉđịnh dạng văn bản mà cũn cú khả năng thay đổi bố cục trang của văn bản bằng cỏch thay đổi hỡnh thức hiển thị của văn bản trong trang.
Định dạng đoạn văn
Word định nghĩa một đoạn văn bản là một phần văn bản được kết thỳc bằng cỏch nhấn phớm Enter. Mỗi khi nhấn phớm Enter, Word chốn vào văn bản một ký tựđịnh dạng ẩn để xỏc định kết thỳc của một đoạn. Dấu đú được gọi là dấu ngắt đoạn hay dấu ngắt dũng cứng. Dấu ngắt đoạn là một ký tựđặc biệt đúng vai trũ như là một ký tự điều khiển. Dấu ngắt đoạn chỉ cú thể nhỡn thấy nếu chếđộ hiển thị cỏc ký tự khụng được in (hoặc cỏc dấu định dạng) được bật lờn bằng cỏch nhỏy nỳt trờn thanh cụng cụ chuẩn. Bỡnh thường những dấu ngắt đoạn khụng được hiển thị nhưng chỳng luụn luụn tồn tại. Thậm chớ một dũng trắng cũng được xem là một đoạn vỡ nú kết thỳc bằng một dấu xuống dũng cứng.
Cỏc lệnh định dạng đoạn văn tỏc động đến toàn bộ đoạn văn. Toàn bộ định dạng liờn quan đến một đoạn văn được lưu trữ trong dấu ngắt đoạn. Định dạng lựa chọn cho đoạn được ỏp dụng cho đoạn tiếp theo sẽđược gừ vào. Khi bắt đầu một đoạn mới, đoạn sẽ mang những đặc điểm định dạng của đoạn trước đú. Hoặc khi xúa một dấu ngắt đoạn, đoạn trước sẽ mang cỏc đặc điểm định dạng của đoạn tiếp theo.
Định dạng đoạn văn 55
Hỡnh dưới minh họa cỏc đặc trưng định dạng đoạn văn:
Theo mặc định, cỏc đoạn được thiết lập gión cỏch đơn, căn lề trỏi và khụng cú thụt lề. Bạn cú thể thay đổi cỏc thiết lập mặc định của cỏc đoạn bằng cỏch sử dụng hộp thoại Paragraph trờn bảng chọn Format.
56 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Giống như hầu hết cỏc lệnh định dạng trong Word, ta cú thể lựa chọn cỏc đoạn muốn thay đổi và sau đú ỏp dụng định dạng hoặc ỏp dụng định dạng trước, sau đú mới gừ văn bản muốn định dạng. Bảng dưới đõy liệt kờ cỏc thuộc tớnh định dạng đoạn văn:
Căn lề Căn thẳng lề phải Căn thẳng lề trỏi Căn thẳng giữa hai lề Căn thẳng cả hai lề Thụt lề Thụt lề trỏi Thụt lề phải Khoảng cỏch giữa
cỏc đoạn văn Khođoạn trờn ảng cỏch tới Khođoạn dảng cỏch tưới ới
Dỏng vẻ dũng đầu tiờn Thụt lề dũng đầu Đoạn “ treo” Khoảng cỏch giữa cỏc dũng Đơ n 1,5 dũng Kộp Khoảng cỏch chớnh xỏc,... Cỏc bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn thay đổi gión cỏch đoạn và tạo thụt lề treo bằng cỏch sử dụng hộp thoại Paragraph.
1. Mở tệp văn bản Dieu tra luong 05 trong thư mục Lesson05 (cú đường dẫn PiL\Word Practice).
2. Hóy cuốn đến đầu mục Cỏc nhúm lương, sau đú lựa chọn đầu mục này và toàn bộ văn bản dưới đầu mục.
3. Trờn bảng chọn Format, nhỏy Paragraph. Hộp thoại Paragraph xuất hiện.
4. Nhỏy trang Indents and Spacing, nếu cần. Trong ụ After ở phần Spacing, nhỏy vào mũi tờn chỉ xuống hai lần. Gión cỏch giữa hai đoạn được đổi thành 12 pt.
5. Nhỏy OK và nhỏy vào bất cứ vị trớ nào để bỏ chọn văn bản. Hộp thoại Paragraph đúng lại và gión cỏch 12 pt được thờm sau mỗi đoạn trong văn bản.
Định dạng đoạn văn 57
6. Chọn cỏc đoạn văn từ sau đoạn Những định nghĩa sau đõy liờn quan đến…
7. Nhỏy Paragraph trờn bảng chọn Format. Hộp thoại Paragraph xuất hiện.
8. Nhỏy vào mũi tờn xuống trong ụ Special, nhỏy chọn Hanging và sau đú nhỏy OK. Word tạo thụt lề treo cho cỏc đoạn, dũng đầu tiờn khụng thụt lề cũn cỏc dũng tiếp theo sẽ thụt lề với giỏ trị mặc định là 0,5 inch.
58 Cơ bản về soạn thảo văn bản
9. Nhỏy vào bất cứ vị trớ nào để bỏ lựa chọn văn bản. Nhỏy nỳt Save trờn thanh cụng cụ chuẩn. Văn bản được lưu. Giữ tập tin này để mở cho bài tập tiếp.
Sử dụng thước đểđặt mức thụt lề
Để tạo nhanh thụt lề treo hoặc thụt lề dũng đầu tiờn, ta cú thể sử dụng thước đo. Thước đo gồm cỏc vạch dấu cho cả hai dạng thụt lề này cựng với thụt lề bờn phải, nhưđược hiển thị trong hỡnh dưới đõy.
Bạn đặt khoảng cỏch thụt lề cho cỏc đoạn bằng cỏch lựa chọn đoạn văn (hoặc đặt điểm chốn trờn đú) và kộo vạch dấu đến vị trớ phự hợp.
Đ Thc hin
Thụt lề toàn bộ một đoạn Hóy kộo vạch dấu Left Indent . Toàn bộ
ba vạch dấu định dạng đều dịch chuyển. Chỉ thụt lề dũng đầu tiờn Chỉ kộo vạch dấu First Line Indent . Tạo thụt lề treo Chỉ kộo vạch dấu Hanging Indent .
Cỏc bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn thay đổi cỏc thiết lập thụt lề bằng cỏch sử dụng thước đo.
1. Dưới cõu Những định nghĩa sau đõy liờn quan đến…, lựa chọn bảy đoạn văn cũn lại.
2. Đặt vị trớ của con trỏ chuột trờn vạch dấu Hanging Indent trờn thước đo (tam giỏc dưới cựng). Chỳ ý ScreenTip Hanging Indent.
Định dạng đoạn văn 59 3. Nhấn giữ phớm Alt và kộo vạch dấu Hanging Indent sang bờn
phải cho đến số .75” xuất hiện ở bờn trỏi vạch dấu. Thả nỳt chuột, nhưng khụng bỏ lựa chọn văn bản. Cỏc đoạn được thụt lề 0,75 inch từ dũng đầu tiờn của mỗi đoạn. Lưu ý: Mặc dự khụng cần nhấn giữ phớm Alt khi kộo cỏc vạch dấu nhưng như vậy sẽ giỳp thấy kớch thước rừ hơn.
4. Thả phớm Alt, cỏc đoạn vẫn đang được chọn. Kộo vạch dấu Left Indent (hỡnh vuụng) sang phải đến 2 inch trờn thước đo. Lưu ý rằng cả ba vạch dấu đều dịch chuyển và toàn bộ cỏc đoạn đều được thụt lề.
5. Cỏc đoạn vẫn được chọn. Kộo vạch dấu Right Indent (tam giỏc ở bờn phải thước đo) lờn mức 5,5 inch. Lề bờn phải của cỏc đoạn được dịch chuyển sang trỏi.
6. Nhỏy vào bất cứ vị trớ nào để ngừng chọn văn bản.
7. Cuốn văn bản để xem định dạng của cỏc đoạn khỏc nhau. Nhỏy nỳt Save trờn thanh cụng cụ chuẩn. Word lưu văn bản này. Lưu giữ tập tin này để mở cho bài tập lần sau.
Thiết đặt điểm dừng
Word tự động căn lề trỏi cho cỏc điểm dừng (tab) và gión cỏch chỳng theo khoảng cỏch ngầm định nửa inch. Mỗi khi nhấn phớm Tab, điểm chốn sẽ di chuyển sang điểm dừng tiếp theo trờn dũng
60 Cơ bản về soạn thảo văn bản
hiện thời. Theo ngầm định, Word chốn một điểm dừng trỏi mỗi khi nhấn phớm Tab (căn thẳng bờn trỏi). Bảng sau giải thớch về cỏc dạng tab cú thểđược ỏp dụng.
Loi Tab Nỳt Tỏc dng
Trỏi Căn chỉnh văn bản thẳng bờn trỏi của tab. Phải Căn chỉnh văn bản thẳng bờn phải của tab. Giữa Đặt văn bản ở giữa hai bờn của tab. Thập phõn Căn chỉnh cỏc số dọc một vị trớ thập phõn. Thanh Chốn một thanh dọc tại điểm dừng tab.
Gión cỏch tựđộng giữa cỏc điểm dừng cú thể chấp nhận được trong hầu hết trường hợp. Tuy nhiờn, bạn vẫn cú thể thay đổi gión cỏch này. Vớ dụ, bạn đang làm việc với một văn bản cú một vài cột dữ liệu, bạn cú thể thay đổi thiết lập của tab để đủ khoảng cỏch hiển thị dữ liệu.
Cỏc bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn mở rộng cỏc cột bằng cỏch sử dụng hộp thoại Tabs để thay đổi thiết lập của điểm dừng.
1. Cuốn đến đầu mục Lương Trung bỡnh ở Mỹ theo Mó Bưu điện Hai số và lựa chọn toàn bộ cỏc dũng cú mó số bưu điện ở dưới đề mục (từ01 đến 98).
Định dạng đoạn văn 61
3. Trong ụ Tab stop position, gừ 1.
4. Nhỏy Set. Số này xuất hiện trong danh sỏch Tab stop position.
5. Gừ 2.5 và nhỏy vào nỳt Set. Khi điểm dừng thứ hai được thiết đặt, sốđú xuất hiện trong danh sỏch Tab stop position.
6. Nhỏy OK để đúng hộp thoại Tabs. Như trong hỡnh minh họa dưới đõy, cỏc cột thụng tin được gión cỏch và căn chỉnh theo đỳng cỏc điểm dừng tab mà bạn vừa mới chốn.
62 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Thiết lập và xúa cỏc điểm dừng cụ thể
Khi tạo cỏc danh sỏch, biểu đồ hoặc những phần văn bản yờu cầu cao vềđịnh dạng, bạn cú thể tạo cỏc điểm dừng tại những khoảng trống nhất định để chia thụng tin sao cho thu hỳt nhất đối với người nhỡn. Bạn cũng cú thể tạo một tab dẫn hiển thị dũng cỏc dấu chấm từ điểm chốn đến điểm dừng tiếp theo. Tab dẫn cú thể căn chỉnh bờn trỏi, bờn phải, ở giữa hoặc thập phõn.
Cỏc bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn thiết lập điểm dừng bằng cỏch sử dụng hộp thoại Tabs. Sau đú, nhập văn bản để xem kết quảđịnh dạng.
1. Nhỏy Ctrl+End để di chuyển điểm chốn đến cuối văn bản.
2. Nhỏy Tabs trờn bảng chọn Format. Hộp thoại Tabs xuất hiện.
3. Trong ụ Tab Stop Position, gừ 1 và sau đú nhỏy nỳt Set.
4. Trong ụ Tab Stop Position, gừ 3 và sau đú nhỏy vào nỳt Set.
5. Trong hộp Tab stop position, gừ 4. Trong vựng Alignment, nhỏy chọn Decimal, nhỏy nỳt Set và sau đú nhỏy OK. Hai tab căn chỉnh bờn trỏi và một tab căn chỉnh thập phõn được hiển thị trờn thước đo. Hộp thoại Tabs đúng lại.
6. Nhấn phớm Tab, gừ Mức cụng việc. Nhấn phớm Tab một lần nữa, gừ Cơ sởvà nhấn phớm Tab.
7. Gừ Trung bỡnh và nhấn Enter. Cỏc tiờu đề cột đó được tạo.