Cỏc cụng cụ hỗ trợ biờn tập
Kiểm tra chớnh tả
gạch dưới lượn súng màu đỏ, cũn cỏc cụm từ hay cõu sai ngữ phỏp được đỏnh dấu bằng đường gạch dưới lượn súng màu xanh.
Cú ba cỏch để kiểm tra chớnh tả trong một văn bản, tựy thuộc vào việc bạn muốn sửa lỗi trong khi gừ nội dung hoặc kiểm tra chớnh tả toàn bộ văn bản sau khi soạn thảo xong.
Nhỏy chuột phải vào từ cú một đường gạch dưới lượn súng màu đỏ, sau đú chọn một từđỳng trong danh sỏch gợi ý.
88 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Nhỏy nỳt Spelling and Grammar trờn thanh cụng cụ chuẩn để kiểm tra chớnh tả và ngữ phỏp cho toàn bộ văn bản.
Nhỏy lệnh Spelling and Grammar trờn bảng chọn Tools để kiểm tra chớnh tả và ngữ phỏp cho toàn bộ văn bản.
Khi kiểm tra chớnh tả cho toàn bộ văn bản, Word so sỏnh cỏc từ trong văn bản với từđiển chuẩn của Word. Nếu phỏt hiện ra lỗi, lỗi sẽđược hiển thị, kể cả những từđược đề nghị thay thếđược liệt kờ trong danh sỏch Suggestions của hộp thoại Spelling and Grammar. Bạn cú thể sử dụng cỏc tựy chọn sau đõy:
Nỳt Chc năng
Ignore Once Chỉ bỏ qua lần xuất hiện đú của từđược chọn. Ignore All Bỏ qua tất cả mọi lần xuất hiện của từ. Add to Dictionary Thờm từ vào từđiển tựy chỉnh.
Change Thay thế từ được chọn bằng một từ trong danh sỏch Suggestions.
Change All Thay thế tất cả cỏc lần xuất hiện của từ bằng từđược chọn trong danh sỏch Suggestions.
Suggestions Liệt kờ cỏc từ cú thể thay thế từ bị sai chớnh tả.
AutoCorrect Thờm từ vào danh sỏch để Word sử dụng tựđộng sửa cỏc lỗi chớnh tả.
Undo Khụi phục thao tỏc chỉnh sửa chớnh tả.
Delete Xuất hiện nếu một từ xuất hiện hai lần liờn tiếp và được sử
dụng để xúa từ xuất hiện lần thứ hai.
Options Cỏc tựy chọn kiểm tra chớnh tả và ngữ phỏp.
Cỏc bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn sẽ sử dụng tớnh năng sửa lỗi chớnh tả khi gừ nội dung văn bản, kiểm tra toàn bộ văn bản để tỡm lỗi chớnh tả, sau đú sửa hoặc bỏ qua cỏc lỗi được Word phỏt hiện.
1. Mở tệp văn bản Integrating ICT trong thư mục Lesson06 cú đường dẫn PiL\Word Practice.
Cỏc cụng cụ hỗ trợ biờn tập 89 2. Trong dũng đầu tiờn của đoạn thứ nhất, nhỏy chuột phải vào từ bị sai chớnh tả efectively và nhỏy effectively trong danh sỏch xuất hiện. Từđú được chỉnh sửa trong văn bản.
3. Nhỏy nỳt Spelling and Grammar trờn thanh cụng cụ chuẩn. Hộp thoại Spelling and Grammar xuất hiện với từ ICT được chọn trong văn bản. Word cú nhiều từ gợi ý chỉnh sửa cho từ này và cỏc từ gợi ý này rừ ràng khụng phải là từ thay thếđỳng.
4. Xúa đỏnh dấu ở ụ Check grammar nếu nú đang được đỏnh dấu.
5. Nhỏy nỳt Ignore All. Từ này và tất cả cỏc lần xuất hiện về sau của từ này trong văn bản đều được bỏ qua.
6. Tiếp theo từcompjuter được chọn. Word chỉ cú một gợi ý chỉnh sửa cho từ này là computer và đõy là từ gợi ý đỳng. Nhỏy Change và từ sai chớnh tảđược sửa.
7. Tiếp theo từinđược chọn. Do đõy là lỗi một từ xuất hiện hai lần liờn tiếp chứ khụng phải là lỗi chớnh tả nờn khụng cú từ gợi ý.
8. Nhỏy Delete. Từin xuất hiện lần thứ hai bị xúa.
9. Word tiếp tục kiểm tra văn bản để tỡm cỏc lỗi chớnh tả. Khi một lỗi xuất hiện, hóy chọn lựa chọn phự hợp nhất trong danh sỏch Suggestions và nhỏy nỳt Change. Tiếp tục thực hiện những chỉnh sửa cần thiết trong văn bản. Khi Word hoàn tất việc xỏc định tất cả cỏc lỗi chớnh tả, hộp thoại Spelling and Grammar đúng lại và hộp thụng bỏo sau đõy xuất hiện.
90 Cơ bản về soạn thảo văn bản
10.Nhỏy OK. Lưu văn bản với tờn Integrating ICT da_sua. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.
Sử dụng bảng chọn tắt để sửa lỗi
Việc xỏc định nguyờn nhõn của một lỗi ngữ phỏp phức tạp hơn. Bạn cú thể nhỏy chuột phải vào cụm từ nào bị đỏnh dấu bằng đường gạch dưới lượn súng màu xanh để hiển thị bảng chọn tắt, sau đú chọn đề nghị sửa theo ý muốn. Mục đầu tiờn của bảng chọn thường là mụ tả túm tắt về lỗi ngữ phỏp đú. Nhỏy About This Sentence trờn bảng chọn, Word sẽ hiển thị một giải thớch chi tiết hơn về lỗi ngữ phỏp và đề xuất cỏc cỏch để chỉnh sửa.
Nếu từ mà bạn cho là đỳng chớnh tả bịđỏnh dấu màu đỏ bờn dưới (vớ dụ như tờn riờng), cú thể thờm từđú vào từđiển. Để thờm một từ vào từđiển, nhỏy chuột phải vào từđú để hiển thị một bảng chọn tắt, sau đú nhỏy Add to Dictionary.
Kiểm tra lỗi ngữ phỏp