Mẫu và sử dụng mẫu
Sử dụng mẫu trong Word
nội dung tạo, định dạng sẵn để soạn văn bản phục vụ một mục đớch nào đú. Mẫu là một dạng văn bản được thiết kếđể sử dụng (nhiều lần) trong tương lai. Chỳng được lưu với đuụi .dot. Mẫu xỏc định cỏc tớnh chất định dạng cơ bản của văn bản, vớ dụ như lề hay bố cục (văn bản được thể hiện trờn giấy như thế nào). Mẫu đồng thời cũng xỏc định tớnh chất của ký tự bao gồm kiểu chữ, cỡ chữ và phụng chữ.
Mẫu và sử dụng mẫu 29
Một văn bản phải được tạo trờn cơ sở một mẫu nào đú. Khi mở một văn bản trống bằng cỏch nhỏy nỳt lệnh New , văn bản này được tạo trờn một mẫu cú sẵn trong Word với tờn Blank Document (văn bản trống) và cơ sở của nú là tệp Normal.dot. Mẫu này chỉ chứa cỏc thụng số về thiết kế trang cựng một số kiểu nhất định mà khụng chứa bất kỳ nội dung nào. Đõy là mẫu mặc định trong Word.
Khi mở một văn bản mới dựa trờn một mẫu nào đú, cỏc kiểu, cỏc tham số về trang in và cỏc phần nội dung trờn đú được sao đầy đủ vào văn bản mới. Sửa đổi chỳng khụng làm thay đổi mẫu cũng như sửa đổi trờn mẫu cũng khụng ảnh hưởng tới văn bản.
Word được thiết kế với rất nhiều mẫu định dạng đi kốm và cỏc mẫu này được phõn loại theo từng nhúm, cho phộp tạo cỏc văn bản với cỏc mục đớch sử dụng khỏc nhau như bản fax, bản ghi nhớ, bản túm tắt hay thư từ. Mẫu bao gồm hai phần: phần văn bản được định dạng trước và vựng nội dung văn bản sẽđược chốn vào sau đú gọi là vựng văn bản giữ chỗ. Phần văn bản được định dạng trước bao gồm tiờu đề và cỏc thụng số khỏc bạn khụng cần phải thay đổi. Vớ dụ, mẫu cho bản ghi nhớ sẽ cú tiờu đề là Memorandum được thể hiện với phụng chữ, cỡ chữ, dạng chữ riờng. Vựng diện tớch thụng tin mới sẽ được điền vào chỉ là tạm thời vỡ cú thể xúa đi và điền thụng tin mới vào. Vựng này thường cú một hướng dẫn ngắn gọn về những thụng tin cú thểđiền vào thay cho phần làm mẫu cú sẵn. Vớ dụ, một mẫu bản ghi nhớ cú thể gồm một vựng đểđiền thụng tin được ghi là [Tờn của bạn].
Cỏc bước thực hiện
Trong bài tập sau, bạn sẽ sử dụng một mẫu cú sẵn của Word để tạo một bản fax, điền nội dung và sau đú lưu văn bản mới này.
1. Trờn bảng chọn File, nhỏy New. Ngăn New Document xuất hiện.
2. Nhỏy General Templates trong khung Create new from template. Hộp thoại Templates xuất hiện
30 Cơ bản về soạn thảo văn bản
4. Nhỏy đỳp lờn biểu tượng Contemporary Fax. Mẫu Contemporary Fax xuất hiện.
5. Tại gúc trờn bờn trỏi của văn bản, nhập vào vựng điền thụng tin của mục địa chỉ. Vựng điền thụng tin được chọn và cú thểđiền thụng tin vào.
6. Gừ Trường THPT Ba Đỡnh và nhấn Enter
Mẫu và sử dụng mẫu 31 8. Nhỏy vào vựng để điền bờn cạnh từ To: Vựng điền thụng tin
được chọn và sẵn sàng để bạn điền thụng tin.
9. Gừ Lờ Thanh Phong
10.Điền phần thụng tin cũn lại vào vựng được chọn như sau: Fax: 303-555-0100
From: Nguyễn Mai Hoa
Re: Mời họp Hội đồng thi học sinh giỏi
Trang: 2
CC: Hoàng Mai Võn
11.Đỏnh dấu chọn trong ụ Please Reply.
12.Nếu cần, cuốn thanh trượt xuống và chọn vựng văn bản từ phớa bờn trỏi từNotes:
13.Gừ Vui lũng xem bức thư đớnh kốm để biết trước thụng tin túm tắt về nội dung cuộc họp.
14.Nhỏy nỳt Save trờn thanh cụng cụ chuẩn. Hộp thoại Save As xuất hiện.
32 Cơ bản về soạn thảo văn bản
16.Nếu cần, nhỏy mũi tờn trong ụ Save in, chọn thư mục Lesson03 theo đường dẫn PiL\Word Practice trờn ổ cứng.
17.Nhỏy Save. Word đó lưu văn bản của bạn.
18.Nhỏy Close trờn bảng chọn File để đúng văn bản. Nếu như được yờu cầu lưu những thay đổi, chọn No.
Tạo mẫu cho riờng bạn
Một mẫu được tạo ra từ một văn bản sẽ cú tớnh chất, định dạng, nội dung giống hệt văn bản gốc. Bạn tạo ra một mẫu mới bằng cỏch lưu một văn bản dưới dạng một mẫu, chỉnh sửa cỏc đặc điểm định dạng của mẫu và lưu cỏc thay đổi này. Lần sau, khi mở mẫu này, mẫu sẽ sẵn sàng để soạn thảo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lưu ý
Nếu lưu mẫu trong thư mục Templates thỡ mẫu đú sẽ xuất hiện trờn thanh General của hộp thoại Templates. Để tạo những thanh theo ý muốn cho cỏc mẫu trờn hộp thoại Templates, hóy tạo một thư mục con trong thư mục Templates và lưu cỏc mẫu vào trong thư mục này.
Cỏc bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn sẽ tạo một mẫu từ một văn bản cú sẵn, sau đú tạo một tập tin từ mẫu này.
1. Nhỏy nỳt Open trờn thanh cụng cụ chuẩn. Hộp thoại Open xuất hiện.
2. Nhỏy mũi tờn bờn cạnh ụ Look in, chọn ổ cứng, nhỏy đỳp vào thư mục PiL, nhỏy đỳp tiếp vào thư mục Word Practice và cuối cựng nhỏy đỳp vào thư mục Lesson03. Nội dung thư mục Lesson03 xuất hiện trong hộp thoại Open.
3. Nhỏy tập tin Giay_moi_03 và nhỏy Open. Hộp thoại Open đúng lại và tập tin Giay_moi_03 xuất hiện trong cửa sổ Word.
4. Chọn Save As trờn bảng chọn File, hộp thoại Save As xuất hiện.
5. Trong ụ File name gừ Giay_moi_Template, nhỏy mũi tờn ở ụ Save As và chọn Document Template. Lưu ý: khi lưu mẫu,
Mẫu và sử dụng mẫu 33
Word tựđộng chọn thư mục Templates để lưu, vỡ vậy hóy chọn thư mục thớch hợp để lưu.
6. Nhỏy nỳt Save. Mẫu đó được tạo.
7. Chọn từ Thỏng 1 trờn dũng thứ 3 của tiờu đề chớnh và gừ
Thỏng. Sau đú chọn ngày 23 thỏng Một và gừ Ngày. Ngày thỏng đó được thay thế với dạng văn bản cựng loại.
8. Chọn tiờu đề Ứng dụng Cụng nghệ thụng tin trong giảng dạy phổ thụng, rồi gừ Tiờu đề.
9. Trờn thanh cụng cụ chuẩn, nhỏy nỳt Show/Hide ả để nhỡn thấy những dấu hiệu định dạng trờn văn bản.
10.Chọn vựng văn bản sau đõy, nhưng nhớ khụng chọn cả ký tự ả ở cuối cõu, GS Lờ Minh Hoàng sẽ thuyết trỡnh cỏc vấn đềứng dụng cụng nghệ thụng tin trong giảng dạy phổ thụng, sau đú nhấn Delete.
11.Chọn vựng văn bản dạng danh sỏch dấu chấm đầu cõu, nhưng khụng chọn ký tự ả ở cuối cõu, sau đú nhấn nỳt Delete.
12.Nhỏy nỳt Show/Hide ả để dấu đi cỏc dấu hiệu định dạng. Văn bản sẽ giống như trong hỡnh dưới đõy.
34 Cơ bản về soạn thảo văn bản
14.Nhỏy lệnh New trờn bảng chọn File. Ngăn Create a New Document xuất hiện.
15.Nhỏy General Templates, sau đú nếu cần nhỏy trang General trờn hộp thoại.
16.Nhỏy đỳp biểu tượng mẫu Giay_moi_Template. Một văn bản mới được hỡnh thành trờn định dạng của mẫu này.
17.Nhỏy đỳp vào từThỏng và gừ Thỏng Hai.
18.Nhỏy đỳp vào từngày và gừ Ngày 20 Thỏng Hai.
19.Nhỏy nỳt Save trờn thanh cụng cụ chuẩn. Trong ụ File name gừ Giay_moi Thang_2. Nhỏy mũi tờn trong ụ Save in và chọn thư mục Lesson03 theo đường dẫn PiL\Word Practice trờn ổ cứng. Nhỏy Save.
20.Đúng tập tin Giay_moi Thang_2. Nếu nhưđược hỏi cú lưu thay đổi khụng, nhỏy No.
Tạo mẫu từ một mẫu