4. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.2.1. Đặc điểm của hoạt động nhập khẩu
Là hoạt động mua bán quốc tế, là một hệ thống các quan hệ mua bán phức tập và có tổ chức từ bên trong và bên ngoài. Vì thế hoạt động nhập khẩu đem lại hiệu quả kinh tế cao, nhưng cũng có thể gây ra những hậu quả do tác động với cả hệ thống kinh tế bên ngoài, mà một quốc gia tham gia nhập khẩu không khống chế được.
Hoạt động nhập khẩu được tổ chức, thực hiện nhiều nhiệm vụ, nhiều khâu khác nhau. Từ điều tra thị trường nước ngoài, lựa chọn hàng hóa nhập khẩu, giao dịch, tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng cho đến khi nhận hàng hóa và thanh toán. Các khâu, các nhiệm vụ phải được nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng để nắm bắt được những lợi thế và đạt được kết quả mà mình mong muốn.
2.2.2. Quy trình nhập khẩu hàng hóa
Bước 1: Lên kế hoạch nhập khẩu
Lên kế hoạch nhập hàng theo từng tháng, từng quý kèm theo dự báo số lượng, tiêu chuẩn về quy cách, chất lượng... hàng hóa theo chỉ thị của cấp trên.
Bước 2: Liên hệ đối tác và kí hợp đồng
Sau khi nghiên cứu thị trường, công ty sẽ liên hệ với bên cung cấp và trao đổi thông tin về loại hàng hóa, số lượng, chất lượng, quy cách, giá cả.... Hai bên sẽ thỏa thuận các điều khoản, điều kiện giao dịch để đi đến thống nhất có lợi cho cả hai. Sau khi đàm phán, cả hai đồng ý thì sẽ tiến hành soạn thảo và kí kết hợp đồng. Hợp đồng ngoại thương quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của các bên. Thông thường gồm các điều khoản sau:
Tên hàng
Địa điểm và thời gian giao hàng Chất lượng
Kiện tụng
Bước 3: Mở L/C khi bên bán báo
Thư tín dụng (Letter of credit – L/C) là phương thức thanh toán trong đó ngân hàng mở L/C cam kết thanh toán cho nhà xuất khẩu nếu họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ và phù hợp với nội dung của L/C.
Sơ đồ 2. Quy trình nhập khẩu hàng hóa của Công ty TNHH Dược phẩm Kamafa
Nguồn:Phòng Xuất nhập khẩu Công ty TNHH Dược phẩm Kamafa
Đây là phương thức thanh toán thuận tiện, an toàn, hạn chế rủi ro đến mức tối thiểu cho cả hai bên..
Để mở L/C, cần phải tiến hành các công việc sau: Nộp hồ sơ và làm đơn xin mở LC, ký quỹ để mở tài khoản thư tín dụng, thanh toán phí mở LC.
Khi ngân hàng thông báo đã mở L/C thành công, công ty Kamafa sẽ liên hệ lại với ngân hàng Vietcombank để kiểm tra các chi tiết của L/C có phù hợp với hợp đồng không, nếu như đã hợp lệ ngân hàng sẽ chuyển cho bên xuất khẩu.
Bước 4: Đôn đốc bên bán giao hàng
Để quá trình nhập khẩu đúng tiến độ như đã quy định trong hợp đồng, hàng tuần, Kamafa sẽ gửi mail cho bên xuất khẩu đôn đốc việc giao hàng đúng số lượng, chất lượng, quy chuẩn và đúng thời hạn. Vì tình hình dịch covid hiện nay diễn biến phức tạp, xuất nhập khẩu rất khó khăn, nên việc đôn đốc giao hàng sẽ không làm chậm trễ tiến độ kinh doanh của công ty.
Bước 5: Làm thủ tục Hải quan
Sau khi nhận bộ chứng từ từ bên xuất khẩu, nhân viên giao nhận của công ty sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bao gồm đầy đủ các giấy liên quan như:
Tờ khai hải quan: 2 bản chính
Hóa đơn thương mại: 1 bản
Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải có giá trị tương đương: 1 bản
Bảng thống kê chi tiết hàng hóa đối với trường hợp hàng hóa có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất: 1 bản
Chứng từ khác có liên quan (Chứng thư giám định, giấy phép nhập khẩu, giấy đăng ký kiểm tra, giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, tờ khai giá trị hàng hóa nhập khẩu trong trường hợp phải khai, giấy tờ chứng minh hàng hóa được miễn thuế nhập khẩu)
Bước 6: Làm thủ tục nhận hàng tại cảng Hải phòng
Trước khi tàu đến, đại lý tàu biển sẽ gửi “giấy báo tàu đến” cho công ty Kamafa, nhân viên giao nhận sẽ đến nhận “lệnh giao hàng” ( D/O) tại đại lý tàu. Khi đi nhận D/O cần mang theo Original B/L. Sau khi có D/O, nhân viên giao nhận của công ty sẽ đến cảng Hải Phòng để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, lấy biên lai. Sau đó đem biên lai lưu kho, ba bản D/O, invoice và packing list đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu một D/O. Mang hai D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ một D/O và làm hai phiếu xuất kho cho công ty. Đem hai phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hóa để chờ Hải quan kiểm tra, đến hải quan cảng mời hải quan kho bãi giám sát việc nhận hàng. Sau khi Hải quan xác nhận “ hoàn thành thủ tục Hải quan”, hàng được xuất kho, mang ra khỏi cảng để đưa về chỗ tập kết phương tiện vận chuyển của công ty đã điều đến và bốc hàng lên xe.
2.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu nguyên liệu dược phẩm của công ty phẩm của công ty
Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu dược phẩm được tiến hành trong môi trường chịu sự tác động tổng hòa từ nhiều nhân tố. Để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh do nhập khẩu đem lại, công ty cần phải tiến hành nghiên cứu các nhân tố một cách rõ ràng, kỹ lưỡng,từ đó dự đoán xu hướng phòng trừ rủi ro. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu hàng hóa có thể chia làm 2 nhóm: nhân tố chủ quan và khách quan.
Nhân tố chủ quan
Vốn và công nghệ
Vốn và công nghệ có ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô nhập khẩu của công ty. Hiện nay, do sự phát triển của công nghệ, KHKT, nhiều sản phẩm thay thế đã tạo ra cạnh tranh mạnh mẽ với hàng hóa nhập khẩu. Do đó công ty cần chọn lọc khai thác
những mặt hàng đòi hỏi CNKT cao mà thị trường trong nước chưa sản xuất được,nhu cầu nhập khẩu lớn để đem lại nguồn lợi nhuận cao. Bên cạnh đó vốn và vòng quay của vốn còn liên quan tới vấn đề uy tín của nước nhập khẩu.Việc thiếu vốn sẽ gây nên các rủi ro, chi phí phát sinh và gây nợ.
Hệ thống thông tin
Hệ thống thôn tin đóng vai trò với các doanh nghiệp XNK nói chung và Kamafa nói riêng. Hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp đóng vai trò như một cây cầu, liên kết giữa các bộ phận trong công ty với nhau. Nó thu thập, cung cấp thông tin cần thiết để doanh nghiệp thực hiện các mục đích khác nhau.Vi dụ như thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty trong năm, về trình độ quản lý của công ty, thông tin về các chính sách nội bộ của công ty, thông tin về XNK hàng hóa, thông tin lô hàng, doanh thu, tài chính,…
Từ đó, hệ thống thông tin hỗ trợ , cải thiện khả năng cạnh tranh cho công ty. Nó giúp doanh nghiệp điều hành hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí làm giảm giá thành, thu hẹp khoảng cách giữa công ty với khách hàng, nhà cung cấp từ đó giúp tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm được bán ra, giúp các nhà quản trị của doanh nghiệp có bức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính…của công ty, từ đó có thể ra những giải quyết kinh doanh phù hợp, đúng đắn và có hiệu quả.
Yếu tố con người
Trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động kinh doanh hàng hóa nói riêng, tất cả các công đoạn từ khâu nghiên cứu tìm hiểu thị trường đến khâu ký kết hợp động và thực hiện hợp đồng đòi hỏi cán bộ nhập khẩu phải nắm vững các chuyên môn nghiệp vụ năng động, đặc biệt khi kinh doanh với các đối tác nước ngoài. Với nhân lực hơn 80 cán bộ, nhân viên là các tiến sĩ, thạc sĩ chuyên ngành xuất nhập khẩu, cử nhân chuyên ngành dược, ngoại giao, ngoại ngữ. Đội ngũ nhân viên phòng xuất nhập khẩu của Công ty đều là những người có kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực mua hàng nội địa và quốc tế cùng với khả năng tốt về ngoại ngữ đã giúp cho nhập khẩu được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nhân tố con người đóng vai trò quyết định đến hiệu quả kinh doanh của công ty, sự tồn tại và thành công của công ty.
Nhân tố khách quan
Môi trường kinh tế-xã hội ở trong và ngoài nước
Hoạt động của công ty XNK là cầu nối giữa các lĩnh vực khác nhau trong nền kinh tế, sự ổn định hay mất ổn định của KT-XH có tác động mạnh mẽ đến hoạt
động này. Các biến số vĩ mô như lạm phát, khủng hoảng của nền kinh tế hay chiến tranh, nổi loạn, đảo chính, hay ảnh hưởng của môi trường tự nhiên, xã hội…sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng hoạt động XNK. Không công ty, doanh nghiệp nào muốn lựa chọn đối tác của mình ở một nước có những biến động về chính trị, họ có thể không nhận được hàng hoặc không nhận được tiền thanh toán. Đây là những rủi ro bất khả kháng và thông thường không có bảo hiểm hàng hóa cho những rủi ro dạng này.
Môi trường pháp lý
Môi trường pháp lý có tác động mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh XNK. Nó tạo cơ sở pháp lý để các bên tham gia đầy đủ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình, là cơ sở để hạn chế rủi ro và giải quyết các tranh chấp trong hoạt động ngoại thương. Công ty XNK không những chịu sự chi phối của luật pháp trong nước và quốc tế, mà còn phải tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực, thông lệ quốc tế…Môi trường pháp lý ổn định sẽ tạo điều kiện cho XNK ngày càng phát triển hơn và giúp cho các công ty XNK hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm được thời gian và nguồn lực.
Tỷ giá hối đoái
Tỷ giá hối đoái là tỷ giá trao đổi ngoại tệ, cũng được hiểu là giá cả đồng tiền của một quốc gia được biểu hiện bởi một tiền tệ khác. Tỷ giá hối đoái ảnh hưởng đến giá nhập khẩu hàng hóa cũng như giá bán mặt hàng nhập khẩu đó ở môi trường trong nước. Khi tỷ giá hối đoái giảm tức là đồng nội tệ tăng giá, ngoại tệ mất giá thì giá nhập khẩu hàng hóa cũng sẽ giảm, tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp có thể nhập khẩu hàng hóa với chi phí thấp hơn.
Giao thông vận tải
GTVT giúp việc mua hàng hóa nhập khẩu được diễn ra dễ dàng, nhanh chóng, hạn chế được việc mất hàng, thiếu hụt hàng hóa của công ty giúp công ty kinh doanh ổn định và tăng kim ngạch nhập khẩu. Các trường hợp GTVT gặp rủi ro sẽ phát sinh thêm nhiều loại chi phí, trì trệ hoạt động sản xuất nếu các mặt hàng nhập khẩu là nguyên liệu và dễ xảy ra các vấn đề tranh chấp.
2.3. Thực trạng của hoạt động nhập khẩu nguyên liệu dược phẩm