4. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.1.5. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
ban Giám đốc điều hành
Là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh,con người cũng như việc hợp tác của công ty.
Chịu trách nhiệm đưa ra mục tiêu,hướng phát triển và chiến lược của công ty. Điều hành và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động của công ty.
Điều hành các phòng ban của Công ty để xây dựng mực tiêu,chỉ tiêu cho từng bộ phận đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung của Công ty.
Phó giám đốc
Hướng dẫn và đôn đốc nhân viên thực hiện công việc sao cho đủ chỉ tiêu và đảm bảo chất lượng thu lại hiệu quả cao nhất có thể.
Lên kế hoạch chiến lược và triển khai cho các bộ phận liên quan,liên tục điều phối và dẫn dắt nhân viên đi theo đúng chính sách mà mình đề ra.
Phòng Xuất nhập khẩu
Khai thác thị trường nhập khẩu,lựa chọn nguồn nguyên liệu nhập khẩu để sản xuất sản phẩm cho công ty.
Lập các kế hoạch để nhập khẩu số lượng nguồn nguyên liệu và kiểm tra về chất lượng hàng hóa.
Lên các ý tưởng để thúc đẩy sản phẩm công ty phát triển mạnh ở trong nước và có thể xuất khẩu được ra thị trường q uốc tế.
Trực tiếp quan hệ với các bạn hàng nước ngoài, làm hợp đồng ký kết giữa hai bên, đàm phán về giá cả, phương thức thanh toán,điều kiện cơ sở giao hàng,..và những điều khoản khác trong hợp đồng giữa hai bên.
Phòng Kinh doanh
Trong các doanh nghiệp, phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp. Phòng kinh doanh chính là bộ phận chịu trách nhiệm tạo ra doanh thu và đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận.
Ngoài ra, phòng kinh doanh còn phối hợp hoạt động với các bộ phận khác trong công ty để đẩy mạnh tăng trưởng doanh nghiệp. Làm việc với bộ phận tiếp thị để triển khai các chương trình nâng cao nhận thức thương hiệu, g iớ i thiệu sản phẩm ra công chúng và một số các công việc khác nữa. Khi sản phẩm hoàn thành, sẵn
sàng đưa ra thị trường để tiêu thụ, phòng kinh doanh sẽ phải tìm ra cách thức hiệu quả nhất để bán sản phẩm cho khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Suy cho cùng tất cả các hoạt động của phòng kinh doanh đều hướng về một mục đích là bán được hàng và thu về lợi nhuận tối đa.
Liên tục tìm kiếm, mở rộng thị trường có khả năng đem về lợi nhuận cao nhất.. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn tổ chức các chương trình khuyến nhằm khuyến khích người tiêu dùng mua nhiều sản phẩm hơn.
Các hoạt động xúc tiến bán hàng cũng được triển khai mạnh mẽ để hỗ trợ cho hoạt động quảng cáo và các nỗ lực bán hàng của mỗi nhân viên kinh doanh.
Phòng Marketing
Xây dựng các kế hoạch chạy quảng cáo Facebook Ads phù hợp với chiến dịch Marketing của công ty. Lên ý tưởng và viết nội dung quảng cáo (bao gồm viết nội dung, trình bày nội dung, hình ảnh). Trực tiếp triển khai các chiến dịch quảng cáo trên Facebook theo ngân sách được duyệt. Theo dõi, đánh giá để tối ưu thiết kế/nội dung/chi phí và tỷ lệ chuyển đổi của các chiến dịch quảng cáo Facebook Ads của Công ty, đảm bảo kết quả theo đúng lộ trình và mục tiêu đề ra.
Phòng Hành chính nhân sự
Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho các phòng ban trong doanh nghiệp. Tham mưu cho Ban giám đốc về việc sắp xếp, bố trí và phát triển nhân sự thông qua việc phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả công việc và năng lực nhân sự.
Hàng năm tiến hành xây dựng kế hoạch nhân sự và chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, tính toán ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, BHXH, BHYT, chi phí đồng phục,…). Tham gia hoặc phối hợp với các đối tác tổ chức khảo sát lương và thực hiện khảo sát các chi phí lao động trên thị trường để làm cơ sở xây dựng chính sách nhân sự hàng năm.
Xây dựng quy chế tiền lương, nội quy lao động, các quy chế làm việc và quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với nhân viên trong doanh nghiệp. Phối hợp với Công đoàn cơ sở xây dựng chương trình phúc lợi, khen thưởng hàng năm.
Tổ chức và tiến hành các hoạt động nhân sự theo đúng quy định: tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá kết quả công việc, đào tạo, thanh toán lương, chế độ phúc lợi… Quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự theo quy định hiện hành.
Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo các văn bản hành chính (lịch công tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc,…), và tổ chức các cuộc họp, sự
dụng các tài sản chung của doanh nghiệp. Phối hợp với phòng kế toán thực việc kiểm kê và thanh lý tài sản.
Phòng vận đơn
Xác nhận lại thông tin đơn hàng với khách hàng và bưu điện.
Theo dõi tình trạng đơn hàng. Làm việc với bưu điện, khách hàng, bưu tá giao hàng.
Yêu cầu đơn vị chuyển phát nhanh giao hàng theo yêu cầu của khách hàng. Kiểm soát tỷ lệ hàng hoàn hàng ngày,hàng tuần và hàng tháng.
Phòng Kế toán
Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán đồng thời xử lý những rắc rối liên quan đến nghiệp vụ phát sinh trong công ty.
Cập nhật và nắm bắt các luật thuế,chính sách thuế mới ban hành nhằm đáp ứng theo đúng quy định của Pháp luật.
Quản lý các hoạt động liên quan đến tài chính kế toán:chi phí đầu vào,đầu ra,quảng cáo,hạch toán, dự toán,…
Có trách nhiệm báo cáo tình hình tài chính công ty cho lãnh đạo khi có yêu cầu.
Giải quyết các chế độ lương, thưởng, trợ cấp. Quản lý doanh thu, công nợ, tài sản cố định.