II) Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác lập dự án tại công ty
2.Giải pháp cho công tác tổ chức lập dự án:
Hàng năm qua việc lập dự án và thực hiện công trình công ty nên tổ chức đánh giá và rút ra kinh nghiệm từ đó tự kiểm điểm mình, việc lập dự án như vậy có giúp cho quá trình thực hiện dự án được thuận lợi hay không, quá trình thực hiện dự án chính là quá trình rút ra kinh nghiệm, bài học quý giá cho việc lập dự án sau này (đây chính là lợi thế của công ty vì công ty vừa là chủ đầu tư vừa tham gia thi công nên công tác lập dự án sẽ được đưa vào thực tế, trong quá trình thi công sẽ rút ra được các bài học kinh nghiệm quý giá .
Chấn chỉnh lại tổ chức dây truyền hoạt động phân tích tài chính dự án cũng như công tác lập dự án. Công ty cần có chính sách và tổ chức hợp lí nhân sự làm công tác lập dự án và phân tích tài chính dự án. Thật khó để có thể đưa ra một mô hình tổ chức hoạt động phân tích tài chính chi tiết vì nó phụ thuộc chặt chẽ vào hoạt động lập dự án và phân tích dự án nói chung. Để có một cách làm khoa học và nề nếp công ty nên xem xét lại nội dung các quy trình, hướng dẫn cụ thể.
Nghiên cứu điều chỉnh quy trình theo hướng đơn giản hóa các thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian, yêu cầu rút ngắn và lược bớt thời gian ở các khâu giao khoán nội bộ và thủ tục đóng dấu hồ sơ, lưu trữ hồ sơ…..
Hướng dẫn nên cụ thể chi tiết hơn ví dụ như trình tự tiến hành thu thập thông tin, nguồn thu thập số liệu, nội dung các chỉ tiêu cần đưa vào phân tích….
Xây dựng một dàn bài, khung mẫu những việc phải làm, trình tự công việc trong tổng thể công tác lập dự án, người thực hiện cứ theo chỉ dẫn mà làm không sợ sót việc và cũng chủ động được trong bố trí thời gian, nguồn lực cho công việc
Vấn đề quản lí chất lượng sản phẩm (cụ thể là độ tin cậy của những tính toán, kết luận, đánh giá bởi các chuyên viên phân tích), theo đúng quy định quản lí chất lượng sản phẩm của công ty, hồ sơ phải được bộ phận quản lí chất lượng kí vào phiếu kiểm tra thì mới được đóng dấu và phát hành. Tuy nhiên việc này hiện nay mới chỉ được thực hiện tốt với các loại hồ sơ thiết kế, hồ sơ khảo sát còn dự án và đặc biệt là nội dung của phân tích tài chính dự án thì hầu như không có sự kiểm tra. Nguyên nhân là chưa có đủ nhân lực có đầy đủ năng lực thực hiện công việc này, thời gian tới công ty nên xem xét bổ sung nhân lực ở khâu kiểm tra chất lượng dự án được lập
Lực lượng chuyên viên lập dự án không nhiều nên một lúc kiêm nhiệm nhiều việc là đương nhiên, công ty nên xem xét việc bố trí một người theo dõi dự án theo suốt quá trình từ lập đề cương dự toán, khái toán kinh phí đầu tư, phân tích tài chính dự án đến lập dự toán, tổng dự toán công trình để tiện việc bám sát chủ trương, hiểu kĩ dự án, nắm bắt thông tin đáp ứng kịp thời các điều chỉnh của chủ đầu tư, người đại diện nhằm đảm bảo chất lượng và tiến độ của công trình
Công ty nên áp dụng một quy trình lập dự án theo tiêu chuẩn hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001:2000 để cán bộ lập dự án có được những hướng dẫn cụ thể và quy trình làm việc chuyên môn hóa hơn. Công ty có thể tham khảo hệ thống các biểu mẫu - quy trình theo phiên bản ISO mới nhất 9001: 2000 của công ty tư vấn đầu tư phát triển xi măng CCID (xem trong phần phụ lục)