II) Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác lập dự án tại công ty
4. Giải pháp cho công tác thu thập và xử lí thông tin
Để thực hiện tốt dự án đã đề ra yêu cầu phải có một bản kế hoạch thực hiện dự án và lịch trình tiến độ thi công, phân bổ thời gian cho công việc hợp lí…được biểu hiện qua phương pháp PERT và phương pháp biểu đồ GANTT. Việc sử dụng hai phương pháp đó sẽ giúp giải quyết được mối quan hệ giữa thời gian và chi phí. Ngoài ra trong phân tích hiệu quả tài chính của dự án cần tính đến yếu tố trượt giá và lạm phát nhằm loại bỏ những tác động bất thường gây ảnh hưởng đến dự án (thường chỉ lấy trượt giá là 3%/năm)
Nâng cao chất lượng công tác thu thập và xử lí thông tin. Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, với sự đa dạng của các nguồn thông tin với các cách thức xử lí thông tin ngày càng hiện đại, việc thu thập chính xác và kịp thời các nguồn thông tin để phục vụ công tác lập dự án là khá phức tạp song vô cùng cần thiết. Hiện tại ở Việt Nam chưa có một cơ quan nào chuyên tổng hợp các thông tin về kinh tế, tình hình và xu hướng phát tiển kinh tế của các nước trong khu vực và trên thế giới nói chung, các nước trong khu vực và của các công ty trong cùng ngành nói riêng, mà chỉ có rất ít các công ty của nước ngoài bước đầu thực hiện công tác này. Tuy nhiên số liệu mà họ đưa ra chưa có tính thuyết phục cao vì trên thực tế các số liệu thống kê báo cáo của nước ta còn chưa phản ánh đúng thực chất của vấn đề, còn nhiều hiện tượng báo cáo cho đẹp số liệu. Các dự án được phân tích đánh giá trên số liệu thống kê như vậy đã không mang lại hiệu quả hay hiệu quả rất thấp, không ứng dụng nhiều vào thực tiễn cuộc sống.
Để thu thập các nguồn thông tin, phân loại, xử lí , đánh giá và thấy được tính đúng đắn của từng loại thông tin công ty nên sử dụng máy tính với các phần mềm máy tính chuyên dụng trong phân tích và đánh giá dự án. Ngoài chức năng lưu trữ, cập nhật, truy cập thông tin, máy tính còn có khả năng vô cùng mạnh trong tính toán, kiểm tra, phân tích các dự án. Về xử lí thông tin, áp dụng các phương pháp xử lí thông tin thông dụng, các phần mềm tính toán rất hiệu quả như Microsoft Excel, MFIT... Các phần mềm này có thể mua được ngay ở các công ty chuyên cung cấp phần mềm về xây dựng ở Việt Nam như Hài Hòa hay FPT....
Ngoài ra công ty nên xem xét trang bị một phần mềm chuyên dụng cho tính toán phân tích khả thi của dự án, phần mềm đang được các nước sử dụng khá phổ biến là COMFAR (computer model for feasibility analysis and reporting). Phần mềm này do tổ chức phát triển công nghiệp của Liên Hiệp Quốc (UNIDO) ban hành. Theo đánh giá của các chuyên gia đây là phần mềm rất hữu dụng cho kết quả tính toán tin cậy. Đối với phân tích dự án nó cho phép đưa các số liệu đầu vào, tính toán các chỉ tiêu phân tích tài chính, báo cáo thành bảng biểu bao gồm các kết quả lớn sau:
Tóm tắt dự án
Tổng chi phí ban đầu
Tổng chi phí đầu tư hàng năm
Tổng chi phí sản xuất
Nhu cầu vốn lưu động
Nguồn tài chính
Bảng dòng tiền thu chi (cash flow table)
Bảng cân đối tuyệt đối tài sản (projected balance sheet)
Bên cạnh đó phần mềm còn cho phép hiển thị 18 đồ thị minh họa kết quả phân tích tài chính trong đó có 11 đồ thị cho phép phân tích độ nhạy của dự án khi các chỉ tiêu kinh tế thay đổi như nhu cầu về nhà ở thay đổi, giá cả thay đổi, các chi phí biến đổi….
Tất nhiên để sử dụng được phần mềm này công ty cũng phải chú trọng đến việc đào tạo con người cũng như hoàn thiện việc thu thập và xử lí thông tin vì để phần mềm này hoạt động cho kết quả tin cậy đòi hỏi phải có cơ sở dữ liệu đầu vào đáng tin cậy và đầy đủ. Đây là hạn chế lớn nhất của Việt Nam nói chung và của công ty nói riêng trong việc ứng dụng phần mềm vào tính toán
Bên cạnh phần mềm COMFAR , cũng có thể sử dụng ứng dụng Finance Metrics Spreasheet Tools chạy trên môi trường MS Excel. Trong dự báo số liệu cũng nên trang bị và áp dụng các phần mềm kinh tế lượng như MFIT, SPSS, SPS….Xem xét và đưa ra số liệu ở các mức độ rủi ro khác nhau như tối ưu hóa, trung bình và trường hợp xấu nhất có thể xảy ra để có cái nhìn toàn diện trong phân tích các chỉ tiêu hiệu quả