2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYấN VẬT LIỆU TẠ
2.2. Tớnh toỏn và xỏc định chớnh xỏc số lượng, chất lượng mỗi loại nguyờn vật
liệu cần mua sắm và dự trữ trong thời kỳ kế hoạch
2.2.1.Cụng tỏc xỏc định cầu nguyờn vật liệu trong kỳ kế hoạch
- Căn cứ đầu tiờn là nhiệm vụ mà Nhà nước giao cho Cụng ty. Từ những nhiệm vụ được giao Cụng ty sẽ lập cho mỡnh kế hoạch nhu cầu nguyờn vật liệu cụ thể.
- Căn cứ vào định mức nguyờn vật liệu được phũng đảm bảo sản xuất xõy dựng
Bảng 2.2: Cụng thức phối liệu sữa tiệt trựng cú đường mẻ 4000kg
Thành phần nguyên liệu Chỉ tiêu phân tích
STT Nguyên liệu ĐVT Mẻ 4000 kgKhối lợng/ Ghi chú Chỉ tiêu chuẩnTiêu
1 Dầu bơ (AMF) kg
29,00 Độ khô (%) 24.20 ± 0.1 2 Sữa bột gầy (SMP) kg 86,00 Độ béo (%) 3.00 ± 0.1 3 Đờng kính kg 122,00 4 Chất ổn định Palsgaard 5895 kg 9,00 Độ khô BTP dịch LM (%) 24.20 ± 0.1
5 Men giống YC-X16 u 200,00
Bảng 2.3: Cụng thức phối liệu sữa tiệt trựng hương dõu mẻ 5000kg
Thành phần nguyên liệu Chỉ tiêu phân tích
STT Nguyên liệu ĐVT Khối lợng/
Mẻ 5.000 kg
Ghi
chú Chỉ tiêu
Tiêu chuẩn
1 Dầu bơ (AMF) kg
145.00 Độ khô
(%) 24.20 ± 0.1
2 Sữa bột gầy (SMP) kg 430.00 Độ béo (%) 3.00 ± 0.1
3 Đờng kính kg 610.00 4 Chất ổn định Palsgaard 5895 kg 45.00 Độ khô BTP dịch LM (%) 24.20 ± 0.1 5 Hơng dâu SB 5196 kg 3.00 6 Màu Erythosin g 0.0425
7 Men giống YC-X16 u 1000.00
8 Tổng lợng nớc chế biến kg 3766.96
- Căn cứ vào tỡnh hỡnh thực tế và khả năng mở rộng của Cụng ty
Nguyờn vật liệu là yếu tố vật chất đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh diễn ra liờn tục đồng thời là căn cứ để lập kế hoạch tài chớnh và cỏc kế hoạch khỏc. Việc hoạch định nhu cầu nguyờn vật liệu của Cụng ty thường được lập vào trước 30/10 hàng năm để trỡnh lónh đạo Cụng ty xột duyệt để phục vụ cho sản xuất năm sau.
2.2.1.2. Phương phỏp tớnh nhu cầu nguyờn vật liệu
Cụng ty cổ phần ELOVI Việt Nam sản xuất và kinh doanh cỏc sản phẩm về sữa. Hiện nay Cụng ty sản xuất 03 chủng loại sản phẩm là: Sữa tiệt trựng, sữa thờm
nước trỏi cõy, sữa chua ăn. Với mỗi chủng loại lại cú rất nhiều cỏc sản phẩm khỏc với đặc trưng về hương vị khỏc nhau như: khụng đường, cú đường, dõu, cam, sụ cụ la, …
Danh mục nguyờn vật liệu sản xuất gồm rất nhiều loại, việc tớnh nhu cầu nguyờn vật liệu cho kỳ kế hoạch từng loại nguyờn vật liệu được Cụng ty thực hiện tớnh như sau:
Dk= Σ(1+pi)Qi*Đi – Tdk + Pth
Trong đú:
Dk : Cầu nguyờn vật liệu k trong kỳ kế hoạch Pi : tỷ lệ hao hụt cho phộp sản xuất sản phẩm i Qi : Cầu dự kiến sản phẩm i trong kỳ kế hoạch
Đi : Định mức tiờu dựng nguyờn vật liệu k để sản xuất ra sản phẩm i Tdk : Tồn đầu kỳ nguyờn vật liệu k
Pth : Phế liệu thu hồi nguyờn vật liệu k dự kiến
Tuy nhiờn việc thực hiện tớnh nhu cầu nguyờn vật liệu thường khụng thực hiện được so với kế hoạch đề ra. Đến nay đó hết quý I năm 2008 nhưng do khụng cú điều kiện về thời gian và nhõn lực nờn hiện tại Cụng ty vẫn chưa cú kế hoạch cung ứng nguyờn vật liệu cụ thể cho cả năm 2008. Điều này thực sự nguy hiểm vỡ khụng cú kế hoạch cung ứng cụ thể thỡ trước những tỡnh huống bất lợi của mụi trường Cụng ty sẽ khú lũng đảm bảo rằng hoạt động cung ứng nguyờn vật liệu sẽ đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất diễn ta liờn tục, hoặc cung ứng quỏ lượng thực dựng hoặc sẽ phải tăng chi phớ do khụng cú sự chuẩn bị trước, hay lượng lưu kho lớn.
Việc hoạch định nhu cầu nguyờn vật liệu cũng chưa chớnh xỏc dẫn đến lượng tồn kho cuối kỳ lớn, lượng tiền ứ đọng trong hàng tồn kho nhiều. Do đặc điểm nhiều loại nguyờn vật liệu nờn ở đõy xin được đưa ra số liệu tỷ lệ hàng tồn kho so với tiờu dựng thực tế xột về mặt giỏ trị qua cỏc năm:
Bảng 2.4: Tỡnh hỡnh nguyờn vật liệu tồn kho cuối kỳ so với giỏ trị nguyờn vật liệu sử dụng thực tế qua cỏc năm
Năm Giỏ trị nguyờn vật liệu sử dụng thực tế Giỏ trị nguyờn vật liệu tồn kho cuối kỳ Tỷ lệ tồn kho/sử dụng thực tế (%) 2003 19 674 667 029 29 476 092 417 149.82 2004 39 464 779 308 13 757 641 308 34.86 2005 69 988 188 327 15 278 559 664 21.83 2006 73 095 288 948 17 945 634 358 24.55 2007 98 115 579 307 16 410 834 149 16.73
Từ bảng trờn cú thể nhận thấy giỏ trị hàng tồn kho cuối mỗi năm chiếm một tỷ lệ khỏ lớn so với giỏ trị nguyờn vật liệu xuất dựng mỗi năm, trung bỡnh mỗi năm tỷ lệ này là 49,56% đặc biệt năm 2003 lờn tới 149,82%. Nhỡn vào bảng trờn cũng dễ dàng nhận thấy xu hướng này cú tỷ lệ giảm dần qua cỏc năm, cho đến năm 2007 chỉ cũn là 16.73%. Tuy nhiờn mức dự trữ này vẫn cũn khỏ cao, khiến cho tiền ứ đọng trong hàng tồn kho lớn, năm 2007 lượng tiền ứ đọng là xấp xỉ 16,41 tỷ đồng. Điều này cho thấy cụng tỏc xỏc định nhu cầu nguyờn vật liệu tiờu dựng chưa sỏt với tỡnh hỡnh thực tế.
2.2.1.3 Về xỏc định lượng dự trữ thường xuyờn
Việc xỏc định lượng dự trữ thường xuyờn được Cụng ty tớnh theo cụng thức:
QDT
TX = tcư*QDM TD/ngày
Trong đú:
+ QDT
TX : Lượng dự trữ thường xuyờn
+ tcư : Thời gian cung ứng trong điều kiện bỡnh thường + QDM
TD/ngày : Định mức tiờu thụ trong một ngày đờm
Tuy nhiờn ngay cả trong điều kiện bỡnh thường thỡ thời gian cung ứng cũng khụng giống nhau.
2.2.2.Về thời gian đặt hàng và khối lượng cho mỗi đơn hàng
Cỏc loại nguyờn vật liệu khỏc nhau được sử dụng với tỷ lệ khỏc nhau trong sản xuất. Cú những loại nguyờn vật liệu được dựng nhiều trong sản xuất là sữa bột gầy, dầu bơ, đường tinh luyện. Cú những loại được sử dụng với lượng nhỏ như hương liệu, chất ổn định, bột màu… Việc xỏc định khối lượng đặt hàng nhằm thực hiện mục tiờu sản xuất liờn tục, lưu chuyển tiền tệ cũng như chi phớ thấp. Theo quy định của Cụng ty thỡ lượng dự trữ phải đảm bảo đủ nguyờn liệu sản xuất trong tối thiểu 03 ngày. Lượng đặt hàng cho cỏc loại nguyờn vật liệu cũng khỏc nhau về số lượng trong từng lần đặt hàng và thời gian đặt hàng. Với những kỳ kinh doanh chậm thỡ lượng đặt hàng thấp và những kỳ hoạt động tiờu thụ tốt thỡ lượng đặt hàng thường tăng lờn. Khoảng cỏch giữa cỏc lần đặt hàng cũng khụng cố định và khối lượng cho mỗi lần đặt cũng khụng cố định. Tựy thuộc vào tỡnh hỡnh sản xuất mà Cụng ty sẽ xỏc định khoảng cỏch đặt hàng cho hợp lý.
Vớ dụ về khoảng cỏch và khối lượng đặt hàng loại nguyờn vật liệu sữa bột gầy trong thỏng 02 năm 2008 tại Cụng ty như sau:
Bảng 2.5: Khối lượng và khoảng cỏch đặt hàng sữa bột gầy thỏng 02 năm 2008 Ngày đặt
hàng
Đơn vị tớnh
Số lượng Giao hàng
Yờu cầu Thực tế Yờu cầu Ngày giao
31/01/2008 Kg 10.000 10.000 04/02/2008 04/02/2008
06/02/2008 Kg 10.000 10.000 07/02/2008 07/02/2008
10/02/2008 Kg 11.850 11.850 11/02/2008 11/02/2008
17/02/2008 Kg 10.000 10.000 18/02/2008 18/02/2008
20/02/2008 Kg 54.000 54.000 22/02/2008 22/02/2008
Với một số loại nguyờn vật liệu như: Hương liệu, chất ổn định là những loại nguyờn vật liệu được sử dụng với hàm lượng nhỏ nờn nhu cầu khụng lớn. Tuy nhiờn do yờu cầu của nhà cung ứng về lượng hàng tối thiểu cho một lần đặt hàng Cụng ty sẽ phải đặt hàng với số lượng lớn hơn so với nhu cầu. Chẳng hạn trong kỳ kế hoạch Cụng ty dự kiến sử dụng 20kg hương dõu tuy nhiờn nhà cung ứng yờu cầu đặt 50kg cho một lần thỡ Cụng ty vẫn sẽ phải đặt một lượng hàng là 50kg một lần. Điều này thường gõy ra ra hiện tượng tồn kho lớn.
Việc xỏc định đỳng thời gian đặt hàng và lượng đặt hàng nhằm đảm bảo cho hàng về kho đỳng lỳc đỳng thời điểm, đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất khụng bị giỏn đoạn đồng thời giảm chi phớ lưu kho.
Số lượng chủng loại nguyờn vật liệu đầu vào của Cụng ty là rất lớn. Cỏc loại nguyờn vật liệu này được cung cấp bởi nhiều nhà cung ứng khỏc nhau, bao gồm cả nhà cung ứng trong nước và ngoài nước.
Đối với cỏc nhà cung ứng trong nước thỡ quóng đường, thủ tục vận chuyển đơn giản hơn rất nhiều so với nhà cung ứng nước ngoài do đú thời gian vận chuyển thường ngắn hơn rất nhiều. Thụng thường thời gian vận chuyển từ lỳc đặt hàng tới khi hàng về tới kho của nhà cung ứng trong nước là 1 ngày – 1 tuần. Tương tự thời gian này đối với nhà cung ứng nước ngoài là 2 tuần – 8 tuần. Chẳng hạn với nguyờn vật liệu là hộp đựng sữa, bịch finụ đựng sữa Cụng ty cổ phần ELOVI Việt Nam nhập từ hai nước là Ấn Độ và Singapo. Từ Ấn Độ thời gian vận chuyển là 5 tuần – 6 tuần, cũn từ Singapo thời gian này là 4 tuần – 5 tuần. Do đú tựy thuộc vào đặc điểm về thời gian vận chuyển mà Cụng ty sẽ thực hiện việc đặt hàng sao cho hợp lý.
Việc xỏc định thời gian đặt hàng cũn phụ thuộc vào tồn kho thực tế tại thời điểm kiểm kờ.
Thủ kho và kế toỏn nguyờn vật liệu sẽ thực hiện kiểm kờ, so sỏnh số liệu thực tế với số liệu sổ sỏch, kế hoạch sản xuất, kế hoạch bỏn hàng để xỏc định thời gian đặt hàng. Việc đặt hàng phải đảm bảo cho hoạt động sản xuất khụng bị giỏn đoạn,khụng làm ảnh hưởng đến tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
Việc đặt hàng được thực hiện theo lượng thụng bỏo hoặc theo theo thời điểm. Cụng ty sẽ đặt hàng theo lượng thụng bỏo dựa vào dự trữ trong kho tại thời điểm hiện tại. Đặt hàng theo thời điểm sẽ dựa vào thời gian đi đường của nguyờn vật liệu.
2.3.Tổ chức mua sắm
2.3.1.Quy trỡnh cung ứng nguyờn vật liệu
Sơ đồ 2.1: Quỏ trỡnh cung ứng nguyờn vật liệu tại Cụng ty cổ phần ELOVI Việt Nam
Từ sơ đồ trờn cú thể nhận thấy hoạt động quản trị cung ứng là một chuỗi cỏc hoạt động được liờn kết với nhau một cỏch logic. Chỉ khi hoạt động trước được thực hiện thỡ hoạt động sau mới được thực hiện. Quỏ trỡnh thực hiện là sự kết hợp giữa Phũng Tài chớnh – Kế toỏn, Phũng Đảm bảo chất lượng (QA) và Thủ kho nguyờn vật
Lập nhu cầu nguyờn vật liệu
Kiểm tra Tồn kho
Kế hoạch cung ứng năm
Lựa chọn nhà cung ứng Đỏnh giỏ nhà Đặt hàng Ký hợp đồng mua Kiểm tra NVL Nhập kho Khụng đạt Đạt Trả lại nhà cung ứng Phũng Tài chớnh – Kế toỏn
Phũng Tài chớnh – kế toỏn và Thủ kho
Phũng Tài chớnh – Kế toỏn Phũng Tài chớnh- kế toỏn, Phũng QA Phũng Tài chớnh – Kế toỏn, Phũng QA Phũng Tài chớnh – Kế toỏn Phũng Tài chớnh – Kế toỏn Phũng QA, Phũng Tài chớnh- Kế toỏn, Thủ kho Thủ kho
liệu . Vỡ vậy nếu một bộ phận nào đú khụng làm tốt phần cụng việc của mỡnh thỡ sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng chuỗi cung ứng.
2.3.2.Xỏc định và lựa chọn bạn hàng
Giỏ trị nguyờn vật liệu chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng giỏ thành sản phẩm (tại Cụng ty cổ phần ELOVI Việt Nam giỏ trị nguyờn vật liệu chiếm khoảng 60% giỏ trị sản phẩm) nờn việc lựa chọn nhà cung ứng ảnh hưởng khụng nhỏ tới chi phớ kinh doanh, từ đú ảnh hưởng đến lợi nhuận cú thể thu được. Trờn thị trường cú rất nhiều nhà cung ứng cỏc loại nguyờn vật liệu cụng ty đang sản xuất với phẩm cấp, chất lượng khỏc nhau. Vỡ vậy việc tớnh toỏn đầy đủ cỏc khớa cạnh cần thiết để lựa chọn người cấp hàng vừa phải đảm bảo yờu cầu về chất lượng, thời gian cung ứng vừa phải đảm bảo mức chi phớ kinh doanh mua sắm và vận chuyển mà Cụng ty cú thể chấp nhận được là một vấn đề quan trọng.
Tại Cụng ty cổ phần ELOVI Việt Nam việc theo dừi, đỏnh giỏ, lựa chọn nhà cung ứng sẽ được phối hợp thực hiện bởi phũng QA và phũng kế toỏn.
2.3.2.1 Điều kiện nhà cung ứng
Cỏc hàng hoỏ đầu vào cú liờn quan đến chất lượng sản phẩm đều phải được mua từ cỏc nhà cung ứng lựa chọn được coi là phự hợp và được đỏnh giỏ trờn cỏc tiờu chớ sau:
- Chất lượng nguyờn vật liệu đầu vào phải đạt chuẩn chấp nhận
- Giỏ cả và hỡnh thức thanh toỏn phải phự hợp với tỡnh hỡnh thị trường và điều kiện tài chớnh của Cụng ty.
- Khả năng cung cấp hàng hoỏ về cả hai mặt: Số lượng và thời gian - Cỏc dịch vụ hỗ trợ: Kỹ thuật, thụng tin…
- Thỏi độ phục vụ tận tỡnh, chu đỏo.
Tất cả cỏc nhà cung ứng truyền thống và mới đều phải được đỏnh giỏ dựa trờn cỏc chỉ tiờu trờn.
2.3.2.2 Phương phỏp đỏnh giỏ, lựa chọn nhà cung ứng
Thỏng 01 hàng năm Trưởng phũng Tài chớnh - kế toỏn và Trưởng phũng QA sẽ tiến hành đỏnh giỏ lựa chọn lại nhà cung ứng dựa trờn cỏc tiờu chớ cụ thể sau:
- Số lần hàng bị trả về trong năm do chất lượng kộm.
- Số lần chậm hàng trong năm do bất kỳ một nguyờn nhõn nào. - Sự ổn định về giỏ cả cũng như cỏc dịch vụ kỹ thuật hỗ trợ khỏc.
Trưởng phũng Tài chớnh - kế toỏn và Trưởng phũng QA phải lập “sổ theo dừi nhà cung ứng” cho từng nhà cung ứng để làm căn cứ đỏnh giỏ.
Biểu 2.1: Phiếu theo dừi đỏnh giỏ nhà cung ứng
Danh sỏch nhà cung ứng
Đỏnh giỏ
Bỏo cỏo đỏnh giỏ Nhà cung ứng
Nhà cung ứng được lựa chọn
Đề xuất mua hàng
PHIẾU THEO DếI ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG
BM02/QĐ-KT-01 Lần BH: 02 Lần sửa đổi: 01 Số tờ:…………. Tờn nhà cung ứng (cụng ty, chủ của hàng, đại lý..):…Cụng ty ALT …….………. Tờn loại nguyờn liệu bỏn:….…Sữa bột gầy……….. THEO DếI CHI TIẾT CÁC LẦN BÁN HÀNG CHO CễNG TY
(Chỉ kết luận đạt nếu cả ba chỉ tiờu đỏnh giỏ đều đạt, nếu khụng ghi kết luận khụng đạt)
TT Tờn hàng
Số lượng Tiến độ Chất lượng
Kết luận sơ bộ yờu cầu (kg) thực tế (kg) yờu cầu thực tế yờu cầu thực tế Đạt Khụn g đạt 1 Sữa bột gầy 10000 10000 04/12/2007 07/12/2007 Đạt Đạt 2 Sữa bột gầy 10000 10000 07/12/2007 07/12/2007 Đạt Đạt 3 Sữa bột gầy 11850 11850 11/12/2007 11/12/2007 Đạt Đạt Ngày ban hành: 01/08/2005
Bảng 2.6: Danh sỏch một số nhà cung ứng nguyờn vật liệu năm 2007 của Cụng ty cổ phần ELOVI Việt Nam
STT Tờn nhà cung ứng Loại nguyờn vật liệu cung cấp
1 Fonterra (SEA) Pte Ltd Sữa bột gầy, dầu bơ
2 Cụng ty TNHH thương mại Mỹ Hưng Đường, sữa bột gầy
3 Cụng ty ATL (đại diện tại Việt Nam) Sữa bột gầy
4 SHITA SPKN International I & E Co., Ltd Nước ộp dõu, nước ộp cam
5 Cụng ty TNHH Quốc Tế G &M Nước quả dõu, cam , hương sụcụla
6 Cụng ty LD ORANA VN Nước quả
7 Cụng ty TNHH Cao Cường Đường RE
8 JJ - DEGUSSA Hương cam, hương sữa, axit lactic
9 Cụng ty cổ phần Văn Phong Hương cam, bột cacao, Palsgaard
10 Cụng ty cổ phần thương mại ATT Hương dõu
11 Cụng ty TNHH SX và phõn phối Mai Nam Màng co
12 Cụng ty xăng dầu Bắc Thỏi Dầu FO, dầu Energol
13 Cụng ty sản xuất và thương mại Thỏi Hũa Bột cà phờ
14 Amcor Flexibles Venthenat Màng nhón, nắp sữa chua ăn
15 Cụng ty bao bỡ tiến bộ Ống hỳt
16 Tetra Pak Indo China Giấy Tetra Pak
17 Cụng ty TNHH thương mại Nam Giang Men giống, hương cream, hương vani
18 Cụng ty TNHH thương mại Á Quõn Bột màu, bột cacao