Quản trị nguyờn vật liệu trong kho

2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYấN VẬT LIỆU TẠ

2.4.2 Quản trị nguyờn vật liệu trong kho

2.4.2.1 Cụng tỏc tiếp nhận nguyờn vật liệu

Cụng tỏc tiếp nhận nguyờn vật liệu diễn ra dưới sự phối kết hợp giữa bộ phận mua hàng, nhà cung ứng, bộ phận vận chuyển và bộ phận quản lý kho bói.

Đối với những nguyờn vật liệu Cụng ty đi nhận tại nhà cung ứng thỡ khi hàng về đến Cụng ty bộ phận vận chuyển phải xuất trỡnh hợp đồng, chứng từ hợp lệ để kiểm tra, vào sổ và tuõn theo cỏc quy định về an toàn chung.

Đối với nguyờn vật liệu do nhà cung ứng mang đến sau cỏc thủ tục như trờn thỡ hàng hoỏ sẽ được kiểm tra. Kết quả kiểm tra đạt yờu cầu sẽ được nhập kho.

Tất cả cỏc hàng hoỏ được nhập kho phải được phản ỏnh vào biờn bản kiểm nghiệm do thủ kho, phũng Tài chớnh - Kế toỏn lập. Khi nhập kho phải tiến hành lập

Nhà mỏy sản xuất

Kho nguyờn

vật liệu Kho thành phẩm

Kho lạnh

phiếu nhập kho thành 03 liờn: + Một liờn giao cho thủ kho

+ Một kho phũng Tài chớnh - Kế toỏn + Một liờn lưu kho

Khi nhập vật tư nguyờn liệu thủ kho phải viết phiếu nhập và cập nhật vào thẻ kho

Biểu 2.4: Thẻ kho tại Cụng ty cổ phần ELOVI Việt Nam

cty cổ phần elovi việt nam

thẻ kho

Từ tháng 01 đến hết tháng 03 năm 2008 Mã vật tư: DUONG

Tên vật tư: Đường tinh luyện RE

Đơn vị tính: Kg

Chứng từ Ngày

tháng Loại Số hiệu Diễn giải

Số phát sinh

Nhập Xuất Tồn lũy kế Ghi chú

Số dư đầu tháng 22,049.30

3/1/2008 x 511 Sx Có Đường 1,476.00

5/1/2008 x 711 Sx Hương Dâu 4,200.00

5/1/2008 x 711 Sx Chua Hương dõu 305.00

7/1/2008 x Xuất thêm sx (3-6/1) sx chua CĐ 646.00

7/1/2008 x Sx Có Đường mẻ thử nghiệm 72.00 25/1/08 x 641 Sx Sôcôla 2,810.00 25/1/08 x 641 Sx Chua CĐ 610.00 25/1/08 x Xuất thêm sx(24-25/1) 7.00 26/1/08 x 741 Sx Hương Dâu 2,450.00 26/1/08 n Nhập thừa sx(25/1) 420.00 27/1/08 x 841 Sx Có Đường 1,440.00 28/1/08 x 251 Sx Có Đường 1,908.00 29/1/08 x 351 Sx Cam Tơi 4,800.00 29/1/08 n Nhập thừa sx(28/1) 36.00 29/1/08 n Nhập thừa sx(29/1) 1,200.00

Biểu 2.5: Phiếu nhập kho tại Cụng ty cổ phần ELOVI Việt Nam

CễNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM

KHU CễNG NGHIỆP NAM PHỔ YấN, THÁI NGUYấN

PHIẾU NHẬP KHO Ngày….thỏng…..năm… Số: Người nhập:……… Đơn vị:……… Nội dung:……… Kho:………

STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền

1 2 3

Cộng tiền hàng Thuế giỏ trị gia tăng Tổng tiền

Cộng thành tiền (bằng chữ):

Lập phiếu Người nhập Thủ kho Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị

Sau cỏc thủ tục trờn trỏch nhiệm bảo quản, kiểm tra trực tiếp nguyờn vật liệu thuộc về thủ kho nguyờn vật liệu.

2.4.2.2 Cụng tỏc bảo quản nguyờn vật liệu trong kho

Bảo quản nguyờn vật liệu là một nội dung quan trọng trong quản trị cung ứng nguyờn vật liệu nhằm trỏnh tỡnh trạng mất mỏt, hư hỏng nguyờn vật liệu. Tại Cụng ty cổ phần ELOVI Việt Nam việc bảo quản được thực như sau:

- Hàng hoỏ trong kho phải được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, cú biển bỏo nhận dạng từng loại hàng hoỏ riờng biệt

- Thủ kho chịu trỏch nhiệm theo dừi đỳng nghiệp vụ xuất - nhập - tồn, đảm bảo bất kỳ thời điểm nào cũng phải nắm được số lượng thực tế hàng tồn kho.

- Thủ kho phải nắm được cỏc điều kiện bảo quản hàng hoỏ để duy trỡ chế độ bảo quản cho đỳng, nhất là cỏc loại nguyờn vật liệu đầu vào đặc biệt (nước quả, hương liệu, vitamin…). Khi cú yờu cầu đặc biệt (như cỏc yờu cầu liờn quan đến HACCP), điều kiện bảo quản trong kho phải tuõn theo hướng dẫn cụ thể của bộ phận QA.

2.4.2.3 Định mức tiờu dựng nguyờn vật liệu

Định mức tiờu dựng nguyờn vật liệu là một hoạt động quan trọng nhằm giảm giỏ thành sản phẩm. Tại Cụng ty cổ phần ELOVI Việt Nam cụng tỏc xõy dựng định mức tiờu dựng sản phẩm được đảm nhận bởi phũng QA. Dưới đõy là định mức tiờu dựng một số sản phẩm của Cụng ty:

Bảng 2.8: Cụng thức sản phẩm sữa thờm nước dõu tươi

STT Nguyên liệu Tỷ lệ (%) Tổng hàm lợng chất khô TS (%)

Định luợng cho 1000 sản phẩm (kg)

1 Dầu bơ (AMF) 0.94000 99.8 0.93812 9.4 2 Sữa bột gầy (SMP) 1.76000 96.2 1.69312 17.6 3 Sữa bò tươi 0.00000 0.00000 0 4 Bột whey 0.80000 96.2 0.76960 8 5 Sữa bột bơ (BMP) 0.26500 96.2 0.25493 2.65 6 Đường kính 12.2000 99.9 12.1878 122 7 Nước phức hợp dâu tươi 2.00000 26.3 0.52600 20 8 Chất ổn định UniPectin AYD 250 0.35000 96.0 0.33600 3.5 9 Hương dâu 74730-33 0.067 0.0 0 0.67 10 Màu thực phẩm Erythosin 0.00740 96.0 0.00710 0.074 11 Vitamin MKII 0.05000 96.0 0.04800 0.5 12 Axit Citric 0.06625 50.0 0.03313 0.6625 13 Axit Lactic 0.13250 50.0 0.06625 1.325 14 Nước 81.3619 0.00000 0.00000 813.6185

Bảng 2.9: Cụng thức sản phẩm sữa thờm nước cam tươi

ST

T Nguyên liệu Tỷ lệ (%) Tổng hàm lợng chất khô TS (%)

Định lợng cho 1000 sản phẩm (kg)

1 Dầu bơ (AMF) 0.64430 99.8 0.64301 6.44303061 2 Sữa bột gầy (SMP) 1.10985 96.2 1.06767 11.0984629 3 Sữa bò tơi 10.00000 11.5 1.15000 100 4 Bột whey 0.80000 96.2 0.76960 8 5 Sữa bột bơ (BMP) 0.00000 96.2 0.00000 0 6 Đường kính 12.2000 99.9 12.1878 122 7 Nước phức hợp cam tơi 1.40000 56.6 0.79240 14 8 Chất ổn định UniPectin AYD 250 0.35000 96.0 0.33600 3.5 9 Hương cam 9/H05339 0.02900 0.0 0 0.29

10 Màu TP Sunset Yellow 0.00040 96.0 0.000384 0.004

11 Vitamin MKII 0.05000 96.0 0.04800 0.5

12 Axit Citric 0.13000 0 0 1.3

13 Axit Lactic 0.06500 0 0 0.65

2.4.2.4 Cụng tỏc cấp phỏt nguyờn vật liệu

Cụng tỏc cấp phỏt nguyờn vật liệu tại Cụng ty cổ phần ELOVI Việt Nam được diễn ra theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.4: Quỏ trỡnh cấp phỏt nguyờn vật liệu tại Cụng ty cổ phần ELOVI Việt Nam

Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh và cỏc đơn hàng Giỏm đốc nhà mỏy sẽ phỏt lệnh sản xuất tới phũng sản xuất yờu cầu về số lượng, chủng loại sản phẩm cần sản xuất.

Biểu 2.6: Lệnh sản xuất

Lệnh sản xuất BM – GĐ - 01Ngày phát hành : 10/11/05 Lần phát hành : 01

Số :346/2006.

Căn cứ trên kế hoạch sản xuất tháng, Giám đốc nhà máy quyết định ra lệnh sản xuất cho ngày 22/06/06 cụ thể nh sau :

STT Tên sản phẩm ĐVT Số lợng Ghi chú

1 ST ZinZin Sôcôla 115B Thùng 4.150

2 3 4

Nhà máy chế biến các sản phẩm sữa Giám Đốc nhà máy

Lệnh sản xuất

Giấy đề nghị vật tư

Xuất nguyờn vật liệu Duyệt

- Căn cứ vào lệnh sản xuất của Giỏm đốc nhà mỏy bộ phận sản xuất sẽ xỏc định lượng nguyờn vật liệu cần dựng và lập giấy đề nghị vật tư trỡnh lờn Giỏm đốc nhà mỏy phờ duyệt.

Biểu 2.7: Giấy đề nghị vật tư

cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

*******o0o*******

Giấy đề nghị vật t

Họ tên ngời đề nghị : Ca:

Căn cứ vào lệnh sản xuất số: Ngày sản xuất: Tên sản phẩm: Sản lợng theo KHSX BB110B (Thùng) BB115B (Thùng) BB180B (Thùng) BB200B (Thùng) BB180F (Thùng) 0,0 4150,0 0,0 0,0 0,0 Quy ra lít 0,0 22.908,0 0,0 0,0 0,0 Số giờ chạy máy 0,0 26,6 0,0 0,0 0,0

Đề nghị Phòng TCKT xuất vật t phục vụ sản xuất.

St

t Mã vật t Tên vật t Đơn vị Định mứcMẻ 8.000 kg Số lợng Ghi chú

1 AMF Dầu bơ (AMF) Kg 236,00 708,00 SX:32.000kg 2 SMP Sữa bột gầy(SMP) Kg 690,80 2.072,40 3 DUONGA Đờng Aspartame Kg 0,96 2,88 4 DUONG Đờng Kg 368,00 1.104,00 5 ODK100 Chất ổn định K100 Kg 1,76 5,28 6 OD Chất ổn định TYPE P(V) Kg 4,00 12,00 7 BCACAO Bột Côca Kg 40,00 120,00

8 HSOCOLA60 Hơng Chococlate SN299460 Kg 12,00 36,00

9 HVANI84 Hơng Vanila SN376384 Kg 2,00 6,00

10 MUOI Muối tinh Kg 1,20 3,60

Ngày 21 tháng 6 năm 2006.

Ngời Lập Duyệt bởi

(GĐ nhà máy)

Cao Văn Kiên Nguyễn Thế Ngọc Cao Văn Kiên Q1 446/2006 22/06/06 ST ZinZin Sôcôla 115B,

Sau khi Giỏm đốc nhà mỏy phờ duyệt đề nghị cấp vật tư của bộ phận sản xuất thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo danh mục nguyờn vật liệu trong đề nghị.

Biểu 2.8: Phiếu xuất kho tại Cụng ty cổ phần ELOVI Việt Nam

CễNG TY CỔ PHẦN ELOVI VIỆT NAM

KHU CễNG NGHIỆP NAM PHỔ YấN, THÁI NGUYấN

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày…thỏng…năm… Số: Người lĩnh:………… Đơn vị:……….. Nội dung:………….. Kho:………..

STT Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền

1 2 3

Cộng tiền hàng

Cộng thành tiền (bằng chữ):

Lập phiếu Người lĩnh Thủ kho Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị

Khi cấp phỏt nguyờn vật liệu thủ kho phải ghi vào sổ theo dừi cấp phỏt nguyờn vật liệu. Và việc cấp phỏt này chỉ được thực hiện khi cú chữ ký của Trưởng ca sản xuất và những người cú liờn quan trong giấy đề nghị vật tư. Cuối ngày thủ kho cú trỏch nhiệm tổng hợp cỏc loại vật tư nguyờn liệu trong sổ cấp phỏt và vào thẻ kho của

từng loại nguyờn vật liệu. Thủ kho cú trỏch nhiệm kiểm soỏt mức hao hụt vật tư nguyờn liệu để trỏnh lóng phớ khi cấp phỏt.

2.4.2.5 Cụng tỏc kiểm kờ nguyờn vật liệu

Kiểm kờ nguyờn vật liệu là hoạt động nhằm cung cấp số liệu kiểm kờ thực tế với số liệu sổ sỏch để đỏnh giỏ tỡnh hỡnh biến động, hao hụt về nguyờn vật liệu. Đồng thời kiểm kờ cũng phục vụ cho kờ hoạch mua sắm nguyờn vật liệu.

Tại Cụng ty cổ phần ELOVI việc kiểm kờ được thực hiện như sau: Hàng ngày thủ kho phải theo dừi, ghi chộp số lượng hàng nhập, xuất, tồn theo đỳng quy định của Cụng ty. Cứ 05 ngày thủ kho cú trỏch nhiệm bỏo cỏo lượng hàng nhập, xuất, tồn của cỏc vật tư nguyờn liệu sản xuất. Sau khi lập xong bỏo cỏo thủ kho cú trỏch nhiệm chuyển bỏo cỏo này cho Ban Giỏm đốc, phũng Tài chớnh - Kế toỏn.

Bảng 2.10: Thực tế kiểm kờ một số loại nguyờn vật liệu chớnh tại Cụng ty cổ phần ELOVI Việt Nam năm 2007

Tờn nguyờn vật liệu ĐVT

Sổ sỏch Thực tế kiểm kờ Chờnh lệch

Số lượng Thành tiền (đồng) Số lượng Thành tiền (đồng) lượngSố Thành tiền (đồng)

Nguyờn vật liệu chớnh 166 429 7 713 405 260 166 429 7 713 405 260

Axớt chanh (Citric Anhydrous fine sine) Kg 541 9 369 650 541 9 369 650

Axớt lắc tớch (Lactic Acid) Kg 2 385 62 921 531 2 385 62 921 531

Dầu bộo - Anhydrous MilkFat Kg 37 563 3 035 551 003 37 563 3 035 551 003

Cacao 200 Kg 384 11 564 417 384 11 564 417

Bột màu Apple Green kg

Bột màu Brillian Blue kg

Bột màu Brown HT kg 10 6 241 730 10 6 241 730

Bột màu Erythrosine kg 22 23 873 240 22 23 873 240

Bột màu Ponceau 4R Kg 19 19

Bột màu Sunset Yellow kg 34 6 632 154 34 6 632 154

Bột màu Tartrazine kg 13 13

Cà phờ hoà tan dạng bột KQE 34 kg 180 16 201 749 180 16 201 749

Đường Aspartame Regular Granular Kg

Dầu bụi trơn DS 1148 lớt 150 7 182 000 150 7 182 000

Ropufa Powder Kg 4 2 494 450 4 2 494 450

Đường tinh luyện RE Kg 25 454 195 543 586 25 454 195 543 586

Oxy già H2O2 35% APG - Peroxide Kg 1 440 15 124 422 1 440 15 124 422

Hương Cà phờ R 10050 Kg 100 35 486 162 100 35 486 162

Hương Cà phờ 862772 Kg 96 27 685 938 96 27 685 938

Hương cam GM/908012 Kg

Hoỏ chất bảo vệ - Protex lớt 25 1 194 750 25 1 194 750 Hoỏ chất vệ sinh tạo bọt - Maxifoam lớt 100 4 200 000 100 4 200 000 Hương dõu 316923 - LOT 0001258325 Kg

Hương dõu 74730-33 Kg 2 666 017 2 666 017

Hương dõu SB-5196 Kg 391 91 150 103 391 91 150 103

Hương dõu JH-6 Kg 94 10 489 967 94 10 489 967

Hương liệu dưa - 9/H07242 Kg

Hương liệu dưa - R11357 Kg

Hương hoa quả tổng hợp - SN 421321 Kg

Hương kem SN 367381 Kg 208 48 010 121 208 48 010 121

Hương lạc tiờn R 10303 kg

Hương Lụ hội Gel 10:1 Kg

Hương Mật ong R10168 Kg

Hương C-Mocha 507457 Kg 2 650 363 2 650 363

Axớt Nitơrớch HNO3 (Acid nitric) Kg 1 960 15 441 813 1 960 15 441 813

Hương Chocolate GM 906100 Kg 75 20 346 959 75 20 346 959

Hương Chocolate SN 299460 Kg 190 63 265 802 190 63 265 802

Hương Sữa R 30019 Kg 37 13 771 141 37 13 771 141

Hương sữa tươi 258130 Kg 132 31 803 153 132 31 803 153

Hương tỏo FLC/2869 Kg

Hương vải R10040 Kg

Hương Vanilla FL/3079E Kg

Hương kem vanilla SN367384 Kg 509 93 262 013 509 93 262 013

Hoỏ chất khử trựng chõn - Proxitan lớt 120 5 012 280 120 5 012 280

Lysine HCL 99.8% Fine KR Kg 25 3 725 000 25 3 725 000

Men YC-X16 ( 500u/ gúi ) u 41 500 54 810 318 41 500 54 810 318

Men giống 601 FD 20u gúi 139 78 968 124 139 78 968 124

Muối ăn sạch cao cấp Kg 274 1 782 820 274 1 782 820

Nước cốt dõu tươi Kg

Nước Tỏo tươi ộp Kg 700 35 391 654 700 35 391 654

Chất ổn định RESL 0532 ( Avicel XP 3625 ) Kg Chất ổn định PALSGAARD 5821 Kg 1 472 125188 022 1 472 125 188 022 Chất ổn định Palsgaard 5872 Kg 1 258 177897 620 1 258 177 897 620 Chất ổn định Palsgard 5895 Kg 373 62 980 076 373 62 980 076 Chất ổn định GMS 95 ( Distilled Monolycerides kg 260 12 135 511 260 12 135 511 Chất ổn định Pectin JMJ Kg 591 87 950 519 591 87 950 519 Chất ổn định K100 Kg 194 67 206 477 194 67 206 477 Chất ổn định pH-Sodium Hexami Taphosphote Kg

Bột sữa gầy - SkimMilkPowder Kg 43 490 2 862 667 279 43 490 2 862 667 279

Sữa bũ tươi Kg

Taurine Kg 62 7 396 800 62 7 396 800

Vitamin B5 - Calcium D Panthothenate Kg 40 10 277 190 40 10 277 190

Vitamin - MK2 Kg 218 100983 451 218 100 983 451

Vitamin - MK3 Kg 97 74 575 029 97 74 575 029

Sau khi tiến hành kiểm kờ sẽ đối chiếu số lượng thực tế với số liệu sổ sỏch, nếu cú phỏt hiện sai lệch thỡ sẽ tỡm nguyờn nhõn và biện phỏp khắc phục. Thực tế kiểm kờ nguyờn vật liệu cho thấy tỷ lệ sai lệch là rất nhỏ, thường nằm trong định mức cho phộp (<0,01%). Qua cụng tỏc kiểm kờ thủ kho sẽ thường xuyờn bỏo cỏo tỡnh hỡnh sử dụng nguyờn vật liệu cho cỏn bộ vật tư và Ban Giỏm đốc để cú thụng tin làm cơ sở lập kế hoạch cung ứng kỳ sau.

2.4.2.6 Cụng tỏc thu hồi nguyờn vật liệu

Trong quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm do đặc tớnh cụng nghệ, tiờu hao nguyờn vật liệu khụng đỳng định mức dẫn đến thừa nguyờn vật liệu cho một mẻ sản xuất. Lượng nguyờn vật liệu thừa hay phế liệu sẽ được thu hồi hoàn trả lại kho và được phản ỏnh vào thẻ kho. Khi đú sẽ lập giấy hoàn trả vật tư cú chữ ký xỏc nhận của người hoàn trả, thủ kho và Giỏm đốc nhà mỏy. Giấy hoàn trả được lập thành 02 liờn, một liờn giao cho Phũng Tài chớnh - Kế toỏn, một liờn giao cho Thủ kho.