- Xe mỏy Đống Đa Hà Nội
3.2.2. Quản lý tốt cụng nợ và cụng tỏc tiờu thụ sản phẩm
Như đó phõn tớch ở trờn, trong năm 2003, VLĐ của cụng ty cũn bị chiếm dụng lớn với tỷ trọng 61%. Điều đú cho thấy cụng tỏc bỏn hàng, thanh toỏn tiền hàng, thu hồi cụng nợ cần phải khắc phục hơn nữa. Cụng ty chưa cú cỏc biện phỏp khuyến khớch khỏch hàng mua với khối lượng lớn, thanh toỏn ngay hoặc thanh toỏn nhanh. Khi bỏn hàng qua đại lý thỡ khi bỏn được hàng, cỏc đại lý mới thanh toỏn nờn đó làm cho kỳ thu tiền bỡnh quõn kộo dài đến tận 111 ngày. Do đú, để đảm bảo ổn định, lành mạnh và tự chủ mặt tài chớnh, đẩy nhanh tốc độ luõn chuyển của VLĐ; từ đú gúp phần sử dụng cú hiệu quả, cụng ty cần cú những biện phỏp hữu hiệu để hạn chế tới mức tối đa tỡnh trạng nợ nần dõy dưa, chậm thanh toỏn của khỏch hàng. Theo em, cụng ty cần ỏp dụng một số biện phỏp sau:
+ Trước khi ký kết hợp đồng tiờu thụ, cụng ty cần xem xột kỹ lưỡng cơ sở vật chất của khỏch hàng, tỡnh hỡnh tài chớnh, khả năng tiờu thụ sản phẩm của khỏch hàng. Cụng ty cú thể từ chối ký hợp đồng với những khỏch hàng nợ nần dõy dưa hoặc khụng cú khả năng thanh toỏn, hoặc những đơn đặt hàng mà số tiền ứng trước rất nhỏ.
+ Trong cỏc hợp đồng tiờu thụ sản phẩm phải quy định rừ thời hạn thanh toỏn, phương thức thanh toỏn… và yờu cầu cỏc bờn phải chịu trỏch nhiệm một cỏch nghiờm tỳc cỏc điều khoản đó quy định trong hợp đồng, phự hợp với chớnh sỏch, chế độ tài chớnh đó quy định. Chẳng hạn, nếu thanh toỏn chậm so với thời hạn quy định phải chịu vi phạm hợp đồng, phạt nợ quỏ hạn hoặc phải chịu lói theo lói suất nợ quỏ hạn của ngõn hàng.
+ Mở sổ theo dừi chi tiết cỏc khoản nợ phải thu trong và ngoài cụng ty, tiến hành sắp xếp cỏc khoản phải thu theo thời gian. Như vậy cụng ty cú thể biết được một cỏch dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để cú thể cú cỏc biện phỏp hối thỳc khỏch hàng trả tiền.
+ Cụng ty nờn lập quỹ dự phũng cỏc khoản phải thu khú đũi tương ứng với quy mụ và rủi ro của khoản phải thu để cú thể giảm được thiệt hại cỏc khoản nợ xấu gõy ra; đồng thời cũng trỏnh gõy lóng phớ do ứ đọng vốn.
+ Sử dụng chiết khấu bỏn hàng, giảm giỏ cho khỏch hàng mua với số lượng lớn, thanh toỏn sớm tiền hàng nhằm khuyến khớch khỏch hàng thanh toỏn nhanh, hạn chế thanh toỏn khụng đỳng hạn, nợ quỏ hạn, khú đũi. Để làm được điều đú thỡ tỷ lệ chiết khấu phải được đặt sao cho phự hợp, phỏt huy được hiệu quả của nú. Theo em, để cú thể xỏc định tỷ lệ chiết khấu hợp lý cần phải đặt nú trong mối liờn hệ với lói suất vay vốn hiện hành của ngõn hàng. Bởi vỡ, khi bỏn hàng trả chậm, cụng ty sẽ phải đi vay vốn để đỏp ứng nhu cầu vốn cho cỏc hoạt động kinh doanh được tiến hành liờn tục. Vỡ vậy, việc cụng
ty giảm cho khỏch hàng một tỷ lệ nhất định tớnh toỏn trờn tổng số tiền hàng mà tỷ lệ đú nhỏ hơn lói suất vay vốn để thu hồi tiền hàng ngay vẫn cú lợi hơn là khụng chiết khấu để cho khỏch hàng nợ một thời gian và trong thời gian đú, cụng ty lại phải đi vay vốn để chịu tiền lói.
Giả sử tất cả cỏc khoản phải thu của khỏch hàng cú thời hạn 1 thỏng. Tại thời điểm31/12/2003, khoản phải thu của khỏch hàng là 2.573.250.023 đồng. Với việc vay vốn ngõn hàng với lói suất 0,6%/thỏng, nếu khỏch hàng thanh toỏn ngay thỡ cụng ty sẽ khụng phai chịu số tiền lói là:
2.573.250.023 x 0,6% = 15.439.500 đồng (trong một thỏng)
Do đú để thu được tiền hàng ngay, cụng ty cú thể chiết khấu cho khỏch hàng thanh toỏn ngay là 0,3% giỏ trị hàng bỏn. Khi đú số tiền chiết khấu cho khỏch hàng là:
2.573.250.023 x 0,3% = 7.719.750 đồng Số tiền tiết kiệm được do ỏp dụng chiết khấu là:
7.719.750 – 15.439.500 = -7.719.750 đồng
Từ những tớnh toỏn trờn, cụng ty nờn sử dụng tỷ lệ chiết khấu như sau: - Nếu khỏch hàng thanh toỏn ngay khi mua hàng, cụng ty cú thể sử dụng chiết khấu cho khỏch hàng là 0,3% giỏ trị hàng bỏn.
- Nếu khỏch hàng thanh toỏn chậm trong vũng 15 ngày cụng ty sẽ phải chịu mức lói suất là :
15 ngày x 300 ngày,6% = 0,3%
Do đú cụng ty cú thể chiết khấu cho khỏch hàng 0,2% giỏ trị hàng bỏn. - Nếu khỏch hàng thanh toỏn trong vũng 15 – 20 ngày, cụng ty sẽ phải chịu mức lói suất là:
Cụng ty cú thể chiết khấu cho khỏch hàng 0,1% giỏ trị hàng bỏn.
- Nếu khỏch hàng thanh toỏn trong vũng 15 – 30 ngày, thỡ cụng ty sẽ phải chịu toàn bộ lói suất là 0,6%/thỏng khi vay vốn ngõn hàng, do đú cụng ty khụng cần thiết phải chiết khấu cho khỏch hàng.
- Nếu khỏch hàng thanh toỏn chậm sau một thỏng, cụng ty sẽ tớnh lói suất theo lói suất ngõn hàng hiện hành trờn số thanh toỏn chậm vốn trước đú.
Việc sử dụng chiết khấu bỏn hàng như trờn sẽ khuyến khớch khỏch hàng thanh toỏn nhanh hơn và tỷ lệ chiết khấu cú thể điều chỉnh dễ dàng khi lói suất ngõn hàng thay đổi.
+ Đối với những khoản nợ quỏ hạn đó đến hạn trả nhưng chưa thu được tiền, cụng ty cũng cần phải cú những biện phỏp tớch cực để đũi nợ như gọi điện, viết thư yờu cầu, đụn đốc hoặc cứng rắn hơn như cử người trực tiếp đến đũi, cắt cử hợp đồng, phạt tiền, thu hồi lại sản phẩm của cụng ty hoặc cú thể gửi tới toà ỏn, yờu cầu toà ỏn can thiệp.
Việc sử dụng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toỏn, giảm giỏ hàng bỏn… cụng ty cần ghi rừ trong hợp đồng tiờu thụ sản phẩm giữa hai bờn và với cỏch bỏn hàng trờn thỡ chắc chắn khối lượng thành phẩm tồn kho của cụng ty sẽ giảm xuống, kỳ thu tiền bỡnh quõn sẽ rỳt ngắn lại, vốn sẽ luõn chuyển nhanh hơn, sử dụng vốn sẽ tiết kiệm hơn, và do đú, việc sử dụng vốn núi chung và VLĐ núi riờng sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
3.2.3. Quản lý tốt dự trữ tồn kho, giảm thiểu chi phớ dự trữ tồn kho.
Hàng tồn kho dự trữ cú ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sử dụng VLĐ. Việc sử dụng tiết kiệm và cú kế hoạch dự trữ linh hoạt, hợp lý sẽ cú ảnh hưởng rất lớn đến việc hạ giỏ thành sản phẩm, nõng cao hiệu quả sử dụng VLĐ của doanh nghiệp.
Thực tế ở cụng ty Xe đạp - Xe mỏy Đống Đa Hà Nội, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng tương đối lớn: 36%, chỉ đứng sau khoản mục phải thu của khỏch hàng (61%) và cú xu hướng ngày càng tăng lờn. Trong đú, nguyờn vật liệu tồn kho và chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng hàng tồn kho. Để đảm bảo cho 2 khoản mục này được sử dụng tiết kiệm và hợp lý, cụng ty cần phải ỏp dụng một số biện phỏp cụ thể:
* Đối với nguyờn vật liệu tồn kho:
- Lập kế hoạch sản xuất sản phẩm năm kế hoạch trờn cơ sở tỡnh hỡnh năm bỏo cỏo, chi tiết khối lượng sản xuất theo từng thỏng, từng quý. Kiểm tra giỏm sỏt chặt chẽ khõu mua nguyờn vật liệu, khi nhận hàng từ người bỏn, cụng ty cần phải kiểm tra chất lượng kỹ thuật cẩn thận từng kiện hàng. Nếu cú hàng kộm phẩm chất thỡ phải đề nghị với người bỏn đền bự, trỏnh thiệt hại cho cụng ty.
- Đối với nguyờn vật liệu nhập ngoại, cụng ty cần phải cú kế hoạch thu mua, dự trữ hợp lý về số lượng, chất liệu, chủng loại… cần liờn hệ với nhiều nguồn cung cấp, tăng cường nghiờn cứu tiếp cận thị trường đầu vào thụng qua khỏch hàng của cụng ty hay qua mạng Internet để tỡm kiếm nguồn cung cấp thuận lợi hơn, thường xuyờn hơn với giỏ cả phải chăng.
- Bảo quản tốt việc dự trữ nguyờn liệu hàng hoỏ mua về. Hàng thỏng, kế toỏn nguyờn vật liệu cần phải đối chiếu sổ sỏch, phỏt hiện số nguyờn vật liệu tồn đọng để xử lý, tỡm ra biện phỏp để giải phúng nhanh số vật tư ứ đọng để thu hồi vốn.
- Theo em, cụng ty cú thể dự trữ nguyờn vật liệu theo mụ hỡnh: phõn loại nguyờn vật liệu ra cỏc nhúm theo tầm quan trọng khỏc nhau. Nhúm nguyờn vật liệu cú giỏ cao, chiếm tỉ trọng nhỏ về số lượng thỡ nờn dự trữ ớt, nhúm nào cú giỏ thấp, là nguyờn vật liệu chớnh thỡ nờn dự tữ nhiều.
- Để đề phũng trường hợp quy mụ sản xuất tăng đột ngột hay trỏnh những dao động mạnh, cụng ty cú thể tiến hành dự trữ bảo hiểm nhằm duy trỡ tớnh liờn tục của hoạt đụng sản xuất kinh doanh và tõn dụng được cỏc cơ hội.
* Đối với chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang:
Để cú thể nõng cao hiệu quả của việc sử dụng VLĐ, cụng ty nờn thực hiện một số biện phỏp nhằm giảm chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang như sau:
- Bố trớ hợp lý cỏc phõn xưởng sản xuất trong dõy chuyền sản xuất để giảm tối đa thời gian vận hành sản phẩm dở dang giữa cỏc bộ phận. Đõy là điều đặc biệt cần lưu ý vỡ trong tương lai gần, cụng ty cú kế hoạch di chuyển địa điểm nờn cụng ty cú cơ hội để thực hiện biện phỏp này mà khụng làm phỏt sinh thờm chi phớ.
- Khụng ngừng tiếp thu những phỏt minh mới về khoa học kỹ thuật, ỏp dụng những sỏng kiến cải tiến kỹ thuật vào sản xuất để rỳt ngắn thời gian sản xuất, đồng thời cũng cần tăng cường độ làm việc của mỏy múc thiết bị và lựa chọn những mỏy múc thiết bị cú cụng suất cao.
3.2.4. Tăng cường cụng tỏc quản lý ngõn quỹ.
Tiền mặt được biểu hiện là tiền tồn quỹ, tiền trờn tài khoản thanh toỏn của doanh nghiệp ở ngõn hàng. Nú được sử dụng để trả lương, mua nguyờn vật liệu, mua tài sản cố định, trả tiền thuế, trả nợ… Tiền mặt bản thõn nú là loại tài sản khụng sinh lói, do vậy trong quản lý tiền mặt thỡ việc tối thiểu hoỏ tiền mặt là một mục tiờu quan trọng. Tuy nhiờn việc giữ một lượng tiền mặt nhất định cũng là vấn đề cần thiết trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc duy trỡ một lượng ngõn quỹ thớch hợp đúng một vai trũ quan trọng trong việc đảm bảo khả năng thanh toỏn tức thời của cụng ty cũng như giảm
chỉ phớ phải trả cho khoản mục khụng sinh lời này. Hiện nay cụng ty tương đối bị động trước quy mụ của ngõn quỹ: khi thiếu tiền mặt thỡ cụng ty tăng cường thu hồi cỏc khoản tớn dụng thương mại, song khi quỏ thừa tiền thỡ cụng ty khụng biết đầu tư nguồn vốn tạm thời dư thừa này vào đõu. Nguyờn nhõn của tỡnh trạng này là do cụng ty khụng vay ngắn hạn ngõn hàng, trong khi thị trường tài chớnh của Việt Nam chưa đủ phỏt triển để cú thể cung cấp những cụng cụ hữu hiệu để cụng ty cú thể đầu tư khoản tiền tạm thời nhàn rỗi của mỡnh một cỏch cú hiệu quả. Nếu cụng ty cần phải trả tiền gấp trong khi chưa kịp thu từ cỏc khoản phải thu thỡ cụng ty cú thể lõm vào tỡnh trạng khú khăn. Do vậy, tỡnh trạng bị động trong việc quản lý ngõn quỹ của cụng ty chứa đựng những nguy cơ tiềm tàng vừa lóng phớ những nguồn vốn tạm thời nhàn rỗi. Theo em, cụng ty nờn sử dụng vay ngắn hạn ngõn hàng như là một trong những nguồn tài trợ cho nhu cầu vốn ngắn hạn. Như vậy cụng ty cú thể chủ động trước những luồng vào ra của ngõn quỹ và cú thể giảm lượng tiền dự trữ. Số tiền dụi dư ra do giảm số dư ngõn quỹ doanh nghiệp cú thể dựng để đầu tư. Tuy vay ngắn hạn ngõn hàng cú tớnh linh hoạt rất cần thiết cho việc quản lý ngõn quỹ, song khoản vay nào cũng cú giới hạn, hơn nữa việc duy trỡ khoản vay ngắn hạn lớn sẽ khiến cụng ty phải chịu chi phớ cao. Để quản lý vốn bằng tiền cú hiệu quả thỡ việc xỏc định mức dự trữ tối ưu là rất cần thiết. Đồng thời, cụng ty cần nõng cao cụng tỏc dự bỏo nhu cầu tài chớnh để cú kế hoạch tỡm nguồn tài trợ tối ưu.
Như vậy, giải phỏp này cần được thực hiện theo cỏc bước sau:
- Dự bỏo nhu cầu tài chớnh ngắn hạn của cụng ty. Cụng ty cú thể ỏp dụng phương phỏp tỷ lệ phần trăm trờn doanh thu hoặc sử dụng cỏc nhúm chỉ tiờu tài chớnh đặc trưng để dự kiến bảng cõn đối kế toỏn mới.
- Trờn cơ sở cỏc chỉ tiờu dự bỏo, cụng ty định ra mức ngõn quỹ tối ưu cũng như biờn độ dao động của nú.
- Trong trường hợp này cụng ty cú thể ỏp dụng chớnh sỏch quản lý ngõn quỹ theo mụ hỡnh Miller-Orr, nghĩa là định ra giới hạn trờn và giới hạn dưới. Khi lượng tiền mặt vượt quỏ giới hạn trờn, cụng ty trả nợ ngắn hạn để đưa mức ngõn quỹ về mức dự trữ tối ưu, cũn khi lượng tiền mặt quỏ thấp thỡ cụng ty vay ngắn hạn ngõn hàng để bổ sung cho phần thiếu hụt đú. Tuy vậy, do cú sự khỏc biệt giữa vay ngắn hạn ngõn hàng và mua bỏn chứng khoỏn ngắn hạn (một bờn là trả lói cũn một bờn là thu lói), chi phớ cho mỗi lần vay và trả nợ ngõn hàng là khú định lượng, nờn cụng ty khụng thể tớnh toỏn chớnh xỏc được mức dự trữ tối ưu. Cỏc chỉ số này chỉ cú thể ước lượng thụng qua phương sai của thu chi ngõn quỹ, lói suất vay ngắn hạn và gửi khụng kỳ hạn ở ngõn hàng và cỏc chỉ tiờu kế hoạch của cụng ty.
Điều kiện để cú thể ỏp dụng giải phỏp này là cụng ty phải cú đầy đủ cỏc số liệu về thu chi ngõn quỹ để tớnh phương sai của ngõn quỹ, biết lói suất vay ngắn hạn của ngõn hàng và lói suất cho khoản tiền gửi khụng kỳ hạn.
Trong tương lai, khi thị trường tài chớnh Việt Nam đó phỏt triển thỡ doanh nghiệp cú thể sử dụng chứng khoỏn để đảm bảo dự trữ ngõn quỹ trong khi khoản tiền đú vẫn sinh lời, cú thể bự đắp được phần nào chi phớ của việc duy trỡ ngõn quỹ.
3.2.5. Nõng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mó, tăng cường khả năng cạnh tranh. năng cạnh tranh.
Việc mở cửa nền kinh tế đồng nghĩa với việc mở rộng giao lưu, buụn bỏn quốc tế. Chớnh điều này đó tạo điều kiện cho hàng ngoại nhập tiờu thụ tràn lan trờn thị trường, cạnh tranh mạnh mẽ với hàng nội địa. Điều này gõy khú khăn chung cho cỏc doanh nghiệp trong nước và cụng ty Xe đạp - Xe
mỏy Đống Đa Hà Nội cũng khụng phải là ngoại lệ. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để cụng ty cú thể khẳng định chỗ đứng của mỡnh trong cuộc cạnh tranh này. Cõu trả lời là cụng ty phải nõng cao được sức cạnh tranh của sản phẩm trờn thị trường cả về chất lượng, giỏ cả và thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiờu thụ sản phẩm. Chất lượng sản phẩm được nõng cao sẽ tạo điều kiện tăng giỏ bỏn, từ đú tăng doanh thu tiờu thụ, lợi nhuận cũng được tăng lờn. Như vậy, nõng cao chất lượng sản phẩm sẽ tạo điều kiện nõng cao hiệu quả sử dụng vốn núi chung và VLĐ núi riờng.
Để giải quyờt vấn đề này, cụng ty cần ỏp dụng một số biện phỏp sau: - Phải kiểm tra nghiờm ngặt chất lượng nguyờn vật liệu trước khi đưa vào sản xuất. Nếu trong quỏ trỡnh sản xuất, cỏc loại nguyờn vật liệu kộm chất lượng vẫn được sử dụng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Vỡ vậy, ngoài việc kiểm tra kỹ thuật, cụng ty cần phải kết hợp kiểm tra bằng tài chớnh cỏc loại vật tư từ khõu nhập đến khõu sản xuất để đảm bảo cho vật tư được sử dụng đỳng chất lượng quy định, đỳng định mức kinh tế kỹ thuật đó đề ra, trỏnh hiện tượng gian lận, bớt xộn vật tư, thay thế vật tư chất lượng tốt bằng vật tư chất lượngkộm… làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.